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摘 要 数字档案馆的实施过程其实就是一个档案馆战略与信息技术战略不断调整、动态对应的过程。本文从分析企业SAM模型出发,提出数字档案馆的战略对应模型,为数字档案馆的发展提供了一个新的视角。
关键词:数字档案馆 战略 模型
中图分类号:G270.7文献标识码:A
一、企业SAM模型思想解读
企业的信息技术战略与企业整体战略规划息息相关,在企业信息化建设过程中,信息技术对于企业的战略价值不断提高,Henderson和Venkatraman为了解释企业战略、信息技术战略以及与之相应的企业结构和信息技术结构之间的关系,提出了战略对应模型(Strategy Alignment Model),简称SAM模型。
SAM模型由企业战略、组织基础设施和流程、信息技术战略、信息技术基础设施和流程四大领域构成。“企业战略”指企业在竞争性产品—市场领域的定位选择问题;“组织机构结构、流程及文化”涉及支持企业定位选择的企业内部资源及其配置;“信息技术战略”指企业信息技术相关的定位选择,涉及信息技术规模、系统能力和信息技术管理等方面;“信息技术基础设施和流程”指为传递必要的信息技术产品和服务进行的数据、软件和技术基础设施等方面的配置。企业战略与信息技术战略构成了模型的外部区域,组织基础设施和流程与信息技术基础设施和流程构成了内部区域。
战略对应模型最核心的思想就是战略的成功实施和实现要求所有四个域的协同对应,这种对应通过战略匹配和功能整合而完成。“战略匹配”强调企业战略与信息技术战略的制定与执行,通过“战略匹配”可以实现内、外部环境之间的对应和协调,取得好的经济效益。“功能整合”的目的在于解决当企业受到信息技术冲击时,如何将企业领域与信息技术领域间进行正确整合的问题,这种整合可分为战略层整合与运作层整合,通过“战略整合”可以完成企业战略和信息术战略的整合,通过“运作整合”则可以实现业务层面的一体化。
二、数字档案馆战略对应模型
目前,随着信息技术的不断发展和电子政务建设的有序开展,作为电子政务的有机组成部分,作为信息收集、处理、管理、开发利用的机构之一,档案馆面临来自上级、同级档案馆的竞争,以及政府内其他部门(如信息中心)的竞争,也面临广大民众不断增长和变化的信息和服务需求。此时,战略规划及执行将不再是企业所独有,档案馆战略和企业战略一样都需要管理高层的规划和决策制定,因此相同的基本的决策制定原理被应用于其中。数字档案馆的实施不只是某一次的技术行为,而是一个不断改变的动态过程,获得这种动态能力的关键不是一系列具体的、高级技术的应用,而是档案馆应用信息技术进行档案馆业务流程的信息化及优化重组,实现传统档案馆的转型,为公民提供优质高效的信息和其他公共服务,为政府科学决策提供参考的理念。换句话说,尽管高级的、先进的技术可能会带来优势,但是仅仅依靠对信息技术的应用是不能实现数字档案馆的功能的。只有实现了档案馆战略与信息技术战略的动态对应,才能最终成功实现数字档案馆。因此,笔者认为将战略思想引入到数字档案馆的实践中,可以有效地指导数字档案馆的实施,保证信息技术的投资效率。
