论文部分内容阅读
【摘 要】国家开放大学的成立，使从事开放教育的广播电视大学档案工作随之面临新的形势，只有尽快建立建全档案管理工作机制，积极引进档案信息化管理人才，加快档案信息化建設步伐，重视对专兼职档案人员的继续教育和培训，才能应对当前开放教育档案管理工作中面临的新问题与新挑战。
【关键词】开放教育；档案工作；面临的机遇与挑战
学校的档案是学校从事各项工作活动的真实记录和历史写照，也是学校、教学、科研和管理等诸多方面工作业绩和经验的长期积累。档案工作是一项基础性的工作，伴随国家开放大学在人民大会堂正式揭牌成立，各级广播电视大学的档案工作在开放教育教学管理活动中将扮演越来越重要的角色。因此，加强档案综合意识在开放教育各项工作中有着重要的意义。
一、国家开放大学的成立，为开放教育档案工作的发展提供历史性的机遇
国家开放大学是一所以中央广播电视大学和地方各级广播电视大学为基础组建的、以现代信息技术为支撑、办学网络立体覆盖全国城乡、学历与非学历教育并重、面向全体社会成员、没有围墙的新型大学。国家开放大学的组建成立，标志着广播电视大学系统在新的历史起点上踏上了新的征途。国家开放大学强调“开放、责任、质量、多样化、国际化”的办学理念，大力发展非学历继续教育，稳步发展学历继续教育，推进现代科技与教育的深度融合，搭建终身学习“立交桥”，适应国家经济社会发展和人的全面发展需要，促进终身教育体系建设，促进全民学习、终身学习的学习型社会。按照国家开放大学办学理念与功能定位，它将要为学习者提供随时随地的远程学习支持服务，并建设具备学分认证、转换、存取等功能的学分银行系统，为每个学习者建立个人终身学习档案，在这样的功能需求背景下，有关的教学档案工作更加显得突出重要。因此，学校要以强化档案业务建设为基础，以提升档案服务水平为目的，奋发进取，争创一流，为国家开放大学建设与学习支持服务提供强有力的支撑。
（一）加强学习，努力提高工作能力，打造一流的国家开放大学档案团队
首先，树立档案学习是终身学习的观念，在不断提高档案工作人员政治素质和道德素质的同时，加大对其业务培训、加强继续教育培训、实行持证上岗制度，让档案专业技术人员接受继续教育情况登记考核，把档案教育培训纳入档案工作年度考核指标，督促档案人员掌握必要的档案管理知识和技术。其次，丰富档案培训内容，优化档案人员的知识结构，不断巩固和提高档案人员的专业素质，努力实现档案工作这支队伍既有精深的专门知识，又有广博的知识面，肯钻研的、过硬的现代档案管理工作团队。
（二）贴紧一切为“系统”服务、为“学生”服务，提供一流的档案服务水平
国家档案局第27号令明确提出“大档案”理念，将学生档案纳入高校档案工作管理范畴，要求高校档案价值内涵应从“对学校和社会有保存价值”延伸到“对学生、学校和社会有保存价值”。
电大办学的特殊性在于是以系统依托而存在，从省级电大到市级电大延伸到县级电大、教学点，学生人数众多、教学管理档案内容繁杂、数量庞大、而且延续时间久远（学生学籍保留时间长达8年）。因此，开放教育从招生到学籍到考务的每一个环节，从文件资料形成、收集、整理、归档、利用的所有过程中，都很明显地显露出档案所具备的使用价值。完善档案管理工作机制与模式，通过数字化信息建设使传统的档案管理工作适应现代化进程需求是当前广播电视大学系统档案管理工作的迫切需要。只有这样才能更好地通过管理工作来服务系统、服务学生。
（三）创新档案管理模式，加快档案管理的信息化建设
