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【摘 要】技工院校要想实现办公的信息化、网络化和规范化，必须要采用现代的技术手段来实现电子政务建设与档案信息资源的优化整合与共享，本文主要分析了技工院校在电子政务建设与档案信息资源共享所存在的问题，然后就如何实现电子政务建设与档案信息资源的共享提出了自己的一些建议。
【关键词】电子政务；档案信息；资源共享
电子政务是信息技术与现代管理体制的有机融合，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以应用为灵魂，以便民为目的的现代化政府管理模式。1随着科学技术的不断发展，电子政务就显得越来越重要，作为技工院校的行政管理部门，绝不能让电子政务仅仅停留在表现形式上，而更应该体现在它所特有的为广大师生、家长、社会提供实用的信息和服务的功能上，从而最终实现技工院校管理模式的办公自动化、管理信息化和决策科学化。但目前我国大多数技工院校在电子政务信息资源方面存在着一些突出的问题，例如信息内容少、信息质量不高、信息流通慢等问题，要想解决这些问题，最直接有效的途径就是实施电子政务建设与档案信息资源共享，从而使技工院校的档案管理工作尽快走上教育电子政务的轨道。
一、技工院校电子政务建设与档案信息资源共享存在的问题
（一）缺乏信息资源共享的意识：目前，大部分技工院校有建有自己的档案信息管理系统，有些学校在档案工作信息化方面已经取得了突出的成绩，但是一个共同的问题就是普遍缺乏信息资源共享的意识，院校之间不能够很好沟通，相互隔绝，这与当前教育电子政务要实现办公自动化、网络化，实现管理信息、科研数据和教学资源的跨时空交流和共享的目标是相违背的。例如，学生的基本档案信息数据库是一个从进校到毕业的完整记载的过程，而学校学生处、招生处、教务处、党办、团委、就业指导中心等部门都具有学生某一方面的档案信息数据，但是由于校内各部门管理职能的差异，他们的档案信息资源很难实现彼此之间的共享。
（二）缺少必要的资金作为保障：技工院校电子政务建设要想与档案信息资源实现共享，必须要有充足的资金作为保障，但是目前，大多数技工院校在档案建设方面的自己主要来源于学校，缺少其他渠道的资金来源，这不仅严格制约了档案软、硬件的及时更新和引进，而且缺乏必要的技术支持来实现与电子政务建设的整合与开发利用。
（三）专门技术人才十分匮乏：要想实现技工院校电子政务建设与档案信息资源的共享，不但要有学校统一的规划和有效管理，不但要有必要的资金作为保障，而且必须要有一批专门的技术人才作为保障。随着学校档案管理工作信息化的不断实现，这要求档案管理工作人员不能再采用传统的单纯依靠人工操作的模式，而应该是网络时代的信息资源导航员。而要想把电子政务建设与档案信息资源进行有效的优化整合与开发利用，必须要有网络技术能力强、信息处理能力强和综合专业表达能力强的高科技人才才能胜任，但目前大多少技工院校都缺少这样的人才。
二、如何实现电子政务建设与档案信息资源的共享
（一）提高信息资源共享意识：技工院校电子政务建设的主要目的就是为广大教职员工、学生、家长和社会提供有效的信息服务，从而更好地促进学校持续健康发展。随着我国改革开放的不断发展和科学技术的日益进步，大多数学校的行政和档案管理部门的的信息资源共享意识已经有了较大程度的增强，电子政务建设已经由“管理型”向“管理服务型”逐步发生转变，但是受到传统管理体制和传统“重藏轻用”的档案管理观念的影响，电子政务建设与档案信息资源共享的意识仍然有待进一步加强。这就要求行政人员和档案工作人员进行大力宣传，通过各种途径来提供人们的信息资源共享意识。
