每个机构都有着各自的重要信息，档案等资料更是非常重要，在考察历史，研究类似问题的时候都是关键的凭证与证据。所以说，档案的合理整理与分类是十分重要的。随着科技的进步，信息技术的发展也渐渐成熟起来了，而伴随着技术的成熟，信息技術的应用也是更加的广泛。我们应该好好掌握这个时机，因为档案信息化已是必然趋势了。
　　随着计算机软件的开发与利用，越来越多的信息得以储存、传递及分类。而档案信息化通俗的说就是从之前的实体纸张整理转换到后面的能够运用现代科学技术上面来，减少了管理人员的工作量。它是以信息本身作为核心，以网络作为平台，再将所有的信息进行合理的开发与利用。
　　档案信息化可以拓展档案服务的工作空间。档案管理归根结底是信息资源的管理。信息的价值在于人们对它的合理运用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。在拓宽了工作的服务领域之后，无疑就节省了人力与物力，而我们一直在追求的效率就得以体现。
　　档案信息化可以节约人事资源。一直以来，人事档案工作似乎总是隐藏于各种工作之后，因为档案的保密性，使得管理人员的任务变得繁重而小心。而在寻找文档时也不够方便与快捷，从而可以看出传统的实体档案管理还是有很明显的缺点。更加值得注意的是，人工的判断要远远低于计算机的计算能力，往往计算机的匹配能力都要更加的准确。
　　档案信息化的保存具有稳定性。纸质档案袋的留存取决于纸张、笔墨、字迹等等的影响，在保存方面不具有稳定性与长久性。而档案信息化的出现，完全改变的档案的留存形式，外界对于档案信息的影响几乎是微乎其微。这样哪怕有再多的信息也不会担心没有地方保存了，更重要的是，信息量的增大对于信息的查找是比较麻烦的，而档案信息化有了计算机的搜索功能，便无须担心这个问题了。
　　档案信息化具有便捷传递性。档案信息保存的一部分原因是存放记录，而另一部分在于交流与共享。在交流与共享时，信息的分享速度就有着至关重要的意义，纸质的传递，速度慢而且害怕泄露重要信息。在信息化的今天，信息的传递效率非常之快。在这个高效率的情况下是可以节省很多资源的，也就为单位节约了时间成本与资金成本。
　　我们在新时代生活着，就应该具备接受新鲜事物并学习更先进的事物的能力，所以我们应该让自己承认档案信息化是一个必然的趋势，然后再去学习与之相关的各种能力与专业知识。加快这一工程的进程脚步是我们所应该追求的。