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摘 要：新冠疫情作为重大突发性公共卫生事件，对各行各业工作秩序都带来了重大冲击，轨道交通档案管理工作面对特殊形势，积极应对，努力探索，针对处于空白状态的防疫档案收集整理工作梳理出一套切实可行的工作方案和机制。本文就此做一探讨，以期供今后有关工作参考。
关键词：防疫档案;轨道交通;收集整理
2020年突如其来的新冠肺炎疫情给人们的生产和生活带了前所未有的影响。在这场全民参与的防疫抗疫阻击战中，各行各业共克时艰，与病毒全力斗争，尽最大努力保障社会生活有序开展。上海轨道交通在新冠疫情期间，贯彻黨中央国务院和市委市政府各项决策部署，广大员工凛然逆行、众志成城，实现地铁乘客零感染、员工零感染，为各行各业复工复产提供了坚强保证，也留下了大量具有保存价值的文件材料和影像资料。这些资料不但是上海地铁防疫工作的真实写照，也为今后上海轨道交通系统总结经验教训，再上新台阶提供了基础。因此，防疫资料的收集和整理尤为重要。根据上海市档案局关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的实施意见，申通地铁作为疫情防控档案成员单位（市档案馆接收范围），在疫情平稳期间开展防疫档案的收集和整理。防疫档案工作以围绕企业中心任务、服务企业需求为着力点，履行好档案部门的职责和使命，收到了较好的效果。
防疫档案，是指在防控突发重大疫情过程中直接形成的，且具有保存价值的文字、图像、声像、影像等不同载体和形态的原始记录[1 ]。上海轨道交通防疫档案涵盖特殊时期地铁客流组织和行车安排、项目建设复工复产、设施设备防疫要求、经营项目管理调整、员工思想动态疏导等各方面。疫情开始蔓延时，笔者尝试查阅2003年“非典”时期相关档案，但是遗憾地发现：由于过去缺乏规范、监督等原因，“非典”疫情期间所形成的各类文件材料没能及时收集和有效管理，只能在年度报告等重要文件中找到部分段落，大部分与生产运营相关的防疫档案散失、损毁，甚至未纳入收集归档范围，给档案资源建设和日后查考带来了损失和不便。因此，在防疫过程中提高档案意识，做好防疫档案的收集归档、管理与服务工作，是档案工作的当务之急。在疫情暴发和存续期间，完整、齐全地收集防疫档案，可以记录疫情防控工作全过程，为掌握疫情状况、调整防疫策略、查考有关事项提供依据和凭证。疫情结束后，这些档案可被用于运营的案例研究、完善管理制度、认识规律修补短板等，为今后预防和应对类似疫情提供经验教训以及储备知识。如何收集和整理这些档案，是档案战线工作人员近一个阶段研究的重要方向和目标。根据上海市档案局《关于贯彻落实〈国家档案局关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的意见〉的实施意见》[2 ]等文件要求，笔者在工作实践中摸索，整理出一些可行性较强的档案收集整理方案和路径。具体包括以下几个方面。
1 防疫档案收集整理应坚持正确的工作原则
防疫及其档案管理具有事发突然、涉及面广、不确定性强等特点。针对这种情况，要做好防疫档案的收集整理工作，应坚持正确的工作原则，确保这项工作有序进行。具体应坚持三项原则。
1.1 统一领导、协调沟通的原则
防疫档案的收集来自于轨道交通建设、运营、经营等不同板块、部门和单位，各有特点。开展防疫档案的收集，应由档案部门牵头，设立临时性的防疫档案综合协调小组进行，可将各单位及各部门现有的专兼职档案人员纳入该临时协调小组，由档案工作人员进行指导。
1.2 各负其责、过程控制的原则
按照“谁生成、谁归档”的要求，对防疫工作或防疫活动产生并形成的档案资料，派专人管理，防止造成防疫档案多头管理或无人管理的极端情况。临时协调小组按疫情发展的程度采取月度、季度或年度的时间节点开展定期的防疫档案自查、互查、指导、监督。
