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[摘要]目前，教育部已开发推广运行两套高校科研信息管理系统（MIS），实现对科研管理活动和管理资源的整合，进一步提高科研管理质量和效率，更好地为科研管理工作者服务。本文以教育部人文社科重点研究基地科研管理系统为例，重点分析了管理信息系统在实际工作中的成效，提出进一步完善科研管理信息系统的建议，以推动高校科研管理的信息化建设。
[关键词]科研管理 信息系统 有效性
[中图分类号]G644 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）03-0053-02
武汉大学信息资源研究中心（以下简称“中心”）是一个以重大理论和现实问题为主攻方向的教育部人文社会科学重点研究基地（以下简称“基地”），于2004年和2008年接受教育部组织的严格评估，均被评为优秀重点研究基地，已成为“211”“985”工程平台建设的核心和支撑，在信息资源管理领域的研究水平正稳步推进，共同推动高校人文社会科学研究的繁荣发展。
作为一个新型的科研平台，基地的日常数据管理十分繁杂，借用“全国普通高等学校人文社会科学研究管理系统”已不能满足基地信息化建设需要。受教育部委托，以第二轮建设周期评估为契机，“中国哲学社会科学管理创新研究中心”在南开大学挂牌成立。2008年9月，南开大学商学院信息中心暨IBM SUR实验室开发出“中国高校人文社会科学重点研究基地管理系统”（以下简称“系统”），经教育部推广到全国150余个重点基地使用，并圆满完成第二轮基地评估工作。
笔者基于两次评估的实践经验与教训，通过对基地管理系统的功能、设计等的梳理，对该系统有效性做了一定程度的研究和说明，并在此基础上提出优化建议，以期更好地服务于基地信息化建设。
一、科研管理系统有效性研究
（一）功能有效性
中国哲学社会科学管理创新研究中心负责建立教育部人文重点研究基地的信息化常规管理与监测平台，承接重点基地评估中的支持工作。该任务主要体现于“中国高校人文社会科学重点研究基地管理系统”的建设和管理。
在信息采集方面，中国高校人文社会科学重点研究基地管理系统设计功能模块主要分为四大块，分别是：基本信息、成果申报、管理工作和申请书管理。（如图1所示）
系统面向各基地设有基地管理员，由学术秘书登录进入系统，负责基地的各种信息，并保证录入的信息及时、准确、唯一。专家评审员及系统管理员可以进入浏览评阅，从而准确掌握各基地的动态，对各基地的建设进行评估。该系统采集各个基地相关的信息，在第二轮评估中担负了评估数据库作用，同时也采集了各基地自成立以来的所有相关信息和数据，为基地信息化建设和管理提供了新的平台。四大块信息基本涵盖了基地的日常工作，实现了基地管理工作的信息化。
（二）日常管理有效性
2004年的第一轮建设评估工作以填写表格、上报材料及现场汇报考察为主，各基地信息以文檔形式为主，各自为政，信息和数据没有实现全国基地的统一规范。第二轮评估围绕“中国高校人文社会科学重点研究基地管理系统”进行，同时也将第一轮建设中的数据进行补录，完善了基地信息，使基地管理信息进一步系统化。通过数据填报审核、证明材料审核、基地主任互评、会议评审等环节圆满完成评估工作。在完成了两轮评估后，特别是第二轮评估完成信息化工作后，基地的各项信息全部进入系统，与科研相关的信息查询、统计工作更加直观、便捷，极大地方便了基地管理工作的开展。特别是查询搜索功能，使基地电子信息档案更方便查找。
