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摘 要：档案工作在由传统管理向数字化管理转变，实现管理创新过程中的主旋律。
关键词：档案；技术管理；创新；
文章编号：1674-3520（2015）-12-00-01
全国上下深入学习实践科学发展观，通过学习思考的科学发展观是人以为本，不断满足人们多方面需求和促进人的全面发展的发展观；是政治、经济、社会可持续、健康、协调和全面发展，推动整个社会走上生产发展、生活富裕，生态良好的发展观。
一、档案数字化技术管理
档案数字化，若仅以技术层面理解指的是资源数字化，存储海量化和传递网络化。
档案数字化，是包括标准规范的制定，软件基础设施、应用系统化、数字资源库建立以及人员、技术等五方面内容。标准规范是指管理、业务和技术等标准；软硬件基础设施建设指的是资源数据库、服务管理系统。应用系统具有对档案信息资源的形成，整理存档、检索、保护利用、鉴定、销毁、统计等过程，实施档案业务管理的功能。数字资源库建设指的是支持馆藏档案数字化的过程。
人员技术主要指掌握计算机软硬件及网络技术的人才。可见，档案数字化代表的是一种信息环境和基础硬件设施以及与相适应的人的素质及管理水平等软件的构建，涉及到经费、设备和人员技术以标准规范等方面，既有技术因素，还有管理活动和方法。
电子档案大量产生以及档案的收藏保管和提供利用的需要，档案数字化是所有档案部门面临的不可避免的一项工作。
科学发展形势给档案工作提出的新任务，也是档案部门贯彻学习实践以人为本的科学发展观的体现。
二、低质档案归档时也要重视电子档案
随着人们档案意识的增强，低质档的归档率已经大大提高。而且人们也都意识到由于电子档案仍存在凭证性和真实性等问题，是无法替代纸质档案的。因此，纸质档案归档问题还不算突出。但电子档案归档、电子资源体系建设，由于与纸质档案在管理理念、管理方式、管理要求等方面的不同，尤其是对电子档案管理，在软硬和网络、在人员与技术以及档案管理规范等方面都有更高要求，而档案部门却普遍条件有限到使此项工作开展困难重重。对此，我们应予以足够的重视。因为，档案数字化管理是档案工作发展的必然趋势，而电子资源建设是档案数字化的基础。
三、重视电子档案的接收
事實上，不少档案部门都在进行着电子资源建设。在高校，普遍已在开展学籍档案的数字化扫描。学籍档案是永久保存且利用频率很高的一类档案。而且这类档案有些历史悠久，纸张破损也需要通过扫描等措施对其实施保护。但仅对馆藏数字化是不够的。因为若忽略接收这一重要环节，势必造成电子（数据）档案的流失，或以后要投入更多的经费对纸质文件数字化。因此电子文件的接收，不得不引起我们高度的重视。不少单位通过推行档案一体化管理软件，实现了电子档案的网上传输和归档；条件不具备的一些部门，则在纸质档案归档同时要求提交电子版；有些档案部门则积极与本单位的信息部门联系商讨电子档案归档的有效方法等。
四、重视电子档案的利用
为提高检索利用速度，纸质档案的管理已由纯手工的管理过度为由计算计辅助管理。同样，随着馆藏数字化和电子档案接收等大量电子资源的形成，也要考虑如何科学管理和便捷提供利用。对于文档体系管理成熟的单位，要在形成之初就予以考虑，即所谓对电子档案要全程管理和前端控制。条件不成熟的部门，则可针对介质接收回来的电子（数据）档案，开发独立的检索利用系统以方便利用，如电子公文检索系统、电子报刊检索系统、电子照片检索系统以及学籍档案查询系统等；一些档案部门对纸档案目录管理升级为全文管理；也是为了可以将扫描了的电子档案能通过系统管理并提供利用。
五、实践科学发展，促进管理创新和技术创新
档案数字化管理所涉及的问题，除需要有基础设施的建设，硬件的配置、软件的开发等技术环境支撑外，还需要管理理念和管理机制相适应。档案数字化管理是新的管理理念和管理机制的体现。
