论文部分内容阅读
摘要：文档管理是事业单位管理中的一份服务性工作，也是最基本的工作之一，是数据和历史信息的收集，也是决策的重要参考依据。随着工作标准的提高，文档管理也有了新的要求，要求能够及时、准确、完整地给需求部门提供档案信息。文书档案管理工作作为基层的工作，却也有着非常重更要的意义。下文针对文新时期的书档案管理工作，进行简要论述。
关键词：文书档案；管理工作；管理措施
引言
传统的文书档案管理，对于品类繁多的文献资料，与日俱增的数据整理，冗长繁杂的归档分类，需要付出更多的人力、物力和财力，才能保证把文书档案管理做到完善，但是在信息和科技高速发展的电子信息化时代，这种传统的文书档案管理模式，已经越来越满足不了我们生活和办公的需要了，所以把文书档案管理信息化迫在眉睫，本文主要探讨文书档案管理信息化的优势，以及对于档案管理信息化的改革，提出一些建设性的意见。
1新时期文书档案管理工作的重要性
文书档案作为重要的参考信息，对事业单位的发展都有着非常重要的意义。文书档案记录着各项工作及其信息，对领导和有关工作人员熟悉情况、处理问题、总结经验、制定计划、发表决策等都有着重要的查考价值。所以，只有对文书档案加强管理，促进文书档案管理方法科学合理，才能在工作中帮助组织和协调问题，提高办事效率，促进单位发展。传统的文书档案管理，载体主要是一些纸质文件，或者图片、影像等内容，特别对于纸质文件，其保存过程中，容易受周围环境温度、湿度影响，造成文件的破损，或者字迹模糊不清等现象，最后对文档的借阅和使用造成麻烦，随着电子科技化的发展，信息化的成熟，我们对文件的存储和管理，不再局限于传统的纸张，我们可以把纸质文件转化为能在计算机上传递和存储的电子文件，这样就极大程度上方便了办公，电子文件最大的优点就是快捷并且稳定，我们利用存储设备，可以快速得到我们想要的资料，并且确保稳定，不易丢失，总而言之，信息化的加入，让存储更稳定、更快捷。
2新时期文书档案管理中存在的问题
2.1部分单位领导对文书档案管理重视度不高
档案管理工作处于底层，不在一线工作，在事业成绩中得不到体现，因此往往受领导的忽视。另一方面是由于改革带来的思想冲击和管理模式的升級，领导和单位都急于接受新的思想和新的方法，对于一些传统的东西就很难再去继承，让文书档案遭受到冷落，文档管理工作地位和作用就有所下降。
2.2缺乏专业人才
虽然现在的事业单位已经有了专门的档案管理人员，但是总的来说，目前各单位的文书档案整理队伍的整体水平并不高，专业能力过硬的档案管理人才屈指可数。除此以外，原有的档案整理方法和手段也并不适合信息化的新时期。所以，提升档案整理队伍的整体素质使其拥有适合新时期的文书信息管理能力对各事业单位来说是急需解决的一件事。在新时期，除了文书档案的编辑整理工作以外，工作人员还要有能进行深层次档案信息研发的能力，所以，文书档案的管理正急需新的人才。
2.3传统文档极易受损，保存难度大
纸张是大多传统文档的载体。在众多档案中不乏有年代久远的档案资料，这些档案资料承载着珍贵的价值。对其保存便成为一项艰难的任务。另外传统的纸质档案在翻阅与移动过程中不可避免的会造成损坏，极不易保存。因此在传统文书管理中文档受损与如何保存便成为一大难题。
3新时期做好文档管理工作的建议
3.1提高对文档管理工作价值的认识
首先要提高领导对继承文书档案管理工作的认识，认识文档管理的重要性，纠正急功近利的思想，改变片面的政绩观念，提高文书档案管理的工作地位。文档管理工作者也要变被动为主动，积极配合领导的需要，及时准确地为需要部门提供文档信息，充分发挥文档的价值，提高地位。
3.2提高文书档案管理人员的专业能力
由于新时期计算机和互联网的全面使用，以往的纸质或是实物文档将逐步被电子档案所替代。因此，从事文书档案管理工作的人员就必须跟随时代的脚步掌握电子档案的管理方法。事业单位要想真正提高文书档案的管理工作，提高工作人员的专业能力使其适应新时期，新的文书档案管理工作方式是极为必要的，毕竟，文书档案管理工作的工作水平与管理人员本身的专业素质是有极大的关联的。同样，管理人员自己也要不断提升自己的专业素质，与时俱进学习新的文书档案管理知识，扩大自己的知识面，提升自己的专业技能。
3.3信息化系统内、外网隔离
系统内部的网络均是工作人员的工作范围，而外部网络上存在的风险对于电子档案管理平台而言，是最重大的威胁，为此我们应当在外部网络与内部网络间设立风险隔离，这也是效果比较显著的一种方式。隔离防护第一层主要依托路由器。路由器对IP地址于服务进行过滤，在每一个可以访问内部网络的IP地址中，路由器能够有所选择地让其通过，之后智能忽略那些过滤掉的IP地址的访问请求。隔离防护的第二层是防火墙。防火墙的认证体系能够协助我们达成该目标。立足于功能角度而言，各类防火墙几乎没有任何差别，比如：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；将所有经过防火墙的痕迹都保留下来；对网络攻击的检测和告警。