在完成了教育部基地评估任务后，系统进行了升级改版，新版系统已经展现出新的容貌，估计不久即要投入运行。目前从系统页面上看，除原有的教育部基地数据管理外，新增了新基地申报和省级基地管理版块。新版在数据收集外增强了相关通知公告、规章制度、政策法规、研究报告、数据发布等功能。将数据库管理与相关制度管理工作紧密结合，构建新的基地管理信息平台。去年，教育部已要求将2009～2010年的数据进行填报并将安排审核。之后的数据因为系统升级改版暂时还未统一安排录入。
相比“全国普通高等学校人文社会科学研究管理系统”在不断升级完善而言，基地的科研管理系统建设正在努力探索并建立起来。重点基地的管理信息系统，与现行的科研管理信息系统共同完成高校人文社会科学研究管理工作。
二、科研管理信息系统优化
基地科研管理系统的启用及在评估中的实践，推动了基地建设信息化建设的进程，为基地建设提供了便捷的管理平台。然而，信息化建设任务和管理工作任重而道远，需要各基地在实践中提出中肯的建设意见以利于科研管理系统功能的进一步完善。基于实际工作中显现出的不足，我们提出如下建议：
信息录入方式亟待改进，建议将分条信息录入和文档上传相结合。在日常管理中，各部分信息需分门别类进行搜集。例如，学术论文信息、研究生相关信息数据量比较大，逐条重新录入不仅增加工作量，更易于出现差错。因此，增加整篇文档数据直接上传转换至信息系统的功能，可使信息录入更便捷，一定程度上减轻录入工作量和差错率。
设计新的标志性成果和代表性成果体现方式。评估体系中，需标注标志性成果与代表性成果，以突出各研究基地的建设成效。目前的数据里体现出来的是具体的某篇文章或某本著作，标志性成果限定为某一本书或某篇文章，导致科研团队或方向的集成成果无法体现。如就团队方向的成果进行了一个归纳总结，包括著作、论文、咨询报告等形式，作为标志性成果集中展示，在系统里则无法填入和显示。以我中心为例，虽然我们取得全国高校总分总排名第一的成绩，但在标志性成果总排名上并不理想。这与系统里对标志性成果的显示有直接关系，当然标志性成果和代表性成果的显示度需要从制度层面提出要求，系统设计才会相应地跟进。
增强相关数据的审核。在“全国普通高等学校人文社会科学研究管理系统”的使用中，学校科研管理部门有专门的信息员，负责相关数据的校级审核。特别是科研项目和经费更是直接由学校的信息员直接提供，各院系的科研秘书无权录入修改，保证了信息的唯一性和权威性。而目前“中国高校人文社会科学重点研究基地管理系统”缺少学校层面的信息员，直接由各基地学术秘书自己把关。
数据库容量有待增加。工作简报、成果简报、工作总结和大事年表等信息篇幅较长，字数较多，系统设计容量偏小，录入时只好删改，经常只能剩下几个大标题，使信息严重不完整，不利于电子文档建设。
基地研究人员信息方面需重新分类，特别是短期访问学者类目需单独区别。目前研究人员和访问学者在列表里一同显示，并且列表不能显示是哪类人员，很容易和研究人员混淆，不利于人均研究成果的统计。
基地学术秘书的信息素质有待进一步提高。基地建设信息涉及方方面面，需要学术秘书有很强的信息素质，和学院科研秘书共同配合，搜集、统计并提炼基地科研建设信息。教育部层面需要组织一些培训班加强学术秘书的个人信息素养及工作能力，在各基地交流中共同提高管理水平。目前为止，教育部社科司仅组织了两次学习培训，即基地建设初期的管理办法学习班与第二轮评估的管理系统应用培训。
总体来说，现有系统基本能够满足需求，但在实践中仍有部分功能亟待改进。笔者基于两次评估中系统体现的不足，结合该系统的有效性分析，对系统的优化提出一些建议，以期更好地提高系统性能。
【参考文献】
[1]李莹.高校院系科研管理秘书的角色定位与专业化途径[J].辽宁行政学院学报，2013，15（2）：131-132.
[2]毛凤莲，沙海飞，徐银凤，詹小磊.科研管理信息系统的建设实施与思考[J].信息系统工程，2010（12）：55-56.
