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摘 要:对工作流系统在济宁联通的应用情况进行了描述,通过需求分析、系统设计、建模、测试验证等环节对工作流系统的应用过程进行了详细的阐述。该系统具有良好的灵活性、安全性和可扩展性,并在济宁联通得到了广泛的应用。大大提升了企业的工作效率,节约了成本。
关键词:工作流 建模 流程
中图分类号:F270文献标识码:A 文章编号:1007-3973 (2010) 01-144-02
1引言
济宁联通全面负责中国联合网络通信有限公司在济宁市的网络建设、运营维护和经营服务工作。目前济宁联通公司下设36个部门,11个县(市、区)分公司,设有130个乡镇营业部和36个城区营业分局。
当前公司存在的突出问题:公司分支机构多,地理上的分散给公司的日常管理和运营造成许多不便,业务的数据量信息量大,处理工作繁重,时效性相对滞后,一定程度上影响了公司领导决策的速度。
为此,公司领导决定进一步加大科技投入,迅速加大信息化应用的力度和水平,全面建设完善公司OA办公工作流系统,为经营和管理做好支撑。
2需求分析
2.1问题描述
济宁联通2008年实现融合,经营范围增加、产品品种增多、部门职责发生很大变化、运营模式发生变化,这些都对公司信息化建设提出了新的需求。新的业务、新的模式,对原有两家公司的原有流程提出修改需求和增加新的流程需求。特别急于解决的问题是加快审批速度,提高工作效率,提高管理的科学性、提升数据信息的更新速度、分析深度已经成为迫切需要解决的问题。
2.2需求描述
经过几年的信息化系统应用,公司管理层及员工已经使用过OA办公、统一邮件、CRM、ERP等系统,有了一定的习惯和使用常识。目前具备了建设工作流系统的成熟条件,因此也更进一步加快了公司工作流应用的深入推广与应用。
在公司客户服务部的组织下,经过深入挖掘,广泛征求意见,公司确定了六大方面的工作流流程,即行政管理、人力资源、财务管理、市场经营、建设投资、系统支撑六大领域。
3典型系统分析与设计
3.1固定资产购置流程
3.1.1主要业务部门
包括需求部门、网络与建设部、财务部、分管总经理、总经理
3.1.2部门分工
(1)公司各县级分公司和市公司综合部、市场部、运行维护部等主要部门,根据公司每年发展规划,在充分审核已有资产的基础上,提出部门的需求计划,上报市公司网络与建设部。
(2)网络与建设部是固定资产的责任和管理部门,负责汇总需求部门的需求,并组织公司专家组成员,对不同的项目进行初步论证,提出初审意见。
(3)公司分管或总经理在审批上报的固定资产购置计划时,结合公司当年投资预算完成情况,本着资本投资的原则,签署意见,并责成有关部门跟踪落实,争取早日投产,带来效益。
3.1.3流程实施
(1)固定资产分类
开发此流程,首先要研究透固定资产包括的范围,是否都能够通过该流程来完成。情况复杂的多增加节点,但是仍然不能降低效率。
(2)摸底岗位职责
对串行的各部门内主管人员进行座谈,头脑风暴,提炼签字意见。模拟各自意见签署后,可能出现的yes或no,下一个环节的去向及修改。
(3)顺序设计
合理设计各部门、岗位的审批顺序,系统生成,自动流转。
(4)提醒
为提高效率,下一环节及时处理,设计开发自动提醒功能,通过手机短信方式告知。
3.1.4固定资产购置流程图展现
固定资产购置申请
图1固定资产购置流程图
3.2 型建立的方法
3.2.1模型研究方法及工具
现对固定资产购置流程研究的方法及工具说明一下:
本次项目组采用的是统一建模语言(UML),它是用来对软件密集系统进行可视化建模的一种语言。UML为面向对象开发系统的产品进行说明、可视化、和编制文档的一种标准语言。具备以下几个特点:
(1)UML可以贯穿软件开发周期中的每一个阶段。被OMG采纳作为业界的标准。
(2)UML最适于数据建模,业务建模,对象建模,组件建模。
(3)UML作为一种模型语言,它使开发人员专注于建立产品的模型和结构,而不是选用什么程序语言和算法实现。当模型建立之后,模型可以被UML工具转化成指定的程序语言代码。
工作流模型过程模型包含了工作流执行服务运行该过程的所有必需的信息,包括它启动和结束的条件、组成的活动、活动间导航的准则、参与其中的用户、需要激活的应用程序的指针、需要用到的工作流相关数据的定义等等。