国家档案局于2002年11月印发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出：档案部门要努力实现档案管理现代化和办公自动化，具体明确了档案信息化建设的基本内容和建设要求，要实现馆藏重要全宗纸质档案的照片、录像档案的数字化。提出档案工作的数字化是国家重要战略政策基础。电大从传统的广播电视教育发展到以互联网为基础的现代化远程教育，实现档案管理数字化应该说具备比较优越的建设基础。我们可以借鉴国外先进档案管理体制，如图书、档案、资料一体化管理模式，建设湖北广播电视大学数字化档案管理网站，将每年学校印发的所有红头文件进行数字化处理，按照档案管理制度的要求，编制检索工具，提供档案目录、全宗指南、计算机查询系统，以教师、管理人员及学生为服务对象，以电大库藏档案信息为服务内容，通过各种服务方式，实现开放教育各类档案信息资源共享最大化，让档案信息化建设与学校数字化校园建设同步。
二、开放教育档案管理工作存在的问题及主要原因
（1）档案队伍的现状。以湖北电大为例，开放教育在校生有十万余人，而省校本部专职档案员只有2名，具有档案专业正规学历仅1名，更无档案专业高级职称，说明省校本部中档案专业人才太少。
（2）经费上投入不足。以湖北电大为例：如开放教育毕业的学生有10余万人，在籍学生规模也在10万人以上，而学籍档案室至今仍只有一间17个平方的狭小房间，且无一个像样的档案柜，条件简陋，档案环境硬件投入存在严重不足现象。
（3）档案管理人员在学校地位不高，从事档案工作人员难以得到相应的晋升机会，造成档案管理人员不安于现状。档案工作人员服务被动，不注重档案利用需求变化的研究，只是仅限于坐上门查档。编研工作不足，仅停留在档案浅层次的文件加工，没有对材料进行深层次的加工，不能适应新形势的需求，不能满足学校科研发展和学校管理决策需要，无法发挥应有的价值和作用。
（4）管理手段和管理方式落后。虽然引进档案管理系统软件，但对信息技术缺乏深入的研究，对档案信息化建设不够重视，专项经费投入不足。而档案的信息加工储存开发利用仍处于低效率的手工操作阶段，至使档案信息化建设进程缓慢。
从学校目前档案管理工作的现状看，存在着重复归档、收集不全、档案归档滞后，制度不健全、机制不完善等多方面的问题，在档案的利用上只仅限于你来我查，缺乏主动深层次的开发利用。表明当前学校的档案管理工作已不能适应当前档案管理的工作，已严重滞后，还是“看门守摊、等人查档”， 需要改变运行机制， 规范档案管理制度。 三、探索开放教育档案工作新路子
（一）制定湖北广播电视大学档案工作发展规划，加快档案信息化建设步伐，使档案工作朝着健康方向发展
1.建立湖北广播电视大学档案工作领导小组，固定各部门兼职档案员，形成协调的档案工作组织和人员体系。
2.要建立档案岗位责任制，引入激励机制，实行优胜劣汰的用人机制，把档案工作纳入学校工作考核体系，纳入学校发展规划和目标管理中，以此增强学校领导及教职工的档案意识。重视对现有专兼职档案人员培训，形成一支爱岗敬业，整体素质优良的档案工作队伍。
3.尽快建设数字档案网站。建立丰富优质的档案信息资源，坚持以校为本的原则，在丰富档案馆藏、优化资源上下功夫，逐步扩大档案收集类型，增加电子声像多媒体数据多种载体形式，形成多元化的馆藏格局。建立档案信息网络安全防护体系，引进档案信息化人才。
（二）逐步改善学校档案工作的条件，适应国家开放大学管理需求
1.健全和完善档案工作机制。建立培养一支与学校内涵建设相适应的档案工作队伍，大力引进既懂档案专业知识又懂计算机专业的优秀人才，建立档案工作人员网络，加强档案工作每一个环节落实到位制度。
2.经费保障，经费是档案事业发展的根本保障。俗话说的好：“巧妇难为无米之炊”。要切实把档案工作所需经费列入学校预算，创造必要的工作条件，保证档案事业健康持续发展。
（三）实现国家开放大学档案管理个性化服务，建立具有国家开放大学特色档案资源信息网络平台，开创具有开放特色的规范管理新局面
1.国家开放大学的教育理念是搭建终身学习立交桥，让每个人都有终身学习的机会。首先，开通学籍信息查询系统，向社会提供学历、学籍认证服务，为毕业出国留学生提供便捷的信息服务等。其次，建立现代远程开放教育档案借阅制度，制定借阅档案的权限、期限、对象、观看次数等等。回答利用者提出的问题，提高档案开发利用的功能。
