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摘 要：为有效预防、处理由于人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的事件，确保档案资源安全，保证档案工作顺利进行，如何科学、高效地做好应急处置，最大限度减轻对档案的损害成为了档案工作中不可忽视的重要问题。本文从组织机构及职责、应急处置区域及抢救顺序、预警和预防机制、应急响应、后期处置等几方面浅谈机关档案工作突发事件的应急处置。
关键词：档案工作、突发事件、应急处置。
一、组织机构及职责
设立专门的组织机构是应急处置工作得以顺利开展的前提。
（1）组织机构
领导小组：组长：机关分管档案工作领导；成员：档案主管部门负责人、财务部门分管资产管理负责人、安全生产主管部门分管安全生产负责人、后勤主管部门分管安全保卫负责人。办公室主任：档案主管部门主要负责人；办公室副主任：档案主管部门负责人；
成员：档案主管部门专职档案人员。
（2）职责
领导小组职责：负责组织、协调和指挥突发事件应急处置工作；负责提出重大决策提议，布置处置措施；负责组织和派员现场指导，做好与有关部门的协调工作；负责做好事故发生后的善后处理等工作。
领导小组办公室职责：负责日常档案安全信息监测、采集、汇总、分析；负责组织应急预案的宣传、培训和演练；负责提出档案工作应急处置工作方案；负责在突发事件发生后，及时报警，并维护好现场秩序；负责向领导小组报告，提出预警及预案启动的建议；负责在专业救灾部门未到达前组织人员进行救灾；负责做好已疏散和抢救档案的安全保卫工作；承办领导小组交办的其他事项。
二、应急处置区域及抢救顺序
在应急处置中，处置区域的区别和抢救顺序是影响抢救效果的关键因素。
（1）处置区域
重点区域：档案库房及消防设施设备间；
一般区域：借阅室、整编室、数字化室、办公室等功能业务用房。
要明确档案库房所在区域的水源、供电总开关位置。要配备常用及备用钥匙，由档案人员保管。
（2）抢救顺序
在抢救档案时，档案人员应协助专业救援部门，按档案的重要级别临时安置和转移档案。
三、预警和预防机制
预警和预防工作是具有先行性、日常性的应急准备工作，是突发事件应急处置的重要组成部分和有效保障。对于火灾、水灾、盗灾等不同类型的突发事件，应当采取不同的预警和预防机制，以期取得最佳的处置效果。
（1）应急准备
应定期研究档案突发事件应急工作，建立和完善应急组织体系，加强应急队伍建设，加强档案安全管理和突发事件有关知识的宣传教育，开展档案安全防护设备、应急救援器材的监督检查工作，确保消防通道畅通，注重电子档案数据的备份工作并异地存储，防患于未然。
（2）预防机制
①火灾预防：重点处置区内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆物品，停電时不得使用明火器具照明。要委托专业消防公司对消防供配电设施、自动火警系统进行巡检维护和预警演练。
②水灾预防：严格库房温湿度管控，定期观测记录。做好重点区域的防水工作，每次降雨降雪前后要进行检查，及时排除隐患。
③盗灾预防：确保门禁系统、防盗报警装置及视频监控正常运转，定期巡检。要将库房门关严、锁好，节假日或较长时间无人时，要加贴封条。
四、应急响应
根据突发事件性质、严重程度和影响范围，分为Ⅲ级、Ⅱ级、Ⅰ级三个响应等级，并采取不同的应急处置措施。
（1）Ⅲ级应急响应
①Ⅲ级应急响应条件
当符合下列条件之一时，启动Ⅲ级应急响应：
火灾：处置区域出现烧烤异味，消防设备出现一般故障等现象。
水灾：库房空调冷凝系统冷凝管发生渗漏，处置区域局部出现轻微进水或渗漏等现象。
盗灾：门禁系统、监控系统及防盗设备出现异常等。
其他灾害：其他需要启动Ⅲ级应急响应的情况。
②Ⅲ级应急响应行动
