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【摘 要】 本文以建筑设计院档案管理为切入点，分析了建筑设计档案管理存在的问题以及对策，为我国档案管理工作的发展提供一些可行性的思路。
【关键词】 建筑设计院；工程档案；管理
引言：
工程档案是工程项目在不同时间进行工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、模型实物等不同形式和载体的历史记录。工程档案从方案到施工最后竣工都会产生不同的文件，而设计院所保留的工程档案则是在各阶段形成的设计成果文件，修改文件、各种批文以及与工程有关的建设单位、施工单位发生的各类合同、协议、公文和竣工验收、工程回访等文件。
建筑设计院所保存的工程档案是具有一定保存价值的档案文件，不是工程项目开展的所有文件都必须保存，而是应该加以选择，一旦确定进行保存，要对其进行整理和归档处理，使这些档案文件能够在有效保存年限之内发挥最大的价值。档案管理工作是否高速有效影响着企业的建设与发展，为建筑工程提供了丰富的依据和资料，具有重要的参考意义。在本文中，作者结合自己的实际工作经验，阐述了工程档案的价值和特点，以此为基础分析了设计院工程档案存在的问题，以及如何改善这些问题的几点措施。
1.工程档案的价值
1.1利用价值。建筑设计院的档案管理工作由于自身具有工程多、项目杂的特点，涉及到资料和数据都要充分参考历来工程项目的原始数据，以保证设计的准确性和精确度，因此设计院的档案在使用频率和使用范围上都具有极高的利用价值。设计院所保存的工程档案，从利用人员上来看，既有本院的内部人员，又有甲方和施工单位人员以及其他社会人员，因此需要频繁的保存、查阅、调阅、加晒等，对于工程档案的保管显得更加重要。
1.2凭证价值。设计院工程档案是设计人员根据工程要求进行精心设计之后取得的成果，如果出现工程质量问题需要追究责任，或者发生与工程相关的法律纠纷，工程设计档案是具有法律效力的有利凭证之一，能够帮助纠纷双方理清法律责任、合法解决纠纷。
2.工程档案的特点
2.1专业性
建筑设计涉及多个专业，一般由地质勘查、基坑围护、建筑、结构、给排水、电气、暖通、概预算等组成，每个专业形成资料都具有很强的独立性和单一性，因此各专业人员要按照归档制度将相关的文件和图纸移交到档案室保管。
2.2种类多
设计院的工程档案除了在各阶段形成的图纸外还包括：地质勘查报告，甲方委托书、批文、合同、设计任务书、各专业计算书、变更单、审查意见书、竣工验收报告等，由于每个阶段都会生成一定数量的档案，这些阶段性档案各自组成一组内容完整的档案，确保了阶段档案成套性。
2.3数量大
随着设计院的不断发展，工程项目的增多，每天面临着众多资料和数据要进行处理，科技化、信息化的建筑设计技术也不断的应用到实际的设计当中，比如CAD、Photoshop、Sketchup等的绘图软件应用，大大提高设计的效率和质量，缩短了以前传统手绘设计所需时间，同时一定程度上也增加了图纸数量，加重了档案管理工作的任务。
3.工程档案管理的问题和措施
设计院档案管理的主要问题集中在设计人员的归档意识薄弱、归档制度不完善以及现有的归档制度得不到很好的贯彻执行，领导对档案管理不重视，资金投入不足、设备陈旧、技术手段落后，这些在一定程度上制约了设计院的工程档案管理发展，影响了设计院的工作效率和工作质量。针对这些问题，提出以下几点措施：
3.1建立完善、高效的归档制度
首先，明确制定针对本院的归档目录。因为每个工程项目设计所涉及的有关文件繁多，必须要依靠明确的归档目录，避免少归、漏归的现象发生，确保归档的条理性、归档之后的完整性和成套性。其次，做好定期歸档，及时归档工作。由于每个工程项目从开始到竣工验收结束，基本上都要经过几年才能完成，为了避免出现档案丢失以及人员变动导致的文件不完整等问题，更加需要坚持定期归档、及时归档的原则，每次归档时间不能太长，通常而言，在每个阶段完成后，需在限定时间将这个阶段设计图纸及相关资料归档。最后，各个项目部门要明确归档的负责人，在归档人员上得到保证，避免在实际工作中互相推诿。
3.2设置科学的档案整编制度
首先，工程档案是以工程项目为单元而形成，每个工程，不论面积大小，工程性质如何，都有一个特定的工程代号，工程代号实际上起着档号的作用，是工程档案的收集、整理、利用的最基本的途径。工程档案以工程代号为依据，及时对围绕工程项目开展的基本建设活动而形成的相互之间密切联系的文件资料归类整编。其次，依据依照设计依据，设计的成果以及对设计成果的确认分类和整理。最后，根据是纸质档案还是电子档案，对工程设计档案进行分类和整理。
3.3加强档案管理人员的综合素质
工程档案的特点决定了工程档案的专业性，专业的档案管理必然需要专业的人员来实际操作。
