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摘要：目的：明确病案科职能，为科室建设指明方向。方法：根据病案管理特性、人员结构和环境权变状况，进行病案科职能设计。结果：病案科的关键职能、基本职能与工作组关系明确。结论：进行科室职能设计有助于科室建设和学科发展。
关键词：病案科；职能设计
Abstract：
Objective to know medical record department， indicate the direction for the department construction. methods According to the medical record management features， the structure of the personnel and environmental contingency situation， carries on the medical record department design. The results of the medical record department key functions， basic functions and working relationship. Conclusion to design department functions help department construction and discipline development.
【中图分类号】
R249 【文献标识码】B 【文章编号】1002-3763（2014）07-0011-02
根据病案科室的业务范围及病案信息专业的技术特性，卫生部在有关的文件中明确指出病案科属于医技科室，病案科是一个既负有专业技术管理职责，又有一定行政管理职能的科室。[1]组织职能是组织所发挥的作用，组织职能设计是指在分析影响因素的基础上，遵循组织设计的有关理论或原理，以职能分析工作为核心，研究和确定组织的职能结构，为设计组织结构（包括确定组织职务和岗位等）提供依据。职能设计是否科学合理，对组织的有效运转并且顺利实现目标产生决定性影响。
1 资料来源
我院是一所三级甲等综合性医院，拥有固定床位3915张，每月出院病案近12000份，现在每月呈上升趋势。现我院病案管理施行双轨制，即现阶段无法电子化的纸质病案由病案科保管，其余电子病历部分在系统中保存，需要时调取、打印。我院病案科工作人员与床位比为1：261；病案科现有职工15名，其中高级职称2人，中级职称5人，初级职称4人，高级病案员2人，无职称人员2人。病案科依据病案管理工作的特性和现实环境状况，对病案科职能进行了重新设计，以适应病案管理发展趋势和符合医院发展与管理的相关要求。
2 职能设计方法
2.1 关键职能设计：
基本职能虽然都是实现科室存在和价值所不可缺少的，但由于重要性不同，有必要区分为关键职能和非关键职能。组织结构就像建筑物，各项基本职能如同建筑物中的各种构建，而关键职能就好比建筑物中承担负荷最大的那部分构建。[2]病案管理正处于转型时期，电子病历终将取代纸质病历；病案管理从实物管理转向信息管理；病案学科建设逐步完善；病案管理的领域不断拓展和融合等。[3]
病案科应将病案管理的关键职能放在中心地位，根据病案管理工作的发展趋势及环境权变调查研究，确定我院病案管理的关键职能有“疾病分类编码”、“统计数据分析”和“终末病案质控”三项。
2.2 基本职能的设计和调整
2.2.1 根据病案科特点确定是否需要增加新的基本职能，细化某些基本职能，简化某些职能，或强化某些基本职能。如病案复印流程是否需要优化、病案管理中引入条码技术等。
2.2.2 根据病案科技术实力的强弱调整职能，我院病案科应强化管理决策职能，特别是向医院管理层提供决策支撑的职能。
2.2.3 按外部环境特点设计和调整职能。如随着三级综合医院服务半径的不断扩大，病案科增加病案复印邮寄服务，以节省患者等候时间，提升科室服务能力；如应医院科研水平的不断提高，病案科提供相关数据的统计分析服务。