启动Ⅲ级应急响应等级时，由领导小组办公室副主任负责，开展应急处置和事故调查工作。
领导小组办公室副主任负责启动Ⅲ级应急响应预案；组织办公室成员采取防护措施，进行安全检查；协调有关部门、单位协助排除险情。领导小组办公室应立即赶往事故现场，判断事故发生原因，切断电源；联系相关单位对设备和线路进行检查和维修；对发生事故区域进行清理恢复。灾害事故发现人员应第一时间逐级上报领导小组办公室副主任。
（2）Ⅱ级应急响应
①Ⅱ级应急响应条件
当符合下列条件之一时，启动Ⅱ级应急响应：
火灾：局部发生火灾，可能导致档案文献被烧或设施受损。
水灾：多处出现进水或渗漏现象，可能导致档案文献被浸泡或设施受损。
盗灾：实体档案失窃或档案信息泄露等。
其他灾害：其他需要启动Ⅱ级应急响应的情况。
②Ⅱ级应急响应行动
启动Ⅱ级应急响应等级时，由领导小组办公室主任负责，率领办公室成员开展应急处置和事故调查工作。
领导小组办公室主任负责启动Ⅱ级应急响应预案；组织办公室成员及时疏散滞留在处置区内人员；协调有关部门、单位参与救援。领导小组办公室应立即赶往事故现场，关闭库房总控电源，及时报告单位内部相关部门、单位，配合救援人员参与救援；若初期灾情未得到有效控制，应立即拨打电话报警，提供档案分布、房屋结构等信息，引导救援力量进场救援；按照已确定的档案抢救顺序抢救、转移和安置档案；应急处置结束后，清点核查档案文献，对受损档案文献数量进行统计，并采取相应修复措施；发生档案失窃、信息泄露等事件，应保护现场，积极配合有关部门、单位调查取证。灾害事故发现人员应第一时间逐级上报领导小组办公室主任。 （3）Ⅰ级应急响应
①Ⅰ级应急响应条件
当符合下列条件之一时，启动Ⅰ级应急响应：
火灾：大面积起火，已经或可能导致档案受到严重烧毁、人员伤害等情况。
水灾：一处或多处发生大面积进水或渗漏，已经或可能导致档案受到严重浸泡。
盗灾：涉密档案实体失窃或涉密信息泄露等。
其他灾害：其他需要启动Ⅰ级应急响应的情况。
②Ⅰ级应急响应行动
启动Ⅰ级应急响应等级时，由领导小组组长负责，率领小组成员统一指挥、协调各有关部门、单位指导应急处置和事故调查工作。
领导小组组长负责启动Ⅰ级应急响应预案；组织及时疏散滞留在处置区内人员；指挥领导小组成员及相关部门、单位参与救援。领导小组成员负责调配人员配合社会救援力量参与救援，并负责各部门、单位间的协调联络工作。领导小组办公室应立即赶往事故现场，关闭库房总控电源，及时报告单位内部相关部门、单位和社会救援组织，提供档案分布、房屋结构等信息，引导救援力量入场并积极配合参与救援；按照已确定的档案抢救顺序抢救、转移和安置档案；应急处置结束后，清点核查档案文献，对受损档案文献数量进行统计，并采取相应修复措施；发生涉密档案失窃、信息泄露等情况，应保护现场，积极配合有关部门、单位调查取证。灾害事故发现人员应第一时间报警并逐级上报领导小组组长。
五、后期處置
在档案工作突发事件的应急处置中，发生之后的后期处置尤为重要。这既是应急处置的后续阶段，也是为应急处置工作的不断完善积累经验的重要过程。
（1）事件报告
档案突发事件发生时，事故现场档案人员可采用电话等应急报告形式，但随后应形成书面事件报告。事件报告内容包括：事件发生或可能发生的时间、地点、类别、影响范围等；事件发生的简要经过、结果，档案损失情况的初步估计；事件原因分析；事件发生后采取的应急处置措施及事件控制情况；其他需要报告的有关事项等。
（2）奖惩
在处置突发事件工作中，任何单位和个人都不得对突发事件进行隐瞒、缓报、谎报。对在突发事件应急处置工作中做出突出贡献或由于玩忽职守、渎职、违法违规等行为造成严重后果乃至构成犯罪的部门、单位或个人，由有关部门、单位按照相关法律法规给予表彰、奖励或追究责任。