（二）加强学校各职能部门之间对于信息资源共享的组织协调：要想实现电子政务建设与档案信息资源的共享，必须要组织协调好学校各职能部门之间对于档案信息资源的合理配置、优化整合及开
发利用。首先，应该从整体着眼，制定出技工院校电子政务资源与档案信息资源的整合与开发使用、共建共享和发展方向的规划目标。其次，就是要让电子政务工作人员和档案管理工作人员进行相互交流与合作，彼此熟悉对方的工作方式和相关专业知识，懂得把电子政务建设和档案管理相互融入到彼此的工作之中，最终实现学校行政办公和档案管理的信息化、自动化和网络化。
（三）构建功能齐全、资源丰富的数据库：电子政务建设要想和档案信息资源实现有效的共享，前提条件就是要构建功能齐全、资源丰富的数据库，在进行数据库建设时，方式和方法是多样的，我们可以在学校现有档案信息资源库的基础之上，来整合扩展学校整体的档案信息中心数据库；我们可以把学校的科研成果数据库、图片资料库、名人数据库等具有独特内容的数据库进行有效的开发和组建，从而形成学校独具特色的数据库；我们可以把历史事件数据库、纪念日数据库、大事记数据库等诸如此类的档案信息资源进行深层次的挖掘、加工和整理，从而形成一个个专题系列的档案信息资源数据库；我们也可以直接从校外引进或直接利用比较优秀的现成的数据库，来补充和充实本校的信息资源数据库。
（四）进行网络平台和应用系统建设：技工院校在构建功能齐全、资源丰富数据库的基础之上，应该着力进行网络平台和应用系统建设，从而使档案资源信息能够真正教职员工教学服务，同时能够真正实现学校办公行政业务的自动化、信息化和网络化。我们可以建立技工院校内部办公业务网、电子政务专网和公众信息网等网络应用平台，通过这些网络平台真正实现档案信息资源的在线传输、交流和共享。
（五）加大投资力度来保障信息网络基础性工作的实施：任何工作的实施必须要有资金作为保障，电子政务建设与档案信息资源共享工作也不例外，因此，学校应该投入足够的资金来保障信息网络基础性工作的实施。但是，学校的力量毕竟是有限的，这就要求我们必须要加大宣传力度，拓展教育电子政务建设和档案信息资源数据库建设的专项资金来源，不论是政府、企业还是个人，只要是能够争取的支持，我们都要积极去争取。
（六）提高从业人员的综合素质：古往今来，任何事业兴衰成败的关键都取决于人才问题，电子政务建设要想与档案信息资源实现有效的整合和共享，必须依靠一大批既懂电子政务知识又懂档案管理、信息组织与计算机操作知识的复合型人才才能胜任。但就目前大多数技工院校的从业人员而言，只有极少数的人员才能达到这样的要求。这就要求技工院校一定要下大功夫、花大力气对行政人员和档案管理人员进行教育与培训，培养他们的现代办公与电子政务、档案信息化操作方面的知识和能力，从而不断提高他们的综合素质和业务能力。同时，学校应该及时引进专门的技术人才来保障学校能够向着现代化、信息化、网络化的方向发展。
总之，电子政务建设与档案信息资源的整合与共享对于技工院校来说，是一项十分有意义的工作，也是未来学校发展的大势所趋，我们要从各方面入手，争取各方面的支持，来加强电子政务建设与档案管理工作的合作与开发，如果真能实现电子政务建设与档案信息资源的共享，不仅有利于学校向着信息化的方向发展，而且有利于我国信息化建设水平的提高。
【参考文献】
[1]中國档案学会自动化技术委员会：《我国档案信息化的发展与问题对策》，《档案学研究》2006 第1期
[2]蔡学美.《我国档案信息化建设现状及发展策略》，《中国档案报》2002年9月5日第3版，转引自人大报刊复印资料 《档案学》2003年1期
[3]张佑祥、夏季.《教育电子政务建设与高校档案管理创新》,《教育信息化》2004 年第 期
[4]吴少平.建我国的电子政府[J].广东行政学校学报，2000,6.
