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摘 要 本文从高校保卫工作电子政务内涵出发,从学生、教职员工、学校三方对其功能需求进行了分析,并阐述了高校保卫工作建设电子政务平台的意义,指出了高校保卫工作电子政务发展中存在的问题,最后探讨了解决高校保卫工作电子政务发展问题的路径选择。
关键词 电子政务 高校保卫 功能需求 路径
中图分类号:F062.5文献标识码:A
从定义上讲,电子政务指政府机构利用互联网和相应计算机技术,将其管理、服务职能转移到intranet上去完成,同时实现各种价值交流互换,例如在线提供信息和服务等。高校的电子政务,或又叫电子校务,就是高校应用现代信息和通信技术,将学校管理和服务在网络技术上进行集成,实现组织结构和工作流程的优化重组,超越时、空限制及部门之间的分隔,向教职员工、学生和社会提供优质和全方位的管理和服务。
随着教育信息化的发展,电子政务平台建设已广泛用于学校行政部门和所属院系之间进行的办公业务信息交换。教育系统的办公自动化和管理信息化水平正在逐步提高,服务范围不断扩大,已经建立了一批教师、学生、财务、设备、科研、知识技能培训、后勤服务等数据库和文件文献档案等教育信息资源库。学校行政部门和院系建立了电子信息网站。高等学校保卫工作也是学校建设的重要组成部份,也不能走在学校信息化建设的后面,要紧跟潮流,积极加强电子政务建设,服务于本部门职能工作和中心工作。
一、高校保卫工作电子政务平台的功能需求分析 作为高等学校,电子政务的运用已经越来越广泛和深入。虽然保
卫工作信息化、网络化建设对于高等学校的学生和教师来说,不是很直接,但是在幕后它仍然扮演着重要的作用。
(一)学生对保卫工作电子政务功能需求分析。
大学生在高等学校的学习与研究离不开高等学校的硬环境与软环境的塑造,更离不开学校提供的公共服务系统。因此电子政务功能的需求显得尤其重要。
大学生对保卫工作电子政务的需求具体包括:校园安全信息动态、办事程序指南、投诉受理、信息反馈、安全知识指导服务、留言板、电子证件服务、相关咨询网上服务等等。
(二)教师对保卫工作电子政务功能需求分析。
而对于高等学校来说,满足教师的需求、服务于教师是人才培养的基础,先决条件之一。高校保卫工作电子政务功能可以满足老师的需求包括:网上的信息查询与投诉受理、教师证件服务、教师人生保险网络服务、人身安全与法制服务、身份证件网上管理等等。
(三)行政部门和学校院系对保卫工作电子政务功能需求分析。
电子政务平台建设,可以满足学校行政部门和学校院系在资源、信息等方面的共享,可以直接在网络平台上进行沟通和交流,节约成本,提高效率。在网络上公布学校的各种通知、计划、政策和各种动态信息,以保证上级精神及时传达到各个部门,下级情况能传达到上级领导。
因此,高校要以现有计算机网络为基础,利用信息化手段和工具,为保卫工作构建一个数字化平台,拓展现实校园的时、空维度,从而提升校园管理的效率,扩展传统校园的功能,最终实现高校管理的全面信息化。
二、高校保卫工作建设电子政务的意义
高校保卫工作电子政务建设为学生,教职员工和学校建立了一个“三赢”的解决方案,带来了明显的效益。主要有:
(一)节约成本。
高校内部文件在内部网站上可以查到,将会降低大量的印刷成本和人工成本,能够降低办公费用。
(二)节约时间。
利用电子政务,企业可通过互联网处理与政府有关的事务,并缩短整体运作流程,由本来的数周或数月,缩短至数小时,从而节省时间
(三)可靠。
每项在线服务和事务处理都有一个指引用户的标准操作程序。学生、教师与学校官方三者之间的信息沟通灵活,无障碍,密切了相互间的联系。
(四)轻松。
电子政务简化了受众与学校官方之间的价值互动的流程。利用电子政务,学生、老师可更加高效便捷地处理各类与学校有关的事务。
(五)提高工作效率。
电子政务解决方案可协助本部门提高工作效率
三、高校保卫工作电子政务发展中存在的问题
(一)在发展电子政务的认识上还存在误区。