在工作流的建模期间需要参考组织/角色模型来获得有关组织结构和组织内角色的信息。过程定义指定完成某项活动的组织实体或角色,而不是定义具体人员。工作流执行服务负责在工作流运行环境内将组织实体或角色映射为特定的人员。
工作流管理针对工作流建模做了两方面的工作:
(1) 建立了一个元模型(process meta model):它用于描述一个过程模型内各个对象、它们之间的关系及它们的属性,有利于多个工作流产品之间交换模型信息。
(2) 定义了一套可以在工作流管理系统之间及在管理系统与建模工具之间交互过程模型定义的API接口。
3.2.2系统接口设计
第一:应用平台的接口统一,因为将有许多系统共同运行在同一个应用平台上,系统之间在编码规则上,数据交换上,资源共享上都需要统一规划。接口要能起到承前启后的作用。
第二:内部各个系统之间的业务接口。包括与生产系统、采购系统等之间的业务接口。双方需要发生一些业务数据的交换。
第三:与外部系统之间的接口。包括与合作伙伴业务系统的接口、与供应商业务系统的接口、与经销商业务系统的接口、与银行的支付接口、与认证中心系统的接口等。
目前系统接口支持与10060系统接口,可以自动接收10060系统生成的派单信息,并支持在各部门间进行转派。
支持与小灵通短信平台,联通GSM短信平台接口,可以进行工单到达的短信提醒。支持与物料管理系统的接口,申请相应的物料后,物料管理系统可以根据申请内容自动调整库存等信息,并在申请流程中加以领导审批。
3.2.3安全设置
使用网络防火墙进行网络访问、网络认证的控制。工作流系统工号统一使用办公自动化账号、密码单独管理,有统一的密码管理策略,不允许使用简单和空密码。除管理员外,不允许直接登录数据库,采用严格数据库密码控制策略。数据库备份自动执行,备份周期每天一次,按周循环备份七次,数据存方式放为异机存放。并保留三份往月备份。主机存储采用RAID5技术,实现5+1硬件冗余备份策略。整机备份采用虚拟机技术,当在线主机出现问题时启用虚拟机进行工作流业务的临时支撑。
4系统测试与验证
4.1验证目的
(1)验证项目的功能是否与实际工作相对应;
(2)验证项目设计与用户需求之间的差异性;
(3)通过用户的应用验证系统的完整性;
(4)通过各部门应用验证项目应用的效益和效果。
4.2应用验证
4.2.1验证方法
验证测试从功能性测试和性能测试两个层面进行。功能性测试分为单元测试与集成测试两种;性能测试是指系统上线以后,对服务器负载能力、整个网络的承受能力进行的一种技术性测试,验证指标主要是负载均衡能力与系统冗余。
4.2.2验证结果与评价
(1)本项目已在济宁联通公司六大领域实施流程运行,分别是行政管理、人力资源、财务管理、市场经营、建设投资、系统支撑,系统运行情况与公司要求衔接良好。
(2)本项目已在济宁联通公司36个市公司部门、11个县级公司运行,目前已有用户数1030个。
(3)项目的实施提高了工作效率,通过对固定资产购置流程的穿行测试,以往需要至少四个工作日的会签流程,现在只需一个工作日就可以完成。
(4)系统可以自动形成电子报表,可以用于工作差距的分析及流程的优化,并且历史流程自动归档,解决了历史资料查询问题,节约了仓库和管理人工成本。
4.3经济效益分析
经过细致分析核算,该系统上线后有如下优点:
(1)大大提高各部门审批、工作传递的效率,尤其是涉及部门较多的会签流程,工作流可以同时达到多个节点。以前一个多部门会签流程最快需要4个工作日完成,采用新电子工作流程后可以在一个工作日内完成各部门的审批,提高工作效率4倍。
(2)节约办公成本,在很大程度上以电子化代替纸质化的办公。每月仅此一项即可节约办公经费一万余元。
(3)系统可以自动形成电子报表,可以用于工作短版的分析以及流程的优化,并且历史流程自动归档,解决了历史资料查询问题,节约了仓库和管理人工成本。
(4)工作流系统的上线运营,促使公司内部员工素质上了一个大台阶。各工作主管岗员工对自己的职责的定位准确、认识空前提高,工作节奏明显加快,员工责任心增强,促进了不同岗位工作人员之间的相互了解与沟通。员工分工明确,各尽其责,各环节衔接流畅,很多日常事务不需要再去请示就可以处理,工作效率提高。
系统运行使内控、审计工作变得更加有效,工作人员可以通过工作流系统查看在某个时间段进行的管理、建设和营销等工作记录。企业风险得到进一步控制,避免了部门之间不通气或者当面反对意见不便提的局面,减少交易风险,以最小的投入获得最大的回报。
5总结与展望
