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摘要：经济社会的发展与信息化息息相关，是推动社会发展的重要力量。我国各单位的业务发展日新月异，以传统手工记录的方式已满足不了业务发展的要求，计算机技术的快速发展及应用使档案材料的收集、整理、立卷、归档及管理成为现实。本文分析了计算机信息技术在企业档案管理系统中的作用及企业档案资源管理中的应用。
关键词：计算机信息技术；档案信息化；企业档案
中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）10（b）-0000-00
档案信息化是在档案管理中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理和提供利用等服务，主要包括档案资源数字化和网络化、档案信息管理和利用提供的一体化、档案信息的高度共享等。
1 计算机信息技术在企业档案管理系统中的作用分析
（1）信息化拓展了档案资源的开发范围。由于信息传送技术不发达，传统的档案资源管理较为简单，内容较局限。信息化管理系统若应用于企业档案资源管理，便可不受时间与地点限制，在需要时随时查阅资料，为读者提供服务。
（2）信息化使档案资源管理系统化。信息化技术的运用提高了数据存储的容量与安全性，同时也使档案管理变得更简便，系统化。一个好的信息系统包含管理所有信息所需的档案资源，涵盖现代档案资源管理的所有领域。它也可以与某些系统，如生产，金融系统等，实现数据的统一与系统的兼容。
（3）信息化促进企业管理精细化。信息化技术的应用，使档案资源管理更为便利，也使企业管理显现精细化。以往以纸质形式储存的信息，查阅起来极为费时费力，以电子数据形式保存，便于查阅，提交了文档检索效率。企业档案资源管理实行转型战略：由“服务性质”到“战略性质”，无论对企业的发展还是档案资源管理，都是一大利好。
2 计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用
（1）企业档案管理中的信息化建设需进一步加强。计算机信息技术在小型企业档案资管理中起到重要作用，在国有大型企业集团档案资源管理中的作用更显重要。多数企业花巨资在生产上，忽略了档案资源管理的建设。时代的发展、科技的进步使档案馆的作用俞发受重视，同时也为其发展提供了有利条件。
（2）信息化建设是档案资源管理的必然要求和重要内容。所有资源都是以项目负责制为核心而配置的，而科研项目档案作为原生信息资源，只有对现有服务方式进行有效改革，以项目需要为中心开展以信息化为主的各项工作，只有这样才能充分发挥其在科学研究工作中的作用。档案的收集、整理与编目、加工利用及库房管理等档案业务工作的好坏与项目档案信息化的水平有直接关系，其水平的高低直接影响着以上工作，就目前的档案信息化水平来说，是很严峻的。所以，实现档案管理信息化是档案管理的最终目标，也是档案管理的突破现状的途径。眼下，只有建立一套系统全面的档案信息全文管理系统才能跟上时代潮流，为档案管理工作的发展开辟新路。
（3）企业档案资源体系有待进行系统梳理。系统化整理档案资源管理系统是企业当前重要的任务。研究管理系统为基础，在此基础上全面梳理企业所有档案资源业务，为安全快捷使用管理软件的应用做好铺垫。如大多数地质企业在进行科研项目前对科研时间并不能估算准确，一般都需较长时间的研究才能完成，并且研究时间跨度大。很多科研项目研究时间达几年之长，有的长达十几年，科研项目的记录将随着科研时间不断产生。一个大的科研项目，科研主体多且分散，记录便集散不集中；再者，科研人员档案意识薄弱造成了科研档案不能完整的归档，在他们意识里，科研的记录是费尽心血所得的成果，不愿意把成果与他人共享，自己保存起来最为方便，这种误解也加大了原始科研项目归档的难度。科研原始记录是科研项目必不可少的重要部分，最终应归档保存。
（4）电子文件的收集需要加强。档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，做好收集工作有着重要的意义。为了保持档案的原始性、准确性和许多年后的可读性，就不能仿照原来的手工模式来开展电子文档的收集方式。应将现在科研原始记录、办公文件、经营生产方面的记录尽可能以电子形式保存下来。
（5）档案加工和利用效率亟需提高。传统纸质档案在管理和保存时都比较费时，文献的年头越长，越容易出来损坏，维护时间越长。至于后续的对纸质档案的查询如果仅靠人工来检索，档案的时间跨度长，种类繁多，很难适应时代的发展。但是保存为电子档案，就可以通过对数据库的简单查询而找到自己想要的数据。