电子校务是电子信息通讯技术与高校管理创新理念相结合的产物,其主要目标是提高高校管理效能,实现对公众的便捷服务。“电子政务”的关键是“政务”,而不是“电子”。关键的并不是技术,而是管理创新理念的确立与职能的转变、组织的重构与业务流程的优化和重组。有的高校领导认为只要投资,有了硬件设备和各种软件,学校教学和行政管理上网以后,就算建成电子政务了。
(二)注重硬件建设,忽视业务流程的改进。
学校组织结构条块分割,数据流程被分割在多个部门,使得信息在不同的部门都要进行收集、存储、加工和管理,不便于统一处理和标准化管理。如此导致出现以下问题:一是信息传播在直线式的行政组织结构中传播呈现非对称性和层级性,造成了信息的失真或失效。二是传统的业务流程满足不了电子政务的发展需要。在建立电子政务系统时,各个系统相互独立,而各自的技术与规范也不相同,结果形成了一个个“信息孤岛”。
(三)缺乏统一规划。
目前,高校的电子政务系统建设没有统一的规划和负责实施的主体。学校网络中心负责校园网的网络平台建设,而资产或设备处负责全校的硬件设备的购置,其他职能部门、院系的教学、科研、管理等软硬件系统又自成体系。必然会出现设备重复购置、使用不合理以及功能无法满足需求等现象。管理体制上的多头管理造成了工作效率相对较低,在工作中出现互相推诿扯皮的现象①。
(四)存在安全隐患。
我国高校目前的网络与信息安全防护尚未形成科学、完整、高效、统一的安全保障体系,主要表现为安全隔离不彻底,内外网承载业务划分与信息安全的要求不对等;密码与信任体系建设不完善;信息安全的管理和技术人才缺乏;网络防护、检测和对抗攻击的能力不强,对引进的信息技术和设备缺乏有效的管理与合理改造②。高校工作人员的网络安全意识较为淡薄,人为因素造成损失的比例正在逐年增大。呈快速上升趋势的病毒传播和网络攻击等犯罪活动使网络泄密事件使网络安全成为重要话题。
(五)交互性不强,透明度不够。
要求学校官方办事流程、办事规则规范化、公开化,增加工作的透明度,自觉接受学生、教职员工和社会的监督,同时也要与管理对象进行交互,能够有一个互相沟通交流的平台和载体,这样可以促进民主参与、民主管理。但是目前,信息披露少、不及时,学生、教职员工不能随时随地了解学校的办事程序和有关政策, 也不能进行意见交互。主要原因在于存在许多体制性障碍,制度建设也不完善。
四、解决高校保卫工作电子政务发展问题的路径
(一)领导重视、统一规划。
高校电子政务是一项复杂型的系统工程,投资巨大、周期较长、难度很大,涉及到不同环节和相关制约因素,需要经历一个酝酿、启动、发展的长期过程。因此,高校电子政务建设的领导、规划和管理必须要统筹安排,科学实施。高校成立电子政务领导小组,由学校一把手主抓,采取“总体统筹、分工负责”的原则,加强对电子政务的指导、监督、管理工作,从而制定出电子政务建设规划和指导意见,提出相应的建设标准和实施规范,统一组织。
在电子政务平台建设中,要克服目前建设中存在的重硬轻软、重物力轻人力、重建轻管的倾向。学校领导机构要确定电子政务(校务)重点项目,组织力量突破,以重点带动全局。高校保卫工作电子政务平台要以下内容为主体:
一是构建保卫工作办公电子化信息系统。主要是为了方便教师与学生与学校各个职能部门的信息交流,实现网络办公、无纸办公的基本目标,便于教师与学生选择自己所需要进行的各类咨询、各类服务需求,实现真正意义上的办公自动化。
二是构建一个资源整合的电子政务网络与信息安全保障的体系。信息资源的整合要求打破部门对信息的垄断和封闭,建成统一的公共信息平台。属于保密的东西就保密,不用保密就要坚决公开。过分的保密也会造成信息不对称,与我们为全校师生员工乃至全社会公众服务的目标相去很远,降低了电子政务(校务)的使用效果。
三是加强学校保卫工作人员负责电子政务信息系统的管理人员培训。这主要是为了保证学校电子政务信息系统的畅通与正常运转,保证学校教师与学生的服务与需求不受任何干扰,做到通信畅通。提高办公室人员的信息处理与信息服务能力,提高办事效率与服务质量,提高部门科学管理与规范管理的水平,改变工作作风,转变工作与服务理念③。
(二)加快业务流程再造,推动电子政务健康发展。
