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摘 要：近年来公司财务集约化管控优势日趋明显，但随着集中管控而带来的管理效率问题也凸显出来，本文将以公司省级财务集中管理中的中支公司日常费用报销流程为例，提出公司切实可行的自助报销流程，为公司全面落实省级财务集中管理抛砖引玉。
关键词：财务集中；自助报销；流程
近年来，公司财务集约化在预算管控、会计核算、资产购置等分支机构管控方面的优势愈加明显，财务集中管理的理念已深入人心。但在集约化深入推广的实际过程中，传统分权式报销转为集中式报销模式突显了报销流程过长、原始单据保管等具体操作性问题，很可能影响基层单位对集中管理理念的认识和投入，因此切实可行的流程设计迫在眉睫。
一、日常费用报销的现状分析
1.现行费用报销的现状
中支公司报销流程：中支内勤人员填写纸质报销单据，经中支机构负责人审批后，将纸质报销单据邮寄至分公司财务进行票据审核、预算审核和财务领导审批，分公司财务人员负责将纸质报销单据送至相应归口管理部门审批，经分公司财务负责人和总经理审批同意后，进行账务处理和付款。
中支内勤岗负责机构费用报销的票据验真和单据初审，同时做好台账登记；分公司财务负责费用报销单据的复核、流转、账务处理、款项支付与归档等；分公司归口管理部门负责审核报销的合理性及合规性；费用报销的最终审批人是分公司总经理。
2.现行费用报销流程的优劣
（1）集中报销模式相比传统分权式报销模式优势如下：①降低运营成本，各分支机构仅需配备机构财务一名。②降低财务风险，减少分支机构为追求规模导致违法违规行为的可能性。③提高财务数据真实性，各分支机构费用审批流程的统一、完整，核算口径的准确、一致。
（2）集中报销模式也产生了新的问题：①报销流程繁琐导致效率低下。在使用传统的纸质报销流程的基础下，实行集中报销不仅增加了审批流程，全人工处理的过程更是延长了报销时间周期。②人工管控导致预算管控相对滞后。预算系统与费用报销仍处于脱节状态，财务人员无法实时掌控费用预算的执行情况，造成预算余额数据和预算支出数据出现偏差。③邮寄形式传送报销单据增加凭证遗失风险。省级分公司与中支公司多分隔两地，中支公司集中报销多需要以快件形式寄送原始报销单据，使得原始报销单据遗失和财务信息泄露的风险不断增加。
相对于原有的分权式管控，集中管控符合公司强化分支机构管控和加强财务管理的总体需求，但凸显的问题很可能影响基层单位对集中式管控的积极性与能动性，因此加强费用管理改造财务流程已刻不容缓。
二、员工自助报销的运用和流程设计
1.员工自助报销的简介
员工自助报销是基于互联网络的在线报销流程，公司员工可以在任何时间、任何地点提交费用报销申请，相关审批权限人仅通过报销系统进行网上业务审批，财务人员在报销系统内确认后可自动生成记账凭证，并实现网上银行直接支付。员工自助报销具有如下优势：①实现报销流程的标准化和规范化，提高审批工作效率。②强化费用预算的控制手段，使预算管控落到实处。③提高公司无纸化办公效率，对于异地报销而言更是减少了票据遗失的风险，提高费用报销程序的透明度。
2.自助报销的集中化报销流程设计
（1）集中化报销流程的管理组织结构
在集中化报销流程下，省级分公司的费用管理组织架构主要分为四层：第一层是预算和费用报销的申请单位；第二层是预算及费用审批人，主要包括费用归口部门及省级财务共享服务中心；第三层是系统运维与保障部门，主要为信息技术部门；第四层是审计部门，包括总公司或区域公司审计部门；第五层是省级分公司领导管理层。
（2）集中化费用报销的流程再造
①申请单位初始流程
费用报销经办人负责纸质费用报销单据的填制，同时在员工自助报销系统中完成初始录入，主要包括：一是经办人应对原始单据报销事项及报销票据的真实性、完整性负责，系统录入报销事项应与纸质原始单据保持一致；二是注重报销费用项目的预算支出提示，如已超出预算或预算不足，则应终止报销，严禁串用预算项目；三是相应的佐证材料务必齐全无误，票据及相关佐证材料应完整无遮挡的平铺粘贴并完整无误地扫描进入自助报销系统。四是收款人信息及费用属性等信息应完整无误，确保审批完成后自助报销系统自动准确完成资金支付并进行费用分摊。
机构财务对纸质原始单据进行初审，并在员工自助报销系统中完成初审。主要包括：一是机构财务应对费用报销的准确性、规范性负责；二是做好报销原始票据的真伪复核和佐证材料的复核工作，确保系统内数据与纸质原始单据一致；三是对自助报销系统内的费用预算情况及辅助核算情况进行初审，确保费用项目性质和预算动支准确无误；四是纸质原始单据的编号与保管工作，确保审批完成后附上完整的签批页并对原始单据归档。
机构审批权限人在自助报销系统内完成费用报销的审批工作。
