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【摘要】OA系统在现有条件下，能够利用先进技术，使得各种人力操作的工作可以在人机系统共同合作下完成，从而大大减少人的劳动量，可以为人们生活工作带来极大的便利，本文主要阐述OA系统应用实施过程中存在的问题。
【关键词】OA系统，应用实施，存在问题
中图分类号： D905.2 文献标识码： A 文章编号：
前言
在现在人们生活节奏普遍加快的情况下，为了提高工作效率人们更多地追求可以方便快捷地完成某项工作。OA系统的出现可以很好地解决这一问题，下面我们就来讨论OA系统在应用实施中存在的问题。
OA系统简介
办公自动化（OA）是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统，自1985年国 内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。目前，随着市场经济的发展，企业之间的竞争日趋激烈，各个企业为了在激烈的市场竞争中占据有利地位通常会采取两种措施：一是扩大市场，拓展新业务，采用新技术开发新产品；二是采用各种各样的手段和措施加强企业内部管理，提高工作效率，减少内部管理费用和企业运营成本。办公自动化系统以他的高效、快捷受到越来越多企业的青睐，已成为企业发展的必然趋势，因此，建立适合企业发展的办公自动化系统就显得尤为重要。
OA系统的英文全称是：Office Automation System ，意为办公自动化系统。
随着OA应用内容的不断扩展，OA技术也在不断发展，从过去的BASIC+文件系统到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等，到目前基本形成了三大主流技术：
1. .net+关系型数据库（RDB）技术
基于.net+RDB的办公平台则以简单、灵活、易用的特点获得了广泛的市场。
2. SUN的JAVA+RDB技术
JAVA（J2EE标准）以其开放性、与平台无关性引领着技术发展方向，并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广，在OA领域市场领域不断扩大。
3.IBM Lotus Domino技术
Lotus自1989年推出，以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长。然而随着OA应用的内涵不断丰富，Domino也暴露出一些明显的弱点，不妨将技术原理相同的.net/JAVA与Domino作一简单的比较(以OA应用为前提)：.net/JAVA更类似3GL工具，应用功能的实现需要更多的开发或集成，应用的成熟需要不断的进行功能沉淀与积累；而Domino更像4GL工具，提供了业界领先的协同工具、企业级文档处理、文档级安全控制机制、大量的应用模板，使其更擅长办公应用支撑，但面对大量结构化业务信息处理时则显得明显不足。
OA系统优势
知识管理的自动化：在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。OA办公自动化系统使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。企业实现OA办公自动化系统以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，一个口令，他自己上网就能看到符合她身份权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。
协同办公：OA系统是支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公的。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，如果你将文件保存在网盘或同步盘中，你就能随时随地查看文件，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
应用实施过程中存在的问题
1.各单位对办公自动化系统的认识和重视不够
OA办公自动化系统涉及多个部门，涉及人员面较广，而且又体现了新的管理理念和模式，很大程度上改变了传统的工作习惯，而由于受传统办公方式的影响，在推广过程中，难免要遇到这样或那样的抵触。我们的很多中层领导由于工作繁忙事务，不能按时参加组织的有关培训，对办公自动化知识知之甚少，也很少登录OA，对本单位的办公自动化工作不能起到领导和推动作用；一些单位负责办公自动化操作的人员尽管经过多次培训仍然不能熟練掌握系统知识，不能准确填写公文信息，定制公文流程，使得公文在网上的流转不能顺利进行，当本单位系统出现问题时也不能与有关部门及时取得联系，造成信息交流不畅，使问题积压在基层不能得到解决。
2.没有制定总体规划和完善的管理制度
办公自动化系统不只是技术上的创新，更是在办公方式和制度上的更新和变革，从一定高度来看，办公自动化实际上是一个管理过程，实现办公自动化全面运行必须要有一个良好的管理基础。而目前，漳村煤矿在办公自动化管理上制度还不够健全，不能全面涵盖办公自动化管理的各个方面。
3.接受电子文件的意识难
随着办公自动化在公文处理上的普及应用，电子文件成了办公自动化的必然产物，是档案必不可少的重要组成部分，这是时代要求和发展趋势。然而，受传统观念影响，电子档案一般只作为资料或副档案本保管。档案工作是文书处理上工作的一个重要环节，办公自动化对档案工作影响最大，主要表现在接收难、读取难、保管难等。
4.集中统一管理难
