论文部分内容阅读
[摘 要]为了更加全面地对办公室档案收集和整理进行分辨，因此该文分别对学校办公室档案收集和整理的内容、特点、改进措施以及实现信息化管理的必要性、策略进行了详细的分析。特别是随着科学技术的发展，办公室档案收集和管理是朝着信息化方向发展的，因此学校应该加强对办公室档案信息化的研究。
[关键词]办公室；档案；收集整理；建议
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）17-0350-01
引言
档案收集与归档整理工作，不仅有助于充实档案室馆藏，还有保存重要资料、记录本单位发展历程的重要作用。只有在办公室文书档案管理工作中发挥主观能动性，结合单位实际，创新管理思路，完善制度流程，强化办公室档案管理职能，才能做到与时俱进，促进档案工作顺利开展。
1 办公室文书档案的收集与管理工作的现状
1.1 工作人员对文书档案的管理意识较差
现阶段大部分事业单位内管理人员开始重视办公室的文书档案管理工作，但是从总体上看，办公室的文书档案管理仍然没有实现其应有的价值，从根本上分析其原因，主要是由于文书档案管理人员的素质较低，对文书档案的管理意识较差，尤其体现在档案的收集和分类等工作中，由于其业务能力的限制，导致部分事业单位在档案管理的分类工作上做得不到位，这也对档案的查询工作也造成了一定的困扰，需要花费更多的时间在档案信息的获取上。
1.2 单位对文书档案的收集与归档力度不到位
现阶段，由于事业单位档案管理的不重视导致文书档案的收集和分类工作做得不到位，部分单位甚至出现文件资料缺损或丢失的情况。归档模式的不科学，导致现阶段仍然有单位采用文字资料的形式来存储档案，缺乏电脑信息技术在文书的收集与分类中。除此之外，文书档案的归档与收集流程不规范，文件资料分类混乱，不能做到资料的及时归档，文书档案的可靠性差，部分单位为了应付上级检查而采用模拟近几年单位数据的方式伪造文书资料，导致档案严重缺乏真实性与其历史性。文书档案的管理制度混乱，经常出现文件资料的断章、缺页等，还有部分文书资料缺少单位的公章、缺少时间资料等等。
1.3 文书档案管理方式与技术落后
事业单位办公室的文书档案管理工作是现代化信息管理中的重要环节，但是大部门单位还在沿用传统的文书档案管理方式，采用人工的方式对文书档案进行收集和归档工作，在管理过程中存在着工作效率低下和管理不到位的问题。随着我国经济和技术的双重进步，档案的管理开始出现越来越多的种类，资料内容的广泛和信息来源的复杂，导致档案的管理工作也更加的复杂化，因此，这对档案管理者和管理技术提出了更高的要求，而传统档案管理方式对档案管理带来了一定的阻碍。
2 提高办公室档案的收集整理效率的措施
2.1 加强对档案的分类存放和处理
编制好办公室档案的分类大纲后，档案管理人员就结合档案分类大纲来对档案进行分类存放，从而方便之后的档案查阅。首先，工作人员需要对档案盒进行说明，比如：该档案盒是存放市上級下达的公文，就要在档案盒侧面标明“市上级下达公文”。其次，工作人员应该对每一份档案都进行编号，从而更好地方便之后的查阅，比如“市文001”“市文002”就是保存市上级所下达的公文。在进行档案的存放的时候，工作人员应该严格按照编号来进行存放，并且做好相应的登记，这样在查询档案的时候才能更好根据登记内容来查找档案，提高档案查找的效率。随着档案的增多，工作人员需要定期对档案资料进行转移，从而更好地保证办公室档案的条理性。
2.2 加强对档案分类大纲的编制
由于办公室是学校与其他部门沟通最多的部门，因此办公室档案资料的来源众多，而且数量也多，因此办公室档案在收集和管理上存在一定的复杂性。在进行档案资料的收集和存放的时候，就应该对档案进行分类，首先要对档案的分类大纲进行编制，这样才能方便之后的档案分类管理和存放。一般情况下，档案的分类大纲有以下几种：第一，是上级下达的公文；第二是办公室材料文件；第三是各种参考资料。首先，上级下达的公文；可以根据不同的上级进行分类，如省下达的公文、市下达的公文。其次，办公室材料文件包括的内容比较多，比如：一些平级单位送过来的相关文件，还有其他部门所送来的各种请示以及报告等等。最后，各种参考资料，比如：学校内部的宣传资料等等。
2.3 建立和完善办公室档案收集整理工作制度
俗话说“没有规矩，不成方圆”，所以要做好办公室档案收集整理工作，必须要建立健全一套完善的办公室档案收集整理工作制度，这样才能约束档案收集整理工作者有序有效开展办公室档案收集整理工作。结合当今办公室在档案收集整理方案的工作情况，监理可寻合理的办公室档案收集整理工作制度，让他能适应办公室档案收集整理工作的需求，以便带动办公室档案收集整理工作的顺利开展。与此同时还应以健全的办公室档案收集整理工作制度为手段，保证其有实施的可行型，避免成为形式过程形式认办公室档案收集整理工作制度要言简意赅、方便实用以及可行性强为原则，这样才能在现实的办公室档案收集整理工作中，充分发挥它特有的指导管理职能，并且还可以规范管理人员。最后，办公室档案收集整理工作制度必须具备对领导以及员工同样的制约能力，那么办公室档案收集整理工作制度在未来的实际工作中，表现出他特有的严肃以及权威性，以免造成办公室档案收集整理制度只是形式上的制度，并不能起到任何作用。
