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摘要：教务档案是医学院教务教学管理工作的组成部分，是实施教学管理工作的重要依据。文章分析了医学院教务档案管理工作的意义，剖析了医学院教务档案管理中出现的问题，并提出了相应的措施。
关键词：医学院；教务档案；档案管理
中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）007-0000-01
教务档案作为档案管理的一个分支，是衡量一个学校管理水平的重要指标，也是学校教学管理工作的重要部分。规范化的教务档案管理在医学院校的教学改革中的作用越来越重要。为提高教务档案管理水平，我们需不断解决医学院校教务档案管理工作中出现的问题并针对这些问题提出规范教学档案管理及创新档案管理的方式和方法。
一、医学院教务档案管理中出现的问题
1.工作队伍缺乏正确管理理念，资料整理不齐全
就目前大多医学院教务档案管理的现状，可以看出，医学院教务档案管理工作人员的管理理念严重缺乏。他们一贯坚持“以事为本，就事论事”，过分注重规章条例，缺乏“以人为本”的理念。由于我国之前实行计划经济体制，高效管理大多属于中央集权制，因此，“官本位”等思想觀念比较浓厚，工作人员独断专行，缺乏集体意识。加上他们为了迎合校方的口号“求大、求全、求高”，使得管理缺陷进一步扩大，注重面子工程，忽略了提高管理质量的本质要求，导致部分医学院出现进一步盲目控制的局面。医学院缺乏整套科学合理的管理价值体系，因而随着医学院校长的更替而不断改变办学理念以及办学定位等宏观思想，进而造成档案管理的凌乱不齐全。
2.教务档案管理体系不完整，档案利用率不高
通过对医学院教务管理体制构建及其机构设置与运行的了解，首先可以发现体制格局大多呈现“科层制”，官僚化思想严重，这无疑给发展教务档案管理运动，提供管理质量造成了一定的阻碍。医学院一旦被行政化，则将会又出现类似于政府的部门设置，组织机构虽然齐全庞大，但是缺乏执行度，容易造成运转不灵。其次，医学院领导层内部时有利用手中权力为自身谋取利益，形成内部权力架构，这不仅阻碍了学校科研的发展，更是浪费了国家资源。这种管理体制的运行，是医学院学术文化与行政文化一直冲突的本质原因。在这个过程中，各学院之间，教师与管理者中间的矛盾加剧，更加阻碍了教务档案的记载管理，降低了教务档案的利用率。
3.教务档案管理技术落后，档案管理复杂繁琐
科学的管理方法是对事物进行正确合理的研究后，采用适合手段，管理方法以及管理工具，也就是说要采取合适的管理技术。要做好教务档案管理的工作，就必须使得档案的收集能够提前化，也就是对教务档案的收集工作要进行事先布置，实现超前控制，保证教务档案材料的齐全和完整。就目前大多医学院采取的管理技术来看，管理技术显得落后，大多还属于手工操作，没有实现机械化，进而导致档案搜集繁琐，耗时耗力。档案处理是一个相当严格的过程，其中某些环节是环环相扣的，若出现错误，将导致极大的浪费。因此，医学院应该建立计算机自动化管理档案体系，实现档案的高速检索及整理。
二、医学院教务档案管理的有效措施
1.加强人员的意识及责任感
教务档案管理是教学管理工作的一部分，从事教务管理工作的每名工作人员都应该积极做好这项工作。要让学校档案管理工作有章可循，档案工作就必须以档案学理论为指导，认真学习和研究档案学的理论。《中华人民共和国档案法》等法律法规的出台，给档案工作提供了科学依据。学校应以此为依据，制定管理细则，规定管理范畴、落实责任制等。在加强宣传学习的同时，也要提高档案管理人员的素质。在知识经济高速发展的时代，要求档案管理人员应具备职业道德和现代科学管理知识，了解国内外教育管理的历史发展情况和发展态势。因此要注重提高每个教务管理人员的责任感，加强过程管理意识，保存有利用价值的材料，为下一步档案工作夯实基础；同时，教务部门档案管理人员要向各科室明确各自的归档范围，定期及时提示归档期限，经常检查档案的收集整理情况；按照集中统一管理档案的原则，档案员要负责把在教学活动中形成的分散在各科室以及个人手中应归档的教学文件材料按时全部归档。