目前对传统纸质档案基本实现了集中统一管理，而对电子文件来说，其物理结构和逻辑结构往往是不一致的，同一个电子档案中的正文、图形、指示、附件等可以不在载体上连续放，甚至可以存放在不同的载体上而不影响正常显示输出，在电子文件传输以及载体转换等处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变，这就造成集中管理电子档案难。在目前法律和技术不完善的情况下，不得不实行归档“双轨”制，尽管电子文件通过网络收发，但具有重要保存价值的电子文件，一定要有相应内容的纸质文件，同时，电子文件也要按照其记录信息的存在价值进行物理存档，转化为电子档案，并按照规定安全保管。
解决措施
1.建立健全规章制度，单位领导牵头推广，各部门协调配合
OA系统往往涉及单位各个部门及人员，涉及面较广，其引入的新的管理理念和模式，很大程度上改变了员工传统的作业习惯，在推广过程中，难免要遇到各种阻力，因此，要从制度上、人员上加以保证。首先，通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时，在人员方面，单位领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。
2.重视数据迁移与数据共享
信息系统建设中有一句老话，“三分技术、七分管理、十二分数据”。如今的OA系统建设的核心，就是要打破传统的信息孤岛现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。在OA实施推进的过程中，需要整合旧系统遗留的历史数据，存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况，如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的OA系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作量往往耗时费力，为此，建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。
3.充分运用人性化的设计与管理
OA系统本身设计上要增加一些人性化的东西.比如领导工作繁忙，可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度。在审批的界面可以设定一些常用的审批语言.以供简单点击选择.从而可以尽量简化审批流程;比如对于有些使用者在电脑操作上不是很在行.可以配合使用手写板;在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组.实现短信、邮件有针对性的群发。
结束语
OA系统的存在大大减少了人们的工作量，在日常生活以及办公中可以给办公人员带来很大的方便，虽然在实施过程中会出现一些问题，但是大部分已经得到解决，相信在未来人们追求便捷、快速的背景下，OA系统一定会得到广泛地应用。
参考文献：
[1]悠虎 浅析OA系统应用实施存在的问题 网络与信息 2012
[2]梁育燕关于应用OA系统来提升企业管理效率的思考商场现代化2012
[3]余丽萍王瑜浅析OA系统的应用实施 网络与信息 2012
【关键词】OA系统，应用实施，存在问题
中图分类号： D905.2 文献标识码： A 文章编号：
前言
在现在人们生活节奏普遍加快的情况下，为了提高工作效率人们更多地追求可以方便快捷地完成某项工作。OA系统的出现可以很好地解决这一问题，下面我们就来讨论OA系统在应用实施中存在的问题。
OA系统简介
办公自动化（OA）是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统，自1985年国 内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。目前，随着市场经济的发展，企业之间的竞争日趋激烈，各个企业为了在激烈的市场竞争中占据有利地位通常会采取两种措施：一是扩大市场，拓展新业务，采用新技术开发新产品；二是采用各种各样的手段和措施加强企业内部管理，提高工作效率，减少内部管理费用和企业运营成本。办公自动化系统以他的高效、快捷受到越来越多企业的青睐，已成为企业发展的必然趋势，因此，建立适合企业发展的办公自动化系统就显得尤为重要。
OA系统的英文全称是：Office Automation System ，意为办公自动化系统。
随着OA应用内容的不断扩展，OA技术也在不断发展，从过去的BASIC+文件系统到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等，到目前基本形成了三大主流技术：
1. .net+关系型数据库（RDB）技术
基于.net+RDB的办公平台则以简单、灵活、易用的特点获得了广泛的市场。
2. SUN的JAVA+RDB技术
JAVA（J2EE标准）以其开放性、与平台无关性引领着技术发展方向，并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广，在OA领域市场领域不断扩大。
3.IBM Lotus Domino技术
Lotus自1989年推出，以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长。然而随着OA应用的内涵不断丰富，Domino也暴露出一些明显的弱点，不妨将技术原理相同的.net/JAVA与Domino作一简单的比较(以OA应用为前提)：.net/JAVA更类似3GL工具，应用功能的实现需要更多的开发或集成，应用的成熟需要不断的进行功能沉淀与积累；而Domino更像4GL工具，提供了业界领先的协同工具、企业级文档处理、文档级安全控制机制、大量的应用模板，使其更擅长办公应用支撑，但面对大量结构化业务信息处理时则显得明显不足。
OA系统优势