2.3 职能分解：
职能分解是将已确定的基本职能和关键职能逐步分解，细化为独立的、可操作的具体业务工作组。职能分解有利于各项职能得到执行和落实，并为以后的其他设计工作提供前提条件，如岗位责任制的制定，各项职务的设计等。
3 结果
全科15名职工，依据关键职能设计、基础职能设计和职能分解，划分为7个工作组，具体如下：
整理组2人，我院采取病房将病历送达病案科，病案科签收制度，2人专职进行病案整理装订工作，日均整理病案300份/人。
编码组3人，由取得《国际疾病分类与手术操作分类编码技能水平考试合格证书》的人员进行工作，保证疾病分类与手术操作分类编码准确性，3人依据内科、外科、综合科三个大专业进行分科专职录入，以深化技能和专业化水平。日均编码病案200份/人。
归档复印接待组3人，1人负责病案装袋、检查和上架归档，日均归档病历500份。2人负责复印接待工作，我院复印工作由院后勤服务公司负责，病案科负责病案复印的手续审查和病案调取以及医保病历复印工作，日均调取复印病历200份，医保病历50份，其他借阅10份。因我院施行电子病历，科研、教学借阅查询大部分在网上进行，不涉及纸质病历，日均电子借阅病案50份。
医院统计组2人，负责全院医疗报表的核对、上报和打印存档，对医疗数据进行分析上报医院管理层。由1名医院管理学专业硕士和1名统计师组成。
科研查询接待组2人，依据相关程序接受医院各方对信息查询的需要，并提供相应的统计分析服务。由1名卫生统计学专业硕士和1名统计师组成。 质控组2人，我院采取临床医师到病案科抽查终末病历质控的工作制度，质控组负责协调临床医师检查病历、抽调病历、检查结果汇总、上报等工作。由1名主任医师和1名住院医师组成。
科室秘书1人（兼），在病案科人员紧张的情况下由40岁以下职工6人轮值，每半年一轮换，负责协助科主任协调各专业组工作及其他管理工作，同时承担安全员、文件整理和继续教育等工作。
4 讨论与建议
4.1 工作组轮转： 为提高各工作组工作的专业化和深化，要求在三个关键职能的范围内进行工作组轮转，一方面变换工作环境，避免工作疲劳性；另一方面帮助职工掌握多样性的工作技能。编目组和质控组因对资质有专业技术要求，所以除具有相同资质的职工申请，原则上不进行工作组轮转。
4.2 奖金倾斜：为强调科室关键职能，适应社会和医院发展对病案科的要求，同时体现专业技术对收入的影响，引导职工不断以继续教育，科室在奖金分配上予以区分。奖金分为三档，其中编码组系数最高，质控组、医院统计组、科研查询接待组系数次之，整理组和归档复印接待组系数第三。
4.3 人才培养和引进：高素质专业化的人才是病案科开展相关工作的必备条件。现阶段，具有“国际疾病分类和手术操作分类”编码专业技术的人员主要依靠工作经验和继续教育，人事处在院内选择、协调临床专业人员，充实质控组，保证“病案终末质控”关键职能的有效开展。
4.4 决策自主性：职工对自身工作决定权的大小直接影响其工作态度和工作深入。病案科职工在工作过程中有较大的独立性、判断力和自由度，使期自我管理和业务能力得到锻炼和提高；增加工作责任，以达到向工作的纵深方向发展，提高工作对职工的激励，使工作本身更富有弹性。[4]
通过科室职能设计，找到病案科工作的重点与核心，认清发展趋势。病案科致力于病案信息的科学采集、整理、加工、保管到统计，也需致力于病案信息的深度开发利用，为医疗、教学、科研以及医院科学经营管理服务。[5]长期以来医院对病案科和病案管理工作的重视不足，既有医院方面的原因，也有病案科对自身认识不深入的原因。病案科要紧跟时代发展，认清自己，不断强化、优化自己，才能更好地为患者、医院和医学服务。
参考文献
[1] 刘爱民. 病案信息学[M]. 北京：人民卫生出版社，2009：15.
[2] 彼得·德鲁克[美]. 幕凤丽[译]. 公司的概念[M]. 北京：机械工业出版社，2012：9.
[3] 黄锋，陈剑铭. 医院病案管理工作现状及发展趋势探讨[J]. 中华医院管理杂志，2013，29（3）：192-194.
[4] 刘俏佳，罗春燕，骆华莲. 谈病案室岗位设置[J]. 中国病案，2011，12（6）：7-8.
