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[摘 要]本文结合当前档案管理工作中档案载体转变、分类变化、接收保管模式改变等发展趋势，对档案信息化管理的真实性、安全性和持续性等问题进行了分析，并对建立信息化档案管理制度、坚持纸质与电子档案并存、严格档案信息化安全制度落实、做好档案信息化管理基层基础工作和加强专业化人才队伍建设等提升档案信息化管理水平的对策措施进行了探究。
[关键词]档案管理；档案信息化；电子档案
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）17-0348-01
随着当前以互联网为代表的信息技术的发展，档案的信息化管理成为档案管理的一项重要课题，通过将传统的档案模式转化为电子档案，或是直接以电子档案进行档案保存和管理，有利于提升档案管理和开发效益。因此，需要对档案信息化管理工作进行探究。
1 档案管理的现代化转变
当前，随着信息技术的发展，应用计算机实现自动化办公在办公中日益常见，已经产生了大量的公文性电子文件，形成的电子文件和电子档案成为档案管理必须面对的一个新课题，特别是在计算机应用程度加深的背景下，通过电子档案的保存，有利于提升档案管理和使用的效率。档案现代化管理的主要转变包括以下几个方面：
1.1 载体转变
在现代化的办公中，传统的纸质文件因为办文速度较慢、传递途径受限等，逐步被电子文件所取代，同时电子图表也日益增多，通过计算机的各类办公软件和制图软件，在形成电子文档进行归档管理后，有利于更加快捷高效的进行档案的查询、储存、使用。
1.2 分类变化
传统的档案管理中，需要细分文书档案、基建档案、财务档案、人事档案等不同的档案类型，每一类档案都具有一定的专业性，相互之间存在一些差异。但是，对电子档案而言，则不需要进行细分类型，只需要在统一的档案管理数据库中划分为不同的管理模块，并设置相应的管理流程，就可以实现快捷高效的档案管理。同时，电子档案信息系统可以根据需要进行档案类目的设立和调整，根据单位工作实际或档案管理实际，进行个性化的分类管理。
1.3 接收保管模式改变
在信息化发展和办公自动化的背景下，如果档案管理人员不进行电子档案的形成和保管介入，就不可能实现电子档案的收集、保存、编目和利用，也就是说电子档案的基础材料和信息如果不能被纳入档案数据库，也就无法形成电子档案。所以要改变传统的由档案管理人员全程负责接收保管的模式，加强对电子档案整理归档和使用的培训，确保电子档案生成相关的工作岗位都能熟练地应用信息化档案管理系统，实现档案管理全员参与的模式。通过打造电子档案“虚拟档案室”，可以不再进行以卷盒和柜架为装具的档案管理。
2 档案信息化管理现状及对策
2.1 档案信息化管理现状
电子档案相比传统档案具有一定应用优势，但是在具体管理中，因为信息网络的一些特点，也存在一些问题。
一是真实性问题。电子文件不像传统的纸质文件，很容易在虚拟环境下被修改，并且很难发现修改的痕迹，在文书档案类文件中，电子文件的形成者无法留下笔迹和痕迹，单位负责人也无法在磁盘或数据库中进行签发，所以很难判断电子文件的真实性。
二是安全性问题。电子档案的“虚拟档案室”是依托网络建立的，而网络具有一定的安全隐患，任何终端设备都可以对在网络上存储的文件在采取一定技术手段下进行查询和检索，同时，一个终端的文件可以实现向多个网络终端进行发送，这对一些具有保密性要求的文件而言，带来了很大的安全隐患，保密工作难度较大。
三是持续性问题。当前，随着办公自动化程度加深，很多单位逐步实现了无纸化办公，各项决策和管理措施的情况、决策和信息凑储存在网络中，通过对电脑网络的操作可以进行各类信息查询。虽然网络为档案的归档、存储、使用提供了便利，但是这是以网络为基础的，一旦网络瘫痪、黑客攻击系统、感染病毒等问题出现，极易造成电子文件消失，出现无法弥补的损失。
2.2 档案信息化管理水平提升的对策措施。
一是建立信息化档案管理制度。要结合传统档案管理制度，结合电子档案特点，建立电子档案归档、保密、鉴别和安全管理的系列制度，并对档案的收集、制作、归档、程序和时效等设定统一标准，定期进行电子档案的整理和分类归档，确定专人负责电子档案，防止因为计算机更换、人员换岗等问题，出现电子档案的遗失，确保电子档案完整。
