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【摘 要】 本文从会计电算化系统处理的特点入手，结合实际工作中使用会计电算化系统的过程中的一些体会，理论联系实际，对会计电算化系统的利与弊进行分析。
【关键词】 会计 电算化系统 利弊问题
在现代化大生产中，企业的规模曰益扩大，社会分工进一步细化，企业内部和外部的联系越来越复杂，从而使经济信息量急剧增长。随着各种现代化技术的应用普及，为了满足企业会计核算及财务管理的需要，会计电算化应运而生。
会计电算化系统其实并非简单的用计算机手段代替手工进行会计核算，而是一门融会计科学、计算机技术、信息理论和管理科学的综合学科，它虽然还是以会计核算为主，但是更主要的职能已不是简单的会计核算，它主要通过相关财务管理人员根据企业现阶段以及将来可能需要的会计信息，通过专门的技术人员（如程序人员、计算机专业人员等）主要利用计算机及相关辅助设备来建立一套完整的事前预测、事中控制、事后反映的信息系统。会计电算化系统信息处理过程具有以下特点：（1）以计算机为主要计算工具和信息载体，数据处理代码化、程序化。（2）数据处理人机结合，系统内部控制程序化、复杂化。（3）数据处理自动化，账务处理一体化。（4）信息处理规范化，会计信息存储方式现代化。（5）具有选择判断及做出合理决定的逻辑功能。
由会计电算化系统的特点决定，会计电算化系统与传统的手工记账系统相比，具有以下优点：
1. 提高了会计工作韵效率及会计信息的质量，大太降低了财务人员进行会计核算的劳动强度。会计电算化系统以计算机作为信息处理工具，它利用计算机强大的数据处理能力，完成了大部分数据的计算、分类、存储等工作，从而提高了会计数据处理的速度和难确度；数据处理的自动化、程序化和规范化，提高了会计信息的及时性、可靠性和相关性，提高了会计工作的效率。这是会计电算化系统最显而易见的优点。
在过去的手工会计系统中财务人员的主要工作是记账、算账、对账、报账等，会计人员要在这些方面耗费大量的精力，一笔经济业务发生后，其数据要在凭证及日记账、明细账、总账上登来登去。这种重复而繁琐的登记工作造成会计同期长、速度慢、效率低。同时，这些业务数据还要在各种报表中进行各种计算，这些详算虽然只是简单的加减运算，但是计算量大，计算速度慢，重复劳动多，工作量之繁重，事务工作之单调乏味，相信做过手工会计的同志都深有体会。由于会计核算工作中要把数据多次重复地抄写与计算，因而很难保证不会出现错抄、漏抄和算错的情况，一旦出现差错往往很难发现，查找起来也相当困难，相信做过会计工作的同志都曾有过为找出几分钱的错误而通宵达旦的工作经历。再加上手工记账不规范、格式不统一，因而很难保证會计核算的高质量。
而采用会计电算化系统，提高了财务人员的工作效率，同时提高了会计信息的质量，使广大会计人员从繁重的会计核算和数据转抄中解放出来，其劳动强度大大降低。
2. 促进财务人员工作职能的转变，从而引起会计人员知识结构的变化，有利于提高财务人员的综合素质。由于采用会计电算化系统使财务人员的工作效率有了大幅度的提高，使财务人员有充分时间利用及时准确的会计信息参与企业管理与经营决策，有利于会计职能由“核算型”向“管理型”、“决策型”转变。而这种角色的转换则要求会计人员及时“充电”，以更新知识结构。比如会计电算化系统下的财务人员除要求具备财务专业知识及专业技能外，还应掌握一定的计算机、网络等方面的专业知识，具备上机处理基本业务核算工作的能力，掌握计算机的一般性故障排除方法和纠错方法。这就要求财务人员要不断学习和掌握日新月异的计算机知识和应用技术，才能满足会计电算化系统进一步发展的需要。
