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档案馆是一个向社会提供档案信息资源的场所,接待利用工作是践行档案工作服务性的重要窗口。这个岗位服务的质量、水平不仅直接反映和影响着档案馆在社会公众中的形象，而且有助于发挥档案工作“资政惠民”的作用。从近几年档案接待利用情况和社会对档案资源的需求进行分析，加强档案馆接待利用工作非常必要。
一、档案馆接待利用工作现状
1.局领导对接待利用工作重视程度越来越高
局领导将档案查阅接待室、政府公开信息查阅点作为对外服务办事的窗口，推行党员挂牌上岗，设立首问首办席，树立“以服务为本”的理念，做好提供利用档案为社会服务的工作。无论是在硬件和软件的建设上，都投入了大量资金和力量进行技术上的支持，服务设施和服务方式也都有很大改善和改进。
2.硬件设施建设有了很大改善
配备了电脑、复印机、打印机等现代化设备，并安装了计算机检索软件。近两年馆藏档案数字化工程力度加大，以每年扫描300万页的速度推进了数字化进程，现已完成600万页的扫描工作，并优先对下乡知青、招工等涉及民生的档案进行扫描。不只是在检索手段上发生了重大变化，部分档案已实现全文查阅，极大地提高了工作效率，提高了查全率和查准率并能有效地保护档案原件。
3.接待人员素质和服务意识进一步增强
接待工作人员以“创先争优”活动为契机，树立“服务为本，民生优先”的理念，做好查档利用工作，尤其是为查档群众提供了快捷高效、热情周到和细致的服务，提供利用全部都免费。为了提升服务质量，在接待利用工作中采用了服务评价机制，制定了服务评价及意见反馈表，让群众进行评价和提意见。在馆内的服务评价及意见反馈表上，来客的评价也真实记录和反映了工作人员的服务态度：“帮我解决了大问题，非常感谢”、“如同家人接待”、“服务态度极佳，热情周到真正是为人民服务的态度”、“非常满意”等等。
4.社会影响力明显提升
去年七月，一位查档者的表扬信寄到了市效能办，赞扬接待工作人员真诚为群众服务的态度，并建议全市机关干部向他们学习。后来，张家口电视台、报社等媒体几次来档案馆采访。《张家口晚报》分别以“群众需要什么，我们就为大家做什么！”（市档案局馆热情周到服务受称赞）和“民生所需，是档案工作之所趋！”为题两次进行了报道。“共产党员示范岗”的牌匾也挂在了接待室的墙上。
二、档案馆接待利用工作情况分析
张家口市档案馆去年接待查阅档案的人数有1000多人次，查阅档案资料3000多卷（册）。就今年前3个月来本馆查阅档案情况进行分析：1－3月份接待查档人员共计有297人，其中查阅档案人员有256人次，查阅资料的有41人次，调阅档案531卷，资料100册，复印（含开知青证明）档案材料950多张。在这些查阅档案的人员中包括有78人次是机关、企事业单位用于工作查考、编史修志以及学术研究，共查阅档案242卷，资料100册，而接待个人查阅178人次占全部查档人数的将近70％，个人查阅档案285卷，占全部查阅档案的一半多。由此看来，有近七成是群众为办退休、增加工龄等涉及自身利益，来查阅有关知青、招工、学生分配等涉及民生方面的档案。由于主要是采用计算机检索，大量的档案都能“精准定位”，大大减少了提卷的数量。