2.运用科学的方法及手段
随着信息技术迅速的发展、医学院校园网的普及，为教务档案的计算机和网络管理提供了硬件支持。要想提高利用效率，就必须要实现档案信息的数字化和网络化，可以从以下几方面人手：（1）已有档案目录数字化，可以建立教务信息服务以及目录查询系统；（2）在学校尚未实现文档一体化管理以前，对学校在教务管理中产生的电子档案，对其中公开的信息进行全过程跟踪记录，对每份文件的修改、存储、传送等各项操作进行实时登记，最后建成各类数据库；（3）对高利用率、具有参考价值的纸质档案，可以通过扫描、录入等方式转化为数字化的档案信息，建成各类全文数据库、多媒体数据库。同时，在电子归档目录“备注”项中标明纸质文件的档案号，在能够解决归档文件资源共享的同时，能够确保数据准确，并将这些数据库通过网络开始服务。虽然离实现还需要很长一段时间，但是也可以将此作为努力方向之一。
3.加强教务档案管理技术。推进医学院教务档案管理现代化
教务档案管理员不断加强学习。掌握计算机技术：利用档案管理系统对教务档案信息进行管理；掌握计算机网络化和多媒体技术：利用网络资源提供网络化的教务档案服务方式，建立数据库等实现教务档案的共享，方便广大师生利用查询。医学院推进教务档案管理技术现代化后，就可以对档案的收集进行超前控制，保证收集到的档案是真实完整的，在采用一定的软件技术对所收集到的档案资料进行合理分类，为以后的查询奠定基础。最后，档案的处理也需要用到现代技术进行规范处理，从档案的收集开始，到立卷、整理归档的每个环节中，按照统一的标准，在计算机上编辑更新资料，就能同步更新到互联网，方便档案查询人员的检索，也为档案整理人员提供了便利。
总之，医学院教务档案工作的质量好坏，决定了整个学校的社会地位与信誉。作为一名教务档案的管理人员，我们应及时更新自身的思想观念，全面认识到教务档案的重要性，并以身作则，努力做好学校的教务档案工作，确保学校的教务档案信息安全、可靠。
参考文献：
[1]赵玲玲，童菲，张莉霞.论高校教务档案管理[J].管理智库，2013，33：27-28.
[2]吕韦韦，管林楠.浅析高校教务档案管理工作[J].学园，2014，24：43-44.
关键词：医学院；教务档案；档案管理
中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）007-0000-01
教务档案作为档案管理的一个分支，是衡量一个学校管理水平的重要指标，也是学校教学管理工作的重要部分。规范化的教务档案管理在医学院校的教学改革中的作用越来越重要。为提高教务档案管理水平，我们需不断解决医学院校教务档案管理工作中出现的问题并针对这些问题提出规范教学档案管理及创新档案管理的方式和方法。
一、医学院教务档案管理中出现的问题
1.工作队伍缺乏正确管理理念，资料整理不齐全
就目前大多医学院教务档案管理的现状，可以看出，医学院教务档案管理工作人员的管理理念严重缺乏。他们一贯坚持“以事为本，就事论事”，过分注重规章条例，缺乏“以人为本”的理念。由于我国之前实行计划经济体制，高效管理大多属于中央集权制，因此，“官本位”等思想觀念比较浓厚，工作人员独断专行，缺乏集体意识。加上他们为了迎合校方的口号“求大、求全、求高”，使得管理缺陷进一步扩大，注重面子工程，忽略了提高管理质量的本质要求，导致部分医学院出现进一步盲目控制的局面。医学院缺乏整套科学合理的管理价值体系，因而随着医学院校长的更替而不断改变办学理念以及办学定位等宏观思想，进而造成档案管理的凌乱不齐全。
2.教务档案管理体系不完整，档案利用率不高
通过对医学院教务管理体制构建及其机构设置与运行的了解，首先可以发现体制格局大多呈现“科层制”，官僚化思想严重，这无疑给发展教务档案管理运动，提供管理质量造成了一定的阻碍。医学院一旦被行政化，则将会又出现类似于政府的部门设置，组织机构虽然齐全庞大，但是缺乏执行度，容易造成运转不灵。其次，医学院领导层内部时有利用手中权力为自身谋取利益，形成内部权力架构，这不仅阻碍了学校科研的发展，更是浪费了国家资源。这种管理体制的运行，是医学院学术文化与行政文化一直冲突的本质原因。在这个过程中，各学院之间，教师与管理者中间的矛盾加剧，更加阻碍了教务档案的记载管理，降低了教务档案的利用率。