1.3 完整收集、科学利用的原则
防疫档案的收集应做到“应收尽收”，各单位档案工作人员应主动出击，不但注重档案收集的覆盖面，更要重视归档防疫材料的齐全性。同时利用档案信息化管理系统对防疫档案做好数字化加工和录入，便于统计及后期的共享利用。
2 上海轨道交通在防疫档案收集整理工作中的做法
2.1 强化档案意识
防疫档案工作得以顺利起步并开展，得到了集团公司领导的重视和支持，将防疫档案的收集和归档列入整个疫情防控工作体系之中。
各下属单位在防疫攻坚战中处于防疫处置的最前线，他们保存并能提供与防疫全过程直接相关的档案材料，同时具备足够的业务能力，通过防疫过程中的具体事件进行档案收集和分析，产生具有参考价值的报告。此项工作起动后，各有关单位高度重视，安排专、兼职档案人员参与此项工作。档案部门对专、兼职档案人员进行宣传贯彻及业务培训，并由各单位档案管理人员进行单位内的二级宣贯（宣贯流程如下图一），确保防疫档案工作落实到全体工作人员，为后续工作的开展打下了坚实的组织基础。
2.2 构建工作机制
按照防疫档案“应归尽归”的原则，由档案部门制定《上海申通地铁集团有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作方案——归档范围和保管期限表》，为防疫档案收集工作的具体开展指明了方向。由于疫情的突发性和发展的不确定性，同时防疫材料涉及门类广、来源复杂、载体繁多，归档范围无法一次性界定。实践中，以整理现有文书材料为切入点，由档案收集单位根据半年积累的与疫情相关的收文和发文，找出规律并草拟归档范围大类，然后根据收文处理涉及的单位（部门）和发文单位（部门），由专、兼职档案人员深入业务部门调研防疫工作产生的材料，拟定重要程度;最后由档案部门进行合并归类，确定大类并细分归档范围二级目录及三级目录，同步制定保管期限表。同时，文书类防疫档案分类也可参考《上海市新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围与档案保管期限表》[2 ]，结合自身企业疫情防控工作特点，主要包括：上级机关和单位领导在防疫工作和活动中的重要决定、通知、指示和批示，印发的各种文件;上级单位对各业务方面防疫工作进行监督指导时形成的工作方案、情况报告、调研材料、重大措施实施情况记录及报告等;集团在疫情开始之际及过程中成立领导机构、工作小组、专项小组的文件;各类与防疫工作相关的会议记录、会议纪要;集团领导层作出的重要决策、实施方案、总结、报告、简报、新闻宣传材料等。 值得注意的是，随着信息技术的发展，此次防疫事件档案材料收集整理的应对与处置，是一个涉及面广且复杂多变的过程，仅凭某种单一载体、类型的档案，并不能全面详细地反映整个防疫过程的来龙去脉。因此，除了常规的文书档案之外，还应重视对专业档案（疫情高发时段即一级响应期间的运营生产组织方案、线路/车站的防疫方案）、声像档案（各级领导开展防疫工作指挥和部署的照片、防疫工作标准在车站及基地实操的录像、新闻媒介制作的影像资料）、实物档案（车厢车站等张贴的乘客乘坐路径申报）、网站网页（上海地铁官网公布的运营信息调整等公告）、多媒体档案（有保存价值的宣传用多媒体演示文稿、幻灯片）、社交媒体档案（微博、微信、抖音公众号发布的文字、图片、视频）等多种载体、类型档案的收集。
文书档案在整理过程中可以根据《归档文件整理规则》[3 ]和《上海市归档文件整理规则操作细则》[4 ]开展，专业档案、声像档案，特别是网站网页的材料，可依据《政府网站网页归档指南》[5 ]。
2.3 加强统筹协调
