1　调研现状
　　
　　1.1　档案网站建设情况。高校档案网站数量少,31所高校中,只有7所建立了档案网站。高校对档案部门的重视程度不够,档案部门提供的信息量也随之递减。31所高校中,属独立单位并建有档案网站的有7个,占22.5%;下属在其他部门、没有网站、借助所属部门网站提供一些信息的,为18个,占总数的58%;找不到档案科室,没有档案信息的有6所,占19.4%。
　　1.2　一级类目位置设置情况。“一级类目”是传统档案馆资源的集中体现,快捷地引导用户获取档案信息。调查发现,利用率最高的“检索利用”和“服务”性类目,位置安排不醒目,大部分网站把领导讲话、荣誉等宣传类信息放到了主要位置,有的还把二级类目的内容摆到了抢眼的地方,影响用户的检索利用。
　　1.3　一级类目名称设置情况。一级类目名称繁杂多样,没有统一的规范和标准,介绍档案馆的一级类目只有本馆简介、本馆介绍、部门简介、本馆概况四种;类目名称与内容不符。“业务指导”,包含有服务指南和馆藏信息内容;一级类目名称概念模糊,出现名称相同、内容不同的现象;“联系我们”,一般应提供邮箱、电话等,有些却只是工作流程和联络图等。同一个网站一级类目相似,一级、二级类目错位。
　　1.4　一级类目的数量设置情况。一级类目数量设置各自为政,数目不统一,最多与最少的类目相差10个,有的网站类目数量多但利用价值不大。“打不开、无信息或在建设中”的类目占总数的13.9%,浪费了网站的空间与资源。“部门职能信息”“工作信息”等一级类目数量较多,学术研究和编研成果信息太少;“库藏档案信息”数量与本馆简介的数目不符;“特色”类目缺乏;电子文件的一级类目鲜见;“检索利用功能”、“网上办公”等类目,“空叫”现象严重。
　　
　　2　合理化建议
　　
　　2.1　加快档案管理机制的改变。高校应高度重视档案管理工作,实行学校统一领导,部门分级管理的机制,使档案部门同其他独立部门一样,有同等的地位与权利。建立自己的网站,消除原有网站的平台瓶颈,自主增加服务利用类目和网站信息容量,使网站内容、功能和设计得到进一步的提升。
　　2.2　一级类目名称的设置与组织。要设身处地为不同层面的用户着想,详细调查他们的信息需求和信息获取的环境,根据不同的特点进行定位。名称应规范、准确并做到高度概括,尽量使用术语和通用词语,方便用户;在组织资源时,分用户类型进行;在组织过程中,可以借鉴《中国图书分类法》的分类标准。
　　2.3　一级类目位置的安排。要分清主次,坚持“用户实用性”的原则,让一级类目的名称和内容占据主页的显著位置,把用户最关注的一级类目,放在抢眼的地方,便于用户快速进入界面。
　　2.4　一级类目数量的设置。应坚持“全面、节约和利用相结合”的原则,既全面反映档案馆的内容和功能,又要考虑用户利用的实效性,提供有价值的信息。
　　2.5　一级类目层次的安排。把利用率最高的类目设置为一级类目,并使类目层次分明、内容互不交叉,达到名称与内容的准确性和一致性。在设置时,可以把《聚类标准》、《中国档案分类法》作为参考和依据。
　　2.6　消除一级类目的“空叫”现象。应加强对档案馆物质信息的整合与组织,使信息内容与类目名称相对应,提高档案的利用度;要加强网站类目的管理,使用户检索利用时获得准确信息,消除“空叫”现象。
　　2.7　凸显特色的一级类目。应发挥自身的优势,彰显高校档案的魅力。设置高校自身特色的一级类目,丰富编研、学术研究类目的内容,使高校档案在产、学、研过程中发挥更好的作用。
　　2.8　一级类目人性化的设置。类目的设置应“以人为本”,可在一级类目下设置“导航说明”,把“公共服务”性类目,在每个利用窗口中体现;设置“一级类目”下拉标志,节约利用者的时间。
　　2.9　突出电子文件类目的设置。高校电子档案的管理已成为高校档案部门急需解决的问题,档案网站是电子文件管理的必经支点、利用的最佳途径,一级类目中应有电子文件类目的设置,方便用户利用。
　　总之,网站一级类目设置的合理与科学,决定着网站的利用率和生命力,要坚持“资源建设优先”的原则,充分利用馆藏信息资源的优势,发挥网站支点的作用,把档案网站建成宣传窗口、利用平台、管理中心,使人们在档案网络利用与服务中,得到最大的满足。