3.4创新技术，在文书档案管理工作中应用网络技术
当今社会已经进入科技高速发展时期，计算机和互联网技术尤为突出，传统的文书档案管理方式已经无法跟上信息时代步伐。在实际工作中，文书档案的整理和保管可以将网络技术以及计算机技术融入其中，先进的网络技术和文书档案管理的相互结合，必然会直接推动管理工作进一步发展。技术创新不仅可以简化文书档案的管理工作，而且会使文书档案的调阅查找更为方便快捷。首先，计算机拥有强大的信息处理能力，可以使得文书档案管理更快捷，更方便。同时，电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，提高了效率。其次，信息档案易于安全保管。电子档案存储在光盘和磁盘上的信息，比传统纸质载体更易保管，不仅能够防止虫蛀，而且可以重复使用，节能、环保、符合国家提倡的建立节约型社会理念，更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，文书档案的电子化，大大提高了档案管理的服务质量，并且提高了文书档案安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在文书档案传输过程中资料的丢失，安全性也随之降低。电子传输解决了这一问题，只要用互联网，便可方便传输，既保证了档案传输效率，也能够保障其安全性。因此，文书档案管理工作要主动求变，注重创新，积极融入现代化信息技术，从而确保高效开展文书档案管理工作。
结束语
综上所述，作为记录和反映综合一个机构、一个系统、一个单位、一个部门，或者一个社会组织的运营情况和历史发展进程的文书档案管理部门，应当适应时代的潮流，以时代要求和人民需求为导向，不断采取科学性、合理性、可持续性的管理模式，提高人员的专业素质和管理水平，熟练掌握网络信息管理技术，利用好计算机多媒体技术，更好地为提升文书档案质量服务，不断提升文书档案的利用效率，才能切实发挥文书档案在社会组织发展中的作用，更好地为社会进步服务。
参考文献：
[1]王舰，孙红亮，范秀玉等.基于云计算的审计云档案管理探究[J].财务与会计，2016（15）：53-54.
[2]刘晶.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志，2015（13）.
关键词：文书档案；管理工作；管理措施
引言
传统的文书档案管理，对于品类繁多的文献资料，与日俱增的数据整理，冗长繁杂的归档分类，需要付出更多的人力、物力和财力，才能保证把文书档案管理做到完善，但是在信息和科技高速发展的电子信息化时代，这种传统的文书档案管理模式，已经越来越满足不了我们生活和办公的需要了，所以把文书档案管理信息化迫在眉睫，本文主要探讨文书档案管理信息化的优势，以及对于档案管理信息化的改革，提出一些建设性的意见。
1新时期文书档案管理工作的重要性
文书档案作为重要的参考信息，对事业单位的发展都有着非常重要的意义。文书档案记录着各项工作及其信息，对领导和有关工作人员熟悉情况、处理问题、总结经验、制定计划、发表决策等都有着重要的查考价值。所以，只有对文书档案加强管理，促进文书档案管理方法科学合理，才能在工作中帮助组织和协调问题，提高办事效率，促进单位发展。传统的文书档案管理，载体主要是一些纸质文件，或者图片、影像等内容，特别对于纸质文件，其保存过程中，容易受周围环境温度、湿度影响，造成文件的破损，或者字迹模糊不清等现象，最后对文档的借阅和使用造成麻烦，随着电子科技化的发展，信息化的成熟，我们对文件的存储和管理，不再局限于传统的纸张，我们可以把纸质文件转化为能在计算机上传递和存储的电子文件，这样就极大程度上方便了办公，电子文件最大的优点就是快捷并且稳定，我们利用存储设备，可以快速得到我们想要的资料，并且确保稳定，不易丢失，总而言之，信息化的加入，让存储更稳定、更快捷。
2新时期文书档案管理中存在的问题
2.1部分单位领导对文书档案管理重视度不高
档案管理工作处于底层，不在一线工作，在事业成绩中得不到体现，因此往往受领导的忽视。另一方面是由于改革带来的思想冲击和管理模式的升級，领导和单位都急于接受新的思想和新的方法，对于一些传统的东西就很难再去继承，让文书档案遭受到冷落，文档管理工作地位和作用就有所下降。
2.2缺乏专业人才