新冠疫情防控工作的特殊性，决定了防疫档案收集方式的特殊性。新冠疫情一天不消灭，疫情防控的人民战争一天不停止，防疫档案收集便一刻不能中断。因此，确保防疫建档工作与疫情防控工作同步开展尤为重要。为了提高归档质量，档案部门应定期召开防疫档案研究工作会议，统一有关工作思路和要求。为了避免形式主义、官僚主义，防止增加疫情防控工作负担，消耗基层干部的疫情防控精力[6 ]，也为了响应疫情期间保持社交距离的要求，集团档案部门组建微信工作群，选取腾讯会议APP等免费、绿色的软件召开云会议，提供线上“无接触式”指导，每次会议时间控制在60分钟以内，以问题为导向，主要交流防疫材料收集过程中的经验和遇到的困难，发挥防疫档案团队力量，形成上下积极配合、协作联动、高效履职的良好工作氛围，推动疫情防控文件资料收集工作有序进行。
3 防疫档案收集实践中应注意的问题
3.1 防疫档案整理的档号编制
防疫档案收集整理主要依据《上海申通地铁集团有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作方案——归档范围和保管期限表》进行，但如果按照企业档案管理规定，则防疫档案既包括党群工作类、行政管理类资料，也涵盖经营管理类、生产技术类资料。如将防疫档案单独归档在专题档案门类下并进行编号入库，无法保持现有的十大类档案的完整性和一致性;而将防疫档案根据十大类分拆并分类整理后编号入库，又可能造成防疫档案的割裂和分散，给今后查阅利用防疫档案带来诸多不便。
在实践中，可将防疫档案根据十大类分拆开并分类整理后编号入库，同时，利用信息化管理系统的优势，使用信息管理系统的编研模式，将分散在十大类内的防疫档案以虚拟地址（档号）的方式组卷合成，组卷原则以《上海申通地铁集团有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作方案——归档范围和保管期限表》为依据，统筹兼顾，既保证了分类的连续性，也使得后期的查询、利用一目了然，可成套查找利用。
3.2 防疫档案资料有效性的确认
由于去年新冠疫情事发突然、来势汹汹，又时值春节前后，各级政府、部门、单位及时响应，各种紧急通知、防控方案（试行）、工作提示、处理要求等随着一波波疫情的升级不断涌现，各运营（经营）单位在上级及有关部门的有力指导下持续进行疫情防控方案的更新，同时上海轨道交通也在制定防疫措施和技术标准时，因现场施行后的复杂条件、特殊情况需要不断修正而下发多个版本的试行更新方案，逐渐形成稳定的规章规范体系。换言之，疫情防控规范性文件，有些系应急处置产生的临时性文件已不再使用，有些已被新的规范性文件所取代。如何做好有效文件的归档问题，摆在了档案人员的面前。经与业务部门多次沟通协调，向兄弟单位借鉴经验，采取了以下的归档策略：
对于因为防疫等级下降而采取废止现行使用的规定/方案/实施意见等（如：运营方案的调整），各疫情级别下的规定/方案/实施意见等都应列入归档范围。
对于指导其他相关专业的疫情防控规范性文件，按照“谁制定、谁清理”的原则，已废止且有新规范替代的文件，不再作为资料列入归档范围。
值得注意的是：需要定期梳理上级来文，若出现法律、法规、规章等上位法废止或者宣布失效，或主要内容已被新规范性文件涵盖或替代、或适用期已过的，则根据文件在批示过程中的牵头部门，按照“谁制定、谁负责”的原则，由业务部门清理/调整/废止正在使用的文件。在新规范出台后，已收集的原规范不再列入归档范围。
3.3 新媒体防疫档案资料的保存方式
随着新媒体向视频化方向发展，疫情期间，短视频（小视频）因操作简单、受众广泛、贴近性强，在各类官方、非官方平台上百花齐放，在疫情防控上发挥了独特作用。同样，上海地铁各层面的官方短（小）视频也在媒体信息发布中起到了重要作用。比如“学习强国APP”转发“加强保洁消毒！上海地铁采取这些措施防控新型冠状病毒”、抖音上海地铁官方发布“上海地铁乘客防疫指南”等。这些短（小）视频除了视频本身外，还包含发布者、发布地点、发布时间、发布主题、内容简介、观看者、观看量、评论者、评论量、评论内容和回复内容等背景信息。