学校部门的管理业务是相对独立的系统,业务差别很大。部门之间进行交互式办公,处理大量为公众服务的事项,要使这些不同职能部门之间实现互通互联,做到“一站式服务”,就要打破部门界限,对业务流程进行再造。就要运用网络信息技术,打破部门内部传统的职责分工与层级界限,实现信息沟通的动态化、管理部门集成化、服务内容电子化④。通过优化和再造业务流程,提升部门服务能力和水平。
(三)建立完善的安全机制,保障电子政务平台良好运行。
信息安全是当前电子校务发展的“瓶颈”问题,应该从管理、技术两方面来进行解决。首先,要在信息发布、数据保护、应急管理等方面的法律法规作为保障,加大对网络、信息违法犯罪的打击力度。其次,要加强对信息网络的建设、管理、维护,对电子政务信息在内容和形式上进行必要的规定和约束。再次,从技术上要加大对安全技术和产品的投入,重点加强密码技术、身份鉴别技术、预警、网络监管、检测与应急处理等关键技术的研究开发。建立统一的身份认证体系,为各类、各级的信息应用系统提供基础的安全保障与统一的用户管理。另外,提高管理人员和操作人员的技术水平和素质也是当务之急。要制定更为详尽的规章制度及安全管理手段,以杜绝内部员工怠工、破坏事件的发生。建立职能部门信息安全保密责任制、机房管理制度、信息发布管理制度等各项制度,确保电子政务信息管理安全⑤。
五、结语
目前,高校电子政务建设刚刚起步,还有很长的路要走。高校保卫工作电子政务系统建设和管理的完善能够帮助高校保卫部门转变管理职能,转变工作方式,提高工作效率,建立起一套办事高效、运转协调、行业规范的保卫管理体制。同时,它又是一项长期性的工作,要统一规划、分步实施,逐步建设起完善的高校电子政务服务体系,全面提高管理水平和服务能力。
(作者单位:武汉大学保卫部)
注释:
①严志刚.浅谈高校电子政务建设,沈阳教育学院学报.2007,(4)
②李德平,邹慧玲.电子政务建设中的信息安全保障机制研究.商业时代,2007.21.
③陈思维,刘贞华.教育管理中电子政务的运用分析.商业时代,2007.21.
④成华.我国电子政务建设思考.信息建设,2002,(11).
⑤王长全.高校电子政务系统建设与研究.内蒙古科技与经济,2006(2).
关键词 电子政务 高校保卫 功能需求 路径
中图分类号:F062.5文献标识码:A
从定义上讲,电子政务指政府机构利用互联网和相应计算机技术,将其管理、服务职能转移到intranet上去完成,同时实现各种价值交流互换,例如在线提供信息和服务等。高校的电子政务,或又叫电子校务,就是高校应用现代信息和通信技术,将学校管理和服务在网络技术上进行集成,实现组织结构和工作流程的优化重组,超越时、空限制及部门之间的分隔,向教职员工、学生和社会提供优质和全方位的管理和服务。
随着教育信息化的发展,电子政务平台建设已广泛用于学校行政部门和所属院系之间进行的办公业务信息交换。教育系统的办公自动化和管理信息化水平正在逐步提高,服务范围不断扩大,已经建立了一批教师、学生、财务、设备、科研、知识技能培训、后勤服务等数据库和文件文献档案等教育信息资源库。学校行政部门和院系建立了电子信息网站。高等学校保卫工作也是学校建设的重要组成部份,也不能走在学校信息化建设的后面,要紧跟潮流,积极加强电子政务建设,服务于本部门职能工作和中心工作。
一、高校保卫工作电子政务平台的功能需求分析 作为高等学校,电子政务的运用已经越来越广泛和深入。虽然保
卫工作信息化、网络化建设对于高等学校的学生和教师来说,不是很直接,但是在幕后它仍然扮演着重要的作用。
(一)学生对保卫工作电子政务功能需求分析。
大学生在高等学校的学习与研究离不开高等学校的硬环境与软环境的塑造,更离不开学校提供的公共服务系统。因此电子政务功能的需求显得尤其重要。
大学生对保卫工作电子政务的需求具体包括:校园安全信息动态、办事程序指南、投诉受理、信息反馈、安全知识指导服务、留言板、电子证件服务、相关咨询网上服务等等。
(二)教师对保卫工作电子政务功能需求分析。