建立和完善档案工作突发事件应急处置预案是档案工作规范化管理中不可缺少的部分，是保障档案安全的必要、重要措施，对于档案工作的稳定开展具有重要作用。因此，各级档案部门、单位务必要高度重视突发事件应急处置问题，从预警预防到后期处置，要根据不同类型、不同级别的突发事件，采取多种措施，多效并举，确保档案安全。
（作者单位：水利部海河水利委员会）
关键词：档案工作、突发事件、应急处置。
一、组织机构及职责
设立专门的组织机构是应急处置工作得以顺利开展的前提。
（1）组织机构
领导小组：组长：机关分管档案工作领导；成员：档案主管部门负责人、财务部门分管资产管理负责人、安全生产主管部门分管安全生产负责人、后勤主管部门分管安全保卫负责人。办公室主任：档案主管部门主要负责人；办公室副主任：档案主管部门负责人；
成员：档案主管部门专职档案人员。
（2）职责
领导小组职责：负责组织、协调和指挥突发事件应急处置工作；负责提出重大决策提议，布置处置措施；负责组织和派员现场指导，做好与有关部门的协调工作；负责做好事故发生后的善后处理等工作。
领导小组办公室职责：负责日常档案安全信息监测、采集、汇总、分析；负责组织应急预案的宣传、培训和演练；负责提出档案工作应急处置工作方案；负责在突发事件发生后，及时报警，并维护好现场秩序；负责向领导小组报告，提出预警及预案启动的建议；负责在专业救灾部门未到达前组织人员进行救灾；负责做好已疏散和抢救档案的安全保卫工作；承办领导小组交办的其他事项。
二、应急处置区域及抢救顺序
在应急处置中，处置区域的区别和抢救顺序是影响抢救效果的关键因素。
（1）处置区域
重点区域：档案库房及消防设施设备间；
一般区域：借阅室、整编室、数字化室、办公室等功能业务用房。
要明确档案库房所在区域的水源、供电总开关位置。要配备常用及备用钥匙，由档案人员保管。
（2）抢救顺序
在抢救档案时，档案人员应协助专业救援部门，按档案的重要级别临时安置和转移档案。
三、预警和预防机制
预警和预防工作是具有先行性、日常性的应急准备工作，是突发事件应急处置的重要组成部分和有效保障。对于火灾、水灾、盗灾等不同类型的突发事件，应当采取不同的预警和预防机制，以期取得最佳的处置效果。
（1）应急准备
应定期研究档案突发事件应急工作，建立和完善应急组织体系，加强应急队伍建设，加强档案安全管理和突发事件有关知识的宣传教育，开展档案安全防护设备、应急救援器材的监督检查工作，确保消防通道畅通，注重电子档案数据的备份工作并异地存储，防患于未然。
（2）预防机制
①火灾预防：重点处置区内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆物品，停電时不得使用明火器具照明。要委托专业消防公司对消防供配电设施、自动火警系统进行巡检维护和预警演练。
②水灾预防：严格库房温湿度管控，定期观测记录。做好重点区域的防水工作，每次降雨降雪前后要进行检查，及时排除隐患。
③盗灾预防：确保门禁系统、防盗报警装置及视频监控正常运转，定期巡检。要将库房门关严、锁好，节假日或较长时间无人时，要加贴封条。
四、应急响应
根据突发事件性质、严重程度和影响范围，分为Ⅲ级、Ⅱ级、Ⅰ级三个响应等级，并采取不同的应急处置措施。
（1）Ⅲ级应急响应
①Ⅲ级应急响应条件
当符合下列条件之一时，启动Ⅲ级应急响应：
火灾：处置区域出现烧烤异味，消防设备出现一般故障等现象。
水灾：库房空调冷凝系统冷凝管发生渗漏，处置区域局部出现轻微进水或渗漏等现象。
盗灾：门禁系统、监控系统及防盗设备出现异常等。
其他灾害：其他需要启动Ⅲ级应急响应的情况。
②Ⅲ级应急响应行动
启动Ⅲ级应急响应等级时，由领导小组办公室副主任负责，开展应急处置和事故调查工作。
领导小组办公室副主任负责启动Ⅲ级应急响应预案；组织办公室成员采取防护措施，进行安全检查；协调有关部门、单位协助排除险情。领导小组办公室应立即赶往事故现场，判断事故发生原因，切断电源；联系相关单位对设备和线路进行检查和维修；对发生事故区域进行清理恢复。灾害事故发现人员应第一时间逐级上报领导小组办公室副主任。