虽然现在的事业单位已经有了专门的档案管理人员，但是总的来说，目前各单位的文书档案整理队伍的整体水平并不高，专业能力过硬的档案管理人才屈指可数。除此以外，原有的档案整理方法和手段也并不适合信息化的新时期。所以，提升档案整理队伍的整体素质使其拥有适合新时期的文书信息管理能力对各事业单位来说是急需解决的一件事。在新时期，除了文书档案的编辑整理工作以外，工作人员还要有能进行深层次档案信息研发的能力，所以，文书档案的管理正急需新的人才。
2.3传统文档极易受损，保存难度大
纸张是大多传统文档的载体。在众多档案中不乏有年代久远的档案资料，这些档案资料承载着珍贵的价值。对其保存便成为一项艰难的任务。另外传统的纸质档案在翻阅与移动过程中不可避免的会造成损坏，极不易保存。因此在传统文书管理中文档受损与如何保存便成为一大难题。
3新时期做好文档管理工作的建议
3.1提高对文档管理工作价值的认识
首先要提高领导对继承文书档案管理工作的认识，认识文档管理的重要性，纠正急功近利的思想，改变片面的政绩观念，提高文书档案管理的工作地位。文档管理工作者也要变被动为主动，积极配合领导的需要，及时准确地为需要部门提供文档信息，充分发挥文档的价值，提高地位。
3.2提高文书档案管理人员的专业能力
由于新时期计算机和互联网的全面使用，以往的纸质或是实物文档将逐步被电子档案所替代。因此，从事文书档案管理工作的人员就必须跟随时代的脚步掌握电子档案的管理方法。事业单位要想真正提高文书档案的管理工作，提高工作人员的专业能力使其适应新时期，新的文书档案管理工作方式是极为必要的，毕竟，文书档案管理工作的工作水平与管理人员本身的专业素质是有极大的关联的。同样，管理人员自己也要不断提升自己的专业素质，与时俱进学习新的文书档案管理知识，扩大自己的知识面，提升自己的专业技能。
3.3信息化系统内、外网隔离
系统内部的网络均是工作人员的工作范围，而外部网络上存在的风险对于电子档案管理平台而言，是最重大的威胁，为此我们应当在外部网络与内部网络间设立风险隔离，这也是效果比较显著的一种方式。隔离防护第一层主要依托路由器。路由器对IP地址于服务进行过滤，在每一个可以访问内部网络的IP地址中，路由器能够有所选择地让其通过，之后智能忽略那些过滤掉的IP地址的访问请求。隔离防护的第二层是防火墙。防火墙的认证体系能够协助我们达成该目标。立足于功能角度而言，各类防火墙几乎没有任何差别，比如：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；将所有经过防火墙的痕迹都保留下来；对网络攻击的检测和告警。
3.4创新技术，在文书档案管理工作中应用网络技术
当今社会已经进入科技高速发展时期，计算机和互联网技术尤为突出，传统的文书档案管理方式已经无法跟上信息时代步伐。在实际工作中，文书档案的整理和保管可以将网络技术以及计算机技术融入其中，先进的网络技术和文书档案管理的相互结合，必然会直接推动管理工作进一步发展。技术创新不仅可以简化文书档案的管理工作，而且会使文书档案的调阅查找更为方便快捷。首先，计算机拥有强大的信息处理能力，可以使得文书档案管理更快捷，更方便。同时，电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，提高了效率。其次，信息档案易于安全保管。电子档案存储在光盘和磁盘上的信息，比传统纸质载体更易保管，不仅能够防止虫蛀，而且可以重复使用，节能、环保、符合国家提倡的建立节约型社会理念，更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，文书档案的电子化，大大提高了档案管理的服务质量，并且提高了文书档案安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在文书档案传输过程中资料的丢失，安全性也随之降低。电子传输解决了这一问题，只要用互联网，便可方便传输，既保证了档案传输效率，也能够保障其安全性。因此，文书档案管理工作要主动求变，注重创新，积极融入现代化信息技术，从而确保高效开展文书档案管理工作。
结束语
综上所述，作为记录和反映综合一个机构、一个系统、一个单位、一个部门，或者一个社会组织的运营情况和历史发展进程的文书档案管理部门，应当适应时代的潮流，以时代要求和人民需求为导向，不断采取科学性、合理性、可持续性的管理模式，提高人员的专业素质和管理水平，熟练掌握网络信息管理技术，利用好计算机多媒体技术，更好地为提升文书档案质量服务，不断提升文书档案的利用效率，才能切实发挥文书档案在社会组织发展中的作用，更好地为社会进步服务。
参考文献：
[1]王舰，孙红亮，范秀玉等.基于云计算的审计云档案管理探究[J].财务与会计，2016（15）：53-54.
[2]刘晶.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志，2015（13）.