首先，加强对档案人员的培训，通过参加档案局开设的岗位培训，使档案人员具备相关的档案专业技术和知识，取得相关的岗位证书。除了参加档案培训，平时还应该学习专业知识，熟悉和掌握档案管理的基本原则和工作技能，研究科学的管理方法。其次，工程档案具有专业性，涉及到的专业很多，这就需要档案管理人员学习一些建筑工程有关的专业知识，努力拓展知识，提高自身的文化素质和业务能力。最后，提高档案人员的爱岗敬业精神，提升与各部门之间的协调能力，保持良好的工作态度。
3.4加强工程档案的安全监管
工程档案载体材料的主要成分是有机物，安全保管的防护措施是多方面的。解决的重点包括三个方面：即库房建筑、设备配置和科学管理。通过这些解决好“八防”问题，即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。认真执行档案保管、保密、库房管理和利用制度等，维护档案的完整与安全。
底图档案的管理是工程管理重中之重，开展底图扫描工作，延长底图的使用寿命。在底图的利用过程之中“轻拿轻放”平放图纸，避免图纸折叠。
长期保留与图纸原件内容一致的电子文档，高度重视设计成果信息的长久保存，积极采取防范档案风险，实行档案备份制度。
3.5实施现代化信息档案管理
信息技术是企业利用科学方法对经营管理信息进行收集、储存、加工、处理，并辅助决策的技术总称，随着信息技术的高度发展和不断应用，其影响已波及到传统建筑业的方方面面。充分利用现代信息技术，逐步建立各类档案管理信息系统。加快推动档案工作方式和手段由传统向信息化的转换，实现存储数字化、管理自动化、利用网络化。建立档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库，尽可能多的将档案资料智能化、信息化，为综合发展开发打好基础，实现信息共享。
4.总结
建筑工程档案作为详细记录工程状况的重要信息载体，不仅价值大、使用寿命长，而且关系到人民的生命财产安全、健康和环境。城市中的每栋建筑物的日常维修和保养，建筑物的扩建、改建、拆建等，都离不开建筑物的真实记录----建筑工程档案，他为其提供详细、精确的各种技术参数，同时，也能够为其他的工程的建设提供有益的借鉴和珍贵的经验教训。所以，做好工程档案的管理工作，现实意义重大。
参考文献：
【1】张春玲.浅议企业工程管理工作【J】.西部煤化工，2008（1）
【2】杜芳芳.建筑设计档案管理的思考【J】.中国西部科技.2011（11）
【3】蔡金福.对建筑设计档案管理的几点思考【J】.云南档案.2011（07）
【4】李路民.建筑设计档案管理的问题和对策【M】.档案管理.2006（05）
【关键词】 建筑设计院；工程档案；管理
引言：
工程档案是工程项目在不同时间进行工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、模型实物等不同形式和载体的历史记录。工程档案从方案到施工最后竣工都会产生不同的文件，而设计院所保留的工程档案则是在各阶段形成的设计成果文件，修改文件、各种批文以及与工程有关的建设单位、施工单位发生的各类合同、协议、公文和竣工验收、工程回访等文件。
建筑设计院所保存的工程档案是具有一定保存价值的档案文件，不是工程项目开展的所有文件都必须保存，而是应该加以选择，一旦确定进行保存，要对其进行整理和归档处理，使这些档案文件能够在有效保存年限之内发挥最大的价值。档案管理工作是否高速有效影响着企业的建设与发展，为建筑工程提供了丰富的依据和资料，具有重要的参考意义。在本文中，作者结合自己的实际工作经验，阐述了工程档案的价值和特点，以此为基础分析了设计院工程档案存在的问题，以及如何改善这些问题的几点措施。
1.工程档案的价值
1.1利用价值。建筑设计院的档案管理工作由于自身具有工程多、项目杂的特点，涉及到资料和数据都要充分参考历来工程项目的原始数据，以保证设计的准确性和精确度，因此设计院的档案在使用频率和使用范围上都具有极高的利用价值。设计院所保存的工程档案，从利用人员上来看，既有本院的内部人员，又有甲方和施工单位人员以及其他社会人员，因此需要频繁的保存、查阅、调阅、加晒等，对于工程档案的保管显得更加重要。
1.2凭证价值。设计院工程档案是设计人员根据工程要求进行精心设计之后取得的成果，如果出现工程质量问题需要追究责任，或者发生与工程相关的法律纠纷，工程设计档案是具有法律效力的有利凭证之一，能够帮助纠纷双方理清法律责任、合法解决纠纷。
2.工程档案的特点
2.1专业性
建筑设计涉及多个专业，一般由地质勘查、基坑围护、建筑、结构、给排水、电气、暖通、概预算等组成，每个专业形成资料都具有很强的独立性和单一性，因此各专业人员要按照归档制度将相关的文件和图纸移交到档案室保管。
2.2种类多
设计院的工程档案除了在各阶段形成的图纸外还包括：地质勘查报告，甲方委托书、批文、合同、设计任务书、各专业计算书、变更单、审查意见书、竣工验收报告等，由于每个阶段都会生成一定数量的档案，这些阶段性档案各自组成一组内容完整的档案，确保了阶段档案成套性。