[5] 王箴，余健，刘爱民. 浅谈医院病案科的功能设置与组织机构[J]. 中国病案，2006，7（4）：10-12.
关键词：病案科；职能设计
Abstract：
Objective to know medical record department， indicate the direction for the department construction. methods According to the medical record management features， the structure of the personnel and environmental contingency situation， carries on the medical record department design. The results of the medical record department key functions， basic functions and working relationship. Conclusion to design department functions help department construction and discipline development.
【中图分类号】
R249 【文献标识码】B 【文章编号】1002-3763（2014）07-0011-02
根据病案科室的业务范围及病案信息专业的技术特性，卫生部在有关的文件中明确指出病案科属于医技科室，病案科是一个既负有专业技术管理职责，又有一定行政管理职能的科室。[1]组织职能是组织所发挥的作用，组织职能设计是指在分析影响因素的基础上，遵循组织设计的有关理论或原理，以职能分析工作为核心，研究和确定组织的职能结构，为设计组织结构（包括确定组织职务和岗位等）提供依据。职能设计是否科学合理，对组织的有效运转并且顺利实现目标产生决定性影响。
1 资料来源
我院是一所三级甲等综合性医院，拥有固定床位3915张，每月出院病案近12000份，现在每月呈上升趋势。现我院病案管理施行双轨制，即现阶段无法电子化的纸质病案由病案科保管，其余电子病历部分在系统中保存，需要时调取、打印。我院病案科工作人员与床位比为1：261；病案科现有职工15名，其中高级职称2人，中级职称5人，初级职称4人，高级病案员2人，无职称人员2人。病案科依据病案管理工作的特性和现实环境状况，对病案科职能进行了重新设计，以适应病案管理发展趋势和符合医院发展与管理的相关要求。
2 职能设计方法
2.1 关键职能设计：
基本职能虽然都是实现科室存在和价值所不可缺少的，但由于重要性不同，有必要区分为关键职能和非关键职能。组织结构就像建筑物，各项基本职能如同建筑物中的各种构建，而关键职能就好比建筑物中承担负荷最大的那部分构建。[2]病案管理正处于转型时期，电子病历终将取代纸质病历；病案管理从实物管理转向信息管理；病案学科建设逐步完善；病案管理的领域不断拓展和融合等。[3]
病案科应将病案管理的关键职能放在中心地位，根据病案管理工作的发展趋势及环境权变调查研究，确定我院病案管理的关键职能有“疾病分类编码”、“统计数据分析”和“终末病案质控”三项。
2.2 基本职能的设计和调整
2.2.1 根据病案科特点确定是否需要增加新的基本职能，细化某些基本职能，简化某些职能，或强化某些基本职能。如病案复印流程是否需要优化、病案管理中引入条码技术等。
2.2.2 根据病案科技术实力的强弱调整职能，我院病案科应强化管理决策职能，特别是向医院管理层提供决策支撑的职能。
2.2.3 按外部环境特点设计和调整职能。如随着三级综合医院服务半径的不断扩大，病案科增加病案复印邮寄服务，以节省患者等候时间，提升科室服务能力；如应医院科研水平的不断提高，病案科提供相关数据的统计分析服务。
2.3 职能分解：
职能分解是将已确定的基本职能和关键职能逐步分解，细化为独立的、可操作的具体业务工作组。职能分解有利于各项职能得到执行和落实，并为以后的其他设计工作提供前提条件，如岗位责任制的制定，各项职务的设计等。
