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摘 要：高校后勤档案信息是后勤工作的重要记录，落后的档案管理水平已不能满足后勤的改革步伐。信息化技术的不断进步为后勤档案管理工作提供了新的思路。本文指出了高校后勤档案工作中的问题，并结合本校情况提出信息化背景下做好档案管理工作的几点思考与建议。
关键词：高校后勤档案；信息；后勤改革
一、高校后勤档案信息化管理的意义
1.后勤档案信息化是高校信息化建设的要求。随着社会信息化的发展，高校信息化已成为重点工作，而后勤是高校的重要服务保障性部门。在高校信息化的要求下，信息化工作也将作为后期发展的重要一环，后期会努力推动自身信息化建设。档案工作作为后勤的重要日常工作，必然会成为后勤信息化建设的一部分。
2.后勤档案信息化是后勤各项工作的需要。高校后勤工作涉及餐饮、物业、修缮等业务种类，档案大致有办公文书、人事档案、设备档案、财务档案等，具有综合性、复杂性、多样性的特点。各类档案是后勤工作的重要组成部分，是加快后勤改革的基础，也对高校的安全保障提供了必要材料支撑，而高校后勤档案信息化则是提高档案管理水平的一种有效手段。
二、高校后勤档案信息化管理的现状与问题
1.档案意识薄弱，培训不到位。高校后勤档案管理工作是后勤各项工作中最容易被忽视的工作，同时在学校层面未对各基层单位有明确的档案管理要求，导致基层领导对档案工作意识不强。相关的部门工作人员也多由兼职人员负责，未经过专业培训，因此对档案概念不清，尤其是信息化认识不够，工作中经常不对材料进行归档，档案不完整、材料流失现象时有发生，给工作带来诸多不便。
2.档案管理体系不健全。不少高校后勤未建立档案管理规范和标准体系，致使档案员在归纳、整理档案时，缺少规范化、系统化管理准则，一旦档案员换岗，历史文档需要花费大量时间查询。
3.信息化程度滞后，档案管理混乱。有些后勤档案多为纸质材料，不少高校后勤档案管理人员仍以手工操作为主。纸质档案不便于长久保存，档案的保密工作无法保障。另外，电子档案保存方式不统一，检索效率低，档案管理工作较为混乱。
4.信息化建设资金投入不足。信息化建设必须配备计算机、网关等相关硬件设备，同时在信息安全、网络维护方面需要大量的经济投入。而学校的经费重点投入在教学科研上，后勤的信息化配套资金无法跟上学校发展，这样也就阻碍了后勤档案信息化的建设进程。
5.后勤队伍整体计算机水平不高。现在高校后勤队伍在学历水平、计算机水平、人员结构方面存在一定的不足，难以满足当前的档案信息化发展要求。因此在信息化建设中，培养熟练档案工作与计算机技术的综合人才，已成为后勤亟待解决的主要问题。
三、加强高校后勤档案信息化建设工作的思考
1.提高对后勤档案信息化的重要性认识。后勤领导和各下属中心的档案管理员应认识到目前档案管理的问题，解放思想，做好宣传教育工作，提高档案管理信息化意识，将档案信息化工作纳入到后勤工作计划。落实档案管理队伍建设，加强员工培训工作，提高员工的计算机水平，不断增强其运用互联网的能力。同时，结合《档案法》实施信息化培训工作，依法规范后勤档案管理工作，培养员工扎实的的业务能力，适应新的发展形势需要。
2.依托后勤信息化，抓好档案信息化建设。建设档案信息系统需要注意以下内容：（1）档案资源信息化。后勤档案按存储类型分为纸质文档和电子文档，为保障档案的安全性和完整性，应将纸质文档存储成电子文档，统一将档案资源归入信息系统数据库，同时纸质文档备份留存。（2）资源分中心、分类别管理。后勤业务归属多中心管理，各中心的档案分类略有不同，如修缮中心工程、合同档案较多，餐饮中心文书档案较多，因此按中心分配档案信息化系统权限，根据各部门需求设置不同类型的档案类别，同时也要把握好资源的开放性和保密性尺度。（3）档案资源的关联性。后勤的很多档案资源存在着相互关联的关系，尤其校内请示报告包含了部门请示、中心请示、法律委托授权书、合同原本副本等其他相关资料，为减少录入和查询时间，建立信息系统时要注意开发各文档的关联关系功能，以此提高工作效率。（4）档案信息系统接口问题。后勤档案信息化是高校信息化的一部分，在档案信息化系统建设过程中，要注意保留外部接口，便于与学校其他档案管理系统的对接，保证学校各单位信息资源的交流与传递。
3.建立后勤档案信息化管理体系和安全保障体系。在建立后勤档案信息化系统的同时，制定适合后勤各中心特点的一套科学完整的档案管理规章制度，健全档案工作组织机构，规定档案有关人员的职责范围，并采取适当的考核激励机制，从被动变主动，将档案信息化工作融入到日常办公工作中。
在档案信息安全方面，建立网络安全保障体系，采用病毒防范、物理隔离、防火墙等技术保障网络运行安全，在电子档案传输过程中采用数据加密、安全认证等技术保障资源安全。
参考文献：
[1]何并文，何建宇，莫丽华，等.信息化背景下的高校档案管理研究[J].广西广播电视大学学报，2014（9）.
