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摘 要：随着我国国民经济保持快速增长，档案工作的地位不断提升，同时面临新的课题，如档案的数量大量增长和形式复杂多样。笔者提出了地勘单位档案管理工作目前存在的主要问题，并认真分析其原因及措施，以提高其管理水平。
关键词：档案管理；表现形式；信息化数据；自动归档
随着我国国民经济保持快速增长，档案工作在经济社会中的重要地位和重视程度也得到不断提升，与此同时，档案管理工作也面临新的课题，如档案的数量大量增长和形式复杂多样给管理工作增加了难度和复杂性。笔者以7年来在地勘单位的档案工作经验在这里粗浅谈谈地勘单位档案管理目前存在的主要问题和应该努力的方向，以供大家借鉴参考。
一、地勘单位档案管理工作目前存在的主要问题
企业无论规模大小，都必须建立档案室，不断积累经验，不断改进和完善，才能得到持续发展。
1.档案的表现形式发生变化
档案的表现形式发生变化主要表现在：九十年代之前，地勘单位档案室保存的文件资料均为纸质档案或胶片式的影像资料。近几年来，由于社会的进步和发展，纸质和胶片档案几乎被淘汰，它们以另一种形式即信息化数据保存于计算机或其它存储介质中。其次，越来越多的公函都是以电子邮件的形式出现。如果全部打印成纸质材料保存，既费时又费力费物，不符合“四化两型”建设的需要。
2.档案人员调整和工作交接问题。
影响一个企业构建和谐档案工作的因素很多，其中做好交接是要素之一。像湖南省地质测绘院专职档案员在6年内更换3人这种现象非常普遍，但由于有些单位档案交接手续不严密，监交工作不严格，致使新任的档案人员在较长时间内不能很好掌握本单位档案工作的基本情况。
3.应当归档的文件材料没有及时收集、归档，散存在部门或个人据为己有的现象屡见不鲜
随着企业的经济规模不断扩大，下属部门不断增多，项目合同文本、技术设计书、质量鉴定书、电子地图、影像、数据库等重要档案分散在各部门，这种现象的出现也与档案的形式发生变化有一定关系。由于制度执行力不够，部门负责人和档案人员的更换或调动，责任心不强等原因，造成了应当及时归档的文件资料没有及时收集归档。容易导致重要档案去向不明而影响合同纠纷官司等问题时难以确定直接责任人员，无法追究责任。也易导致失泄密现象，库存档案的利用价值将越来越小。
二、地勘单位档案管理工作应该努力的方向
以上现象和问题都表明档案工作的环境正在发生变化。如今的发展趋势很明显就是信息总量在爆炸性增长，而由专职档案人员掌控的信息却在明显减少。因而，我们必须找到努力的方向和应对的措施。
（1）老调重谈：提高档案人员的综合素质。档案管理工作专业性较强，且“枯燥无味”，必须要求档案人员既要有非常强烈的责任心和积极主动的工作态度，又要具备一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。对于地勘单位而言，一是尽量聘用熟悉了解本单位的，能“坐得住、耐得烦、霸得蛮”的专职档案人员，“坐得住”就是能够静下心来学习档案管理知识，能够长时间一个人整理档案，进行装、分、发、订等工作；“耐得烦”就是要把档案当作自己的孩子一样看待它，不厌其烦地去熟悉它，并对同一档案的反复借阅、归还要有耐心；“霸得蛮”就是主动去收集档案并能够让对方“乖乖”地交出应及时归档的文件资料；二是档案管理工作与办公自动化息息相关，无论是档案的起草、修改、删减、检索和打印，还是筛选、登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化。专职档案人员要经过培训和学习，尽快掌握科学化、规范化、现代化的管理技能；三是对所有掌握档案的人员进行管理和教育，这些人员不仅指明文规定的专兼职档案人员，还包括掌握完整的测绘成果或文件资料的一线干部职工。因为企业大部分有开发利用价值的档案就掌握在他们手上，提高其保密意识和档案管理水平势在必行。
