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电子档案是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体。依赖计算机设备阅读、处理，并可在通信网络中传输的文件。它是以馆藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息。使用电子档案管理系统．可以为档案信息查询提供方便快捷的服务方式和途径．为实现档案信息资源共享奠定基础，为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件【1J。通过数字化档案，使纸质及其他各种形式的档案原件得到了有效保护．既加强了管理又方便利用。