收集和管理档案的根本目的,除了不使其散失和安全保存外,主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中,存在着传统式的被动服务形式和不重视档案信息反馈的两大问题。本文针对问题,结合工作实际,重点对档案利用数据统计与档案实际效益作一探讨。
　　
　　一、当前,在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题
　　(一)局限于档案利用数据统计,不求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门,每到年终在要求基层档案馆(室,下同)编制年报,了解档案利用情况时,只需统计几个利用数据,如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等,而不了解通过档案信息资源的开发与利用,从而影响应获得的社会效益和经济效益。
　　(二)档案信息资源的开发与利用,可分两个阶段。第一阶段,又可称初级阶段,即利用者到档案馆查(借)阅档案或档案馆主动为利用者提供档案,这时只反映档案利用情况;第二阶段,又可称为高级阶段,即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用,不同程度会产生一定的社会效益和经济效益,也就是体现了利用档案的作用和价值,通过信息反馈而求得。而要取得这种信息,事先必须有所了解和掌握,即在利用时有目的地作些深层次了解,并一一记录在案,以利日后跟踪调查。
　　(三)有了利用实例,不求汇集编发重返社会。有些馆虽也注重档案利用信息反馈工作,收集有价值的档案利用实例,但只是作为档案目标管理认证和达标的材料,因此收集后就将实例束之高阁,不汇编发表,重返社会,影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发,不但会促进档案的开发利用,使社会和全民更加认识档案、了解档案,使档案的使用价值得到进一步发挥,而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。
　　
　　二、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫
　　(一)有利于档案的鉴定工作。众所周知,档案的保管期限定为永久、长期、短期三种,档案到了规定的保管期限,就要组织鉴定,确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长,即使已到规定的保管期限,也应继续延长其保管期限;反之,档案利用率较低,保存价值不大,即使未到规定的保管期限,亦应降低其保管期限。通过调查档案利用的实际效益,大大有利档案的鉴定工作。
　　(二)有利于了解档案的价值和作用。但了解档案是否具有保存价值,最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用,最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发,才能了解档案的价值。过去不少单位和领导,为什么对档案工作不够重视和支持,主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态,单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明,这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案,一般都具有利用价值,但其价值的大小,必须通过利用,一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。
　　(三)有利于编发档案利用实例,加大档案宣传工作力度。通过调查和了解收集档案利用的实际效益,取得一个又一个的利用实例,充分体现档案的保存和利用价值,并筛选、整理,编印成小册子,下发至基层和领导,使他们了解档案的作用,这要比空喊几句档案工作重要强得多。
　　(四)有利于了解和掌握档案利用信息,进一步拓宽档案利用工作的渠道,最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集,可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理,从而改进我们的服务形式,拓宽利用渠道,使更多的利用者了解档案,熟悉档案,利用档案,为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益,档案利用渠道就无法拓宽,亦影响档案价值作用的充分发挥。
　　
　　三、开发利用档案信息资源,获得档案实际效益的基本做法
　　(一)建立用户联系制度。档案在查(借)阅时,一般不会产生效益,而要通过实践,才能反映出档案的实际价值,产生一定的社会效益和经济效益。因此,为了及时利用信息,可以建立用户联系制度,即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册,以便与用户联系。档案馆亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户,以利用户及时反馈信息。同时,也可定期召开用户座谈会,以利加强与用户联系,改进我们的工作和服务方法,更好地为社会和用户服务。
　　(二)认真做好查(借)阅登记工作。查(借)阅登记是各馆在档案查(借)阅时必须做的一项工作。在登记时,一要认真负责,按项目一一填写清楚,必须填写的项目不要漏填;二要把查(借)阅档案的利用目的,填写清楚,不可填写得太简单,如“工作参考”等,而应填明作那一项具体工作参考,填明具体内容和将起到的作用和效益,这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
　　(三)分发档案信息反馈表。即在用户查(借)阅档案后发给一张档案利用信息反馈表,主要内容包括利用单位、利用人、时 间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点,应有时 间、地点、人物和具体事例。
　　(四)实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索,可以及时到实地调查或电话采访,掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上,都担负着一定的工作和任务,有时没有时 间来编报利用实例,档案人员应主动上门服务,把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚,便于编写。
　　(五)及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会,这样既可进一步宣传档案的作用和价值,又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案,来利用档案。特别要将实例送给有关部门(单位)的领导,使他们认识档案作用,支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来,便失去了反馈工作的实际意义。
　　综上所述,档案利用数据统计是必要的,也说明了档案利用工作的重要性,但更重要的是要了解、收集档案的实际效益,以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作,为社会各界和经济建设服务。