3. 改变了会计信息处理和使用的方式和方法，提高了会计信息传递速度，利于企业决策者进行事前预测及控制。采用会计电算化系统，可以使相关人员及时查询到相关数据信息。会计电算化系统数据处理的代码化、程序化和自动化，彻底解除了手工会计下成本计算、编制报表等只能在月末进行的限制。电算化下只要发出指令，计算机可随时根据机内数据完成上述工作，例如，如果想要最新的报表数据时，只需在编制报表时规定未记账凭证也包括在内，结果就可反映出包括未记账凭证在内的最新的报表内容，无需进行记账结账工作；查询明细账、总账、余额表更是可以包括未记账凭证，即需即得。提高了会计信息的传递速度，利于企业决策者进行事前预测及控制。避免了手工核算因为重复劳动多，从经济业务发生到核算出有价值的并且相对可靠的数据，要经过很长时间，往往是数据出来了，也只是“马后炮”的现象。采用会计电算化，满足现代企业事前预测的要求，进一步发挥了会计的职能和作用。
4. 满足了企业管理的需要。现在的企业越来越重视管理，向管理要效益已经成了企业提出的口号。财务管理作为各项管理的基础，需要为企业其他管理职能提供服务。现如今，在会计电算化系统下，工作量问题基本不存在，这就为企业管理提供了良好的条件。例如，费用科目按部门设置明细，可以考核各部门的费用开支情况；销售类科目按地区设置明细，可以了解企业的市场情况；应收账款按供销人员设置二级科目，可加强应收账款的管理，尽量避免坏账、呆账的发生。
不可否认，现在越来越多的企业已经采用了会计电算化系统，但“成也萧何，败也萧何，同样是由会计电算化系统的特点引起的，在使用的过程中同时也发现了使用会计电算化系统的弊端，主要有以下几点：
1. 会计电算化系统一次性投入成本较高。正版的商业通用财务软件再加点计算机设备与配套设备( 打印机、秘控卡等）投入都在数万元，如果是中型生产企业使用ERP软件加上相关的网络投入，则费用会更高，考虑成本效益原则，一般的中小企业业务比较单一，可以直接掌握经营需要的信息量的话，不需要投入大量的资金建立会计电算化系统，当然这也是现阶段仍存在手工记账系统以及代理记账公司广泛存在的一个原因。
2. 会计电算化系统运转、维护成本较高。有的人也许认为会计电算化系统建立后。就不用操心，平时只要录入凭证即可。 其实不然，为维护电算化系统正常运转，在日常工作中，会不断产生维护成本。会计电算化系统的维护成本主要包括：(1)硬件维护成本，设备的正常维护升级、打印耗材的使用、存储介质的使用以及为保证会计电算化系统正常运转的配套设施的维护等；(2)软件维护成本，杀毒软件、防火墙的升级更新，财务软件的升级换代以及程序员日常正常的维护成本；(3)会计电算化系统为了加强会计控制而设置各项控制制度造成了管理上的成本增大，各项牵制制度的实行增强会计监督的力度，却也耗费了大量的管理资源。
3. 会计电算化系统错误不易发觉。实行会计电算化后，会计人员往往对于电子数据过于依赖，形成定性思维，认为计算机计算过的就是正确的，忽略了审核检查，曾有报道由于银行自动提款机出现程序错误，造成用户存款余额千余元的账户最终在数月中提取数十万元的存款，而银行工作人员竟毫无察觉。还有由于审核人员过于信赖系统数据，造成工资管理人员每月给自己加工资的事也时有发生。
4.会计电算化系统造成会计监督困难，增加了查处会计或其他人员舞弊的难度。存储介质的不可直读性与原始凭证的痕迹的可消除性，造成会计电算化系统下舞弊隐蔽性高、防范困难，虽然会计电算化系统也有相应的保护机制（如 密码保护、数据加密），但是在原始证据上的保留存在着先天不足，毕竟计算机数据证据的提取、保留、使用在法律上还有待完善，没有一套完整的提取程序和保护制度 。
虽然会计电算化系统在实际应用中仍存在着弊端，但这些缺点均可通过采取相关措施加以修正和完善，比如完善相关制度加强管理力度等等，同时曲于会计电算化系统鲜明的优点，会计电算化系统必将替代手工会计系统成为财务领域的发展趋势。