综合近年来查阅档案情况有两大突出特点：一是查档者涉及的行业面大，查阅的档案内容涵盖面广。查档者中即有机关事业人员，也有企业人员和律师，有媒体记者、有社会公民甚至还有当地驻军人员。有为本单位工作查考或编写史志以及历史文化研究来查阅历史档案资料的；也有为搞庆祝活动、举办展览来查阅有关档案资料的；有查找党和国家领导人来张家口视察以及反映当地有关政治、经济、文化、体育等项事业的资料照片等；也有企业为淘汰落后产能来查阅政府和有关机关的批复文件；有律师为了案子和纠纷来找有关依据。张家口历史上曾经是张库大道的起点，又曾经被称为“皮都”。阳原县为了筹建阳原皮草文化博物馆，来人查阅了有关张家口商贸和“皮都”方面的档案资料。在查阅的档案资料中包括建国前和建国后，既有革命历史方面的也有民国时期的，更有社会主义革命和建设时期的，内容涵盖多个领域。说明社会各行业、各领域都需要查阅档案，档案对于经济建设和社会发展都是缺少不了的。二是社会民众来查阅档案的越来越多，无论是查档人数还是查阅卷数都超出单位查档的数量。个人查阅档案主要是企业老职工为办理退休或增加工龄来查下乡时间或招工以及学生分配时间，这种情况占个人查阅档案的大部分。由于现时政策比较宽松，政府出台了不少利民的好政策，因此有市民来查阅关系个人切身利益的档案资料，比如落实政策、婚姻、劳模以及其他惠民的文件。事实证明，档案工作越来越贴近百姓，利用档案资源是真正可以惠民的。
三、加强档案馆接待利用工作的思考
鉴于社会各界对档案信息资源的需求与日俱增，笔者认为档案馆应在以下几个方面加强接待利用工作：
1.进一步增强主动服务的意识
为了更好地服务社会和群众，档案部门坚持以“资政惠民”作为档案工作的根本，接待工作人员的服务意识也有所增强。但目前基本上还处于等待查档者来馆查阅这种被动服务的方式，在主动为社会服务方面做得还不够。笔者认为，档案馆应进一步增强主动服务社会的意识，主动了解社会对档案信息资源的需求，研究和把握档案利用需求的规律并做出具有前瞻性的判断。比如说，去年在纪念建党九十周年举办的一些活动和展览时，各地及各系统都集中查阅了有关党史的资料和图片。当下和今后一个时期，地方启动新一轮地方志的编纂，必然需要查阅大量的档案资料；地方的文化建设，离不开地域文化特色和传统文化，对历史文化和传统文化进行研究、传承和发展，也需要查阅历史资料和档案资源。在了解这些需求后，档案馆就要预先做好准备，积极主动地做好服务，甚至可以参与到这些工作中，并为档案文化的建设发展做出贡献。
2.进一步扩大服务领域和范围
近年来，档案馆在接待服务方面不断拓展服务范围和工作领域，除了接待利用者来馆查阅，还开展了电话代查、网上查阅和来函查阅等服务。但由于受接待人员精力有限、数字化建设和网络平台还不够成熟等条件的制约，这些服务开展的还不是十分理想。另外，有些档案需要异地查阅时，本地档案馆能够给予什么帮助，尽量给查档者提供方便，也是档案馆需要思考的。比如建立异地备份，实现资源共享等，最大限度地满足社会对档案资源的需求。
3.进一步加强干部队伍建设
加强接待室的干部队伍建设，配备具有良好素质的工作人员是做好接待利用服务工作的保证和前提。一是要保证能应对接待利用需求的人员，并尽量保持其稳定性；二是从事此项工作的人员除了具有相关的业务知识外，还要尽量熟悉馆藏，了解“家底”，而必要的历史知识和一定的工作经验也都是对做好此项工作很有帮助的；三是要有责任意识和敬业精神，既要对档案工作负责，也要对利用者负责，还要耐得住寂寞，既要有耐心，更要有做好工作的诚心和热心，真诚为利用者服务；四要服务意识强，对待利用者尤其是群众要像亲人一样，想方设法为群众服好务。
4.进一步丰富档案馆馆藏
