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【摘要】随着生活节奏的加快和互联网的广泛应用，办公自动化系统能够为企业的管理人员和普通员工提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效。编者根据工作经验分析 LOTUS DOMINO办公自动化系统的功能及优势。
【关键词】办公自动化 功能 优势
一、现状和需求
近年来随着生活节奏的加快和互联网的广泛应用，人们生活、工作、学习的方式发生的很大的改变。快速、便捷、环保的工作方式越来越受人们的追捧和欢迎。传统的办公方式越来越受到挑战，他繁琐的工作流程、复杂重复的处理方式越来越不能适应当今社会的发展。为了适应社会需求现在大都数事业、企业、公司都在使用办公自动化系统（Office AutoMation）进行自己工作流程的重新规范和整理。办公自动化系统能够为企业的管理人员和普通员工提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。
二、办公自动化对企业的影响
以知识管理为核心的办公自动化系统能给企业带来很大的影响。
（一）实现企业信息化和网络化。办公自动化系统的建立可以使企业的各种办公事务以及公文等资源进入并被记录到这一系统当中，每一项办公事务以及各种公文都成为一种资源并有据可查，形成一个覆盖整个企业的办公信息系统，建立起高质量、高效率的信息网络。
（二）领导决策科学化。系统提供对各种企业事务办理与各种公文的审秕、监控、催督办与智能查阅功能，为他们的决策提供科学的参考与依据。
（三）提供企业办公效率。系统充分利用企业或企业用户的所有资源（如：移动电话，手提及台式电脑，掌上PDA等）。通过WAP，WEB，GIS/GPS等方式，将企业办公模式不断延伸，不受地域和时间的限制。使企业内部与外部全面实现互通互动，随时随地了解企业内部各个环节状况。
（四）强化管理职能，规范管理流程。通过对企业实施办公自动化管理，定制出灵活规范的以国家标准及有关规定为准的办公流程，对企业贯彻、实施ISO9000标准的最有力的保障。
（五）系统应与其它应用软件有良好集成性。系统应和其他应用软件有良好的集成性,可将一些企业原有的软件，如财务管理系统、人事管理系统、考勤管理系统等进行有机地集成。并可以数据进行综合查询及管理。
三、办公自动化系统的功能
信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。工作流转平台：改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、车辆申请、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。移动办公平台：改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在家中、城市各地通过网络连接随时办公。信息集成平台：能把企业原有的业务系统（如ERP系统）数据集成到统一的系统中，使企业员工能更有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。知识管理平台：实现对企业知识信息的收集、整理、发布，从而帮助企业迅速构架“知识管理链”，建立企业知识管理工程和平台。
四、办公自动化系统的结构
我们介绍的办公自动化系统是基于Loutus Domino开发的，采用组件技术和Web技术相结合，以知识管理为核心，将网络与无线通讯等信息技术完美结合在一起的新型办公应用平台。帮助企业实现高效信息沟通、网络协同无纸化办公。
五、Lotus Domin办公自动化的特点
（一）性能安全可靠。Lotus Domino自身具备强大的安全机制让系统更加安全可靠，包括：验证与授权、七级的存取控制权限（管理者、设计者、编辑者、作者、读者、存放者和不能存取者）能对系统进行数据库、表单、文档、区段、域进行不同层次级别的安全控制。对系统用户的密码进行四个层次的加密。除了这些传统的Domino/Notes安全机制之外，集成了对以下各种安全机制的支持：X.509验证、S/MIME、SSL等等。系统用户既可以使用Notes ID验证也可以使用X.509验证支持用户可以与任何注册新的用户。通过对Internet标准安全协议的支持，系统用户可以与任何支持Internet标准安全协议的用户建立安全的通讯。
（二）文档型数据库。文档型数据库是Domino所特有的，他是一个非结构化数据库。在处理非结构化的数据上，有一种得天独厚的优势，非常适合存储非结构化的数据（例如：公文、资料）。对于非结构化大数据量的查询效率非常高。
（三）先进的B/S架构。系统通过对Web的全面支持，在任何一个可以上网的客户机上输入服务器的网址就可以轻松实现对系统的访问，通过系统各个模块进行远程移动办公，而不再受地域的限制。所有模块的功能操作都是在Web端进行，客户机直接使用Web浏览器即可马上进入办公自动化系统。
（四）良好的扩展性。系统使用“框架+组件”的结构，可以将新的或原有的模块很容易加入到总体框架之中，这使得用户可以将自己的应用和办公系统方便地集成在一起。系统提供了与其他应用系统如MIS、ERP无缝集成的标准接口。在数据层，可以通过Java、XML等先进技术与关系型数据库进行数据的共享与同步；在表现层，使用DHTML、CSS等技术实现界面的统一。
（五）全面兼容J2EE。通过使用Domino 6提供的JSP Tags和Java对象模型可以直接与标准的J2EE应用无缝集成。有利于继承其他系统。