二是坚持纸质与电子档案并存。在当前网络运行特点造成电子档案遗失等缺陷的实际情况下，要坚持纸质文件和电子文件一体化储存和归档管理，并通过文本或映像的方式，实现电子档案和纸质档案的连接，确保二者共存、相互补充，既发挥了电子档案查询使用方便、共享性强的特点，又能以纸质档案作为备份确保档案安全。
三是严格档案信息化安全制度落实。要对保密的文件进行密码设置，在保密期后再进行普通类型的档案管理，同时注重在电子档案数据库中分级设立权限，并探索操作人员相互制约、全程留痕的管理方法。要统筹做好电子档案的软件和硬件安全，设置多级权限和多重密码，通过多层操作结构和加密通讯系统应用等，有效保障电子档案的安全性，防止电子档案被非法访问、修改或损坏；对硬件要确保使用质量合格的存储载体，妥善保管文档储存设备和磁介质，防止因为温度、湿度影响或人为灾害等，造成文件丢失或损坏。
四是做好档案信息化管理基层基础工作电子档案特别是文书类的电子档案，要注重分两部分进行管理，对文书档案的形成，要按照纸质文件的成文过程，严格文件的起草、审核、签发、印发等各环节，要按照行文规范进行，注意文种正确、标题规范、密级和保密时限明确、发送范围明确等重点，最好能在附件进行修改记录和领导签发记录的标记；对电子档案的归档，正式成文的電子文件要以发邮件、拷贝等方式，及时转交电子档案室，并在电子档案室进行分类存放；纸质文件要在规定时间内移交档案室，便于档案室进行纸质和电子档案核对，做好档案鉴定工作，并进行问卷索引编制，方便后期查阅使用。
五是加强专业化人才队伍建设。电子档案不同于传统的档案管理，工作人员要在掌握档案管理知识、技能的基础上，注重对计算机技术等现代信息技术的学习，强化分析和应变能力，确保能够精准管理大量的电子档案信息。
3 结论
综上所述，电子档案是档案管理的新课题，也是大势所趋，通过对电子档案管理中存在的问题分析，有针对性的采取措施予以改进，有利于提升电子档案管理和应用水平。
参考文献
[1] 邢丽丽.档案管理信息电子化的相关问题研究[J].办公室业务，2012（15）.
[2] 贾彦俊.简析档案管理的电子化趋势[J].群文天地，2012（22）.
[关键词]档案管理；档案信息化；电子档案
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）17-0348-01
随着当前以互联网为代表的信息技术的发展，档案的信息化管理成为档案管理的一项重要课题，通过将传统的档案模式转化为电子档案，或是直接以电子档案进行档案保存和管理，有利于提升档案管理和开发效益。因此，需要对档案信息化管理工作进行探究。
1 档案管理的现代化转变
当前，随着信息技术的发展，应用计算机实现自动化办公在办公中日益常见，已经产生了大量的公文性电子文件，形成的电子文件和电子档案成为档案管理必须面对的一个新课题，特别是在计算机应用程度加深的背景下，通过电子档案的保存，有利于提升档案管理和使用的效率。档案现代化管理的主要转变包括以下几个方面：
1.1 载体转变
在现代化的办公中，传统的纸质文件因为办文速度较慢、传递途径受限等，逐步被电子文件所取代，同时电子图表也日益增多，通过计算机的各类办公软件和制图软件，在形成电子文档进行归档管理后，有利于更加快捷高效的进行档案的查询、储存、使用。
1.2 分类变化
传统的档案管理中，需要细分文书档案、基建档案、财务档案、人事档案等不同的档案类型，每一类档案都具有一定的专业性，相互之间存在一些差异。但是，对电子档案而言，则不需要进行细分类型，只需要在统一的档案管理数据库中划分为不同的管理模块，并设置相应的管理流程，就可以实现快捷高效的档案管理。同时，电子档案信息系统可以根据需要进行档案类目的设立和调整，根据单位工作实际或档案管理实际，进行个性化的分类管理。
1.3 接收保管模式改变
