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[摘 要]人事档案是记载人才各种信息的一个主要载体，它不仅涵盖了个人经历的相关详细资料，而且也是一个组织对于个人进行全面系统的评估和观察的一个参考依据。目前人事档案信息进行数字管理不仅简化了繁杂的步骤，缩短了检索以及登录的时间，还为人员统筹安排、信息的数据库管理提供了诸多的便利。本文主要分析了人事档案管理数字化的必要性与存在的问题，并提出了对策以及新的思路，以供参考。
[关键词]人事档案；数字智能化；建设；新思路
中图分类号：F249.2；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）29-0334-01
1 实现人事档案管理数字化的必要性
一方面人事档案管理的信息化是人事档案信息管理的核心，是将人事档案的整理工作用信息化的管理模式来替代，干部档案数字化后能使档案信息资源准确方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通过授权的干部档案信息资源得到共享，以满足干部管理工作对档案利用的需求。另一方面人事档案记载着一个人成长的历史轨迹，记载着一个人的身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审及个人能力等等的许多情况。是一个人真实的历史写照。对于在科学研究、政治生涯中有所造诣的人来说，人事档案查借阅越是频繁，相对档案纸张磨损程度越高。实现档案的数字化管理，可以有效保护原始档案的磨损，延长载体的损坏年限。因此，实现人事档案管理的信息化是十分必要的。
2 事档案信息数字化管理存在的问题分析
2.1 人事档案信息保管环境比较严格
在人事档案信息常规保管之中，以纸质材料保管的形式为主，随着信息技术的不断发展与进步，纸质档案保管技术也发展得十分成熟，其保管环境已经取得根本性的转变。然而，随着无纸化办公的提出，人事档案信息管理也开始朝这个方向发展，从而使得人事档案信息管理更加环保、节能、资源化。然而，由于数字化人事档案信息主要以0、1的二进制方式保存在特定的数据载体上面，如U盘或者光盘等，而人事档案信息保存的时间也受到储存载体寿命的决定。随着信息技术不断发展与进步，人事档案信息数字化管理的载体发展速度也随之发展，那么同时也导致人事档案信息的使用以及保管存在不稳定性。此外，人事档案信息数字化保管中所使用的U盘或者光盘，其保存条件更为严格，保存环境要求更高，极易受到外界因素的影响，如外来磁场或者重力挤压变形等，从而在很大程度上引起光盘或者U盘储存信息的丢失。
2.2 人事档案管理人员的管理方法落后
由于人事档案信息化管理工作是一项操作性较强的工作，这就使得档案管理人员在进行人事档案信息化管理时，必须具备较强的信息化平台操作能力。但由于我国事业单位人事档案管理工作常年处于纸质档案管理模式，这就使得事业单位的一些老员工不并不具备较高的信息化操作能力，这一问题的出现直接导致了人事档案数字化管理工作展开的不顺利。
2.3 人事档案信息的安全性遭遇较大威胁
信息技术虽然为人事档案信息管理带来极大的便捷，也大大提高了人事档案信息管理的效率与质量，然而信息的安全性也一度遭遇严重的威胁。在信息技术条件下，人事档案信息的安全性以及保密性等均受到了较为严重的影響。究其原因，笔者认为主要是由如下两个方面的原因所造成的：前面已述，当前人事档案信息管理人员自身素养较低，其安全意识以及保密意识比较薄弱，尤其是对于某些向公众进行发布的信息缺少非常严格的审查以及管理，那么这就会使得人事档案信息管理工作人员操作程序不当，数据备份不及时，从而引起人事档案信息管理存在较大的安全隐患。
3 人事档案管理数字智能化的应用措施
3.1 领导重视，大力支持档案信息化
首先，人事档案管理实施信息化，需要单位领导的高度重视，正确认识和评价实现信息化管理的重要性，对人事档案管理人员的培训及管理给予极大的支持，勇于投资信息化软件、硬件设备等。其次，对人事档案部门信息化的工作要制定工作方案，从总体思路、流程设计、标准要求，到具体的质量保证措施、岗位工作说明、安全保密规定等，通盘考虑，尽量做到量化管理、精细管理。
3.2 从严从实、实现档案数字化管理
在人事组织管理部门，原始档案管理资料的收集、整理，最终归档的过程，要经过审核，定期地对人事档案资料的及时性和真实性进行清理，对一些缺项、缺页的档案资料进行补充，规范档案管理的监管工作，落实人事档案资料的完整和真实，并且确保人事档案资料的隐私性。从实际工作看，干部档案主要用于干部人事部门开展任免、调动、工资待遇、出国（境）审批等工作，纪检监察、编史修志等工作，近些年办理社会养老保险和个人办理房产、遗嘱等公证也越来越多地用到干部档案，可见，干部档案的作用已经不可小觑，在档案数字化过程中，要绷紧从严从实、保密安全这根弦，严格数字档案制作管理，严禁违规连接互联网，严防黑客攻击、窃取，确保干部人事档案信息的绝对真实和安全。使纸制档案与数字档案一一对应。真实、全面反映每个人的历史面貌。