（作者单位：吉林市妇产医院）
【关键词】 会计 电算化系统 利弊问题
在现代化大生产中，企业的规模曰益扩大，社会分工进一步细化，企业内部和外部的联系越来越复杂，从而使经济信息量急剧增长。随着各种现代化技术的应用普及，为了满足企业会计核算及财务管理的需要，会计电算化应运而生。
会计电算化系统其实并非简单的用计算机手段代替手工进行会计核算，而是一门融会计科学、计算机技术、信息理论和管理科学的综合学科，它虽然还是以会计核算为主，但是更主要的职能已不是简单的会计核算，它主要通过相关财务管理人员根据企业现阶段以及将来可能需要的会计信息，通过专门的技术人员（如程序人员、计算机专业人员等）主要利用计算机及相关辅助设备来建立一套完整的事前预测、事中控制、事后反映的信息系统。会计电算化系统信息处理过程具有以下特点：（1）以计算机为主要计算工具和信息载体，数据处理代码化、程序化。（2）数据处理人机结合，系统内部控制程序化、复杂化。（3）数据处理自动化，账务处理一体化。（4）信息处理规范化，会计信息存储方式现代化。（5）具有选择判断及做出合理决定的逻辑功能。
由会计电算化系统的特点决定，会计电算化系统与传统的手工记账系统相比，具有以下优点：
1. 提高了会计工作韵效率及会计信息的质量，大太降低了财务人员进行会计核算的劳动强度。会计电算化系统以计算机作为信息处理工具，它利用计算机强大的数据处理能力，完成了大部分数据的计算、分类、存储等工作，从而提高了会计数据处理的速度和难确度；数据处理的自动化、程序化和规范化，提高了会计信息的及时性、可靠性和相关性，提高了会计工作的效率。这是会计电算化系统最显而易见的优点。
在过去的手工会计系统中财务人员的主要工作是记账、算账、对账、报账等，会计人员要在这些方面耗费大量的精力，一笔经济业务发生后，其数据要在凭证及日记账、明细账、总账上登来登去。这种重复而繁琐的登记工作造成会计同期长、速度慢、效率低。同时，这些业务数据还要在各种报表中进行各种计算，这些详算虽然只是简单的加减运算，但是计算量大，计算速度慢，重复劳动多，工作量之繁重，事务工作之单调乏味，相信做过手工会计的同志都深有体会。由于会计核算工作中要把数据多次重复地抄写与计算，因而很难保证不会出现错抄、漏抄和算错的情况，一旦出现差错往往很难发现，查找起来也相当困难，相信做过会计工作的同志都曾有过为找出几分钱的错误而通宵达旦的工作经历。再加上手工记账不规范、格式不统一，因而很难保证會计核算的高质量。
而采用会计电算化系统，提高了财务人员的工作效率，同时提高了会计信息的质量，使广大会计人员从繁重的会计核算和数据转抄中解放出来，其劳动强度大大降低。
2. 促进财务人员工作职能的转变，从而引起会计人员知识结构的变化，有利于提高财务人员的综合素质。由于采用会计电算化系统使财务人员的工作效率有了大幅度的提高，使财务人员有充分时间利用及时准确的会计信息参与企业管理与经营决策，有利于会计职能由“核算型”向“管理型”、“决策型”转变。而这种角色的转换则要求会计人员及时“充电”，以更新知识结构。比如会计电算化系统下的财务人员除要求具备财务专业知识及专业技能外，还应掌握一定的计算机、网络等方面的专业知识，具备上机处理基本业务核算工作的能力，掌握计算机的一般性故障排除方法和纠错方法。这就要求财务人员要不断学习和掌握日新月异的计算机知识和应用技术，才能满足会计电算化系统进一步发展的需要。