而对于高等学校来说,满足教师的需求、服务于教师是人才培养的基础,先决条件之一。高校保卫工作电子政务功能可以满足老师的需求包括:网上的信息查询与投诉受理、教师证件服务、教师人生保险网络服务、人身安全与法制服务、身份证件网上管理等等。
(三)行政部门和学校院系对保卫工作电子政务功能需求分析。
电子政务平台建设,可以满足学校行政部门和学校院系在资源、信息等方面的共享,可以直接在网络平台上进行沟通和交流,节约成本,提高效率。在网络上公布学校的各种通知、计划、政策和各种动态信息,以保证上级精神及时传达到各个部门,下级情况能传达到上级领导。
因此,高校要以现有计算机网络为基础,利用信息化手段和工具,为保卫工作构建一个数字化平台,拓展现实校园的时、空维度,从而提升校园管理的效率,扩展传统校园的功能,最终实现高校管理的全面信息化。
二、高校保卫工作建设电子政务的意义
高校保卫工作电子政务建设为学生,教职员工和学校建立了一个“三赢”的解决方案,带来了明显的效益。主要有:
(一)节约成本。
高校内部文件在内部网站上可以查到,将会降低大量的印刷成本和人工成本,能够降低办公费用。
(二)节约时间。
利用电子政务,企业可通过互联网处理与政府有关的事务,并缩短整体运作流程,由本来的数周或数月,缩短至数小时,从而节省时间
(三)可靠。
每项在线服务和事务处理都有一个指引用户的标准操作程序。学生、教师与学校官方三者之间的信息沟通灵活,无障碍,密切了相互间的联系。
(四)轻松。
电子政务简化了受众与学校官方之间的价值互动的流程。利用电子政务,学生、老师可更加高效便捷地处理各类与学校有关的事务。
(五)提高工作效率。
电子政务解决方案可协助本部门提高工作效率
三、高校保卫工作电子政务发展中存在的问题
(一)在发展电子政务的认识上还存在误区。
电子校务是电子信息通讯技术与高校管理创新理念相结合的产物,其主要目标是提高高校管理效能,实现对公众的便捷服务。“电子政务”的关键是“政务”,而不是“电子”。关键的并不是技术,而是管理创新理念的确立与职能的转变、组织的重构与业务流程的优化和重组。有的高校领导认为只要投资,有了硬件设备和各种软件,学校教学和行政管理上网以后,就算建成电子政务了。
(二)注重硬件建设,忽视业务流程的改进。
学校组织结构条块分割,数据流程被分割在多个部门,使得信息在不同的部门都要进行收集、存储、加工和管理,不便于统一处理和标准化管理。如此导致出现以下问题:一是信息传播在直线式的行政组织结构中传播呈现非对称性和层级性,造成了信息的失真或失效。二是传统的业务流程满足不了电子政务的发展需要。在建立电子政务系统时,各个系统相互独立,而各自的技术与规范也不相同,结果形成了一个个“信息孤岛”。
(三)缺乏统一规划。
目前,高校的电子政务系统建设没有统一的规划和负责实施的主体。学校网络中心负责校园网的网络平台建设,而资产或设备处负责全校的硬件设备的购置,其他职能部门、院系的教学、科研、管理等软硬件系统又自成体系。必然会出现设备重复购置、使用不合理以及功能无法满足需求等现象。管理体制上的多头管理造成了工作效率相对较低,在工作中出现互相推诿扯皮的现象①。
(四)存在安全隐患。
我国高校目前的网络与信息安全防护尚未形成科学、完整、高效、统一的安全保障体系,主要表现为安全隔离不彻底,内外网承载业务划分与信息安全的要求不对等;密码与信任体系建设不完善;信息安全的管理和技术人才缺乏;网络防护、检测和对抗攻击的能力不强,对引进的信息技术和设备缺乏有效的管理与合理改造②。高校工作人员的网络安全意识较为淡薄,人为因素造成损失的比例正在逐年增大。呈快速上升趋势的病毒传播和网络攻击等犯罪活动使网络泄密事件使网络安全成为重要话题。
(五)交互性不强,透明度不够。
要求学校官方办事流程、办事规则规范化、公开化,增加工作的透明度,自觉接受学生、教职员工和社会的监督,同时也要与管理对象进行交互,能够有一个互相沟通交流的平台和载体,这样可以促进民主参与、民主管理。但是目前,信息披露少、不及时,学生、教职员工不能随时随地了解学校的办事程序和有关政策, 也不能进行意见交互。主要原因在于存在许多体制性障碍,制度建设也不完善。
