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摘 要：WORD、WPS邮件合并功能在批量制作信函、信封或者是准考证、成绩通知单、毕业证、工资条等方面有着丰富的应用。本文通过对什么是邮件合并以及它的应用领域、基本过程、使用技巧、应用举例等方面对邮件合并功能进行研究，从而提高办公效率，实现办公自动化。
关键词：邮件合并；自动化；应用；过程；技巧
许多人利用Office办公软件时，无非是利用其编辑排版和计算功能，在制作出大量信函、信封或者是准考证、成绩通知单、毕业证、工资条等时只是一个个地复制粘贴。这样又怎能保证工作效率？其实，借助 “邮件合并” 功能，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。为了提高人们的办公自动化水平，现在以Word的 中“邮件合并”功能的应用为例谈谈如何利用“邮件合并”功能实现办公自动化。
一、什么是“邮件合并”
“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。就是在主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。
使用“邮件合并”功能的文档通常都具备两个规律：
1.我们需要制作的数量比较大；。
2.文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容，而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。
二、“邮件合并”的应用领域
1.批量打印信封：按统一的格式，将数据表中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。
2.批量打印信件：主要是换从数据表中调用收件人、称呼，信件内容基本固定不变。
3.批量打印请柬：主要是换从数据表中调用客人姓名、称谓。
4.批量打印工资条：从数据表调用数据。
5.批量打印个人简历：从数据表中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。
6.批量打印学生成绩单：从数据表成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。
7.批量打印各类获奖证书：在数据表中设置姓名、获奖名称和等级，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。
8.批量打印准考证、毕业证、明信片、信封等。
总之，只要有数据源（如：Excel表、Word表格、文本文件、Access数据表等），只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！
三、“邮件合并”的基本过程
1.准备模板。“模板”就是固定不变的内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先准备模板，一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是准备模板，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。
2.准备好数据源。数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
通常情况下数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量请柬，多数情况下，客人信息可能早已被主家做成了Excel表格，其中含有制作请柬需要的“姓名”、“称谓”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用根据自己的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。
3.把数据源合并到主文档中。打开Word，从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件” >> “显示邮件合并工具栏”，完毕之后工具栏上会多出一栏。（WPS，选择“引用” >>“邮件”可以打开邮件合并工具栏）
（1）设置数据源。点击邮件合并工具栏上“打开数据源”的按钮（第二个），选择“数据”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作簿，直接点击确定，完成数据源设置。
（2）插入数据域。将光标定位到要插入数据的地方（如：姓名、称谓），插入相应的数据。
（3）查看合并数据。单击邮件合并工具栏上“查看合并数据”的按钮，即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。
（4）完成合并。到此，邮件合并的工作就基本结束了，你可以选择“合并到新文档”把这些信息输出到一个Doc文档里面，也可以选择“合并到打印机”直接打印出来。
四、“邮件合并”的使用技巧
1.用一页纸打印多个工资条。利用Word“邮件合并”功能可以批量处理和打印工资条，很多情况下我们的工资条很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，这样就浪费了纸张。造成这种结果的原因是每个工资条之间都有一个“分节符”， 使下一个工资条被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小工资条呢？其实很简单，我们只要的“文档类型”设置为“目录”，为了防止多个工资条连在一起，可在模板的最后一行加一个回车符，合并后一页纸上就是多个工资条了。
2.一次合并出内容不同的邮件。有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”，而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else（I）…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else（I）…”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。
有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。
3.共享各种数据源。邮件合并可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。
4.筛选与排序。用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。
现在国产办公软件WPS也有了邮件合并这一功能，希望邮件合并功能的实际应用，能提高我们的办公效率，从而真正地实现办公自动化。
关键词：邮件合并；自动化；应用；过程；技巧
许多人利用Office办公软件时，无非是利用其编辑排版和计算功能，在制作出大量信函、信封或者是准考证、成绩通知单、毕业证、工资条等时只是一个个地复制粘贴。这样又怎能保证工作效率？其实，借助 “邮件合并” 功能，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。为了提高人们的办公自动化水平，现在以Word的 中“邮件合并”功能的应用为例谈谈如何利用“邮件合并”功能实现办公自动化。
一、什么是“邮件合并”
“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。就是在主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。
使用“邮件合并”功能的文档通常都具备两个规律：
1.我们需要制作的数量比较大；。
2.文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容，而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。
二、“邮件合并”的应用领域
1.批量打印信封：按统一的格式，将数据表中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。
2.批量打印信件：主要是换从数据表中调用收件人、称呼，信件内容基本固定不变。
3.批量打印请柬：主要是换从数据表中调用客人姓名、称谓。
4.批量打印工资条：从数据表调用数据。
5.批量打印个人简历：从数据表中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。
6.批量打印学生成绩单：从数据表成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。
7.批量打印各类获奖证书：在数据表中设置姓名、获奖名称和等级，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。
8.批量打印准考证、毕业证、明信片、信封等。
总之，只要有数据源（如：Excel表、Word表格、文本文件、Access数据表等），只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！
三、“邮件合并”的基本过程
1.准备模板。“模板”就是固定不变的内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先准备模板，一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是准备模板，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。
2.准备好数据源。数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
通常情况下数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量请柬，多数情况下，客人信息可能早已被主家做成了Excel表格，其中含有制作请柬需要的“姓名”、“称谓”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用根据自己的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。
3.把数据源合并到主文档中。打开Word，从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件” >> “显示邮件合并工具栏”，完毕之后工具栏上会多出一栏。（WPS，选择“引用” >>“邮件”可以打开邮件合并工具栏）
（1）设置数据源。点击邮件合并工具栏上“打开数据源”的按钮（第二个），选择“数据”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作簿，直接点击确定，完成数据源设置。
（2）插入数据域。将光标定位到要插入数据的地方（如：姓名、称谓），插入相应的数据。
（3）查看合并数据。单击邮件合并工具栏上“查看合并数据”的按钮，即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。
（4）完成合并。到此，邮件合并的工作就基本结束了，你可以选择“合并到新文档”把这些信息输出到一个Doc文档里面，也可以选择“合并到打印机”直接打印出来。
四、“邮件合并”的使用技巧
1.用一页纸打印多个工资条。利用Word“邮件合并”功能可以批量处理和打印工资条，很多情况下我们的工资条很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，这样就浪费了纸张。造成这种结果的原因是每个工资条之间都有一个“分节符”， 使下一个工资条被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小工资条呢？其实很简单，我们只要的“文档类型”设置为“目录”，为了防止多个工资条连在一起，可在模板的最后一行加一个回车符，合并后一页纸上就是多个工资条了。
2.一次合并出内容不同的邮件。有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”，而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else（I）…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else（I）…”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。
有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。
3.共享各种数据源。邮件合并可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。
4.筛选与排序。用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。
现在国产办公软件WPS也有了邮件合并这一功能，希望邮件合并功能的实际应用，能提高我们的办公效率，从而真正地实现办公自动化。