在信息化发展和办公自动化的背景下，如果档案管理人员不进行电子档案的形成和保管介入，就不可能实现电子档案的收集、保存、编目和利用，也就是说电子档案的基础材料和信息如果不能被纳入档案数据库，也就无法形成电子档案。所以要改变传统的由档案管理人员全程负责接收保管的模式，加强对电子档案整理归档和使用的培训，确保电子档案生成相关的工作岗位都能熟练地应用信息化档案管理系统，实现档案管理全员参与的模式。通过打造电子档案“虚拟档案室”，可以不再进行以卷盒和柜架为装具的档案管理。
2 档案信息化管理现状及对策
2.1 档案信息化管理现状
电子档案相比传统档案具有一定应用优势，但是在具体管理中，因为信息网络的一些特点，也存在一些问题。
一是真实性问题。电子文件不像传统的纸质文件，很容易在虚拟环境下被修改，并且很难发现修改的痕迹，在文书档案类文件中，电子文件的形成者无法留下笔迹和痕迹，单位负责人也无法在磁盘或数据库中进行签发，所以很难判断电子文件的真实性。
二是安全性问题。电子档案的“虚拟档案室”是依托网络建立的，而网络具有一定的安全隐患，任何终端设备都可以对在网络上存储的文件在采取一定技术手段下进行查询和检索，同时，一个终端的文件可以实现向多个网络终端进行发送，这对一些具有保密性要求的文件而言，带来了很大的安全隐患，保密工作难度较大。
三是持续性问题。当前，随着办公自动化程度加深，很多单位逐步实现了无纸化办公，各项决策和管理措施的情况、决策和信息凑储存在网络中，通过对电脑网络的操作可以进行各类信息查询。虽然网络为档案的归档、存储、使用提供了便利，但是这是以网络为基础的，一旦网络瘫痪、黑客攻击系统、感染病毒等问题出现，极易造成电子文件消失，出现无法弥补的损失。
2.2 档案信息化管理水平提升的对策措施。
一是建立信息化档案管理制度。要结合传统档案管理制度，结合电子档案特点，建立电子档案归档、保密、鉴别和安全管理的系列制度，并对档案的收集、制作、归档、程序和时效等设定统一标准，定期进行电子档案的整理和分类归档，确定专人负责电子档案，防止因为计算机更换、人员换岗等问题，出现电子档案的遗失，确保电子档案完整。
二是坚持纸质与电子档案并存。在当前网络运行特点造成电子档案遗失等缺陷的实际情况下，要坚持纸质文件和电子文件一体化储存和归档管理，并通过文本或映像的方式，实现电子档案和纸质档案的连接，确保二者共存、相互补充，既发挥了电子档案查询使用方便、共享性强的特点，又能以纸质档案作为备份确保档案安全。
三是严格档案信息化安全制度落实。要对保密的文件进行密码设置，在保密期后再进行普通类型的档案管理，同时注重在电子档案数据库中分级设立权限，并探索操作人员相互制约、全程留痕的管理方法。要统筹做好电子档案的软件和硬件安全，设置多级权限和多重密码，通过多层操作结构和加密通讯系统应用等，有效保障电子档案的安全性，防止电子档案被非法访问、修改或损坏；对硬件要确保使用质量合格的存储载体，妥善保管文档储存设备和磁介质，防止因为温度、湿度影响或人为灾害等，造成文件丢失或损坏。
四是做好档案信息化管理基层基础工作电子档案特别是文书类的电子档案，要注重分两部分进行管理，对文书档案的形成，要按照纸质文件的成文过程，严格文件的起草、审核、签发、印发等各环节，要按照行文规范进行，注意文种正确、标题规范、密级和保密时限明确、发送范围明确等重点，最好能在附件进行修改记录和领导签发记录的标记；对电子档案的归档，正式成文的電子文件要以发邮件、拷贝等方式，及时转交电子档案室，并在电子档案室进行分类存放；纸质文件要在规定时间内移交档案室，便于档案室进行纸质和电子档案核对，做好档案鉴定工作，并进行问卷索引编制，方便后期查阅使用。
五是加强专业化人才队伍建设。电子档案不同于传统的档案管理，工作人员要在掌握档案管理知识、技能的基础上，注重对计算机技术等现代信息技术的学习，强化分析和应变能力，确保能够精准管理大量的电子档案信息。
3 结论
综上所述，电子档案是档案管理的新课题，也是大势所趋，通过对电子档案管理中存在的问题分析，有针对性的采取措施予以改进，有利于提升电子档案管理和应用水平。
参考文献
[1] 邢丽丽.档案管理信息电子化的相关问题研究[J].办公室业务，2012（15）.
[2] 贾彦俊.简析档案管理的电子化趋势[J].群文天地，2012（22）.