档案数字化管理直接面对的电子档案管理问题。电子档案和纸质档案的管理，做法是档案办理完毕移交档案部门后，才意味着对该份档案开始实施管理。强调的是对纸质档案手工管理中有许多控制手段在文件形成之前就由程序执行。对纸质档案的管理到电子档案的控制，管理理念是大不相同的。在管理方式，管理手段等方面也完全不同，纸质档案的管理是一种以手工的、被动的、独立的管理方式为主的管理，而电子档案，档案工作者要主动介入系统的设计以实现对电子档案的全程控制和管理，这就意味着档案工作者要从独立的工作者成为档案形成者，利用者甚至系统设计人员的合作伙伴。从被动的，独立的纸质档案的手工管理方式和手段，到主动的合作的自动化管理方式和手段，这些都是由于管理的变化而带来管理进程一系列的变化，管理创新也就控制到议事日程。管理创新，主要从理念更新和制度创新着手。
（一）更新理念。要有勇气接受新技术的挑战，数字化管理是管理的变革，是体现了制度管理而不是本位和个人意志的管理。因为新技术支持下的管理环境是不允许，也不可能有任何个人的随意性。数字化管理是一种规范的、程序化的管理。以人为本，就是说，体现在程序里面的管理者的管理理念，是应该符合大多数人的最大利益，而不是个人的或少数人的利益。数字化管理是对传统管理的挑战和改革，反映的就是人的这一观念变化，说要接受新技术的挑战就要有勇气在于此。
（二）制度创新。要建立岗位责任制度。岗位责任制建立，对实现数字化管理十分重要。数字化管理就是流程管理。在整个管理过程中，依据个体所在岗位的职责，通过设置权限给予个体授体，以使个体通过人机操作完成所承担的工作。数字化管理环境下的岗位责任制，责权利是清晰的，不允许对工作推诿，也可能越权。要建立量化的考核制度，有科学的工作指标，有精确的量化管理，数字化管理环境下的岗位责任和考核制度。
制度创新还有一个重要的内容就是档案业务标准规范。由计算机执行诸如分类、著录、统计，甚至鉴定等业务规范，比传统的档案业务规范更加精确和标准。
管理创新和技术创新，互相促进，相互制约，谋求发展。以观念突破技术，以技术改变观念，将是档案工作在由传统管理向数字化管理转变，实现管理创新过程中的主旋律。这是我们在数字化管理中实践科学发展观的又一重要体现。
关键词：档案；技术管理；创新；
文章编号：1674-3520（2015）-12-00-01
全国上下深入学习实践科学发展观，通过学习思考的科学发展观是人以为本，不断满足人们多方面需求和促进人的全面发展的发展观；是政治、经济、社会可持续、健康、协调和全面发展，推动整个社会走上生产发展、生活富裕，生态良好的发展观。
一、档案数字化技术管理
档案数字化，若仅以技术层面理解指的是资源数字化，存储海量化和传递网络化。
档案数字化，是包括标准规范的制定，软件基础设施、应用系统化、数字资源库建立以及人员、技术等五方面内容。标准规范是指管理、业务和技术等标准；软硬件基础设施建设指的是资源数据库、服务管理系统。应用系统具有对档案信息资源的形成，整理存档、检索、保护利用、鉴定、销毁、统计等过程，实施档案业务管理的功能。数字资源库建设指的是支持馆藏档案数字化的过程。
人员技术主要指掌握计算机软硬件及网络技术的人才。可见，档案数字化代表的是一种信息环境和基础硬件设施以及与相适应的人的素质及管理水平等软件的构建，涉及到经费、设备和人员技术以标准规范等方面，既有技术因素，还有管理活动和方法。
电子档案大量产生以及档案的收藏保管和提供利用的需要，档案数字化是所有档案部门面临的不可避免的一项工作。
科学发展形势给档案工作提出的新任务，也是档案部门贯彻学习实践以人为本的科学发展观的体现。
二、低质档案归档时也要重视电子档案
随着人们档案意识的增强，低质档的归档率已经大大提高。而且人们也都意识到由于电子档案仍存在凭证性和真实性等问题，是无法替代纸质档案的。因此，纸质档案归档问题还不算突出。但电子档案归档、电子资源体系建设，由于与纸质档案在管理理念、管理方式、管理要求等方面的不同，尤其是对电子档案管理，在软硬和网络、在人员与技术以及档案管理规范等方面都有更高要求，而档案部门却普遍条件有限到使此项工作开展困难重重。对此，我们应予以足够的重视。因为，档案数字化管理是档案工作发展的必然趋势，而电子资源建设是档案数字化的基础。