3.3 构建科学、规范的人事档案信息数字化管理操作系统
操作系统作为现代人事档案信息数字化管理的软件基础，需要和硬件相互匹配。针对软件技术和操作系统的这个特征，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。人事档案信息数字化管理的操作系统主要包括两个方面的内容，即：硬件与软件设施，二者匹配程度高才能够使得人事档案信息数字化管理系统的完整性更佳。所以说，在对认识档案信息数字化管理的操作系统进行筛选时，需要对各个方面的影响因素进行全面地考虑，具体而言，包括如下几个方面的内容：在对此操作系统进行筛选时，计算机中原来储存的数据以及信息是否被删除掉。计算机操作系统存在的差异性很可能会对人事档案信息的储存格式进行改动，那么这就会导致信息的部分缺失或者无法准确读出。为了预防此种情况的发生，应该注意充分考虑数据是否被丢失。该信息操作系统是否有恶意插件或者带有病毒等影响人事档案信息安全的因素。
3.4 电子人事档案管理模式
为了能够保证事业单位能够高效的进行人事档案的管理與利用，事业单位还需要通过电子人事档案管理模式的创建，保证自身人事档案数字化管理工作的较好展开。具体来说，事业单位需要将纸质档案进行数字化处理，使其本身的变为电子人事档案，这样就可以保证事业单位中各部门进行高效、及时的档案资源共享。在电子人是档案中，其本身需要对员工的个人情况、学历、职称、岗位、工资、获奖等信息进行汇总，这种汇总使得电子人事档案除了能够发挥与普通人事档案一样的功能外，还具备的高速检索、高效存储、自动更新、高效共享的优点，大大推动了事业单位人事档案数字化管理的发展。
4 结论
随着社会的发展，我国信息化建设不断深入，人事制度改革不断推进，人事档案数字化建设已经成为人事档案管理的必然趋势。而要全面加强人事档案数字化建设，就必须解决人事档案数字化建设中存在的问题，不断推进人事档案数字化建设的进程，真正使人事档案部门成为具有综合服务职能的人事信息中心，为人事工作提供全方位的优质服务，推动人事档案工作的更好发展。
参考文献
[1] 介燕菁.探索人事档案数字智能化建设的新思路[J].企业科技与发展，2014，13：149-151.
[2] 朱云霞.和谐社会人事档案管理数字信息化的实现[J].办公室业务，2013，23：148.
[3] 韩晓伟.数字化干部人事档案管理系统设计[D].山东大学，2008.
[4] 吴青霞.人事档案基础数字汇集的编制实践及价值探析[J].档案时空，2011，04：35-37.
[关键词]人事档案；数字智能化；建设；新思路
中图分类号：F249.2；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）29-0334-01
1 实现人事档案管理数字化的必要性
一方面人事档案管理的信息化是人事档案信息管理的核心，是将人事档案的整理工作用信息化的管理模式来替代，干部档案数字化后能使档案信息资源准确方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通过授权的干部档案信息资源得到共享，以满足干部管理工作对档案利用的需求。另一方面人事档案记载着一个人成长的历史轨迹，记载着一个人的身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审及个人能力等等的许多情况。是一个人真实的历史写照。对于在科学研究、政治生涯中有所造诣的人来说，人事档案查借阅越是频繁，相对档案纸张磨损程度越高。实现档案的数字化管理，可以有效保护原始档案的磨损，延长载体的损坏年限。因此，实现人事档案管理的信息化是十分必要的。
2 事档案信息数字化管理存在的问题分析
2.1 人事档案信息保管环境比较严格
在人事档案信息常规保管之中，以纸质材料保管的形式为主，随着信息技术的不断发展与进步，纸质档案保管技术也发展得十分成熟，其保管环境已经取得根本性的转变。然而，随着无纸化办公的提出，人事档案信息管理也开始朝这个方向发展，从而使得人事档案信息管理更加环保、节能、资源化。然而，由于数字化人事档案信息主要以0、1的二进制方式保存在特定的数据载体上面，如U盘或者光盘等，而人事档案信息保存的时间也受到储存载体寿命的决定。随着信息技术不断发展与进步，人事档案信息数字化管理的载体发展速度也随之发展，那么同时也导致人事档案信息的使用以及保管存在不稳定性。此外，人事档案信息数字化保管中所使用的U盘或者光盘，其保存条件更为严格，保存环境要求更高，极易受到外界因素的影响，如外来磁场或者重力挤压变形等，从而在很大程度上引起光盘或者U盘储存信息的丢失。
2.2 人事档案管理人员的管理方法落后