2.3数量大
随着设计院的不断发展，工程项目的增多，每天面临着众多资料和数据要进行处理，科技化、信息化的建筑设计技术也不断的应用到实际的设计当中，比如CAD、Photoshop、Sketchup等的绘图软件应用，大大提高设计的效率和质量，缩短了以前传统手绘设计所需时间，同时一定程度上也增加了图纸数量，加重了档案管理工作的任务。
3.工程档案管理的问题和措施
设计院档案管理的主要问题集中在设计人员的归档意识薄弱、归档制度不完善以及现有的归档制度得不到很好的贯彻执行，领导对档案管理不重视，资金投入不足、设备陈旧、技术手段落后，这些在一定程度上制约了设计院的工程档案管理发展，影响了设计院的工作效率和工作质量。针对这些问题，提出以下几点措施：
3.1建立完善、高效的归档制度
首先，明确制定针对本院的归档目录。因为每个工程项目设计所涉及的有关文件繁多，必须要依靠明确的归档目录，避免少归、漏归的现象发生，确保归档的条理性、归档之后的完整性和成套性。其次，做好定期歸档，及时归档工作。由于每个工程项目从开始到竣工验收结束，基本上都要经过几年才能完成，为了避免出现档案丢失以及人员变动导致的文件不完整等问题，更加需要坚持定期归档、及时归档的原则，每次归档时间不能太长，通常而言，在每个阶段完成后，需在限定时间将这个阶段设计图纸及相关资料归档。最后，各个项目部门要明确归档的负责人，在归档人员上得到保证，避免在实际工作中互相推诿。
3.2设置科学的档案整编制度
首先，工程档案是以工程项目为单元而形成，每个工程，不论面积大小，工程性质如何，都有一个特定的工程代号，工程代号实际上起着档号的作用，是工程档案的收集、整理、利用的最基本的途径。工程档案以工程代号为依据，及时对围绕工程项目开展的基本建设活动而形成的相互之间密切联系的文件资料归类整编。其次，依据依照设计依据，设计的成果以及对设计成果的确认分类和整理。最后，根据是纸质档案还是电子档案，对工程设计档案进行分类和整理。
3.3加强档案管理人员的综合素质
工程档案的特点决定了工程档案的专业性，专业的档案管理必然需要专业的人员来实际操作。
首先，加强对档案人员的培训，通过参加档案局开设的岗位培训，使档案人员具备相关的档案专业技术和知识，取得相关的岗位证书。除了参加档案培训，平时还应该学习专业知识，熟悉和掌握档案管理的基本原则和工作技能，研究科学的管理方法。其次，工程档案具有专业性，涉及到的专业很多，这就需要档案管理人员学习一些建筑工程有关的专业知识，努力拓展知识，提高自身的文化素质和业务能力。最后，提高档案人员的爱岗敬业精神，提升与各部门之间的协调能力，保持良好的工作态度。
3.4加强工程档案的安全监管
工程档案载体材料的主要成分是有机物，安全保管的防护措施是多方面的。解决的重点包括三个方面：即库房建筑、设备配置和科学管理。通过这些解决好“八防”问题，即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。认真执行档案保管、保密、库房管理和利用制度等，维护档案的完整与安全。
底图档案的管理是工程管理重中之重，开展底图扫描工作，延长底图的使用寿命。在底图的利用过程之中“轻拿轻放”平放图纸，避免图纸折叠。
长期保留与图纸原件内容一致的电子文档，高度重视设计成果信息的长久保存，积极采取防范档案风险，实行档案备份制度。
3.5实施现代化信息档案管理
信息技术是企业利用科学方法对经营管理信息进行收集、储存、加工、处理，并辅助决策的技术总称，随着信息技术的高度发展和不断应用，其影响已波及到传统建筑业的方方面面。充分利用现代信息技术，逐步建立各类档案管理信息系统。加快推动档案工作方式和手段由传统向信息化的转换，实现存储数字化、管理自动化、利用网络化。建立档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库，尽可能多的将档案资料智能化、信息化，为综合发展开发打好基础，实现信息共享。
4.总结
建筑工程档案作为详细记录工程状况的重要信息载体，不仅价值大、使用寿命长，而且关系到人民的生命财产安全、健康和环境。城市中的每栋建筑物的日常维修和保养，建筑物的扩建、改建、拆建等，都离不开建筑物的真实记录----建筑工程档案，他为其提供详细、精确的各种技术参数，同时，也能够为其他的工程的建设提供有益的借鉴和珍贵的经验教训。所以，做好工程档案的管理工作，现实意义重大。
参考文献：
【1】张春玲.浅议企业工程管理工作【J】.西部煤化工，2008（1）
【2】杜芳芳.建筑设计档案管理的思考【J】.中国西部科技.2011（11）
【3】蔡金福.对建筑设计档案管理的几点思考【J】.云南档案.2011（07）
【4】李路民.建筑设计档案管理的问题和对策【M】.档案管理.2006（05）