3. 改变了会计信息处理和使用的方式和方法，提高了会计信息传递速度，利于企业决策者进行事前预测及控制。采用会计电算化系统，可以使相关人员及时查询到相关数据信息。会计电算化系统数据处理的代码化、程序化和自动化，彻底解除了手工会计下成本计算、编制报表等只能在月末进行的限制。电算化下只要发出指令，计算机可随时根据机内数据完成上述工作，例如，如果想要最新的报表数据时，只需在编制报表时规定未记账凭证也包括在内，结果就可反映出包括未记账凭证在内的最新的报表内容，无需进行记账结账工作；查询明细账、总账、余额表更是可以包括未记账凭证，即需即得。提高了会计信息的传递速度，利于企业决策者进行事前预测及控制。避免了手工核算因为重复劳动多，从经济业务发生到核算出有价值的并且相对可靠的数据，要经过很长时间，往往是数据出来了，也只是“马后炮”的现象。采用会计电算化，满足现代企业事前预测的要求，进一步发挥了会计的职能和作用。
4. 满足了企业管理的需要。现在的企业越来越重视管理，向管理要效益已经成了企业提出的口号。财务管理作为各项管理的基础，需要为企业其他管理职能提供服务。现如今，在会计电算化系统下，工作量问题基本不存在，这就为企业管理提供了良好的条件。例如，费用科目按部门设置明细，可以考核各部门的费用开支情况；销售类科目按地区设置明细，可以了解企业的市场情况；应收账款按供销人员设置二级科目，可加强应收账款的管理，尽量避免坏账、呆账的发生。
不可否认，现在越来越多的企业已经采用了会计电算化系统，但“成也萧何，败也萧何，同样是由会计电算化系统的特点引起的，在使用的过程中同时也发现了使用会计电算化系统的弊端，主要有以下几点：
1. 会计电算化系统一次性投入成本较高。正版的商业通用财务软件再加点计算机设备与配套设备( 打印机、秘控卡等）投入都在数万元，如果是中型生产企业使用ERP软件加上相关的网络投入，则费用会更高，考虑成本效益原则，一般的中小企业业务比较单一，可以直接掌握经营需要的信息量的话，不需要投入大量的资金建立会计电算化系统，当然这也是现阶段仍存在手工记账系统以及代理记账公司广泛存在的一个原因。
2. 会计电算化系统运转、维护成本较高。有的人也许认为会计电算化系统建立后。就不用操心，平时只要录入凭证即可。 其实不然，为维护电算化系统正常运转，在日常工作中，会不断产生维护成本。会计电算化系统的维护成本主要包括：(1)硬件维护成本，设备的正常维护升级、打印耗材的使用、存储介质的使用以及为保证会计电算化系统正常运转的配套设施的维护等；(2)软件维护成本，杀毒软件、防火墙的升级更新，财务软件的升级换代以及程序员日常正常的维护成本；(3)会计电算化系统为了加强会计控制而设置各项控制制度造成了管理上的成本增大，各项牵制制度的实行增强会计监督的力度，却也耗费了大量的管理资源。
3. 会计电算化系统错误不易发觉。实行会计电算化后，会计人员往往对于电子数据过于依赖，形成定性思维，认为计算机计算过的就是正确的，忽略了审核检查，曾有报道由于银行自动提款机出现程序错误，造成用户存款余额千余元的账户最终在数月中提取数十万元的存款，而银行工作人员竟毫无察觉。还有由于审核人员过于信赖系统数据，造成工资管理人员每月给自己加工资的事也时有发生。
4.会计电算化系统造成会计监督困难，增加了查处会计或其他人员舞弊的难度。存储介质的不可直读性与原始凭证的痕迹的可消除性，造成会计电算化系统下舞弊隐蔽性高、防范困难，虽然会计电算化系统也有相应的保护机制（如 密码保护、数据加密），但是在原始证据上的保留存在着先天不足，毕竟计算机数据证据的提取、保留、使用在法律上还有待完善，没有一套完整的提取程序和保护制度 。
虽然会计电算化系统在实际应用中仍存在着弊端，但这些缺点均可通过采取相关措施加以修正和完善，比如完善相关制度加强管理力度等等，同时曲于会计电算化系统鲜明的优点，会计电算化系统必将替代手工会计系统成为财务领域的发展趋势。
（作者单位：吉林市妇产医院）