②省级公司审批流程
分公司机构会计等审核人员负责在自助报销系统中审核费用报销项目、费用险种性质及预算项目等信息是否符合要求，对于需要相关权限部门会签的报销事项提请相关部门审批；相关权限部门以及省级分公司领导管理层依据归口费用职责在自助报销系统内进行审批。
③审批结束的财务处理
分公司共享中心主管会计对自助报销系统内报销数据的财务处理结果复核，并对报销费用会计科目使用的准确性、账务处理的及时性以及辅助核算的合理性负责；分公司共享中心资金岗对自助报销系统内经主管会计制单确认后的报销单进行电子支付；支付成功后由机构财务在自助报销系统内打印费用报销审批页，并在财务系统中打印凭证页，与纸质原始单据整理归档。
3.集中化报销流程的管控重点
（1）预算的管控。自助报销系统须事先导入预算数据，因此预算的编制与配置显得尤为重要。当前公司推行全面预算，以成本控制为基础，以现金流量控制为核心。在费用预算在制定并下达后，各成本中心在预算动支时，应严格要求实际费用支出不得超出预算使用，不得跨费用类型使用，同时通过做好事前审批、事中控制、事后监督的方式不断加强预算管理。
（2）报销过程的管控。自助报销系统均为自定义审批流程，自动将费用报销人的报销申请传递至下一环节的审批人审批，报销过程亦可进行一定调整，如增加会签人员等，但原则性的报销流程不得随意更改，例如省略关键岗位审批；相关的审批人员应随时查询上级审批人员的意见和建议，以便对该项费用动支作出独立判断，确保费用支出真实、合规。
（3）信息化的管控。为确保集中化报销流程的顺利实施，需要建立强大的自助报销系统，该系统起着信息收集平台的作用，实现数据的收集、规范、共享和集成，同时为公司的网银支付、财务系统对接提供有效的手段。为此，除了开发完整的自助报销系统，配套的扫描仪、服务器及数据库等均不可少，其稳定性、开放性、易用性、安全性也至关重要。
三、总结
财务集约化是一项长期复杂的工作，集中化报销流程仅仅是其中之一，公司应结合自身的实际情况，按照财务业务集中的程度逐步实施或设计，从省级或区域集中模式逐步实现全国集中模式；通过费用报销的集中管控，逐步改造实现人力成本集中管理、固定资产集中管理等等，以全面改善公司的经营管理水平，为现代化公司经营目标而努力。
参考文献：
[1]赵亚娟.财务共享服务中心模式下我国保险业费用集中报销问题研究[J].经营管理者，2013，（08）：239.
[2]刘艳英.对保险企业省级财务集中后的几点思考[J].现代商业，2014，（06）：249.
关键词：财务集中；自助报销；流程
近年来，公司财务集约化在预算管控、会计核算、资产购置等分支机构管控方面的优势愈加明显，财务集中管理的理念已深入人心。但在集约化深入推广的实际过程中，传统分权式报销转为集中式报销模式突显了报销流程过长、原始单据保管等具体操作性问题，很可能影响基层单位对集中管理理念的认识和投入，因此切实可行的流程设计迫在眉睫。
一、日常费用报销的现状分析
1.现行费用报销的现状
中支公司报销流程：中支内勤人员填写纸质报销单据，经中支机构负责人审批后，将纸质报销单据邮寄至分公司财务进行票据审核、预算审核和财务领导审批，分公司财务人员负责将纸质报销单据送至相应归口管理部门审批，经分公司财务负责人和总经理审批同意后，进行账务处理和付款。
中支内勤岗负责机构费用报销的票据验真和单据初审，同时做好台账登记；分公司财务负责费用报销单据的复核、流转、账务处理、款项支付与归档等；分公司归口管理部门负责审核报销的合理性及合规性；费用报销的最终审批人是分公司总经理。
2.现行费用报销流程的优劣
（1）集中报销模式相比传统分权式报销模式优势如下：①降低运营成本，各分支机构仅需配备机构财务一名。②降低财务风险，减少分支机构为追求规模导致违法违规行为的可能性。③提高财务数据真实性，各分支机构费用审批流程的统一、完整，核算口径的准确、一致。
（2）集中报销模式也产生了新的问题：①报销流程繁琐导致效率低下。在使用传统的纸质报销流程的基础下，实行集中报销不仅增加了审批流程，全人工处理的过程更是延长了报销时间周期。②人工管控导致预算管控相对滞后。预算系统与费用报销仍处于脱节状态，财务人员无法实时掌控费用预算的执行情况，造成预算余额数据和预算支出数据出现偏差。③邮寄形式传送报销单据增加凭证遗失风险。省级分公司与中支公司多分隔两地，中支公司集中报销多需要以快件形式寄送原始报销单据，使得原始报销单据遗失和财务信息泄露的风险不断增加。
相对于原有的分权式管控，集中管控符合公司强化分支机构管控和加强财务管理的总体需求，但凸显的问题很可能影响基层单位对集中式管控的积极性与能动性，因此加强费用管理改造财务流程已刻不容缓。