而对短（小）视频的归档要求尚无国家/地方标准或行业/企业标准。有些做法如杨浩、杨来胜提出：由数字档案机构组织档案管理专家对小视频进行评价，对其档案属性（短视频的历史性、背景性、凭证性和情报性等评价标准）作出判断是否进行保管[7 ]，这种方式对企业来说操作性不强。因而，在实际归档过程中，我们应立足本企业各官方账号，以收集核心关键信息为原则，主要收集短（小）视频和与之有关的关键信息，如：拍摄单位、拍摄时间地点、发布时间、发布主题、文字概要、重要评论，将这些关键信息撰写形成一个文档，与短（小）视频一起保存。其中，重要评论参考企业《每日舆情简报》中对该短（小）视频发布后的社会反映，没有则不填写。
经过本次疫情的“洗礼”，我们在实践中获得了以上防疫档案收集整理的宝贵经验，为后期的正式归档和移交奠定了基礎，也为今后应对突发性公共卫生事件或重大应急事件、提升轨道交通应急响应机制，提供了尽可能真实完整的信息和资料，充分体现了档案部门及工作人员立足本职，发挥自身战“疫”精神，全心全意致力于服务上海轨道交通安全运营的初心和使命担当。
参考文献：
[1]徐拥军，姚静，陈怡.加强防疫档案管理服务防疫工作大局[J].中国档案，2020（02）：28—29.
[2]上海市档案局、上海市新型冠状病毒肺炎疫情防控工作领导小组办公室关于贯彻落实《国家档案局关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的意见》的实施意见，20200413.
[3]《归档文件整理规则》档案行业标准DA-T22-2015，20151025.
[4]《上海市归档文件整理规则操作细则》，20180329.
[5]《政府网站网页归档指南》DA/T80—2019，20191216.
[6]《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，20200209.
[7]杨浩，杨来胜.政务抖音档案化：价值、主体与路径[J].档案与建设，2020（03）：31—35.
作者简介：沈洁，上海申通地铁集团有限公司档案室副主任、馆员。
关键词：防疫档案;轨道交通;收集整理
2020年突如其来的新冠肺炎疫情给人们的生产和生活带了前所未有的影响。在这场全民参与的防疫抗疫阻击战中，各行各业共克时艰，与病毒全力斗争，尽最大努力保障社会生活有序开展。上海轨道交通在新冠疫情期间，贯彻黨中央国务院和市委市政府各项决策部署，广大员工凛然逆行、众志成城，实现地铁乘客零感染、员工零感染，为各行各业复工复产提供了坚强保证，也留下了大量具有保存价值的文件材料和影像资料。这些资料不但是上海地铁防疫工作的真实写照，也为今后上海轨道交通系统总结经验教训，再上新台阶提供了基础。因此，防疫资料的收集和整理尤为重要。根据上海市档案局关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的实施意见，申通地铁作为疫情防控档案成员单位（市档案馆接收范围），在疫情平稳期间开展防疫档案的收集和整理。防疫档案工作以围绕企业中心任务、服务企业需求为着力点，履行好档案部门的职责和使命，收到了较好的效果。
防疫档案，是指在防控突发重大疫情过程中直接形成的，且具有保存价值的文字、图像、声像、影像等不同载体和形态的原始记录[1 ]。上海轨道交通防疫档案涵盖特殊时期地铁客流组织和行车安排、项目建设复工复产、设施设备防疫要求、经营项目管理调整、员工思想动态疏导等各方面。疫情开始蔓延时，笔者尝试查阅2003年“非典”时期相关档案，但是遗憾地发现：由于过去缺乏规范、监督等原因，“非典”疫情期间所形成的各类文件材料没能及时收集和有效管理，只能在年度报告等重要文件中找到部分段落，大部分与生产运营相关的防疫档案散失、损毁，甚至未纳入收集归档范围，给档案资源建设和日后查考带来了损失和不便。