3 档案信息化需要主动出击，进行文件全生命周期的管理
现代信息技术的应用使开发和利用馆藏档案信息服务更为方便快捷。通过信息化可为档案馆注入新活力，为广大读者提供更好的服务。现代信息技术的应用大大减少了对科技档案的整理和编研周期，进一步优化了科技档案信息内容，使信息更系统化，极大程度的提高了信息密度及传递速度，精准的为经济技术决策提供了可靠的依据。其次，现代信息技术的应用为利用者快速的提供了对科技档案信息的需求。研究院未来的档案信息管理系统中，可以包括在局域网上建立的用户介面友好的查询子系统。为了满足各部门的日常自动化无纸办公的需求，为各部门提供数字化服务，充分的实现档案数据的共享。我们可以采用权限机制让各员工访问浏览站点数据，因为权限不同，个人访问的数据也是不同。这样可以提供必要、及时、可靠的数据。并为其他用户提供档案信息，以提高社会的影响力和知名度。
传统档案管理对档案的存储条件和利用方式提出较高要求。其一，档案数量的不断增加要求存放档案空间也要加大，传统纸质档案需要占用大面积的空间，所以，用于扩展库房及购买档案装具的投入也因此日益增加。其二，纸质档案都是原稿，非常珍贵，而翻阅次数的增加也使纸质档案日渐破损。因此，要改变以上现象，减少对人力、物力和财力的投入，必须全面实现现代信息化，也对保护馆藏历史档案起到重要作用和意义。
对企业而言，在大数据时代的背景下，不管是外部变化还是内部管理，都对档案提出了更高的要求，而电子化档案资源的建设，是加强企业档案资源管理和开发水平的最有效的途径，所以，能否在未来激烈的竞争市场上站稳脚，只有建立强大的电子化档案管理机制才能实现。
参考文献：
[1] 陈振明.信息技术概论.九州出版社，2004.
[2] 袁宝华.国家企业信息化系列——企业信息化工程师技术水平认证培训教材.华夏出版社，2001.
[3]斯科特·卡特利普著，明安香译.档案资源管理.华夏出版社，2001.
[4] 李兴由.中国企业的信息化发展状况研究.中国财政经济出版社，2003.
[5] 汪明星.现代生产管理与信息技术应用.企业管理出版社，2003.
[6] 邓荣霖.社会主义市场经济体制与信息化.中国人民大学出版社，2001.
[7] 金锡万.管理创新与应用.经济管理出版社，2003.
[8] 连玉明.学习型企业.中国时代经济出版社，2003.
[9] 文大强，陈荣中.企业管理原理.复旦大学出版社，2004.
关键词：计算机信息技术；档案信息化；企业档案
中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）10（b）-0000-00
档案信息化是在档案管理中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理和提供利用等服务，主要包括档案资源数字化和网络化、档案信息管理和利用提供的一体化、档案信息的高度共享等。
1 计算机信息技术在企业档案管理系统中的作用分析
（1）信息化拓展了档案资源的开发范围。由于信息传送技术不发达，传统的档案资源管理较为简单，内容较局限。信息化管理系统若应用于企业档案资源管理，便可不受时间与地点限制，在需要时随时查阅资料，为读者提供服务。
（2）信息化使档案资源管理系统化。信息化技术的运用提高了数据存储的容量与安全性，同时也使档案管理变得更简便，系统化。一个好的信息系统包含管理所有信息所需的档案资源，涵盖现代档案资源管理的所有领域。它也可以与某些系统，如生产，金融系统等，实现数据的统一与系统的兼容。
（3）信息化促进企业管理精细化。信息化技术的应用，使档案资源管理更为便利，也使企业管理显现精细化。以往以纸质形式储存的信息，查阅起来极为费时费力，以电子数据形式保存，便于查阅，提交了文档检索效率。企业档案资源管理实行转型战略：由“服务性质”到“战略性质”，无论对企业的发展还是档案资源管理，都是一大利好。
2 计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用
（1）企业档案管理中的信息化建设需进一步加强。计算机信息技术在小型企业档案资管理中起到重要作用，在国有大型企业集团档案资源管理中的作用更显重要。多数企业花巨资在生产上，忽略了档案资源管理的建设。时代的发展、科技的进步使档案馆的作用俞发受重视，同时也为其发展提供了有利条件。