“档案馆战略”指与档案馆执行其职能相关的各项选择,它包括档案馆的定位、服务能力和档案馆管理三个基本要素。档案馆的定位是指档案馆在社会及政府中所扮演的角色,如信息管理者或信息服务提供者;服务能力是指档案馆提供什么服务,以什么方式提供服务以及为哪些人提供服务等;档案馆管理是指档案馆在实现其定位和服务时,采取的管理手段或方法。“组织基础设施和流程”指档案馆的内部资源,它对档案馆的战略提供有效的支持和运营平台。它包括管理结构、业务流程、员工知识和技能三个要素。管理结构是指支持实现档案馆战略而采取的管理组织结构、人员安排和职能分工等。业务流程是档案馆部门的业务处理流程、程序和操作步骤。员工知识和技能是指档案馆工作人员完成工作和任务所必备的专业知识和在工作中的操作技能。“信息技术战略”指档案馆在信息技术市场中的定位选择。它包括技术范围、系统能力和信息技术管理三个要素。技术范围是指支持当前档案馆战略活动或能形成新的档案馆战略的信息技术组合,例如管理信息系统、局域网、广域网、决策分析系统等。系统能力是指信息技术战略的属性,如系统可靠性、成本性能水平、互联和灵活性等,这些属性有益于创造新的档案馆战略或更好地支持现有档案馆战略。信息技术管理是指获得所需要的信息技术能力的机制的选择和使用。“信息系统基础设施和流程”是档案馆的信息系统内部资源,对档案馆的信息技术战略提供有效的支持和运营平台,它包括信息系统架构、信息系统流程和技能。信息系统架构是指应用程序的组合,软硬件和通讯的配置等。信息系统流程是指信息系统基础设施的运作、开发和维护流程等。信息系统技能是指技术人员熟练运用信息技术、解决技术问题的能力。
在数字档案馆战略对应模型中,“档案馆战略”和“信息技术战略”构成数字档案馆的外部域,“组织基础设施和流程”和“信息系统基础设施和流程”构成内部域。数字档案馆的战略匹配通过“档案馆战略”与“组织基础设施和流程”之间,以及“信息技术战略”与“信息系统基础设施和流程”之间的对应匹配来实现;功能整合则是通过“档案馆战略”与“信息技术战略”之间的战略整合,以及“组织基础设施和流程”与“信息系统基础设施和流程”之间的运作整合来实现。数字档案馆战略的成功实施需要所有四个域的协同对应,好的战略对应管理能有效提升档案馆信息技术的投资效率,有效改善战略规划及实施之间的匹配,对档案馆基于宏观战略规划的业务流程的优化重组以及档案馆面向信息化和电子政务的转型提供理论参考和实践的新视角。
(作者:河南荥阳档案馆助理馆员)
关键词:数字档案馆 战略 模型
中图分类号:G270.7文献标识码:A
一、企业SAM模型思想解读
企业的信息技术战略与企业整体战略规划息息相关,在企业信息化建设过程中,信息技术对于企业的战略价值不断提高,Henderson和Venkatraman为了解释企业战略、信息技术战略以及与之相应的企业结构和信息技术结构之间的关系,提出了战略对应模型(Strategy Alignment Model),简称SAM模型。
SAM模型由企业战略、组织基础设施和流程、信息技术战略、信息技术基础设施和流程四大领域构成。“企业战略”指企业在竞争性产品—市场领域的定位选择问题;“组织机构结构、流程及文化”涉及支持企业定位选择的企业内部资源及其配置;“信息技术战略”指企业信息技术相关的定位选择,涉及信息技术规模、系统能力和信息技术管理等方面;“信息技术基础设施和流程”指为传递必要的信息技术产品和服务进行的数据、软件和技术基础设施等方面的配置。企业战略与信息技术战略构成了模型的外部区域,组织基础设施和流程与信息技术基础设施和流程构成了内部区域。
战略对应模型最核心的思想就是战略的成功实施和实现要求所有四个域的协同对应,这种对应通过战略匹配和功能整合而完成。“战略匹配”强调企业战略与信息技术战略的制定与执行,通过“战略匹配”可以实现内、外部环境之间的对应和协调,取得好的经济效益。“功能整合”的目的在于解决当企业受到信息技术冲击时,如何将企业领域与信息技术领域间进行正确整合的问题,这种整合可分为战略层整合与运作层整合,通过“战略整合”可以完成企业战略和信息术战略的整合,通过“运作整合”则可以实现业务层面的一体化。