因此，在防疫过程中提高档案意识，做好防疫档案的收集归档、管理与服务工作，是档案工作的当务之急。在疫情暴发和存续期间，完整、齐全地收集防疫档案，可以记录疫情防控工作全过程，为掌握疫情状况、调整防疫策略、查考有关事项提供依据和凭证。疫情结束后，这些档案可被用于运营的案例研究、完善管理制度、认识规律修补短板等，为今后预防和应对类似疫情提供经验教训以及储备知识。如何收集和整理这些档案，是档案战线工作人员近一个阶段研究的重要方向和目标。根据上海市档案局《关于贯彻落实〈国家档案局关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的意见〉的实施意见》[2 ]等文件要求，笔者在工作实践中摸索，整理出一些可行性较强的档案收集整理方案和路径。具体包括以下几个方面。
1 防疫档案收集整理应坚持正确的工作原则
防疫及其档案管理具有事发突然、涉及面广、不确定性强等特点。针对这种情况，要做好防疫档案的收集整理工作，应坚持正确的工作原则，确保这项工作有序进行。具体应坚持三项原则。
1.1 统一领导、协调沟通的原则
防疫档案的收集来自于轨道交通建设、运营、经营等不同板块、部门和单位，各有特点。开展防疫档案的收集，应由档案部门牵头，设立临时性的防疫档案综合协调小组进行，可将各单位及各部门现有的专兼职档案人员纳入该临时协调小组，由档案工作人员进行指导。
1.2 各负其责、过程控制的原则
按照“谁生成、谁归档”的要求，对防疫工作或防疫活动产生并形成的档案资料，派专人管理，防止造成防疫档案多头管理或无人管理的极端情况。临时协调小组按疫情发展的程度采取月度、季度或年度的时间节点开展定期的防疫档案自查、互查、指导、监督。
1.3 完整收集、科学利用的原则
防疫档案的收集应做到“应收尽收”，各单位档案工作人员应主动出击，不但注重档案收集的覆盖面，更要重视归档防疫材料的齐全性。同时利用档案信息化管理系统对防疫档案做好数字化加工和录入，便于统计及后期的共享利用。
2 上海轨道交通在防疫档案收集整理工作中的做法
2.1 强化档案意识
防疫档案工作得以顺利起步并开展，得到了集团公司领导的重视和支持，将防疫档案的收集和归档列入整个疫情防控工作体系之中。
各下属单位在防疫攻坚战中处于防疫处置的最前线，他们保存并能提供与防疫全过程直接相关的档案材料，同时具备足够的业务能力，通过防疫过程中的具体事件进行档案收集和分析，产生具有参考价值的报告。此项工作起动后，各有关单位高度重视，安排专、兼职档案人员参与此项工作。档案部门对专、兼职档案人员进行宣传贯彻及业务培训，并由各单位档案管理人员进行单位内的二级宣贯（宣贯流程如下图一），确保防疫档案工作落实到全体工作人员，为后续工作的开展打下了坚实的组织基础。
2.2 构建工作机制
按照防疫档案“应归尽归”的原则，由档案部门制定《上海申通地铁集团有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作方案——归档范围和保管期限表》，为防疫档案收集工作的具体开展指明了方向。由于疫情的突发性和发展的不确定性，同时防疫材料涉及门类广、来源复杂、载体繁多，归档范围无法一次性界定。实践中，以整理现有文书材料为切入点，由档案收集单位根据半年积累的与疫情相关的收文和发文，找出规律并草拟归档范围大类，然后根据收文处理涉及的单位（部门）和发文单位（部门），由专、兼职档案人员深入业务部门调研防疫工作产生的材料，拟定重要程度;最后由档案部门进行合并归类，确定大类并细分归档范围二级目录及三级目录，同步制定保管期限表。