[5]徐晓林、杨兰蓉.电子政务导论[M].武汉：武汉出版社，2002
[6]中国档案学会自动化技术委员会:《我国档案信息化的发展与问题对策》,《档案学研究》2006第1期
[7]熊志云.《档案信息资源的整合趋势及整合措施》,《档案学研究》2005年第1期
作者简介：谢文为（1982—），男，广东人，本科学历，清远市技师学校党政办公室副主任，分管文电、文印和档案管理工作，研究方向为档案收集及文书归档。
【注释】
[1]谭必勇. 论电子政务信息资源与档案信息资源的合作共建[J].档案与建设.2003.7：9
【关键词】电子政务；档案信息；资源共享
电子政务是信息技术与现代管理体制的有机融合，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以应用为灵魂，以便民为目的的现代化政府管理模式。1随着科学技术的不断发展，电子政务就显得越来越重要，作为技工院校的行政管理部门，绝不能让电子政务仅仅停留在表现形式上，而更应该体现在它所特有的为广大师生、家长、社会提供实用的信息和服务的功能上，从而最终实现技工院校管理模式的办公自动化、管理信息化和决策科学化。但目前我国大多数技工院校在电子政务信息资源方面存在着一些突出的问题，例如信息内容少、信息质量不高、信息流通慢等问题，要想解决这些问题，最直接有效的途径就是实施电子政务建设与档案信息资源共享，从而使技工院校的档案管理工作尽快走上教育电子政务的轨道。
一、技工院校电子政务建设与档案信息资源共享存在的问题
（一）缺乏信息资源共享的意识：目前，大部分技工院校有建有自己的档案信息管理系统，有些学校在档案工作信息化方面已经取得了突出的成绩，但是一个共同的问题就是普遍缺乏信息资源共享的意识，院校之间不能够很好沟通，相互隔绝，这与当前教育电子政务要实现办公自动化、网络化，实现管理信息、科研数据和教学资源的跨时空交流和共享的目标是相违背的。例如，学生的基本档案信息数据库是一个从进校到毕业的完整记载的过程，而学校学生处、招生处、教务处、党办、团委、就业指导中心等部门都具有学生某一方面的档案信息数据，但是由于校内各部门管理职能的差异，他们的档案信息资源很难实现彼此之间的共享。
（二）缺少必要的资金作为保障：技工院校电子政务建设要想与档案信息资源实现共享，必须要有充足的资金作为保障，但是目前，大多数技工院校在档案建设方面的自己主要来源于学校，缺少其他渠道的资金来源，这不仅严格制约了档案软、硬件的及时更新和引进，而且缺乏必要的技术支持来实现与电子政务建设的整合与开发利用。
（三）专门技术人才十分匮乏：要想实现技工院校电子政务建设与档案信息资源的共享，不但要有学校统一的规划和有效管理，不但要有必要的资金作为保障，而且必须要有一批专门的技术人才作为保障。随着学校档案管理工作信息化的不断实现，这要求档案管理工作人员不能再采用传统的单纯依靠人工操作的模式，而应该是网络时代的信息资源导航员。而要想把电子政务建设与档案信息资源进行有效的优化整合与开发利用，必须要有网络技术能力强、信息处理能力强和综合专业表达能力强的高科技人才才能胜任，但目前大多少技工院校都缺少这样的人才。
二、如何实现电子政务建设与档案信息资源的共享
（一）提高信息资源共享意识：技工院校电子政务建设的主要目的就是为广大教职员工、学生、家长和社会提供有效的信息服务，从而更好地促进学校持续健康发展。随着我国改革开放的不断发展和科学技术的日益进步，大多数学校的行政和档案管理部门的的信息资源共享意识已经有了较大程度的增强，电子政务建设已经由“管理型”向“管理服务型”逐步发生转变，但是受到传统管理体制和传统“重藏轻用”的档案管理观念的影响，电子政务建设与档案信息资源共享的意识仍然有待进一步加强。这就要求行政人员和档案工作人员进行大力宣传，通过各种途径来提供人们的信息资源共享意识。
（二）加强学校各职能部门之间对于信息资源共享的组织协调：要想实现电子政务建设与档案信息资源的共享，必须要组织协调好学校各职能部门之间对于档案信息资源的合理配置、优化整合及开
