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【摘要】随着档案信息的飞速发展,传统的管理方法已不适应档案发展的要求,充分认识高校档案现代化管理的紧迫性,加强档案工作现代化软硬件基础设施建设,采用适合档案实体的科学管理技术和设备,加快观念转变,加强新型的制度建设,建立新型的管理机制,是搞好档案信息服务的关键。
【关键词】高校档案 档案管理 现代化建设
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1009—9646(2008)08-0016-01
新时期我国高等教育管理体制改革已取得突破性进展,高校各项建设快速发展,致使高校档案数量急剧增长、内容日渐丰富,这就需要科学高效的管理方法和管理手段,新型载体档案需要特定的保管条件、保管技术。因此,高校档案管理既要符合现实,又要适应未来的发展和建设。实现档案管理现代化,已成为高校广大档案工作者共同关注的课题。
1 充分认识档案管理现代化建设的重要意义
档案管理现代化是应用现代管理方法和手段,通过应用现代电子计算机、缩微技术以及其他先进技术和设备,充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性,对档案管理进行科学、高效的管理。最大限度地延长档案寿命,充分发挥档案的作用。迅速准确地提供档案信息,为领导决策、为全校师生及社会各界群众提供优质的服务。
2 高校档案管理现代化建设的可行性和必要性
当今社会正处在信息化时代,信息的加工和利用已成为一切社会活动必不可少的内容。高校只有实现档案管理的现代化,才能从根本上满足社会各方面对档案的需求,档案管理现代化建设已成为历史发展的必然趋势。档案管理现代化建设是形式发展的客观需要。档案管理工作最重要的一项任务就是保证档案实物和载体的长期保存。
实现档案管理现代化建设是为学校建设及社会经济建设提供高效优质服务的基本保障。在当今竞争激励的信息化社会里,人们的时间观念越来越强,高效率、快节奏已经是社会各行各业的普遍要求。作为重要信息资源的档案资料,人们在查阅和利用时自然也提出了快捷、高效的服务要求。这一目标如果依靠传统的管理方法和手段是根本无法实现的,只有实现档案管理现代化建设,建立功能健全又科学的检索体系依托校园网络,实现档案目录的网上查询及时调取或是在档案室里快速定位查找所需资料,才能实现高效快捷服务的目标。
3 高校档案管理现代化建设过程中应抓好的几项工作
3.1加强档案管理现代化软硬件基础设施建设
目前加大经济投入,加强基础设施建设,是保障高校档案管理现代化建设得以进行的先决条件。采用和配备适合档案实体和库房的科学化管理的技术和设备。着力改造、新建功能齐全、便于服务的综合档案室,配备适宜档案保管的设施尤其是适合新型档案载体的必要设备和先进的实体技术。除通用的网络、计算机设备外,档案馆自身的信息采集设备也是必不可缺少的,如扫描仪、数码照相机及图像识别、处理软件等。
3.2 加快档案信息化建设
当前,大多数高校馆藏档案的数字化还只停留在案卷级、文件级目录上,一方面要对馆藏档案资料的数字化,通过手工录入、直接扫描、缩微胶片转换等手段,有计划地分期分批的把纸质档案、照片等数字化,使这些资料合并到现有档案资源数据库中。另一方面,在条件允许的情况下建立自己的档案网站,实现档案信息的网上接收、管理和传输这是档案进馆前的数字化。在网上推出各种数字化的档案资源,使使用者方便快捷的获取档案信息。
3.3 加强思想观念的现代化建设
高校档案管理要适应社会发展的需要,就必须与时俱进,更新观念,只有克服旧思想的约束,改变思想僵化的旧面貌,不断改革创新,才能开创高校档案管理工作的新局面。
(1)高校领导要转变观念。高校领导要转变档案工作是学校工作的配角、 对学校发展无足轻重的认识,只有在思想上高度重视,才能投入大量的精力关心和支持档案工作,主动了解档案工作的现状,才能加大经费投入,加强基础设施建设,为高校档案管理现代化提供有力保障。
(2)作为档案工作人员,要充分认识档案管理现代化的必要性,实现思想观念的现代化。第一,要树立创新意识,要善于学习和借鉴先进的档案管理方法,总结工作经验,做到更新观念转变思维,主动、及时地为学校档案工作提供优质服务,不断探索新形势下做好档案管理工作的新思路、新途径、切实加强对现代化管理技术的学习和研究主动适应高校现代化发展的需要。第二,作为档案工作人员,不但要有档案专业知识,还要学习和拥有现代化的知识和其他社会、科技知识等。
3.4 加强管理制度的现代化建设。
3.4.1 建立新型的管理机构
首先要形成校、系(部)、处(室)层层把关的新型管理机构。设立由学校分管领导及档案部门和各职能部门负责人组成的学校档案管理委员会,作为学校档案工作的管理决策机构,决策档案工作的重大事宜,统一领导协调、监督、检查、开展全校的档案工作。建立一支人员数量与工作量相适应的相对稳定的专职档案队伍,各立卷部门要根据档案工作需要建立一支兼职档案队伍,负责管理本部门的档案工作,这是做好档案工作的前提。