2.4 提高档案工作人员素质
一是提高思想政治素养。政治素养不过硬，是难以胜任档案工作的。要与当下时政相结合，学习方针政策。档案人员开展工作要立足于国家、立足于本单位，搞好档案收集整理工作。二是提高综合素质。通过各种各样的学习方式，熟悉档案特点和规律，精通业务，以提供更好的服务。三是提高法律意识。档案工作人员要有较高的法律意识与保密意识，了解涉及档案相关的法律，避免触碰红线，有原则地开展工作。
2.5 创新档案收集和归档的工作模式
传统的文书档案收集和归档工作存在着过于被动的问题，而且还容易导致资源的严重泄露情况。因此，事业单位管理人员应当积极对传统的档案收集模式与归档模式进行改进，采用一种主动收集资料的创新型的工作模式。首先，应当加强文书档案的管理人员与单位内各部门之间的联系，方便定期地进行单位内资料的收集和整理，档案管理的人员也应当进一步地加深对单位内部资料的历史性和重要性认识，避免在资料收集过程中的不真实情况。档案的管理人员需要具备一种创新意识，发挥现代的先进科技设备的真正作用。以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存，但现在，计算机技术的进步促进了储存方式的改变，大部分的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理，这就需要对归档的方式进行相关转变，以减少人工收集和整理过程中出现的失误。
结束语
办公室文书档案管理工作对事业单位的整体发展有着非常重要的参考作用，因此，在进行文书档案的收集和归档工作中，事业单位档案管理人员需要强化培训，增强文书档案管理人员的意识与知识，完善文书档案的收集与归档工作管理制度，创新档案收集和归档的工作模式，并做好档案收集与归档重要性的宣传工作，才能够保证文书档案管理工作的有序进行。
参考文献
[1] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013，23（02）：57-58.
[2] 梁明.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2016，03（11）：172-174.
[关键词]办公室；档案；收集整理；建议
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）17-0350-01
引言
档案收集与归档整理工作，不仅有助于充实档案室馆藏，还有保存重要资料、记录本单位发展历程的重要作用。只有在办公室文书档案管理工作中发挥主观能动性，结合单位实际，创新管理思路，完善制度流程，强化办公室档案管理职能，才能做到与时俱进，促进档案工作顺利开展。
1 办公室文书档案的收集与管理工作的现状
1.1 工作人员对文书档案的管理意识较差
现阶段大部分事业单位内管理人员开始重视办公室的文书档案管理工作，但是从总体上看，办公室的文书档案管理仍然没有实现其应有的价值，从根本上分析其原因，主要是由于文书档案管理人员的素质较低，对文书档案的管理意识较差，尤其体现在档案的收集和分类等工作中，由于其业务能力的限制，导致部分事业单位在档案管理的分类工作上做得不到位，这也对档案的查询工作也造成了一定的困扰，需要花费更多的时间在档案信息的获取上。
1.2 单位对文书档案的收集与归档力度不到位
现阶段，由于事业单位档案管理的不重视导致文书档案的收集和分类工作做得不到位，部分单位甚至出现文件资料缺损或丢失的情况。归档模式的不科学，导致现阶段仍然有单位采用文字资料的形式来存储档案，缺乏电脑信息技术在文书的收集与分类中。除此之外，文书档案的归档与收集流程不规范，文件资料分类混乱，不能做到资料的及时归档，文书档案的可靠性差，部分单位为了应付上级检查而采用模拟近几年单位数据的方式伪造文书资料，导致档案严重缺乏真实性与其历史性。文书档案的管理制度混乱，经常出现文件资料的断章、缺页等，还有部分文书资料缺少单位的公章、缺少时间资料等等。
1.3 文书档案管理方式与技术落后
事业单位办公室的文书档案管理工作是现代化信息管理中的重要环节，但是大部门单位还在沿用传统的文书档案管理方式，采用人工的方式对文书档案进行收集和归档工作，在管理过程中存在着工作效率低下和管理不到位的问题。随着我国经济和技术的双重进步，档案的管理开始出现越来越多的种类，资料内容的广泛和信息来源的复杂，导致档案的管理工作也更加的复杂化，因此，这对档案管理者和管理技术提出了更高的要求，而传统档案管理方式对档案管理带来了一定的阻碍。