丰富的档案资源是满足利用者需求的条件，在以往提供档案的过程中，虽然大部分都满足了利用者的需求，但也有大约20％的查档者查不到所需的档案资料，其主要原因是馆藏档案资料还不够全面，不能满足社会的全部需要。因此，需要进一步丰富馆藏，加强档案资源建设，尽可能地满足社会各方面对档案信息资源的利用需求。对机关事业单位的档案收集进馆并不困难，而随着文化建设和百姓对档案资源需求量的不断增大，笔者认为应着重加大对文化建设和民生相关的档案资源的征集。第一，把重要企业尤其是破产企业以及涉及职工利益的个人档案也列入接收进馆之列，以弥补企业破产后，职工办理退休等事项时缺少档案依据。第二，加强对历史档案特别是对研究本地区历史文化有重大价值的档案的征集。张家口曾经是察哈尔的首府所在地，但人们想利用察哈尔时期形成的档案来到张家口档案馆却无档可查。为了弥补这点缺失，一方面把散存在社会和民间的历史档案征集进馆，另一方面对在异地档案馆保存的历史档案建立备份或数据库，真正实现档案资源的共享。
一、档案馆接待利用工作现状
1.局领导对接待利用工作重视程度越来越高
局领导将档案查阅接待室、政府公开信息查阅点作为对外服务办事的窗口，推行党员挂牌上岗，设立首问首办席，树立“以服务为本”的理念，做好提供利用档案为社会服务的工作。无论是在硬件和软件的建设上，都投入了大量资金和力量进行技术上的支持，服务设施和服务方式也都有很大改善和改进。
2.硬件设施建设有了很大改善
配备了电脑、复印机、打印机等现代化设备，并安装了计算机检索软件。近两年馆藏档案数字化工程力度加大，以每年扫描300万页的速度推进了数字化进程，现已完成600万页的扫描工作，并优先对下乡知青、招工等涉及民生的档案进行扫描。不只是在检索手段上发生了重大变化，部分档案已实现全文查阅，极大地提高了工作效率，提高了查全率和查准率并能有效地保护档案原件。
3.接待人员素质和服务意识进一步增强
接待工作人员以“创先争优”活动为契机，树立“服务为本，民生优先”的理念，做好查档利用工作，尤其是为查档群众提供了快捷高效、热情周到和细致的服务，提供利用全部都免费。为了提升服务质量，在接待利用工作中采用了服务评价机制，制定了服务评价及意见反馈表，让群众进行评价和提意见。在馆内的服务评价及意见反馈表上，来客的评价也真实记录和反映了工作人员的服务态度：“帮我解决了大问题，非常感谢”、“如同家人接待”、“服务态度极佳，热情周到真正是为人民服务的态度”、“非常满意”等等。
4.社会影响力明显提升
去年七月，一位查档者的表扬信寄到了市效能办，赞扬接待工作人员真诚为群众服务的态度，并建议全市机关干部向他们学习。后来，张家口电视台、报社等媒体几次来档案馆采访。《张家口晚报》分别以“群众需要什么，我们就为大家做什么！”（市档案局馆热情周到服务受称赞）和“民生所需，是档案工作之所趋！”为题两次进行了报道。“共产党员示范岗”的牌匾也挂在了接待室的墙上。
二、档案馆接待利用工作情况分析
张家口市档案馆去年接待查阅档案的人数有1000多人次，查阅档案资料3000多卷（册）。就今年前3个月来本馆查阅档案情况进行分析：1－3月份接待查档人员共计有297人，其中查阅档案人员有256人次，查阅资料的有41人次，调阅档案531卷，资料100册，复印（含开知青证明）档案材料950多张。在这些查阅档案的人员中包括有78人次是机关、企事业单位用于工作查考、编史修志以及学术研究，共查阅档案242卷，资料100册，而接待个人查阅178人次占全部查档人数的将近70％，个人查阅档案285卷，占全部查阅档案的一半多。由此看来，有近七成是群众为办退休、增加工龄等涉及自身利益，来查阅有关知青、招工、学生分配等涉及民生方面的档案。由于主要是采用计算机检索，大量的档案都能“精准定位”，大大减少了提卷的数量。