3.4.2 建立科学的档案组织管理和运行机制
根据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》与《高等学校档案工作规范》及有关法规的要求,制定与此相一致的实施细则,把科学的管理制度形成文件,对档案的收集、整理、鉴定、保管等各个环节制定切实可行的规章制度,要求每一个操作环节都必须按照统一的标准和可行的方法进行工作,实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高高校档案管理现代化水平。
3.5 加强档案信息利用服务工作建设
档案的价值和意义是通过为社会服务而实现的,高等学校档案管理工作,就是要最大限度的开发利用档案信息资源,充分挖掘和利用档案的潜在价值,使其创造性地为高校的教学、科研、管理等各项工作提供时效、便捷的服务。
3.5.1 档案工作人员要更新服务理念、转变服务方式。档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状,变被动为积极主动上门服务,使服务范围由“窄”变“宽” ,服务层次由“浅”变“深”。
3.5.2 加强档案的宣传工作。社会对档案认识不足,一定程度上影响档案提供利用工作。档案的利用无论在手续上还是在方式上都有更严格的要求,利用者如不了解这些规程,结果必然影响用户利用档案解决自己的实际问题。档案保管部门应大力开展宣传工作主动提供档案利用服务,档案的价值得到最大体现。
3.5.3 扩大收集范围,丰富馆藏结构。一方面要注意档案的收集,要通过多种渠道,多方面的进行档案的征集,在内容和形式上向多元化发展,以丰富馆藏;另一方面要做好各种档案的保存,为档案的利用工作打好稳固的基础,使之为公众更好的提供服务利用。
总之,加强高校档案管理现代化建设,是档案事业适应时代和社会发展的必然趋势,也是档案工作者在今后要倍加努力进行的一项长期、系统、艰巨的工程。
参考文献
[1] 曾俊.王砥.高校档案现代化管理探究.科技信息2006.6.
[2] 史香芝.档案数字化建设的几点思考.兰台世界,2006.8.
[3] 韩晶,周茉.加速高校档案管理现代化进程 档案现代化,2006.3.
[4] 安岩.浅论高校档案管理现代化建设.科技情报开发与经济2007.20.
[5] 赵育凤.对高校档案数字化建设的思考.河套大学学报.2007.3.
[6] 张晓华.试论高校档案管理现代化.四川档案.2007.5.
【关键词】高校档案 档案管理 现代化建设
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1009—9646(2008)08-0016-01
新时期我国高等教育管理体制改革已取得突破性进展,高校各项建设快速发展,致使高校档案数量急剧增长、内容日渐丰富,这就需要科学高效的管理方法和管理手段,新型载体档案需要特定的保管条件、保管技术。因此,高校档案管理既要符合现实,又要适应未来的发展和建设。实现档案管理现代化,已成为高校广大档案工作者共同关注的课题。
1 充分认识档案管理现代化建设的重要意义
档案管理现代化是应用现代管理方法和手段,通过应用现代电子计算机、缩微技术以及其他先进技术和设备,充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性,对档案管理进行科学、高效的管理。最大限度地延长档案寿命,充分发挥档案的作用。迅速准确地提供档案信息,为领导决策、为全校师生及社会各界群众提供优质的服务。
2 高校档案管理现代化建设的可行性和必要性
当今社会正处在信息化时代,信息的加工和利用已成为一切社会活动必不可少的内容。高校只有实现档案管理的现代化,才能从根本上满足社会各方面对档案的需求,档案管理现代化建设已成为历史发展的必然趋势。档案管理现代化建设是形式发展的客观需要。档案管理工作最重要的一项任务就是保证档案实物和载体的长期保存。
实现档案管理现代化建设是为学校建设及社会经济建设提供高效优质服务的基本保障。在当今竞争激励的信息化社会里,人们的时间观念越来越强,高效率、快节奏已经是社会各行各业的普遍要求。作为重要信息资源的档案资料,人们在查阅和利用时自然也提出了快捷、高效的服务要求。这一目标如果依靠传统的管理方法和手段是根本无法实现的,只有实现档案管理现代化建设,建立功能健全又科学的检索体系依托校园网络,实现档案目录的网上查询及时调取或是在档案室里快速定位查找所需资料,才能实现高效快捷服务的目标。
3 高校档案管理现代化建设过程中应抓好的几项工作
3.1加强档案管理现代化软硬件基础设施建设