2 提高办公室档案的收集整理效率的措施
2.1 加强对档案的分类存放和处理
编制好办公室档案的分类大纲后，档案管理人员就结合档案分类大纲来对档案进行分类存放，从而方便之后的档案查阅。首先，工作人员需要对档案盒进行说明，比如：该档案盒是存放市上級下达的公文，就要在档案盒侧面标明“市上级下达公文”。其次，工作人员应该对每一份档案都进行编号，从而更好地方便之后的查阅，比如“市文001”“市文002”就是保存市上级所下达的公文。在进行档案的存放的时候，工作人员应该严格按照编号来进行存放，并且做好相应的登记，这样在查询档案的时候才能更好根据登记内容来查找档案，提高档案查找的效率。随着档案的增多，工作人员需要定期对档案资料进行转移，从而更好地保证办公室档案的条理性。
2.2 加强对档案分类大纲的编制
由于办公室是学校与其他部门沟通最多的部门，因此办公室档案资料的来源众多，而且数量也多，因此办公室档案在收集和管理上存在一定的复杂性。在进行档案资料的收集和存放的时候，就应该对档案进行分类，首先要对档案的分类大纲进行编制，这样才能方便之后的档案分类管理和存放。一般情况下，档案的分类大纲有以下几种：第一，是上级下达的公文；第二是办公室材料文件；第三是各种参考资料。首先，上级下达的公文；可以根据不同的上级进行分类，如省下达的公文、市下达的公文。其次，办公室材料文件包括的内容比较多，比如：一些平级单位送过来的相关文件，还有其他部门所送来的各种请示以及报告等等。最后，各种参考资料，比如：学校内部的宣传资料等等。
2.3 建立和完善办公室档案收集整理工作制度
俗话说“没有规矩，不成方圆”，所以要做好办公室档案收集整理工作，必须要建立健全一套完善的办公室档案收集整理工作制度，这样才能约束档案收集整理工作者有序有效开展办公室档案收集整理工作。结合当今办公室在档案收集整理方案的工作情况，监理可寻合理的办公室档案收集整理工作制度，让他能适应办公室档案收集整理工作的需求，以便带动办公室档案收集整理工作的顺利开展。与此同时还应以健全的办公室档案收集整理工作制度为手段，保证其有实施的可行型，避免成为形式过程形式认办公室档案收集整理工作制度要言简意赅、方便实用以及可行性强为原则，这样才能在现实的办公室档案收集整理工作中，充分发挥它特有的指导管理职能，并且还可以规范管理人员。最后，办公室档案收集整理工作制度必须具备对领导以及员工同样的制约能力，那么办公室档案收集整理工作制度在未来的实际工作中，表现出他特有的严肃以及权威性，以免造成办公室档案收集整理制度只是形式上的制度，并不能起到任何作用。
2.4 提高档案工作人员素质
一是提高思想政治素养。政治素养不过硬，是难以胜任档案工作的。要与当下时政相结合，学习方针政策。档案人员开展工作要立足于国家、立足于本单位，搞好档案收集整理工作。二是提高综合素质。通过各种各样的学习方式，熟悉档案特点和规律，精通业务，以提供更好的服务。三是提高法律意识。档案工作人员要有较高的法律意识与保密意识，了解涉及档案相关的法律，避免触碰红线，有原则地开展工作。
2.5 创新档案收集和归档的工作模式
传统的文书档案收集和归档工作存在着过于被动的问题，而且还容易导致资源的严重泄露情况。因此，事业单位管理人员应当积极对传统的档案收集模式与归档模式进行改进，采用一种主动收集资料的创新型的工作模式。首先，应当加强文书档案的管理人员与单位内各部门之间的联系，方便定期地进行单位内资料的收集和整理，档案管理的人员也应当进一步地加深对单位内部资料的历史性和重要性认识，避免在资料收集过程中的不真实情况。档案的管理人员需要具备一种创新意识，发挥现代的先进科技设备的真正作用。以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存，但现在，计算机技术的进步促进了储存方式的改变，大部分的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理，这就需要对归档的方式进行相关转变，以减少人工收集和整理过程中出现的失误。
结束语
办公室文书档案管理工作对事业单位的整体发展有着非常重要的参考作用，因此，在进行文书档案的收集和归档工作中，事业单位档案管理人员需要强化培训，增强文书档案管理人员的意识与知识，完善文书档案的收集与归档工作管理制度，创新档案收集和归档的工作模式，并做好档案收集与归档重要性的宣传工作，才能够保证文书档案管理工作的有序进行。
参考文献
[1] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013，23（02）：57-58.
[2] 梁明.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2016，03（11）：172-174.