（2）有章可循：分析企业档案工作交接不力的原因，一是岗位异动时仓促交接；二是调离的档案人员急于“甩包袱”草草交接；三是没有能力办理严谨的交接手续。基于此，企业应建立良性运行的工作机制，完善档案管理制度，加大制度的执行力。①通过多种形式的宣传，使各级管理层认识到档案工作交接责任重大。②交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。移交人员应完成：核实档案柜签，清查柜内档案，使移交的档案分门别类，排列有序；催还借出档案；对档案制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表；核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；档案数量与目录记载不相符的，档案工作存在其它明显问题的注明情况和原因；有尚未完成的档案工作，应请示领导明确下一步工作的完成人员。接管人员则应做好：学习有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识，了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况；对移交人员开列的表格、单据和其它交接材料逐项核对，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录。③安排主管档案工作的高级管理人员负责监交。监交人员最好是党政一把手，防止交接工作敷衍了事或流于形式，甚至弄虚作假。④要求每个部门每年定期分两批次将应归档的文件资料及时移交至档案室。投入人力、资金将文件资料归档工作与工资发放和年终分配严格挂钩工作进行到底，直至无一人违反，并自觉遵守时，我们相信，小投入必有大回报。档案室的利用价值会明显提高，经济和社会效益必无形增大。
（3）开诚布公：现实当中有许多人对自己的人事档案应保存哪些方面一无所知，其档案管理知识匮乏也包括个别档案人员专业知识缺乏造成档案的缺失严重。笔者认为，可以将部分档案归档程序和管理基本常识公布于众，可以和职工开诚布公地谈“档案”，揭开其神秘面纱，让职工明白其中的重要性和保密程度，主动加入到档案管理队伍中来。
总而言之，档案管理工作只有集合众人的聪明才智，集合众人的齐心协力，努力成为科学发展的排头兵，才能更加给力，最大程度地发挥其作用和光芒，地勘单位的档案天空定会广阔无限、阳光万里。
参考文献：
[1]周燕.“档案管理的点滴看法”[J].档案管理，2005年06期
[2]蒋纪蓓.“档案化”与“档案化管理”及“归档”[J].档案学通讯，2006年03期
作者简介：
刘娅（1976～），女，硕士，湖南衡陽人，湖南省地质测绘院党政工办副主任。
关键词：档案管理；表现形式；信息化数据；自动归档
随着我国国民经济保持快速增长，档案工作在经济社会中的重要地位和重视程度也得到不断提升，与此同时，档案管理工作也面临新的课题，如档案的数量大量增长和形式复杂多样给管理工作增加了难度和复杂性。笔者以7年来在地勘单位的档案工作经验在这里粗浅谈谈地勘单位档案管理目前存在的主要问题和应该努力的方向，以供大家借鉴参考。
一、地勘单位档案管理工作目前存在的主要问题
企业无论规模大小，都必须建立档案室，不断积累经验，不断改进和完善，才能得到持续发展。
1.档案的表现形式发生变化
档案的表现形式发生变化主要表现在：九十年代之前，地勘单位档案室保存的文件资料均为纸质档案或胶片式的影像资料。近几年来，由于社会的进步和发展，纸质和胶片档案几乎被淘汰，它们以另一种形式即信息化数据保存于计算机或其它存储介质中。其次，越来越多的公函都是以电子邮件的形式出现。如果全部打印成纸质材料保存，既费时又费力费物，不符合“四化两型”建设的需要。
2.档案人员调整和工作交接问题。
影响一个企业构建和谐档案工作的因素很多，其中做好交接是要素之一。像湖南省地质测绘院专职档案员在6年内更换3人这种现象非常普遍，但由于有些单位档案交接手续不严密，监交工作不严格，致使新任的档案人员在较长时间内不能很好掌握本单位档案工作的基本情况。
3.应当归档的文件材料没有及时收集、归档，散存在部门或个人据为己有的现象屡见不鲜
随着企业的经济规模不断扩大，下属部门不断增多，项目合同文本、技术设计书、质量鉴定书、电子地图、影像、数据库等重要档案分散在各部门，这种现象的出现也与档案的形式发生变化有一定关系。由于制度执行力不够，部门负责人和档案人员的更换或调动，责任心不强等原因，造成了应当及时归档的文件资料没有及时收集归档。容易导致重要档案去向不明而影响合同纠纷官司等问题时难以确定直接责任人员，无法追究责任。也易导致失泄密现象，库存档案的利用价值将越来越小。