发利用。首先，应该从整体着眼，制定出技工院校电子政务资源与档案信息资源的整合与开发使用、共建共享和发展方向的规划目标。其次，就是要让电子政务工作人员和档案管理工作人员进行相互交流与合作，彼此熟悉对方的工作方式和相关专业知识，懂得把电子政务建设和档案管理相互融入到彼此的工作之中，最终实现学校行政办公和档案管理的信息化、自动化和网络化。
（三）构建功能齐全、资源丰富的数据库：电子政务建设要想和档案信息资源实现有效的共享，前提条件就是要构建功能齐全、资源丰富的数据库，在进行数据库建设时，方式和方法是多样的，我们可以在学校现有档案信息资源库的基础之上，来整合扩展学校整体的档案信息中心数据库；我们可以把学校的科研成果数据库、图片资料库、名人数据库等具有独特内容的数据库进行有效的开发和组建，从而形成学校独具特色的数据库；我们可以把历史事件数据库、纪念日数据库、大事记数据库等诸如此类的档案信息资源进行深层次的挖掘、加工和整理，从而形成一个个专题系列的档案信息资源数据库；我们也可以直接从校外引进或直接利用比较优秀的现成的数据库，来补充和充实本校的信息资源数据库。
（四）进行网络平台和应用系统建设：技工院校在构建功能齐全、资源丰富数据库的基础之上，应该着力进行网络平台和应用系统建设，从而使档案资源信息能够真正教职员工教学服务，同时能够真正实现学校办公行政业务的自动化、信息化和网络化。我们可以建立技工院校内部办公业务网、电子政务专网和公众信息网等网络应用平台，通过这些网络平台真正实现档案信息资源的在线传输、交流和共享。
（五）加大投资力度来保障信息网络基础性工作的实施：任何工作的实施必须要有资金作为保障，电子政务建设与档案信息资源共享工作也不例外，因此，学校应该投入足够的资金来保障信息网络基础性工作的实施。但是，学校的力量毕竟是有限的，这就要求我们必须要加大宣传力度，拓展教育电子政务建设和档案信息资源数据库建设的专项资金来源，不论是政府、企业还是个人，只要是能够争取的支持，我们都要积极去争取。
（六）提高从业人员的综合素质：古往今来，任何事业兴衰成败的关键都取决于人才问题，电子政务建设要想与档案信息资源实现有效的整合和共享，必须依靠一大批既懂电子政务知识又懂档案管理、信息组织与计算机操作知识的复合型人才才能胜任。但就目前大多数技工院校的从业人员而言，只有极少数的人员才能达到这样的要求。这就要求技工院校一定要下大功夫、花大力气对行政人员和档案管理人员进行教育与培训，培养他们的现代办公与电子政务、档案信息化操作方面的知识和能力，从而不断提高他们的综合素质和业务能力。同时，学校应该及时引进专门的技术人才来保障学校能够向着现代化、信息化、网络化的方向发展。
总之，电子政务建设与档案信息资源的整合与共享对于技工院校来说，是一项十分有意义的工作，也是未来学校发展的大势所趋，我们要从各方面入手，争取各方面的支持，来加强电子政务建设与档案管理工作的合作与开发，如果真能实现电子政务建设与档案信息资源的共享，不仅有利于学校向着信息化的方向发展，而且有利于我国信息化建设水平的提高。
【参考文献】
[1]中國档案学会自动化技术委员会：《我国档案信息化的发展与问题对策》，《档案学研究》2006 第1期
[2]蔡学美.《我国档案信息化建设现状及发展策略》，《中国档案报》2002年9月5日第3版，转引自人大报刊复印资料 《档案学》2003年1期
[3]张佑祥、夏季.《教育电子政务建设与高校档案管理创新》,《教育信息化》2004 年第 期
[4]吴少平.建我国的电子政府[J].广东行政学校学报，2000,6.
[5]徐晓林、杨兰蓉.电子政务导论[M].武汉：武汉出版社，2002
[6]中国档案学会自动化技术委员会:《我国档案信息化的发展与问题对策》,《档案学研究》2006第1期
[7]熊志云.《档案信息资源的整合趋势及整合措施》,《档案学研究》2005年第1期
作者简介：谢文为（1982—），男，广东人，本科学历，清远市技师学校党政办公室副主任，分管文电、文印和档案管理工作，研究方向为档案收集及文书归档。
【注释】
[1]谭必勇. 论电子政务信息资源与档案信息资源的合作共建[J].档案与建设.2003.7：9