二、员工自助报销的运用和流程设计
1.员工自助报销的简介
员工自助报销是基于互联网络的在线报销流程，公司员工可以在任何时间、任何地点提交费用报销申请，相关审批权限人仅通过报销系统进行网上业务审批，财务人员在报销系统内确认后可自动生成记账凭证，并实现网上银行直接支付。员工自助报销具有如下优势：①实现报销流程的标准化和规范化，提高审批工作效率。②强化费用预算的控制手段，使预算管控落到实处。③提高公司无纸化办公效率，对于异地报销而言更是减少了票据遗失的风险，提高费用报销程序的透明度。
2.自助报销的集中化报销流程设计
（1）集中化报销流程的管理组织结构
在集中化报销流程下，省级分公司的费用管理组织架构主要分为四层：第一层是预算和费用报销的申请单位；第二层是预算及费用审批人，主要包括费用归口部门及省级财务共享服务中心；第三层是系统运维与保障部门，主要为信息技术部门；第四层是审计部门，包括总公司或区域公司审计部门；第五层是省级分公司领导管理层。
（2）集中化费用报销的流程再造
①申请单位初始流程
费用报销经办人负责纸质费用报销单据的填制，同时在员工自助报销系统中完成初始录入，主要包括：一是经办人应对原始单据报销事项及报销票据的真实性、完整性负责，系统录入报销事项应与纸质原始单据保持一致；二是注重报销费用项目的预算支出提示，如已超出预算或预算不足，则应终止报销，严禁串用预算项目；三是相应的佐证材料务必齐全无误，票据及相关佐证材料应完整无遮挡的平铺粘贴并完整无误地扫描进入自助报销系统。四是收款人信息及费用属性等信息应完整无误，确保审批完成后自助报销系统自动准确完成资金支付并进行费用分摊。
机构财务对纸质原始单据进行初审，并在员工自助报销系统中完成初审。主要包括：一是机构财务应对费用报销的准确性、规范性负责；二是做好报销原始票据的真伪复核和佐证材料的复核工作，确保系统内数据与纸质原始单据一致；三是对自助报销系统内的费用预算情况及辅助核算情况进行初审，确保费用项目性质和预算动支准确无误；四是纸质原始单据的编号与保管工作，确保审批完成后附上完整的签批页并对原始单据归档。
机构审批权限人在自助报销系统内完成费用报销的审批工作。
②省级公司审批流程
分公司机构会计等审核人员负责在自助报销系统中审核费用报销项目、费用险种性质及预算项目等信息是否符合要求，对于需要相关权限部门会签的报销事项提请相关部门审批；相关权限部门以及省级分公司领导管理层依据归口费用职责在自助报销系统内进行审批。
③审批结束的财务处理
分公司共享中心主管会计对自助报销系统内报销数据的财务处理结果复核，并对报销费用会计科目使用的准确性、账务处理的及时性以及辅助核算的合理性负责；分公司共享中心资金岗对自助报销系统内经主管会计制单确认后的报销单进行电子支付；支付成功后由机构财务在自助报销系统内打印费用报销审批页，并在财务系统中打印凭证页，与纸质原始单据整理归档。
3.集中化报销流程的管控重点
（1）预算的管控。自助报销系统须事先导入预算数据，因此预算的编制与配置显得尤为重要。当前公司推行全面预算，以成本控制为基础，以现金流量控制为核心。在费用预算在制定并下达后，各成本中心在预算动支时，应严格要求实际费用支出不得超出预算使用，不得跨费用类型使用，同时通过做好事前审批、事中控制、事后监督的方式不断加强预算管理。
（2）报销过程的管控。自助报销系统均为自定义审批流程，自动将费用报销人的报销申请传递至下一环节的审批人审批，报销过程亦可进行一定调整，如增加会签人员等，但原则性的报销流程不得随意更改，例如省略关键岗位审批；相关的审批人员应随时查询上级审批人员的意见和建议，以便对该项费用动支作出独立判断，确保费用支出真实、合规。
（3）信息化的管控。为确保集中化报销流程的顺利实施，需要建立强大的自助报销系统，该系统起着信息收集平台的作用，实现数据的收集、规范、共享和集成，同时为公司的网银支付、财务系统对接提供有效的手段。为此，除了开发完整的自助报销系统，配套的扫描仪、服务器及数据库等均不可少，其稳定性、开放性、易用性、安全性也至关重要。
三、总结
财务集约化是一项长期复杂的工作，集中化报销流程仅仅是其中之一，公司应结合自身的实际情况，按照财务业务集中的程度逐步实施或设计，从省级或区域集中模式逐步实现全国集中模式；通过费用报销的集中管控，逐步改造实现人力成本集中管理、固定资产集中管理等等，以全面改善公司的经营管理水平，为现代化公司经营目标而努力。
参考文献：
[1]赵亚娟.财务共享服务中心模式下我国保险业费用集中报销问题研究[J].经营管理者，2013，（08）：239.
[2]刘艳英.对保险企业省级财务集中后的几点思考[J].现代商业，2014，（06）：249.