2.由于传统观念的影响，对档案资源的开放共享存有诸多顾虑，全国电大系统档案资源数字化建设还处于刚起步阶段，据调查，全国电大到目前为止没有一家电大开通数字档案馆，还主要停留在以传统纸质档案作为目的，而未将开放共享视为档案资源建设的主要目的。笔者认为，随着国家开放大学的成立，档案资源建设与档案信息化建设要同步进行才能适应新的环境。档案资源利用率越高，馆藏的价值就越大，而档案资源开放共享才是资源建设的终极目的。只要我们把握好开放共享的度，建立强大的网上档案检索系统和档案信息网络安全防护体系，减少档案利用者直接来馆利用人数，增强档案全文信息校园网上的开放程度和档案信息服务社会的能力，这才是档案服务的终极目的。
参考文献
[1]档案资源建设是学校档案部门的生命http：//www.archives.ynu.
edu.cn/gzdt/13649.html
[2]许惠平，浅谈现代远程教育档案的管理[J].吉林广播电视大学学报，
http：//www.jlrtvu.jl.cn/xb/file.asp？fileid=20030417004
[3]汪小琴，高校档案工作的风向标和催化剂—对教育部、国家档案局第27号令的解读[J].安徽农业大学学报，2010，（4）
[4]张娟娟，明尼苏达大学档案工作特点及其启示
http：//www.archives. org.cn/news.aspx id=1286
[5]国家开放大学http：//baike.baidu.com/view/6468109.htm
[6]湖北職业技术学院档案工作发展规划http：//archieves.hbvtc.edu.cn/fazhanguihua.htm
[7]全国档案信息化建设实施纲要
http：//wenku.baidu.com/view/0e64ac2ced630b1c59eeb594.html
[8]菅娉娉，《论高校档案工作的可持续发展》
http：//cdmd.cnki.com.cn/Article/CDMD-10422-2008190762.htm
【关键词】开放教育；档案工作；面临的机遇与挑战
学校的档案是学校从事各项工作活动的真实记录和历史写照，也是学校、教学、科研和管理等诸多方面工作业绩和经验的长期积累。档案工作是一项基础性的工作，伴随国家开放大学在人民大会堂正式揭牌成立，各级广播电视大学的档案工作在开放教育教学管理活动中将扮演越来越重要的角色。因此，加强档案综合意识在开放教育各项工作中有着重要的意义。
一、国家开放大学的成立，为开放教育档案工作的发展提供历史性的机遇
国家开放大学是一所以中央广播电视大学和地方各级广播电视大学为基础组建的、以现代信息技术为支撑、办学网络立体覆盖全国城乡、学历与非学历教育并重、面向全体社会成员、没有围墙的新型大学。国家开放大学的组建成立，标志着广播电视大学系统在新的历史起点上踏上了新的征途。国家开放大学强调“开放、责任、质量、多样化、国际化”的办学理念，大力发展非学历继续教育，稳步发展学历继续教育，推进现代科技与教育的深度融合，搭建终身学习“立交桥”，适应国家经济社会发展和人的全面发展需要，促进终身教育体系建设，促进全民学习、终身学习的学习型社会。按照国家开放大学办学理念与功能定位，它将要为学习者提供随时随地的远程学习支持服务，并建设具备学分认证、转换、存取等功能的学分银行系统，为每个学习者建立个人终身学习档案，在这样的功能需求背景下，有关的教学档案工作更加显得突出重要。因此，学校要以强化档案业务建设为基础，以提升档案服务水平为目的，奋发进取，争创一流，为国家开放大学建设与学习支持服务提供强有力的支撑。
（一）加强学习，努力提高工作能力，打造一流的国家开放大学档案团队