3 结果
全科15名职工，依据关键职能设计、基础职能设计和职能分解，划分为7个工作组，具体如下：
整理组2人，我院采取病房将病历送达病案科，病案科签收制度，2人专职进行病案整理装订工作，日均整理病案300份/人。
编码组3人，由取得《国际疾病分类与手术操作分类编码技能水平考试合格证书》的人员进行工作，保证疾病分类与手术操作分类编码准确性，3人依据内科、外科、综合科三个大专业进行分科专职录入，以深化技能和专业化水平。日均编码病案200份/人。
归档复印接待组3人，1人负责病案装袋、检查和上架归档，日均归档病历500份。2人负责复印接待工作，我院复印工作由院后勤服务公司负责，病案科负责病案复印的手续审查和病案调取以及医保病历复印工作，日均调取复印病历200份，医保病历50份，其他借阅10份。因我院施行电子病历，科研、教学借阅查询大部分在网上进行，不涉及纸质病历，日均电子借阅病案50份。
医院统计组2人，负责全院医疗报表的核对、上报和打印存档，对医疗数据进行分析上报医院管理层。由1名医院管理学专业硕士和1名统计师组成。
科研查询接待组2人，依据相关程序接受医院各方对信息查询的需要，并提供相应的统计分析服务。由1名卫生统计学专业硕士和1名统计师组成。 质控组2人，我院采取临床医师到病案科抽查终末病历质控的工作制度，质控组负责协调临床医师检查病历、抽调病历、检查结果汇总、上报等工作。由1名主任医师和1名住院医师组成。
科室秘书1人（兼），在病案科人员紧张的情况下由40岁以下职工6人轮值，每半年一轮换，负责协助科主任协调各专业组工作及其他管理工作，同时承担安全员、文件整理和继续教育等工作。
4 讨论与建议
4.1 工作组轮转： 为提高各工作组工作的专业化和深化，要求在三个关键职能的范围内进行工作组轮转，一方面变换工作环境，避免工作疲劳性；另一方面帮助职工掌握多样性的工作技能。编目组和质控组因对资质有专业技术要求，所以除具有相同资质的职工申请，原则上不进行工作组轮转。
4.2 奖金倾斜：为强调科室关键职能，适应社会和医院发展对病案科的要求，同时体现专业技术对收入的影响，引导职工不断以继续教育，科室在奖金分配上予以区分。奖金分为三档，其中编码组系数最高，质控组、医院统计组、科研查询接待组系数次之，整理组和归档复印接待组系数第三。
4.3 人才培养和引进：高素质专业化的人才是病案科开展相关工作的必备条件。现阶段，具有“国际疾病分类和手术操作分类”编码专业技术的人员主要依靠工作经验和继续教育，人事处在院内选择、协调临床专业人员，充实质控组，保证“病案终末质控”关键职能的有效开展。
4.4 决策自主性：职工对自身工作决定权的大小直接影响其工作态度和工作深入。病案科职工在工作过程中有较大的独立性、判断力和自由度，使期自我管理和业务能力得到锻炼和提高；增加工作责任，以达到向工作的纵深方向发展，提高工作对职工的激励，使工作本身更富有弹性。[4]
通过科室职能设计，找到病案科工作的重点与核心，认清发展趋势。病案科致力于病案信息的科学采集、整理、加工、保管到统计，也需致力于病案信息的深度开发利用，为医疗、教学、科研以及医院科学经营管理服务。[5]长期以来医院对病案科和病案管理工作的重视不足，既有医院方面的原因，也有病案科对自身认识不深入的原因。病案科要紧跟时代发展，认清自己，不断强化、优化自己，才能更好地为患者、医院和医学服务。
参考文献
[1] 刘爱民. 病案信息学[M]. 北京：人民卫生出版社，2009：15.
[2] 彼得·德鲁克[美]. 幕凤丽[译]. 公司的概念[M]. 北京：机械工业出版社，2012：9.
[3] 黄锋，陈剑铭. 医院病案管理工作现状及发展趋势探讨[J]. 中华医院管理杂志，2013，29（3）：192-194.
[4] 刘俏佳，罗春燕，骆华莲. 谈病案室岗位设置[J]. 中国病案，2011，12（6）：7-8.
[5] 王箴，余健，刘爱民. 浅谈医院病案科的功能设置与组织机构[J]. 中国病案，2006，7（4）：10-12.