知识管理的自动化：在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。OA办公自动化系统使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。企业实现OA办公自动化系统以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，一个口令，他自己上网就能看到符合她身份权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。
协同办公：OA系统是支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公的。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，如果你将文件保存在网盘或同步盘中，你就能随时随地查看文件，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
应用实施过程中存在的问题
1.各单位对办公自动化系统的认识和重视不够
OA办公自动化系统涉及多个部门，涉及人员面较广，而且又体现了新的管理理念和模式，很大程度上改变了传统的工作习惯，而由于受传统办公方式的影响，在推广过程中，难免要遇到这样或那样的抵触。我们的很多中层领导由于工作繁忙事务，不能按时参加组织的有关培训，对办公自动化知识知之甚少，也很少登录OA，对本单位的办公自动化工作不能起到领导和推动作用；一些单位负责办公自动化操作的人员尽管经过多次培训仍然不能熟練掌握系统知识，不能准确填写公文信息，定制公文流程，使得公文在网上的流转不能顺利进行，当本单位系统出现问题时也不能与有关部门及时取得联系，造成信息交流不畅，使问题积压在基层不能得到解决。
2.没有制定总体规划和完善的管理制度
办公自动化系统不只是技术上的创新，更是在办公方式和制度上的更新和变革，从一定高度来看，办公自动化实际上是一个管理过程，实现办公自动化全面运行必须要有一个良好的管理基础。而目前，漳村煤矿在办公自动化管理上制度还不够健全，不能全面涵盖办公自动化管理的各个方面。
3.接受电子文件的意识难
随着办公自动化在公文处理上的普及应用，电子文件成了办公自动化的必然产物，是档案必不可少的重要组成部分，这是时代要求和发展趋势。然而，受传统观念影响，电子档案一般只作为资料或副档案本保管。档案工作是文书处理上工作的一个重要环节，办公自动化对档案工作影响最大，主要表现在接收难、读取难、保管难等。
4.集中统一管理难
目前对传统纸质档案基本实现了集中统一管理，而对电子文件来说，其物理结构和逻辑结构往往是不一致的，同一个电子档案中的正文、图形、指示、附件等可以不在载体上连续放，甚至可以存放在不同的载体上而不影响正常显示输出，在电子文件传输以及载体转换等处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变，这就造成集中管理电子档案难。在目前法律和技术不完善的情况下，不得不实行归档“双轨”制，尽管电子文件通过网络收发，但具有重要保存价值的电子文件，一定要有相应内容的纸质文件，同时，电子文件也要按照其记录信息的存在价值进行物理存档，转化为电子档案，并按照规定安全保管。
解决措施
1.建立健全规章制度，单位领导牵头推广，各部门协调配合
OA系统往往涉及单位各个部门及人员，涉及面较广，其引入的新的管理理念和模式，很大程度上改变了员工传统的作业习惯，在推广过程中，难免要遇到各种阻力，因此，要从制度上、人员上加以保证。首先，通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时，在人员方面，单位领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。
2.重视数据迁移与数据共享
信息系统建设中有一句老话，“三分技术、七分管理、十二分数据”。如今的OA系统建设的核心，就是要打破传统的信息孤岛现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。在OA实施推进的过程中，需要整合旧系统遗留的历史数据，存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况，如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的OA系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作量往往耗时费力，为此，建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。
3.充分运用人性化的设计与管理
OA系统本身设计上要增加一些人性化的东西.比如领导工作繁忙，可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度。在审批的界面可以设定一些常用的审批语言.以供简单点击选择.从而可以尽量简化审批流程;比如对于有些使用者在电脑操作上不是很在行.可以配合使用手写板;在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组.实现短信、邮件有针对性的群发。
结束语
OA系统的存在大大减少了人们的工作量，在日常生活以及办公中可以给办公人员带来很大的方便，虽然在实施过程中会出现一些问题，但是大部分已经得到解决，相信在未来人们追求便捷、快速的背景下，OA系统一定会得到广泛地应用。
参考文献：
[1]悠虎 浅析OA系统应用实施存在的问题 网络与信息 2012
[2]梁育燕关于应用OA系统来提升企业管理效率的思考商场现代化2012
[3]余丽萍王瑜浅析OA系统的应用实施 网络与信息 2012