四、解决高校保卫工作电子政务发展问题的路径
(一)领导重视、统一规划。
高校电子政务是一项复杂型的系统工程,投资巨大、周期较长、难度很大,涉及到不同环节和相关制约因素,需要经历一个酝酿、启动、发展的长期过程。因此,高校电子政务建设的领导、规划和管理必须要统筹安排,科学实施。高校成立电子政务领导小组,由学校一把手主抓,采取“总体统筹、分工负责”的原则,加强对电子政务的指导、监督、管理工作,从而制定出电子政务建设规划和指导意见,提出相应的建设标准和实施规范,统一组织。
在电子政务平台建设中,要克服目前建设中存在的重硬轻软、重物力轻人力、重建轻管的倾向。学校领导机构要确定电子政务(校务)重点项目,组织力量突破,以重点带动全局。高校保卫工作电子政务平台要以下内容为主体:
一是构建保卫工作办公电子化信息系统。主要是为了方便教师与学生与学校各个职能部门的信息交流,实现网络办公、无纸办公的基本目标,便于教师与学生选择自己所需要进行的各类咨询、各类服务需求,实现真正意义上的办公自动化。
二是构建一个资源整合的电子政务网络与信息安全保障的体系。信息资源的整合要求打破部门对信息的垄断和封闭,建成统一的公共信息平台。属于保密的东西就保密,不用保密就要坚决公开。过分的保密也会造成信息不对称,与我们为全校师生员工乃至全社会公众服务的目标相去很远,降低了电子政务(校务)的使用效果。
三是加强学校保卫工作人员负责电子政务信息系统的管理人员培训。这主要是为了保证学校电子政务信息系统的畅通与正常运转,保证学校教师与学生的服务与需求不受任何干扰,做到通信畅通。提高办公室人员的信息处理与信息服务能力,提高办事效率与服务质量,提高部门科学管理与规范管理的水平,改变工作作风,转变工作与服务理念③。
(二)加快业务流程再造,推动电子政务健康发展。
学校部门的管理业务是相对独立的系统,业务差别很大。部门之间进行交互式办公,处理大量为公众服务的事项,要使这些不同职能部门之间实现互通互联,做到“一站式服务”,就要打破部门界限,对业务流程进行再造。就要运用网络信息技术,打破部门内部传统的职责分工与层级界限,实现信息沟通的动态化、管理部门集成化、服务内容电子化④。通过优化和再造业务流程,提升部门服务能力和水平。
(三)建立完善的安全机制,保障电子政务平台良好运行。
信息安全是当前电子校务发展的“瓶颈”问题,应该从管理、技术两方面来进行解决。首先,要在信息发布、数据保护、应急管理等方面的法律法规作为保障,加大对网络、信息违法犯罪的打击力度。其次,要加强对信息网络的建设、管理、维护,对电子政务信息在内容和形式上进行必要的规定和约束。再次,从技术上要加大对安全技术和产品的投入,重点加强密码技术、身份鉴别技术、预警、网络监管、检测与应急处理等关键技术的研究开发。建立统一的身份认证体系,为各类、各级的信息应用系统提供基础的安全保障与统一的用户管理。另外,提高管理人员和操作人员的技术水平和素质也是当务之急。要制定更为详尽的规章制度及安全管理手段,以杜绝内部员工怠工、破坏事件的发生。建立职能部门信息安全保密责任制、机房管理制度、信息发布管理制度等各项制度,确保电子政务信息管理安全⑤。
五、结语
目前,高校电子政务建设刚刚起步,还有很长的路要走。高校保卫工作电子政务系统建设和管理的完善能够帮助高校保卫部门转变管理职能,转变工作方式,提高工作效率,建立起一套办事高效、运转协调、行业规范的保卫管理体制。同时,它又是一项长期性的工作,要统一规划、分步实施,逐步建设起完善的高校电子政务服务体系,全面提高管理水平和服务能力。
(作者单位:武汉大学保卫部)
注释:
①严志刚.浅谈高校电子政务建设,沈阳教育学院学报.2007,(4)
②李德平,邹慧玲.电子政务建设中的信息安全保障机制研究.商业时代,2007.21.
③陈思维,刘贞华.教育管理中电子政务的运用分析.商业时代,2007.21.
④成华.我国电子政务建设思考.信息建设,2002,(11).
⑤王长全.高校电子政务系统建设与研究.内蒙古科技与经济,2006(2).