目前加大经济投入,加强基础设施建设,是保障高校档案管理现代化建设得以进行的先决条件。采用和配备适合档案实体和库房的科学化管理的技术和设备。着力改造、新建功能齐全、便于服务的综合档案室,配备适宜档案保管的设施尤其是适合新型档案载体的必要设备和先进的实体技术。除通用的网络、计算机设备外,档案馆自身的信息采集设备也是必不可缺少的,如扫描仪、数码照相机及图像识别、处理软件等。
3.2 加快档案信息化建设
当前,大多数高校馆藏档案的数字化还只停留在案卷级、文件级目录上,一方面要对馆藏档案资料的数字化,通过手工录入、直接扫描、缩微胶片转换等手段,有计划地分期分批的把纸质档案、照片等数字化,使这些资料合并到现有档案资源数据库中。另一方面,在条件允许的情况下建立自己的档案网站,实现档案信息的网上接收、管理和传输这是档案进馆前的数字化。在网上推出各种数字化的档案资源,使使用者方便快捷的获取档案信息。
3.3 加强思想观念的现代化建设
高校档案管理要适应社会发展的需要,就必须与时俱进,更新观念,只有克服旧思想的约束,改变思想僵化的旧面貌,不断改革创新,才能开创高校档案管理工作的新局面。
(1)高校领导要转变观念。高校领导要转变档案工作是学校工作的配角、 对学校发展无足轻重的认识,只有在思想上高度重视,才能投入大量的精力关心和支持档案工作,主动了解档案工作的现状,才能加大经费投入,加强基础设施建设,为高校档案管理现代化提供有力保障。
(2)作为档案工作人员,要充分认识档案管理现代化的必要性,实现思想观念的现代化。第一,要树立创新意识,要善于学习和借鉴先进的档案管理方法,总结工作经验,做到更新观念转变思维,主动、及时地为学校档案工作提供优质服务,不断探索新形势下做好档案管理工作的新思路、新途径、切实加强对现代化管理技术的学习和研究主动适应高校现代化发展的需要。第二,作为档案工作人员,不但要有档案专业知识,还要学习和拥有现代化的知识和其他社会、科技知识等。
3.4 加强管理制度的现代化建设。
3.4.1 建立新型的管理机构
首先要形成校、系(部)、处(室)层层把关的新型管理机构。设立由学校分管领导及档案部门和各职能部门负责人组成的学校档案管理委员会,作为学校档案工作的管理决策机构,决策档案工作的重大事宜,统一领导协调、监督、检查、开展全校的档案工作。建立一支人员数量与工作量相适应的相对稳定的专职档案队伍,各立卷部门要根据档案工作需要建立一支兼职档案队伍,负责管理本部门的档案工作,这是做好档案工作的前提。
3.4.2 建立科学的档案组织管理和运行机制
根据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》与《高等学校档案工作规范》及有关法规的要求,制定与此相一致的实施细则,把科学的管理制度形成文件,对档案的收集、整理、鉴定、保管等各个环节制定切实可行的规章制度,要求每一个操作环节都必须按照统一的标准和可行的方法进行工作,实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高高校档案管理现代化水平。
3.5 加强档案信息利用服务工作建设
档案的价值和意义是通过为社会服务而实现的,高等学校档案管理工作,就是要最大限度的开发利用档案信息资源,充分挖掘和利用档案的潜在价值,使其创造性地为高校的教学、科研、管理等各项工作提供时效、便捷的服务。
3.5.1 档案工作人员要更新服务理念、转变服务方式。档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状,变被动为积极主动上门服务,使服务范围由“窄”变“宽” ,服务层次由“浅”变“深”。
3.5.2 加强档案的宣传工作。社会对档案认识不足,一定程度上影响档案提供利用工作。档案的利用无论在手续上还是在方式上都有更严格的要求,利用者如不了解这些规程,结果必然影响用户利用档案解决自己的实际问题。档案保管部门应大力开展宣传工作主动提供档案利用服务,档案的价值得到最大体现。
3.5.3 扩大收集范围,丰富馆藏结构。一方面要注意档案的收集,要通过多种渠道,多方面的进行档案的征集,在内容和形式上向多元化发展,以丰富馆藏;另一方面要做好各种档案的保存,为档案的利用工作打好稳固的基础,使之为公众更好的提供服务利用。
总之,加强高校档案管理现代化建设,是档案事业适应时代和社会发展的必然趋势,也是档案工作者在今后要倍加努力进行的一项长期、系统、艰巨的工程。
参考文献
[1] 曾俊.王砥.高校档案现代化管理探究.科技信息2006.6.
[2] 史香芝.档案数字化建设的几点思考.兰台世界,2006.8.
[3] 韩晶,周茉.加速高校档案管理现代化进程 档案现代化,2006.3.
[4] 安岩.浅论高校档案管理现代化建设.科技情报开发与经济2007.20.
[5] 赵育凤.对高校档案数字化建设的思考.河套大学学报.2007.3.
[6] 张晓华.试论高校档案管理现代化.四川档案.2007.5.