3.教务档案管理技术落后，档案管理复杂繁琐
科学的管理方法是对事物进行正确合理的研究后，采用适合手段，管理方法以及管理工具，也就是说要采取合适的管理技术。要做好教务档案管理的工作，就必须使得档案的收集能够提前化，也就是对教务档案的收集工作要进行事先布置，实现超前控制，保证教务档案材料的齐全和完整。就目前大多医学院采取的管理技术来看，管理技术显得落后，大多还属于手工操作，没有实现机械化，进而导致档案搜集繁琐，耗时耗力。档案处理是一个相当严格的过程，其中某些环节是环环相扣的，若出现错误，将导致极大的浪费。因此，医学院应该建立计算机自动化管理档案体系，实现档案的高速检索及整理。
二、医学院教务档案管理的有效措施
1.加强人员的意识及责任感
教务档案管理是教学管理工作的一部分，从事教务管理工作的每名工作人员都应该积极做好这项工作。要让学校档案管理工作有章可循，档案工作就必须以档案学理论为指导，认真学习和研究档案学的理论。《中华人民共和国档案法》等法律法规的出台，给档案工作提供了科学依据。学校应以此为依据，制定管理细则，规定管理范畴、落实责任制等。在加强宣传学习的同时，也要提高档案管理人员的素质。在知识经济高速发展的时代，要求档案管理人员应具备职业道德和现代科学管理知识，了解国内外教育管理的历史发展情况和发展态势。因此要注重提高每个教务管理人员的责任感，加强过程管理意识，保存有利用价值的材料，为下一步档案工作夯实基础；同时，教务部门档案管理人员要向各科室明确各自的归档范围，定期及时提示归档期限，经常检查档案的收集整理情况；按照集中统一管理档案的原则，档案员要负责把在教学活动中形成的分散在各科室以及个人手中应归档的教学文件材料按时全部归档。
2.运用科学的方法及手段
随着信息技术迅速的发展、医学院校园网的普及，为教务档案的计算机和网络管理提供了硬件支持。要想提高利用效率，就必须要实现档案信息的数字化和网络化，可以从以下几方面人手：（1）已有档案目录数字化，可以建立教务信息服务以及目录查询系统；（2）在学校尚未实现文档一体化管理以前，对学校在教务管理中产生的电子档案，对其中公开的信息进行全过程跟踪记录，对每份文件的修改、存储、传送等各项操作进行实时登记，最后建成各类数据库；（3）对高利用率、具有参考价值的纸质档案，可以通过扫描、录入等方式转化为数字化的档案信息，建成各类全文数据库、多媒体数据库。同时，在电子归档目录“备注”项中标明纸质文件的档案号，在能够解决归档文件资源共享的同时，能够确保数据准确，并将这些数据库通过网络开始服务。虽然离实现还需要很长一段时间，但是也可以将此作为努力方向之一。
3.加强教务档案管理技术。推进医学院教务档案管理现代化
教务档案管理员不断加强学习。掌握计算机技术：利用档案管理系统对教务档案信息进行管理；掌握计算机网络化和多媒体技术：利用网络资源提供网络化的教务档案服务方式，建立数据库等实现教务档案的共享，方便广大师生利用查询。医学院推进教务档案管理技术现代化后，就可以对档案的收集进行超前控制，保证收集到的档案是真实完整的，在采用一定的软件技术对所收集到的档案资料进行合理分类，为以后的查询奠定基础。最后，档案的处理也需要用到现代技术进行规范处理，从档案的收集开始，到立卷、整理归档的每个环节中，按照统一的标准，在计算机上编辑更新资料，就能同步更新到互联网，方便档案查询人员的检索，也为档案整理人员提供了便利。
总之，医学院教务档案工作的质量好坏，决定了整个学校的社会地位与信誉。作为一名教务档案的管理人员，我们应及时更新自身的思想观念，全面认识到教务档案的重要性，并以身作则，努力做好学校的教务档案工作，确保学校的教务档案信息安全、可靠。
参考文献：
[1]赵玲玲，童菲，张莉霞.论高校教务档案管理[J].管理智库，2013，33：27-28.
[2]吕韦韦，管林楠.浅析高校教务档案管理工作[J].学园，2014，24：43-44.