[2]刘文军.网络环境下高校人事档案的信息化管理[J].太原师范学院学报（社会科学版），2014（11）.
[3]闭线林.新时期高校档案信息化建设探析[J].山西档案，2014（5）.
关键词：高校后勤档案；信息；后勤改革
一、高校后勤档案信息化管理的意义
1.后勤档案信息化是高校信息化建设的要求。随着社会信息化的发展，高校信息化已成为重点工作，而后勤是高校的重要服务保障性部门。在高校信息化的要求下，信息化工作也将作为后期发展的重要一环，后期会努力推动自身信息化建设。档案工作作为后勤的重要日常工作，必然会成为后勤信息化建设的一部分。
2.后勤档案信息化是后勤各项工作的需要。高校后勤工作涉及餐饮、物业、修缮等业务种类，档案大致有办公文书、人事档案、设备档案、财务档案等，具有综合性、复杂性、多样性的特点。各类档案是后勤工作的重要组成部分，是加快后勤改革的基础，也对高校的安全保障提供了必要材料支撑，而高校后勤档案信息化则是提高档案管理水平的一种有效手段。
二、高校后勤档案信息化管理的现状与问题
1.档案意识薄弱，培训不到位。高校后勤档案管理工作是后勤各项工作中最容易被忽视的工作，同时在学校层面未对各基层单位有明确的档案管理要求，导致基层领导对档案工作意识不强。相关的部门工作人员也多由兼职人员负责，未经过专业培训，因此对档案概念不清，尤其是信息化认识不够，工作中经常不对材料进行归档，档案不完整、材料流失现象时有发生，给工作带来诸多不便。
2.档案管理体系不健全。不少高校后勤未建立档案管理规范和标准体系，致使档案员在归纳、整理档案时，缺少规范化、系统化管理准则，一旦档案员换岗，历史文档需要花费大量时间查询。
3.信息化程度滞后，档案管理混乱。有些后勤档案多为纸质材料，不少高校后勤档案管理人员仍以手工操作为主。纸质档案不便于长久保存，档案的保密工作无法保障。另外，电子档案保存方式不统一，检索效率低，档案管理工作较为混乱。
4.信息化建设资金投入不足。信息化建设必须配备计算机、网关等相关硬件设备，同时在信息安全、网络维护方面需要大量的经济投入。而学校的经费重点投入在教学科研上，后勤的信息化配套资金无法跟上学校发展，这样也就阻碍了后勤档案信息化的建设进程。
5.后勤队伍整体计算机水平不高。现在高校后勤队伍在学历水平、计算机水平、人员结构方面存在一定的不足，难以满足当前的档案信息化发展要求。因此在信息化建设中，培养熟练档案工作与计算机技术的综合人才，已成为后勤亟待解决的主要问题。
三、加强高校后勤档案信息化建设工作的思考
1.提高对后勤档案信息化的重要性认识。后勤领导和各下属中心的档案管理员应认识到目前档案管理的问题，解放思想，做好宣传教育工作，提高档案管理信息化意识，将档案信息化工作纳入到后勤工作计划。落实档案管理队伍建设，加强员工培训工作，提高员工的计算机水平，不断增强其运用互联网的能力。同时，结合《档案法》实施信息化培训工作，依法规范后勤档案管理工作，培养员工扎实的的业务能力，适应新的发展形势需要。
2.依托后勤信息化，抓好档案信息化建设。建设档案信息系统需要注意以下内容：（1）档案资源信息化。后勤档案按存储类型分为纸质文档和电子文档，为保障档案的安全性和完整性，应将纸质文档存储成电子文档，统一将档案资源归入信息系统数据库，同时纸质文档备份留存。（2）资源分中心、分类别管理。后勤业务归属多中心管理，各中心的档案分类略有不同，如修缮中心工程、合同档案较多，餐饮中心文书档案较多，因此按中心分配档案信息化系统权限，根据各部门需求设置不同类型的档案类别，同时也要把握好资源的开放性和保密性尺度。（3）档案资源的关联性。后勤的很多档案资源存在着相互关联的关系，尤其校内请示报告包含了部门请示、中心请示、法律委托授权书、合同原本副本等其他相关资料，为减少录入和查询时间，建立信息系统时要注意开发各文档的关联关系功能，以此提高工作效率。（4）档案信息系统接口问题。后勤档案信息化是高校信息化的一部分，在档案信息化系统建设过程中，要注意保留外部接口，便于与学校其他档案管理系统的对接，保证学校各单位信息资源的交流与传递。
3.建立后勤档案信息化管理体系和安全保障体系。在建立后勤档案信息化系统的同时，制定适合后勤各中心特点的一套科学完整的档案管理规章制度，健全档案工作组织机构，规定档案有关人员的职责范围，并采取适当的考核激励机制，从被动变主动，将档案信息化工作融入到日常办公工作中。
在档案信息安全方面，建立网络安全保障体系，采用病毒防范、物理隔离、防火墙等技术保障网络运行安全，在电子档案传输过程中采用数据加密、安全认证等技术保障资源安全。
参考文献：
[1]何并文，何建宇，莫丽华，等.信息化背景下的高校档案管理研究[J].广西广播电视大学学报，2014（9）.
[2]刘文军.网络环境下高校人事档案的信息化管理[J].太原师范学院学报（社会科学版），2014（11）.
[3]闭线林.新时期高校档案信息化建设探析[J].山西档案，2014（5）.