同时，文书类防疫档案分类也可参考《上海市新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围与档案保管期限表》[2 ]，结合自身企业疫情防控工作特点，主要包括：上级机关和单位领导在防疫工作和活动中的重要决定、通知、指示和批示，印发的各种文件;上级单位对各业务方面防疫工作进行监督指导时形成的工作方案、情况报告、调研材料、重大措施实施情况记录及报告等;集团在疫情开始之际及过程中成立领导机构、工作小组、专项小组的文件;各类与防疫工作相关的会议记录、会议纪要;集团领导层作出的重要决策、实施方案、总结、报告、简报、新闻宣传材料等。 值得注意的是，随着信息技术的发展，此次防疫事件档案材料收集整理的应对与处置，是一个涉及面广且复杂多变的过程，仅凭某种单一载体、类型的档案，并不能全面详细地反映整个防疫过程的来龙去脉。因此，除了常规的文书档案之外，还应重视对专业档案（疫情高发时段即一级响应期间的运营生产组织方案、线路/车站的防疫方案）、声像档案（各级领导开展防疫工作指挥和部署的照片、防疫工作标准在车站及基地实操的录像、新闻媒介制作的影像资料）、实物档案（车厢车站等张贴的乘客乘坐路径申报）、网站网页（上海地铁官网公布的运营信息调整等公告）、多媒体档案（有保存价值的宣传用多媒体演示文稿、幻灯片）、社交媒体档案（微博、微信、抖音公众号发布的文字、图片、视频）等多种载体、类型档案的收集。
文书档案在整理过程中可以根据《归档文件整理规则》[3 ]和《上海市归档文件整理规则操作细则》[4 ]开展，专业档案、声像档案，特别是网站网页的材料，可依据《政府网站网页归档指南》[5 ]。
2.3 加强统筹协调
新冠疫情防控工作的特殊性，决定了防疫档案收集方式的特殊性。新冠疫情一天不消灭，疫情防控的人民战争一天不停止，防疫档案收集便一刻不能中断。因此，确保防疫建档工作与疫情防控工作同步开展尤为重要。为了提高归档质量，档案部门应定期召开防疫档案研究工作会议，统一有关工作思路和要求。为了避免形式主义、官僚主义，防止增加疫情防控工作负担，消耗基层干部的疫情防控精力[6 ]，也为了响应疫情期间保持社交距离的要求，集团档案部门组建微信工作群，选取腾讯会议APP等免费、绿色的软件召开云会议，提供线上“无接触式”指导，每次会议时间控制在60分钟以内，以问题为导向，主要交流防疫材料收集过程中的经验和遇到的困难，发挥防疫档案团队力量，形成上下积极配合、协作联动、高效履职的良好工作氛围，推动疫情防控文件资料收集工作有序进行。
3 防疫档案收集实践中应注意的问题
3.1 防疫档案整理的档号编制
防疫档案收集整理主要依据《上海申通地铁集团有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作方案——归档范围和保管期限表》进行，但如果按照企业档案管理规定，则防疫档案既包括党群工作类、行政管理类资料，也涵盖经营管理类、生产技术类资料。如将防疫档案单独归档在专题档案门类下并进行编号入库，无法保持现有的十大类档案的完整性和一致性;而将防疫档案根据十大类分拆并分类整理后编号入库，又可能造成防疫档案的割裂和分散，给今后查阅利用防疫档案带来诸多不便。
在实践中，可将防疫档案根据十大类分拆开并分类整理后编号入库，同时，利用信息化管理系统的优势，使用信息管理系统的编研模式，将分散在十大类内的防疫档案以虚拟地址（档号）的方式组卷合成，组卷原则以《上海申通地铁集团有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作方案——归档范围和保管期限表》为依据，统筹兼顾，既保证了分类的连续性，也使得后期的查询、利用一目了然，可成套查找利用。
3.2 防疫档案资料有效性的确认