（2）Ⅱ级应急响应
①Ⅱ级应急响应条件
当符合下列条件之一时，启动Ⅱ级应急响应：
火灾：局部发生火灾，可能导致档案文献被烧或设施受损。
水灾：多处出现进水或渗漏现象，可能导致档案文献被浸泡或设施受损。
盗灾：实体档案失窃或档案信息泄露等。
其他灾害：其他需要启动Ⅱ级应急响应的情况。
②Ⅱ级应急响应行动
启动Ⅱ级应急响应等级时，由领导小组办公室主任负责，率领办公室成员开展应急处置和事故调查工作。
领导小组办公室主任负责启动Ⅱ级应急响应预案；组织办公室成员及时疏散滞留在处置区内人员；协调有关部门、单位参与救援。领导小组办公室应立即赶往事故现场，关闭库房总控电源，及时报告单位内部相关部门、单位，配合救援人员参与救援；若初期灾情未得到有效控制，应立即拨打电话报警，提供档案分布、房屋结构等信息，引导救援力量进场救援；按照已确定的档案抢救顺序抢救、转移和安置档案；应急处置结束后，清点核查档案文献，对受损档案文献数量进行统计，并采取相应修复措施；发生档案失窃、信息泄露等事件，应保护现场，积极配合有关部门、单位调查取证。灾害事故发现人员应第一时间逐级上报领导小组办公室主任。 （3）Ⅰ级应急响应
①Ⅰ级应急响应条件
当符合下列条件之一时，启动Ⅰ级应急响应：
火灾：大面积起火，已经或可能导致档案受到严重烧毁、人员伤害等情况。
水灾：一处或多处发生大面积进水或渗漏，已经或可能导致档案受到严重浸泡。
盗灾：涉密档案实体失窃或涉密信息泄露等。
其他灾害：其他需要启动Ⅰ级应急响应的情况。
②Ⅰ级应急响应行动
启动Ⅰ级应急响应等级时，由领导小组组长负责，率领小组成员统一指挥、协调各有关部门、单位指导应急处置和事故调查工作。
领导小组组长负责启动Ⅰ级应急响应预案；组织及时疏散滞留在处置区内人员；指挥领导小组成员及相关部门、单位参与救援。领导小组成员负责调配人员配合社会救援力量参与救援，并负责各部门、单位间的协调联络工作。领导小组办公室应立即赶往事故现场，关闭库房总控电源，及时报告单位内部相关部门、单位和社会救援组织，提供档案分布、房屋结构等信息，引导救援力量入场并积极配合参与救援；按照已确定的档案抢救顺序抢救、转移和安置档案；应急处置结束后，清点核查档案文献，对受损档案文献数量进行统计，并采取相应修复措施；发生涉密档案失窃、信息泄露等情况，应保护现场，积极配合有关部门、单位调查取证。灾害事故发现人员应第一时间报警并逐级上报领导小组组长。
五、后期處置
在档案工作突发事件的应急处置中，发生之后的后期处置尤为重要。这既是应急处置的后续阶段，也是为应急处置工作的不断完善积累经验的重要过程。
（1）事件报告
档案突发事件发生时，事故现场档案人员可采用电话等应急报告形式，但随后应形成书面事件报告。事件报告内容包括：事件发生或可能发生的时间、地点、类别、影响范围等；事件发生的简要经过、结果，档案损失情况的初步估计；事件原因分析；事件发生后采取的应急处置措施及事件控制情况；其他需要报告的有关事项等。
（2）奖惩
在处置突发事件工作中，任何单位和个人都不得对突发事件进行隐瞒、缓报、谎报。对在突发事件应急处置工作中做出突出贡献或由于玩忽职守、渎职、违法违规等行为造成严重后果乃至构成犯罪的部门、单位或个人，由有关部门、单位按照相关法律法规给予表彰、奖励或追究责任。
建立和完善档案工作突发事件应急处置预案是档案工作规范化管理中不可缺少的部分，是保障档案安全的必要、重要措施，对于档案工作的稳定开展具有重要作用。因此，各级档案部门、单位务必要高度重视突发事件应急处置问题，从预警预防到后期处置，要根据不同类型、不同级别的突发事件，采取多种措施，多效并举，确保档案安全。
（作者单位：水利部海河水利委员会）