三、重视电子档案的接收
事實上，不少档案部门都在进行着电子资源建设。在高校，普遍已在开展学籍档案的数字化扫描。学籍档案是永久保存且利用频率很高的一类档案。而且这类档案有些历史悠久，纸张破损也需要通过扫描等措施对其实施保护。但仅对馆藏数字化是不够的。因为若忽略接收这一重要环节，势必造成电子（数据）档案的流失，或以后要投入更多的经费对纸质文件数字化。因此电子文件的接收，不得不引起我们高度的重视。不少单位通过推行档案一体化管理软件，实现了电子档案的网上传输和归档；条件不具备的一些部门，则在纸质档案归档同时要求提交电子版；有些档案部门则积极与本单位的信息部门联系商讨电子档案归档的有效方法等。
四、重视电子档案的利用
为提高检索利用速度，纸质档案的管理已由纯手工的管理过度为由计算计辅助管理。同样，随着馆藏数字化和电子档案接收等大量电子资源的形成，也要考虑如何科学管理和便捷提供利用。对于文档体系管理成熟的单位，要在形成之初就予以考虑，即所谓对电子档案要全程管理和前端控制。条件不成熟的部门，则可针对介质接收回来的电子（数据）档案，开发独立的检索利用系统以方便利用，如电子公文检索系统、电子报刊检索系统、电子照片检索系统以及学籍档案查询系统等；一些档案部门对纸档案目录管理升级为全文管理；也是为了可以将扫描了的电子档案能通过系统管理并提供利用。
五、实践科学发展，促进管理创新和技术创新
档案数字化管理所涉及的问题，除需要有基础设施的建设，硬件的配置、软件的开发等技术环境支撑外，还需要管理理念和管理机制相适应。档案数字化管理是新的管理理念和管理机制的体现。
档案数字化管理直接面对的电子档案管理问题。电子档案和纸质档案的管理，做法是档案办理完毕移交档案部门后，才意味着对该份档案开始实施管理。强调的是对纸质档案手工管理中有许多控制手段在文件形成之前就由程序执行。对纸质档案的管理到电子档案的控制，管理理念是大不相同的。在管理方式，管理手段等方面也完全不同，纸质档案的管理是一种以手工的、被动的、独立的管理方式为主的管理，而电子档案，档案工作者要主动介入系统的设计以实现对电子档案的全程控制和管理，这就意味着档案工作者要从独立的工作者成为档案形成者，利用者甚至系统设计人员的合作伙伴。从被动的，独立的纸质档案的手工管理方式和手段，到主动的合作的自动化管理方式和手段，这些都是由于管理的变化而带来管理进程一系列的变化，管理创新也就控制到议事日程。管理创新，主要从理念更新和制度创新着手。
（一）更新理念。要有勇气接受新技术的挑战，数字化管理是管理的变革，是体现了制度管理而不是本位和个人意志的管理。因为新技术支持下的管理环境是不允许，也不可能有任何个人的随意性。数字化管理是一种规范的、程序化的管理。以人为本，就是说，体现在程序里面的管理者的管理理念，是应该符合大多数人的最大利益，而不是个人的或少数人的利益。数字化管理是对传统管理的挑战和改革，反映的就是人的这一观念变化，说要接受新技术的挑战就要有勇气在于此。
（二）制度创新。要建立岗位责任制度。岗位责任制建立，对实现数字化管理十分重要。数字化管理就是流程管理。在整个管理过程中，依据个体所在岗位的职责，通过设置权限给予个体授体，以使个体通过人机操作完成所承担的工作。数字化管理环境下的岗位责任制，责权利是清晰的，不允许对工作推诿，也可能越权。要建立量化的考核制度，有科学的工作指标，有精确的量化管理，数字化管理环境下的岗位责任和考核制度。
制度创新还有一个重要的内容就是档案业务标准规范。由计算机执行诸如分类、著录、统计，甚至鉴定等业务规范，比传统的档案业务规范更加精确和标准。
管理创新和技术创新，互相促进，相互制约，谋求发展。以观念突破技术，以技术改变观念，将是档案工作在由传统管理向数字化管理转变，实现管理创新过程中的主旋律。这是我们在数字化管理中实践科学发展观的又一重要体现。