由于去年新冠疫情事发突然、来势汹汹，又时值春节前后，各级政府、部门、单位及时响应，各种紧急通知、防控方案（试行）、工作提示、处理要求等随着一波波疫情的升级不断涌现，各运营（经营）单位在上级及有关部门的有力指导下持续进行疫情防控方案的更新，同时上海轨道交通也在制定防疫措施和技术标准时，因现场施行后的复杂条件、特殊情况需要不断修正而下发多个版本的试行更新方案，逐渐形成稳定的规章规范体系。换言之，疫情防控规范性文件，有些系应急处置产生的临时性文件已不再使用，有些已被新的规范性文件所取代。如何做好有效文件的归档问题，摆在了档案人员的面前。经与业务部门多次沟通协调，向兄弟单位借鉴经验，采取了以下的归档策略：
对于因为防疫等级下降而采取废止现行使用的规定/方案/实施意见等（如：运营方案的调整），各疫情级别下的规定/方案/实施意见等都应列入归档范围。
对于指导其他相关专业的疫情防控规范性文件，按照“谁制定、谁清理”的原则，已废止且有新规范替代的文件，不再作为资料列入归档范围。
值得注意的是：需要定期梳理上级来文，若出现法律、法规、规章等上位法废止或者宣布失效，或主要内容已被新规范性文件涵盖或替代、或适用期已过的，则根据文件在批示过程中的牵头部门，按照“谁制定、谁负责”的原则，由业务部门清理/调整/废止正在使用的文件。在新规范出台后，已收集的原规范不再列入归档范围。
3.3 新媒体防疫档案资料的保存方式
随着新媒体向视频化方向发展，疫情期间，短视频（小视频）因操作简单、受众广泛、贴近性强，在各类官方、非官方平台上百花齐放，在疫情防控上发挥了独特作用。同样，上海地铁各层面的官方短（小）视频也在媒体信息发布中起到了重要作用。比如“学习强国APP”转发“加强保洁消毒！上海地铁采取这些措施防控新型冠状病毒”、抖音上海地铁官方发布“上海地铁乘客防疫指南”等。这些短（小）视频除了视频本身外，还包含发布者、发布地点、发布时间、发布主题、内容简介、观看者、观看量、评论者、评论量、评论内容和回复内容等背景信息。而对短（小）视频的归档要求尚无国家/地方标准或行业/企业标准。有些做法如杨浩、杨来胜提出：由数字档案机构组织档案管理专家对小视频进行评价，对其档案属性（短视频的历史性、背景性、凭证性和情报性等评价标准）作出判断是否进行保管[7 ]，这种方式对企业来说操作性不强。因而，在实际归档过程中，我们应立足本企业各官方账号，以收集核心关键信息为原则，主要收集短（小）视频和与之有关的关键信息，如：拍摄单位、拍摄时间地点、发布时间、发布主题、文字概要、重要评论，将这些关键信息撰写形成一个文档，与短（小）视频一起保存。其中，重要评论参考企业《每日舆情简报》中对该短（小）视频发布后的社会反映，没有则不填写。
经过本次疫情的“洗礼”，我们在实践中获得了以上防疫档案收集整理的宝贵经验，为后期的正式归档和移交奠定了基礎，也为今后应对突发性公共卫生事件或重大应急事件、提升轨道交通应急响应机制，提供了尽可能真实完整的信息和资料，充分体现了档案部门及工作人员立足本职，发挥自身战“疫”精神，全心全意致力于服务上海轨道交通安全运营的初心和使命担当。
参考文献：
[1]徐拥军，姚静，陈怡.加强防疫档案管理服务防疫工作大局[J].中国档案，2020（02）：28—29.
[2]上海市档案局、上海市新型冠状病毒肺炎疫情防控工作领导小组办公室关于贯彻落实《国家档案局关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的意见》的实施意见，20200413.
[3]《归档文件整理规则》档案行业标准DA-T22-2015，20151025.
[4]《上海市归档文件整理规则操作细则》，20180329.
[5]《政府网站网页归档指南》DA/T80—2019，20191216.
[6]《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，20200209.
[7]杨浩，杨来胜.政务抖音档案化：价值、主体与路径[J].档案与建设，2020（03）：31—35.
作者简介：沈洁，上海申通地铁集团有限公司档案室副主任、馆员。