[3]刘荣立，张西忠.高校科研管理信息系统研究[J].中国市场，2010（35）：155-156.
[4]廖萍，张健.高校科研管理信息系统的优化设计[J].现代情报，2006（9）：35-41.
[关键词]科研管理 信息系统 有效性
[中图分类号]G644 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）03-0053-02
武汉大学信息资源研究中心（以下简称“中心”）是一个以重大理论和现实问题为主攻方向的教育部人文社会科学重点研究基地（以下简称“基地”），于2004年和2008年接受教育部组织的严格评估，均被评为优秀重点研究基地，已成为“211”“985”工程平台建设的核心和支撑，在信息资源管理领域的研究水平正稳步推进，共同推动高校人文社会科学研究的繁荣发展。
作为一个新型的科研平台，基地的日常数据管理十分繁杂，借用“全国普通高等学校人文社会科学研究管理系统”已不能满足基地信息化建设需要。受教育部委托，以第二轮建设周期评估为契机，“中国哲学社会科学管理创新研究中心”在南开大学挂牌成立。2008年9月，南开大学商学院信息中心暨IBM SUR实验室开发出“中国高校人文社会科学重点研究基地管理系统”（以下简称“系统”），经教育部推广到全国150余个重点基地使用，并圆满完成第二轮基地评估工作。
笔者基于两次评估的实践经验与教训，通过对基地管理系统的功能、设计等的梳理，对该系统有效性做了一定程度的研究和说明，并在此基础上提出优化建议，以期更好地服务于基地信息化建设。
一、科研管理系统有效性研究
（一）功能有效性
中国哲学社会科学管理创新研究中心负责建立教育部人文重点研究基地的信息化常规管理与监测平台，承接重点基地评估中的支持工作。该任务主要体现于“中国高校人文社会科学重点研究基地管理系统”的建设和管理。
在信息采集方面，中国高校人文社会科学重点研究基地管理系统设计功能模块主要分为四大块，分别是：基本信息、成果申报、管理工作和申请书管理。（如图1所示）
系统面向各基地设有基地管理员，由学术秘书登录进入系统，负责基地的各种信息，并保证录入的信息及时、准确、唯一。专家评审员及系统管理员可以进入浏览评阅，从而准确掌握各基地的动态，对各基地的建设进行评估。该系统采集各个基地相关的信息，在第二轮评估中担负了评估数据库作用，同时也采集了各基地自成立以来的所有相关信息和数据，为基地信息化建设和管理提供了新的平台。四大块信息基本涵盖了基地的日常工作，实现了基地管理工作的信息化。
（二）日常管理有效性
2004年的第一轮建设评估工作以填写表格、上报材料及现场汇报考察为主，各基地信息以文檔形式为主，各自为政，信息和数据没有实现全国基地的统一规范。第二轮评估围绕“中国高校人文社会科学重点研究基地管理系统”进行，同时也将第一轮建设中的数据进行补录，完善了基地信息，使基地管理信息进一步系统化。通过数据填报审核、证明材料审核、基地主任互评、会议评审等环节圆满完成评估工作。在完成了两轮评估后，特别是第二轮评估完成信息化工作后，基地的各项信息全部进入系统，与科研相关的信息查询、统计工作更加直观、便捷，极大地方便了基地管理工作的开展。特别是查询搜索功能，使基地电子信息档案更方便查找。
在完成了教育部基地评估任务后，系统进行了升级改版，新版系统已经展现出新的容貌，估计不久即要投入运行。目前从系统页面上看，除原有的教育部基地数据管理外，新增了新基地申报和省级基地管理版块。新版在数据收集外增强了相关通知公告、规章制度、政策法规、研究报告、数据发布等功能。将数据库管理与相关制度管理工作紧密结合，构建新的基地管理信息平台。去年，教育部已要求将2009～2010年的数据进行填报并将安排审核。之后的数据因为系统升级改版暂时还未统一安排录入。