（2）信息化建设是档案资源管理的必然要求和重要内容。所有资源都是以项目负责制为核心而配置的，而科研项目档案作为原生信息资源，只有对现有服务方式进行有效改革，以项目需要为中心开展以信息化为主的各项工作，只有这样才能充分发挥其在科学研究工作中的作用。档案的收集、整理与编目、加工利用及库房管理等档案业务工作的好坏与项目档案信息化的水平有直接关系，其水平的高低直接影响着以上工作，就目前的档案信息化水平来说，是很严峻的。所以，实现档案管理信息化是档案管理的最终目标，也是档案管理的突破现状的途径。眼下，只有建立一套系统全面的档案信息全文管理系统才能跟上时代潮流，为档案管理工作的发展开辟新路。
（3）企业档案资源体系有待进行系统梳理。系统化整理档案资源管理系统是企业当前重要的任务。研究管理系统为基础，在此基础上全面梳理企业所有档案资源业务，为安全快捷使用管理软件的应用做好铺垫。如大多数地质企业在进行科研项目前对科研时间并不能估算准确，一般都需较长时间的研究才能完成，并且研究时间跨度大。很多科研项目研究时间达几年之长，有的长达十几年，科研项目的记录将随着科研时间不断产生。一个大的科研项目，科研主体多且分散，记录便集散不集中；再者，科研人员档案意识薄弱造成了科研档案不能完整的归档，在他们意识里，科研的记录是费尽心血所得的成果，不愿意把成果与他人共享，自己保存起来最为方便，这种误解也加大了原始科研项目归档的难度。科研原始记录是科研项目必不可少的重要部分，最终应归档保存。
（4）电子文件的收集需要加强。档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，做好收集工作有着重要的意义。为了保持档案的原始性、准确性和许多年后的可读性，就不能仿照原来的手工模式来开展电子文档的收集方式。应将现在科研原始记录、办公文件、经营生产方面的记录尽可能以电子形式保存下来。
（5）档案加工和利用效率亟需提高。传统纸质档案在管理和保存时都比较费时，文献的年头越长，越容易出来损坏，维护时间越长。至于后续的对纸质档案的查询如果仅靠人工来检索，档案的时间跨度长，种类繁多，很难适应时代的发展。但是保存为电子档案，就可以通过对数据库的简单查询而找到自己想要的数据。
3 档案信息化需要主动出击，进行文件全生命周期的管理
现代信息技术的应用使开发和利用馆藏档案信息服务更为方便快捷。通过信息化可为档案馆注入新活力，为广大读者提供更好的服务。现代信息技术的应用大大减少了对科技档案的整理和编研周期，进一步优化了科技档案信息内容，使信息更系统化，极大程度的提高了信息密度及传递速度，精准的为经济技术决策提供了可靠的依据。其次，现代信息技术的应用为利用者快速的提供了对科技档案信息的需求。研究院未来的档案信息管理系统中，可以包括在局域网上建立的用户介面友好的查询子系统。为了满足各部门的日常自动化无纸办公的需求，为各部门提供数字化服务，充分的实现档案数据的共享。我们可以采用权限机制让各员工访问浏览站点数据，因为权限不同，个人访问的数据也是不同。这样可以提供必要、及时、可靠的数据。并为其他用户提供档案信息，以提高社会的影响力和知名度。
传统档案管理对档案的存储条件和利用方式提出较高要求。其一，档案数量的不断增加要求存放档案空间也要加大，传统纸质档案需要占用大面积的空间，所以，用于扩展库房及购买档案装具的投入也因此日益增加。其二，纸质档案都是原稿，非常珍贵，而翻阅次数的增加也使纸质档案日渐破损。因此，要改变以上现象，减少对人力、物力和财力的投入，必须全面实现现代信息化，也对保护馆藏历史档案起到重要作用和意义。
对企业而言，在大数据时代的背景下，不管是外部变化还是内部管理，都对档案提出了更高的要求，而电子化档案资源的建设，是加强企业档案资源管理和开发水平的最有效的途径，所以，能否在未来激烈的竞争市场上站稳脚，只有建立强大的电子化档案管理机制才能实现。
参考文献：
[1] 陈振明.信息技术概论.九州出版社，2004.
[2] 袁宝华.国家企业信息化系列——企业信息化工程师技术水平认证培训教材.华夏出版社，2001.
[3]斯科特·卡特利普著，明安香译.档案资源管理.华夏出版社，2001.
[4] 李兴由.中国企业的信息化发展状况研究.中国财政经济出版社，2003.
[5] 汪明星.现代生产管理与信息技术应用.企业管理出版社，2003.
[6] 邓荣霖.社会主义市场经济体制与信息化.中国人民大学出版社，2001.
[7] 金锡万.管理创新与应用.经济管理出版社，2003.
[8] 连玉明.学习型企业.中国时代经济出版社，2003.
[9] 文大强，陈荣中.企业管理原理.复旦大学出版社，2004.