二、数字档案馆战略对应模型
目前,随着信息技术的不断发展和电子政务建设的有序开展,作为电子政务的有机组成部分,作为信息收集、处理、管理、开发利用的机构之一,档案馆面临来自上级、同级档案馆的竞争,以及政府内其他部门(如信息中心)的竞争,也面临广大民众不断增长和变化的信息和服务需求。此时,战略规划及执行将不再是企业所独有,档案馆战略和企业战略一样都需要管理高层的规划和决策制定,因此相同的基本的决策制定原理被应用于其中。数字档案馆的实施不只是某一次的技术行为,而是一个不断改变的动态过程,获得这种动态能力的关键不是一系列具体的、高级技术的应用,而是档案馆应用信息技术进行档案馆业务流程的信息化及优化重组,实现传统档案馆的转型,为公民提供优质高效的信息和其他公共服务,为政府科学决策提供参考的理念。换句话说,尽管高级的、先进的技术可能会带来优势,但是仅仅依靠对信息技术的应用是不能实现数字档案馆的功能的。只有实现了档案馆战略与信息技术战略的动态对应,才能最终成功实现数字档案馆。因此,笔者认为将战略思想引入到数字档案馆的实践中,可以有效地指导数字档案馆的实施,保证信息技术的投资效率。
“档案馆战略”指与档案馆执行其职能相关的各项选择,它包括档案馆的定位、服务能力和档案馆管理三个基本要素。档案馆的定位是指档案馆在社会及政府中所扮演的角色,如信息管理者或信息服务提供者;服务能力是指档案馆提供什么服务,以什么方式提供服务以及为哪些人提供服务等;档案馆管理是指档案馆在实现其定位和服务时,采取的管理手段或方法。“组织基础设施和流程”指档案馆的内部资源,它对档案馆的战略提供有效的支持和运营平台。它包括管理结构、业务流程、员工知识和技能三个要素。管理结构是指支持实现档案馆战略而采取的管理组织结构、人员安排和职能分工等。业务流程是档案馆部门的业务处理流程、程序和操作步骤。员工知识和技能是指档案馆工作人员完成工作和任务所必备的专业知识和在工作中的操作技能。“信息技术战略”指档案馆在信息技术市场中的定位选择。它包括技术范围、系统能力和信息技术管理三个要素。技术范围是指支持当前档案馆战略活动或能形成新的档案馆战略的信息技术组合,例如管理信息系统、局域网、广域网、决策分析系统等。系统能力是指信息技术战略的属性,如系统可靠性、成本性能水平、互联和灵活性等,这些属性有益于创造新的档案馆战略或更好地支持现有档案馆战略。信息技术管理是指获得所需要的信息技术能力的机制的选择和使用。“信息系统基础设施和流程”是档案馆的信息系统内部资源,对档案馆的信息技术战略提供有效的支持和运营平台,它包括信息系统架构、信息系统流程和技能。信息系统架构是指应用程序的组合,软硬件和通讯的配置等。信息系统流程是指信息系统基础设施的运作、开发和维护流程等。信息系统技能是指技术人员熟练运用信息技术、解决技术问题的能力。
在数字档案馆战略对应模型中,“档案馆战略”和“信息技术战略”构成数字档案馆的外部域,“组织基础设施和流程”和“信息系统基础设施和流程”构成内部域。数字档案馆的战略匹配通过“档案馆战略”与“组织基础设施和流程”之间,以及“信息技术战略”与“信息系统基础设施和流程”之间的对应匹配来实现;功能整合则是通过“档案馆战略”与“信息技术战略”之间的战略整合,以及“组织基础设施和流程”与“信息系统基础设施和流程”之间的运作整合来实现。数字档案馆战略的成功实施需要所有四个域的协同对应,好的战略对应管理能有效提升档案馆信息技术的投资效率,有效改善战略规划及实施之间的匹配,对档案馆基于宏观战略规划的业务流程的优化重组以及档案馆面向信息化和电子政务的转型提供理论参考和实践的新视角。
(作者:河南荥阳档案馆助理馆员)