由于人事档案信息化管理工作是一项操作性较强的工作，这就使得档案管理人员在进行人事档案信息化管理时，必须具备较强的信息化平台操作能力。但由于我国事业单位人事档案管理工作常年处于纸质档案管理模式，这就使得事业单位的一些老员工不并不具备较高的信息化操作能力，这一问题的出现直接导致了人事档案数字化管理工作展开的不顺利。
2.3 人事档案信息的安全性遭遇较大威胁
信息技术虽然为人事档案信息管理带来极大的便捷，也大大提高了人事档案信息管理的效率与质量，然而信息的安全性也一度遭遇严重的威胁。在信息技术条件下，人事档案信息的安全性以及保密性等均受到了较为严重的影響。究其原因，笔者认为主要是由如下两个方面的原因所造成的：前面已述，当前人事档案信息管理人员自身素养较低，其安全意识以及保密意识比较薄弱，尤其是对于某些向公众进行发布的信息缺少非常严格的审查以及管理，那么这就会使得人事档案信息管理工作人员操作程序不当，数据备份不及时，从而引起人事档案信息管理存在较大的安全隐患。
3 人事档案管理数字智能化的应用措施
3.1 领导重视，大力支持档案信息化
首先，人事档案管理实施信息化，需要单位领导的高度重视，正确认识和评价实现信息化管理的重要性，对人事档案管理人员的培训及管理给予极大的支持，勇于投资信息化软件、硬件设备等。其次，对人事档案部门信息化的工作要制定工作方案，从总体思路、流程设计、标准要求，到具体的质量保证措施、岗位工作说明、安全保密规定等，通盘考虑，尽量做到量化管理、精细管理。
3.2 从严从实、实现档案数字化管理
在人事组织管理部门，原始档案管理资料的收集、整理，最终归档的过程，要经过审核，定期地对人事档案资料的及时性和真实性进行清理，对一些缺项、缺页的档案资料进行补充，规范档案管理的监管工作，落实人事档案资料的完整和真实，并且确保人事档案资料的隐私性。从实际工作看，干部档案主要用于干部人事部门开展任免、调动、工资待遇、出国（境）审批等工作，纪检监察、编史修志等工作，近些年办理社会养老保险和个人办理房产、遗嘱等公证也越来越多地用到干部档案，可见，干部档案的作用已经不可小觑，在档案数字化过程中，要绷紧从严从实、保密安全这根弦，严格数字档案制作管理，严禁违规连接互联网，严防黑客攻击、窃取，确保干部人事档案信息的绝对真实和安全。使纸制档案与数字档案一一对应。真实、全面反映每个人的历史面貌。
3.3 构建科学、规范的人事档案信息数字化管理操作系统
操作系统作为现代人事档案信息数字化管理的软件基础，需要和硬件相互匹配。针对软件技术和操作系统的这个特征，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。人事档案信息数字化管理的操作系统主要包括两个方面的内容，即：硬件与软件设施，二者匹配程度高才能够使得人事档案信息数字化管理系统的完整性更佳。所以说，在对认识档案信息数字化管理的操作系统进行筛选时，需要对各个方面的影响因素进行全面地考虑，具体而言，包括如下几个方面的内容：在对此操作系统进行筛选时，计算机中原来储存的数据以及信息是否被删除掉。计算机操作系统存在的差异性很可能会对人事档案信息的储存格式进行改动，那么这就会导致信息的部分缺失或者无法准确读出。为了预防此种情况的发生，应该注意充分考虑数据是否被丢失。该信息操作系统是否有恶意插件或者带有病毒等影响人事档案信息安全的因素。
3.4 电子人事档案管理模式
为了能够保证事业单位能够高效的进行人事档案的管理與利用，事业单位还需要通过电子人事档案管理模式的创建，保证自身人事档案数字化管理工作的较好展开。具体来说，事业单位需要将纸质档案进行数字化处理，使其本身的变为电子人事档案，这样就可以保证事业单位中各部门进行高效、及时的档案资源共享。在电子人是档案中，其本身需要对员工的个人情况、学历、职称、岗位、工资、获奖等信息进行汇总，这种汇总使得电子人事档案除了能够发挥与普通人事档案一样的功能外，还具备的高速检索、高效存储、自动更新、高效共享的优点，大大推动了事业单位人事档案数字化管理的发展。
4 结论
随着社会的发展，我国信息化建设不断深入，人事制度改革不断推进，人事档案数字化建设已经成为人事档案管理的必然趋势。而要全面加强人事档案数字化建设，就必须解决人事档案数字化建设中存在的问题，不断推进人事档案数字化建设的进程，真正使人事档案部门成为具有综合服务职能的人事信息中心，为人事工作提供全方位的优质服务，推动人事档案工作的更好发展。
参考文献
[1] 介燕菁.探索人事档案数字智能化建设的新思路[J].企业科技与发展，2014，13：149-151.
[2] 朱云霞.和谐社会人事档案管理数字信息化的实现[J].办公室业务，2013，23：148.
[3] 韩晓伟.数字化干部人事档案管理系统设计[D].山东大学，2008.
[4] 吴青霞.人事档案基础数字汇集的编制实践及价值探析[J].档案时空，2011，04：35-37.