首先，树立档案学习是终身学习的观念，在不断提高档案工作人员政治素质和道德素质的同时，加大对其业务培训、加强继续教育培训、实行持证上岗制度，让档案专业技术人员接受继续教育情况登记考核，把档案教育培训纳入档案工作年度考核指标，督促档案人员掌握必要的档案管理知识和技术。其次，丰富档案培训内容，优化档案人员的知识结构，不断巩固和提高档案人员的专业素质，努力实现档案工作这支队伍既有精深的专门知识，又有广博的知识面，肯钻研的、过硬的现代档案管理工作团队。
（二）贴紧一切为“系统”服务、为“学生”服务，提供一流的档案服务水平
国家档案局第27号令明确提出“大档案”理念，将学生档案纳入高校档案工作管理范畴，要求高校档案价值内涵应从“对学校和社会有保存价值”延伸到“对学生、学校和社会有保存价值”。
电大办学的特殊性在于是以系统依托而存在，从省级电大到市级电大延伸到县级电大、教学点，学生人数众多、教学管理档案内容繁杂、数量庞大、而且延续时间久远（学生学籍保留时间长达8年）。因此，开放教育从招生到学籍到考务的每一个环节，从文件资料形成、收集、整理、归档、利用的所有过程中，都很明显地显露出档案所具备的使用价值。完善档案管理工作机制与模式，通过数字化信息建设使传统的档案管理工作适应现代化进程需求是当前广播电视大学系统档案管理工作的迫切需要。只有这样才能更好地通过管理工作来服务系统、服务学生。
（三）创新档案管理模式，加快档案管理的信息化建设
国家档案局于2002年11月印发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出：档案部门要努力实现档案管理现代化和办公自动化，具体明确了档案信息化建设的基本内容和建设要求，要实现馆藏重要全宗纸质档案的照片、录像档案的数字化。提出档案工作的数字化是国家重要战略政策基础。电大从传统的广播电视教育发展到以互联网为基础的现代化远程教育，实现档案管理数字化应该说具备比较优越的建设基础。我们可以借鉴国外先进档案管理体制，如图书、档案、资料一体化管理模式，建设湖北广播电视大学数字化档案管理网站，将每年学校印发的所有红头文件进行数字化处理，按照档案管理制度的要求，编制检索工具，提供档案目录、全宗指南、计算机查询系统，以教师、管理人员及学生为服务对象，以电大库藏档案信息为服务内容，通过各种服务方式，实现开放教育各类档案信息资源共享最大化，让档案信息化建设与学校数字化校园建设同步。
二、开放教育档案管理工作存在的问题及主要原因
（1）档案队伍的现状。以湖北电大为例，开放教育在校生有十万余人，而省校本部专职档案员只有2名，具有档案专业正规学历仅1名，更无档案专业高级职称，说明省校本部中档案专业人才太少。
（2）经费上投入不足。以湖北电大为例：如开放教育毕业的学生有10余万人，在籍学生规模也在10万人以上，而学籍档案室至今仍只有一间17个平方的狭小房间，且无一个像样的档案柜，条件简陋，档案环境硬件投入存在严重不足现象。
（3）档案管理人员在学校地位不高，从事档案工作人员难以得到相应的晋升机会，造成档案管理人员不安于现状。档案工作人员服务被动，不注重档案利用需求变化的研究，只是仅限于坐上门查档。编研工作不足，仅停留在档案浅层次的文件加工，没有对材料进行深层次的加工，不能适应新形势的需求，不能满足学校科研发展和学校管理决策需要，无法发挥应有的价值和作用。
（4）管理手段和管理方式落后。虽然引进档案管理系统软件，但对信息技术缺乏深入的研究，对档案信息化建设不够重视，专项经费投入不足。而档案的信息加工储存开发利用仍处于低效率的手工操作阶段，至使档案信息化建设进程缓慢。
从学校目前档案管理工作的现状看，存在着重复归档、收集不全、档案归档滞后，制度不健全、机制不完善等多方面的问题，在档案的利用上只仅限于你来我查，缺乏主动深层次的开发利用。表明当前学校的档案管理工作已不能适应当前档案管理的工作，已严重滞后，还是“看门守摊、等人查档”， 需要改变运行机制， 规范档案管理制度。 三、探索开放教育档案工作新路子