运用Liveflow工作流系统,建立了济宁联通公司内部工作流程,实现了公司六大领域工作的流程化管理。随着公司3G业务的运营,新的业务、新的管理需求将不断出现,公司管理组织体系也将面临新的调整。我们将不断加强工作流系统的研究,进一步适应公司新形势下的发展需要。
关键词:工作流 建模 流程
中图分类号:F270文献标识码:A 文章编号:1007-3973 (2010) 01-144-02
1引言
济宁联通全面负责中国联合网络通信有限公司在济宁市的网络建设、运营维护和经营服务工作。目前济宁联通公司下设36个部门,11个县(市、区)分公司,设有130个乡镇营业部和36个城区营业分局。
当前公司存在的突出问题:公司分支机构多,地理上的分散给公司的日常管理和运营造成许多不便,业务的数据量信息量大,处理工作繁重,时效性相对滞后,一定程度上影响了公司领导决策的速度。
为此,公司领导决定进一步加大科技投入,迅速加大信息化应用的力度和水平,全面建设完善公司OA办公工作流系统,为经营和管理做好支撑。
2需求分析
2.1问题描述
济宁联通2008年实现融合,经营范围增加、产品品种增多、部门职责发生很大变化、运营模式发生变化,这些都对公司信息化建设提出了新的需求。新的业务、新的模式,对原有两家公司的原有流程提出修改需求和增加新的流程需求。特别急于解决的问题是加快审批速度,提高工作效率,提高管理的科学性、提升数据信息的更新速度、分析深度已经成为迫切需要解决的问题。
2.2需求描述
经过几年的信息化系统应用,公司管理层及员工已经使用过OA办公、统一邮件、CRM、ERP等系统,有了一定的习惯和使用常识。目前具备了建设工作流系统的成熟条件,因此也更进一步加快了公司工作流应用的深入推广与应用。
在公司客户服务部的组织下,经过深入挖掘,广泛征求意见,公司确定了六大方面的工作流流程,即行政管理、人力资源、财务管理、市场经营、建设投资、系统支撑六大领域。
3典型系统分析与设计
3.1固定资产购置流程
3.1.1主要业务部门
包括需求部门、网络与建设部、财务部、分管总经理、总经理
3.1.2部门分工
(1)公司各县级分公司和市公司综合部、市场部、运行维护部等主要部门,根据公司每年发展规划,在充分审核已有资产的基础上,提出部门的需求计划,上报市公司网络与建设部。
(2)网络与建设部是固定资产的责任和管理部门,负责汇总需求部门的需求,并组织公司专家组成员,对不同的项目进行初步论证,提出初审意见。
(3)公司分管或总经理在审批上报的固定资产购置计划时,结合公司当年投资预算完成情况,本着资本投资的原则,签署意见,并责成有关部门跟踪落实,争取早日投产,带来效益。
3.1.3流程实施
(1)固定资产分类
开发此流程,首先要研究透固定资产包括的范围,是否都能够通过该流程来完成。情况复杂的多增加节点,但是仍然不能降低效率。
(2)摸底岗位职责
对串行的各部门内主管人员进行座谈,头脑风暴,提炼签字意见。模拟各自意见签署后,可能出现的yes或no,下一个环节的去向及修改。
(3)顺序设计
合理设计各部门、岗位的审批顺序,系统生成,自动流转。
(4)提醒
为提高效率,下一环节及时处理,设计开发自动提醒功能,通过手机短信方式告知。
3.1.4固定资产购置流程图展现
固定资产购置申请
图1固定资产购置流程图
3.2 型建立的方法
3.2.1模型研究方法及工具
现对固定资产购置流程研究的方法及工具说明一下:
本次项目组采用的是统一建模语言(UML),它是用来对软件密集系统进行可视化建模的一种语言。UML为面向对象开发系统的产品进行说明、可视化、和编制文档的一种标准语言。具备以下几个特点:
(1)UML可以贯穿软件开发周期中的每一个阶段。被OMG采纳作为业界的标准。
(2)UML最适于数据建模,业务建模,对象建模,组件建模。
(3)UML作为一种模型语言,它使开发人员专注于建立产品的模型和结构,而不是选用什么程序语言和算法实现。当模型建立之后,模型可以被UML工具转化成指定的程序语言代码。
工作流模型过程模型包含了工作流执行服务运行该过程的所有必需的信息,包括它启动和结束的条件、组成的活动、活动间导航的准则、参与其中的用户、需要激活的应用程序的指针、需要用到的工作流相关数据的定义等等。
在工作流的建模期间需要参考组织/角色模型来获得有关组织结构和组织内角色的信息。过程定义指定完成某项活动的组织实体或角色,而不是定义具体人员。工作流执行服务负责在工作流运行环境内将组织实体或角色映射为特定的人员。
工作流管理针对工作流建模做了两方面的工作:
(1) 建立了一个元模型(process meta model):它用于描述一个过程模型内各个对象、它们之间的关系及它们的属性,有利于多个工作流产品之间交换模型信息。
(2) 定义了一套可以在工作流管理系统之间及在管理系统与建模工具之间交互过程模型定义的API接口。
3.2.2系统接口设计
第一:应用平台的接口统一,因为将有许多系统共同运行在同一个应用平台上,系统之间在编码规则上,数据交换上,资源共享上都需要统一规划。接口要能起到承前启后的作用。
第二:内部各个系统之间的业务接口。包括与生产系统、采购系统等之间的业务接口。双方需要发生一些业务数据的交换。
第三:与外部系统之间的接口。包括与合作伙伴业务系统的接口、与供应商业务系统的接口、与经销商业务系统的接口、与银行的支付接口、与认证中心系统的接口等。
目前系统接口支持与10060系统接口,可以自动接收10060系统生成的派单信息,并支持在各部门间进行转派。
支持与小灵通短信平台,联通GSM短信平台接口,可以进行工单到达的短信提醒。支持与物料管理系统的接口,申请相应的物料后,物料管理系统可以根据申请内容自动调整库存等信息,并在申请流程中加以领导审批。
3.2.3安全设置
使用网络防火墙进行网络访问、网络认证的控制。工作流系统工号统一使用办公自动化账号、密码单独管理,有统一的密码管理策略,不允许使用简单和空密码。除管理员外,不允许直接登录数据库,采用严格数据库密码控制策略。数据库备份自动执行,备份周期每天一次,按周循环备份七次,数据存方式放为异机存放。并保留三份往月备份。主机存储采用RAID5技术,实现5+1硬件冗余备份策略。整机备份采用虚拟机技术,当在线主机出现问题时启用虚拟机进行工作流业务的临时支撑。
4系统测试与验证
4.1验证目的
(1)验证项目的功能是否与实际工作相对应;
(2)验证项目设计与用户需求之间的差异性;
(3)通过用户的应用验证系统的完整性;
(4)通过各部门应用验证项目应用的效益和效果。
4.2应用验证
4.2.1验证方法
验证测试从功能性测试和性能测试两个层面进行。功能性测试分为单元测试与集成测试两种;性能测试是指系统上线以后,对服务器负载能力、整个网络的承受能力进行的一种技术性测试,验证指标主要是负载均衡能力与系统冗余。
4.2.2验证结果与评价
(1)本项目已在济宁联通公司六大领域实施流程运行,分别是行政管理、人力资源、财务管理、市场经营、建设投资、系统支撑,系统运行情况与公司要求衔接良好。
(2)本项目已在济宁联通公司36个市公司部门、11个县级公司运行,目前已有用户数1030个。
(3)项目的实施提高了工作效率,通过对固定资产购置流程的穿行测试,以往需要至少四个工作日的会签流程,现在只需一个工作日就可以完成。
(4)系统可以自动形成电子报表,可以用于工作差距的分析及流程的优化,并且历史流程自动归档,解决了历史资料查询问题,节约了仓库和管理人工成本。
4.3经济效益分析
经过细致分析核算,该系统上线后有如下优点:
(1)大大提高各部门审批、工作传递的效率,尤其是涉及部门较多的会签流程,工作流可以同时达到多个节点。以前一个多部门会签流程最快需要4个工作日完成,采用新电子工作流程后可以在一个工作日内完成各部门的审批,提高工作效率4倍。
(2)节约办公成本,在很大程度上以电子化代替纸质化的办公。每月仅此一项即可节约办公经费一万余元。
(3)系统可以自动形成电子报表,可以用于工作短版的分析以及流程的优化,并且历史流程自动归档,解决了历史资料查询问题,节约了仓库和管理人工成本。
(4)工作流系统的上线运营,促使公司内部员工素质上了一个大台阶。各工作主管岗员工对自己的职责的定位准确、认识空前提高,工作节奏明显加快,员工责任心增强,促进了不同岗位工作人员之间的相互了解与沟通。员工分工明确,各尽其责,各环节衔接流畅,很多日常事务不需要再去请示就可以处理,工作效率提高。
系统运行使内控、审计工作变得更加有效,工作人员可以通过工作流系统查看在某个时间段进行的管理、建设和营销等工作记录。企业风险得到进一步控制,避免了部门之间不通气或者当面反对意见不便提的局面,减少交易风险,以最小的投入获得最大的回报。
5总结与展望
运用Liveflow工作流系统,建立了济宁联通公司内部工作流程,实现了公司六大领域工作的流程化管理。随着公司3G业务的运营,新的业务、新的管理需求将不断出现,公司管理组织体系也将面临新的调整。我们将不断加强工作流系统的研究,进一步适应公司新形势下的发展需要。