相比“全国普通高等学校人文社会科学研究管理系统”在不断升级完善而言，基地的科研管理系统建设正在努力探索并建立起来。重点基地的管理信息系统，与现行的科研管理信息系统共同完成高校人文社会科学研究管理工作。
二、科研管理信息系统优化
基地科研管理系统的启用及在评估中的实践，推动了基地建设信息化建设的进程，为基地建设提供了便捷的管理平台。然而，信息化建设任务和管理工作任重而道远，需要各基地在实践中提出中肯的建设意见以利于科研管理系统功能的进一步完善。基于实际工作中显现出的不足，我们提出如下建议：
信息录入方式亟待改进，建议将分条信息录入和文档上传相结合。在日常管理中，各部分信息需分门别类进行搜集。例如，学术论文信息、研究生相关信息数据量比较大，逐条重新录入不仅增加工作量，更易于出现差错。因此，增加整篇文档数据直接上传转换至信息系统的功能，可使信息录入更便捷，一定程度上减轻录入工作量和差错率。
设计新的标志性成果和代表性成果体现方式。评估体系中，需标注标志性成果与代表性成果，以突出各研究基地的建设成效。目前的数据里体现出来的是具体的某篇文章或某本著作，标志性成果限定为某一本书或某篇文章，导致科研团队或方向的集成成果无法体现。如就团队方向的成果进行了一个归纳总结，包括著作、论文、咨询报告等形式，作为标志性成果集中展示，在系统里则无法填入和显示。以我中心为例，虽然我们取得全国高校总分总排名第一的成绩，但在标志性成果总排名上并不理想。这与系统里对标志性成果的显示有直接关系，当然标志性成果和代表性成果的显示度需要从制度层面提出要求，系统设计才会相应地跟进。
增强相关数据的审核。在“全国普通高等学校人文社会科学研究管理系统”的使用中，学校科研管理部门有专门的信息员，负责相关数据的校级审核。特别是科研项目和经费更是直接由学校的信息员直接提供，各院系的科研秘书无权录入修改，保证了信息的唯一性和权威性。而目前“中国高校人文社会科学重点研究基地管理系统”缺少学校层面的信息员，直接由各基地学术秘书自己把关。
数据库容量有待增加。工作简报、成果简报、工作总结和大事年表等信息篇幅较长，字数较多，系统设计容量偏小，录入时只好删改，经常只能剩下几个大标题，使信息严重不完整，不利于电子文档建设。
基地研究人员信息方面需重新分类，特别是短期访问学者类目需单独区别。目前研究人员和访问学者在列表里一同显示，并且列表不能显示是哪类人员，很容易和研究人员混淆，不利于人均研究成果的统计。
基地学术秘书的信息素质有待进一步提高。基地建设信息涉及方方面面，需要学术秘书有很强的信息素质，和学院科研秘书共同配合，搜集、统计并提炼基地科研建设信息。教育部层面需要组织一些培训班加强学术秘书的个人信息素养及工作能力，在各基地交流中共同提高管理水平。目前为止，教育部社科司仅组织了两次学习培训，即基地建设初期的管理办法学习班与第二轮评估的管理系统应用培训。
总体来说，现有系统基本能够满足需求，但在实践中仍有部分功能亟待改进。笔者基于两次评估中系统体现的不足，结合该系统的有效性分析，对系统的优化提出一些建议，以期更好地提高系统性能。
【参考文献】
[1]李莹.高校院系科研管理秘书的角色定位与专业化途径[J].辽宁行政学院学报，2013，15（2）：131-132.
[2]毛凤莲，沙海飞，徐银凤，詹小磊.科研管理信息系统的建设实施与思考[J].信息系统工程，2010（12）：55-56.
[3]刘荣立，张西忠.高校科研管理信息系统研究[J].中国市场，2010（35）：155-156.
[4]廖萍，张健.高校科研管理信息系统的优化设计[J].现代情报，2006（9）：35-41.