二、地勘单位档案管理工作应该努力的方向
以上现象和问题都表明档案工作的环境正在发生变化。如今的发展趋势很明显就是信息总量在爆炸性增长，而由专职档案人员掌控的信息却在明显减少。因而，我们必须找到努力的方向和应对的措施。
（1）老调重谈：提高档案人员的综合素质。档案管理工作专业性较强，且“枯燥无味”，必须要求档案人员既要有非常强烈的责任心和积极主动的工作态度，又要具备一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。对于地勘单位而言，一是尽量聘用熟悉了解本单位的，能“坐得住、耐得烦、霸得蛮”的专职档案人员，“坐得住”就是能够静下心来学习档案管理知识，能够长时间一个人整理档案，进行装、分、发、订等工作；“耐得烦”就是要把档案当作自己的孩子一样看待它，不厌其烦地去熟悉它，并对同一档案的反复借阅、归还要有耐心；“霸得蛮”就是主动去收集档案并能够让对方“乖乖”地交出应及时归档的文件资料；二是档案管理工作与办公自动化息息相关，无论是档案的起草、修改、删减、检索和打印，还是筛选、登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化。专职档案人员要经过培训和学习，尽快掌握科学化、规范化、现代化的管理技能；三是对所有掌握档案的人员进行管理和教育，这些人员不仅指明文规定的专兼职档案人员，还包括掌握完整的测绘成果或文件资料的一线干部职工。因为企业大部分有开发利用价值的档案就掌握在他们手上，提高其保密意识和档案管理水平势在必行。
（2）有章可循：分析企业档案工作交接不力的原因，一是岗位异动时仓促交接；二是调离的档案人员急于“甩包袱”草草交接；三是没有能力办理严谨的交接手续。基于此，企业应建立良性运行的工作机制，完善档案管理制度，加大制度的执行力。①通过多种形式的宣传，使各级管理层认识到档案工作交接责任重大。②交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。移交人员应完成：核实档案柜签，清查柜内档案，使移交的档案分门别类，排列有序；催还借出档案；对档案制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表；核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；档案数量与目录记载不相符的，档案工作存在其它明显问题的注明情况和原因；有尚未完成的档案工作，应请示领导明确下一步工作的完成人员。接管人员则应做好：学习有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识，了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况；对移交人员开列的表格、单据和其它交接材料逐项核对，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录。③安排主管档案工作的高级管理人员负责监交。监交人员最好是党政一把手，防止交接工作敷衍了事或流于形式，甚至弄虚作假。④要求每个部门每年定期分两批次将应归档的文件资料及时移交至档案室。投入人力、资金将文件资料归档工作与工资发放和年终分配严格挂钩工作进行到底，直至无一人违反，并自觉遵守时，我们相信，小投入必有大回报。档案室的利用价值会明显提高，经济和社会效益必无形增大。
（3）开诚布公：现实当中有许多人对自己的人事档案应保存哪些方面一无所知，其档案管理知识匮乏也包括个别档案人员专业知识缺乏造成档案的缺失严重。笔者认为，可以将部分档案归档程序和管理基本常识公布于众，可以和职工开诚布公地谈“档案”，揭开其神秘面纱，让职工明白其中的重要性和保密程度，主动加入到档案管理队伍中来。
总而言之，档案管理工作只有集合众人的聪明才智，集合众人的齐心协力，努力成为科学发展的排头兵，才能更加给力，最大程度地发挥其作用和光芒，地勘单位的档案天空定会广阔无限、阳光万里。
参考文献：
[1]周燕.“档案管理的点滴看法”[J].档案管理，2005年06期
[2]蒋纪蓓.“档案化”与“档案化管理”及“归档”[J].档案学通讯，2006年03期
作者简介：
刘娅（1976～），女，硕士，湖南衡陽人，湖南省地质测绘院党政工办副主任。