（一）制定湖北广播电视大学档案工作发展规划，加快档案信息化建设步伐，使档案工作朝着健康方向发展
1.建立湖北广播电视大学档案工作领导小组，固定各部门兼职档案员，形成协调的档案工作组织和人员体系。
2.要建立档案岗位责任制，引入激励机制，实行优胜劣汰的用人机制，把档案工作纳入学校工作考核体系，纳入学校发展规划和目标管理中，以此增强学校领导及教职工的档案意识。重视对现有专兼职档案人员培训，形成一支爱岗敬业，整体素质优良的档案工作队伍。
3.尽快建设数字档案网站。建立丰富优质的档案信息资源，坚持以校为本的原则，在丰富档案馆藏、优化资源上下功夫，逐步扩大档案收集类型，增加电子声像多媒体数据多种载体形式，形成多元化的馆藏格局。建立档案信息网络安全防护体系，引进档案信息化人才。
（二）逐步改善学校档案工作的条件，适应国家开放大学管理需求
1.健全和完善档案工作机制。建立培养一支与学校内涵建设相适应的档案工作队伍，大力引进既懂档案专业知识又懂计算机专业的优秀人才，建立档案工作人员网络，加强档案工作每一个环节落实到位制度。
2.经费保障，经费是档案事业发展的根本保障。俗话说的好：“巧妇难为无米之炊”。要切实把档案工作所需经费列入学校预算，创造必要的工作条件，保证档案事业健康持续发展。
（三）实现国家开放大学档案管理个性化服务，建立具有国家开放大学特色档案资源信息网络平台，开创具有开放特色的规范管理新局面
1.国家开放大学的教育理念是搭建终身学习立交桥，让每个人都有终身学习的机会。首先，开通学籍信息查询系统，向社会提供学历、学籍认证服务，为毕业出国留学生提供便捷的信息服务等。其次，建立现代远程开放教育档案借阅制度，制定借阅档案的权限、期限、对象、观看次数等等。回答利用者提出的问题，提高档案开发利用的功能。
2.由于传统观念的影响，对档案资源的开放共享存有诸多顾虑，全国电大系统档案资源数字化建设还处于刚起步阶段，据调查，全国电大到目前为止没有一家电大开通数字档案馆，还主要停留在以传统纸质档案作为目的，而未将开放共享视为档案资源建设的主要目的。笔者认为，随着国家开放大学的成立，档案资源建设与档案信息化建设要同步进行才能适应新的环境。档案资源利用率越高，馆藏的价值就越大，而档案资源开放共享才是资源建设的终极目的。只要我们把握好开放共享的度，建立强大的网上档案检索系统和档案信息网络安全防护体系，减少档案利用者直接来馆利用人数，增强档案全文信息校园网上的开放程度和档案信息服务社会的能力，这才是档案服务的终极目的。
参考文献
[1]档案资源建设是学校档案部门的生命http：//www.archives.ynu.
edu.cn/gzdt/13649.html
[2]许惠平，浅谈现代远程教育档案的管理[J].吉林广播电视大学学报，
http：//www.jlrtvu.jl.cn/xb/file.asp？fileid=20030417004
[3]汪小琴，高校档案工作的风向标和催化剂—对教育部、国家档案局第27号令的解读[J].安徽农业大学学报，2010，（4）
[4]张娟娟，明尼苏达大学档案工作特点及其启示
http：//www.archives. org.cn/news.aspx id=1286
[5]国家开放大学http：//baike.baidu.com/view/6468109.htm
[6]湖北職业技术学院档案工作发展规划http：//archieves.hbvtc.edu.cn/fazhanguihua.htm
[7]全国档案信息化建设实施纲要
http：//wenku.baidu.com/view/0e64ac2ced630b1c59eeb594.html
[8]菅娉娉，《论高校档案工作的可持续发展》
http：//cdmd.cnki.com.cn/Article/CDMD-10422-2008190762.htm