办公自动化逐渐从“无纸化办公”的简单文档处理发展到为整个企业提供信息交换的重要平台，使办公自动化的作用和意义都向前迈进了一大步。办公自动化的发展大大改善了人们的工作环境工作方式。办公自动化程度越高人的办公效率就会越高，企业的管理水平和核心竞争力就会越高。这种快捷的处理方式已被大多数人接受、使用并喜爱。
【关键词】办公自动化 功能 优势
一、现状和需求
近年来随着生活节奏的加快和互联网的广泛应用，人们生活、工作、学习的方式发生的很大的改变。快速、便捷、环保的工作方式越来越受人们的追捧和欢迎。传统的办公方式越来越受到挑战，他繁琐的工作流程、复杂重复的处理方式越来越不能适应当今社会的发展。为了适应社会需求现在大都数事业、企业、公司都在使用办公自动化系统（Office AutoMation）进行自己工作流程的重新规范和整理。办公自动化系统能够为企业的管理人员和普通员工提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。
二、办公自动化对企业的影响
以知识管理为核心的办公自动化系统能给企业带来很大的影响。
（一）实现企业信息化和网络化。办公自动化系统的建立可以使企业的各种办公事务以及公文等资源进入并被记录到这一系统当中，每一项办公事务以及各种公文都成为一种资源并有据可查，形成一个覆盖整个企业的办公信息系统，建立起高质量、高效率的信息网络。
（二）领导决策科学化。系统提供对各种企业事务办理与各种公文的审秕、监控、催督办与智能查阅功能，为他们的决策提供科学的参考与依据。
（三）提供企业办公效率。系统充分利用企业或企业用户的所有资源（如：移动电话，手提及台式电脑，掌上PDA等）。通过WAP，WEB，GIS/GPS等方式，将企业办公模式不断延伸，不受地域和时间的限制。使企业内部与外部全面实现互通互动，随时随地了解企业内部各个环节状况。
（四）强化管理职能，规范管理流程。通过对企业实施办公自动化管理，定制出灵活规范的以国家标准及有关规定为准的办公流程，对企业贯彻、实施ISO9000标准的最有力的保障。
（五）系统应与其它应用软件有良好集成性。系统应和其他应用软件有良好的集成性,可将一些企业原有的软件，如财务管理系统、人事管理系统、考勤管理系统等进行有机地集成。并可以数据进行综合查询及管理。
三、办公自动化系统的功能
信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。工作流转平台：改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、车辆申请、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。移动办公平台：改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在家中、城市各地通过网络连接随时办公。信息集成平台：能把企业原有的业务系统（如ERP系统）数据集成到统一的系统中，使企业员工能更有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。知识管理平台：实现对企业知识信息的收集、整理、发布，从而帮助企业迅速构架“知识管理链”，建立企业知识管理工程和平台。
四、办公自动化系统的结构
我们介绍的办公自动化系统是基于Loutus Domino开发的，采用组件技术和Web技术相结合，以知识管理为核心，将网络与无线通讯等信息技术完美结合在一起的新型办公应用平台。帮助企业实现高效信息沟通、网络协同无纸化办公。
五、Lotus Domin办公自动化的特点
（一）性能安全可靠。Lotus Domino自身具备强大的安全机制让系统更加安全可靠，包括：验证与授权、七级的存取控制权限（管理者、设计者、编辑者、作者、读者、存放者和不能存取者）能对系统进行数据库、表单、文档、区段、域进行不同层次级别的安全控制。对系统用户的密码进行四个层次的加密。除了这些传统的Domino/Notes安全机制之外，集成了对以下各种安全机制的支持：X.509验证、S/MIME、SSL等等。系统用户既可以使用Notes ID验证也可以使用X.509验证支持用户可以与任何注册新的用户。通过对Internet标准安全协议的支持，系统用户可以与任何支持Internet标准安全协议的用户建立安全的通讯。
（二）文档型数据库。文档型数据库是Domino所特有的，他是一个非结构化数据库。在处理非结构化的数据上，有一种得天独厚的优势，非常适合存储非结构化的数据（例如：公文、资料）。对于非结构化大数据量的查询效率非常高。
（三）先进的B/S架构。系统通过对Web的全面支持，在任何一个可以上网的客户机上输入服务器的网址就可以轻松实现对系统的访问，通过系统各个模块进行远程移动办公，而不再受地域的限制。所有模块的功能操作都是在Web端进行，客户机直接使用Web浏览器即可马上进入办公自动化系统。
（四）良好的扩展性。系统使用“框架+组件”的结构，可以将新的或原有的模块很容易加入到总体框架之中，这使得用户可以将自己的应用和办公系统方便地集成在一起。系统提供了与其他应用系统如MIS、ERP无缝集成的标准接口。在数据层，可以通过Java、XML等先进技术与关系型数据库进行数据的共享与同步；在表现层，使用DHTML、CSS等技术实现界面的统一。
（五）全面兼容J2EE。通过使用Domino 6提供的JSP Tags和Java对象模型可以直接与标准的J2EE应用无缝集成。有利于继承其他系统。
办公自动化逐渐从“无纸化办公”的简单文档处理发展到为整个企业提供信息交换的重要平台，使办公自动化的作用和意义都向前迈进了一大步。办公自动化的发展大大改善了人们的工作环境工作方式。办公自动化程度越高人的办公效率就会越高，企业的管理水平和核心竞争力就会越高。这种快捷的处理方式已被大多数人接受、使用并喜爱。