综合近年来查阅档案情况有两大突出特点：一是查档者涉及的行业面大，查阅的档案内容涵盖面广。查档者中即有机关事业人员，也有企业人员和律师，有媒体记者、有社会公民甚至还有当地驻军人员。有为本单位工作查考或编写史志以及历史文化研究来查阅历史档案资料的；也有为搞庆祝活动、举办展览来查阅有关档案资料的；有查找党和国家领导人来张家口视察以及反映当地有关政治、经济、文化、体育等项事业的资料照片等；也有企业为淘汰落后产能来查阅政府和有关机关的批复文件；有律师为了案子和纠纷来找有关依据。张家口历史上曾经是张库大道的起点，又曾经被称为“皮都”。阳原县为了筹建阳原皮草文化博物馆，来人查阅了有关张家口商贸和“皮都”方面的档案资料。在查阅的档案资料中包括建国前和建国后，既有革命历史方面的也有民国时期的，更有社会主义革命和建设时期的，内容涵盖多个领域。说明社会各行业、各领域都需要查阅档案，档案对于经济建设和社会发展都是缺少不了的。二是社会民众来查阅档案的越来越多，无论是查档人数还是查阅卷数都超出单位查档的数量。个人查阅档案主要是企业老职工为办理退休或增加工龄来查下乡时间或招工以及学生分配时间，这种情况占个人查阅档案的大部分。由于现时政策比较宽松，政府出台了不少利民的好政策，因此有市民来查阅关系个人切身利益的档案资料，比如落实政策、婚姻、劳模以及其他惠民的文件。事实证明，档案工作越来越贴近百姓，利用档案资源是真正可以惠民的。
三、加强档案馆接待利用工作的思考
鉴于社会各界对档案信息资源的需求与日俱增，笔者认为档案馆应在以下几个方面加强接待利用工作：
1.进一步增强主动服务的意识
为了更好地服务社会和群众，档案部门坚持以“资政惠民”作为档案工作的根本，接待工作人员的服务意识也有所增强。但目前基本上还处于等待查档者来馆查阅这种被动服务的方式，在主动为社会服务方面做得还不够。笔者认为，档案馆应进一步增强主动服务社会的意识，主动了解社会对档案信息资源的需求，研究和把握档案利用需求的规律并做出具有前瞻性的判断。比如说，去年在纪念建党九十周年举办的一些活动和展览时，各地及各系统都集中查阅了有关党史的资料和图片。当下和今后一个时期，地方启动新一轮地方志的编纂，必然需要查阅大量的档案资料；地方的文化建设，离不开地域文化特色和传统文化，对历史文化和传统文化进行研究、传承和发展，也需要查阅历史资料和档案资源。在了解这些需求后，档案馆就要预先做好准备，积极主动地做好服务，甚至可以参与到这些工作中，并为档案文化的建设发展做出贡献。
2.进一步扩大服务领域和范围
近年来，档案馆在接待服务方面不断拓展服务范围和工作领域，除了接待利用者来馆查阅，还开展了电话代查、网上查阅和来函查阅等服务。但由于受接待人员精力有限、数字化建设和网络平台还不够成熟等条件的制约，这些服务开展的还不是十分理想。另外，有些档案需要异地查阅时，本地档案馆能够给予什么帮助，尽量给查档者提供方便，也是档案馆需要思考的。比如建立异地备份，实现资源共享等，最大限度地满足社会对档案资源的需求。
3.进一步加强干部队伍建设
加强接待室的干部队伍建设，配备具有良好素质的工作人员是做好接待利用服务工作的保证和前提。一是要保证能应对接待利用需求的人员，并尽量保持其稳定性；二是从事此项工作的人员除了具有相关的业务知识外，还要尽量熟悉馆藏，了解“家底”，而必要的历史知识和一定的工作经验也都是对做好此项工作很有帮助的；三是要有责任意识和敬业精神，既要对档案工作负责，也要对利用者负责，还要耐得住寂寞，既要有耐心，更要有做好工作的诚心和热心，真诚为利用者服务；四要服务意识强，对待利用者尤其是群众要像亲人一样，想方设法为群众服好务。
4.进一步丰富档案馆馆藏
丰富的档案资源是满足利用者需求的条件，在以往提供档案的过程中，虽然大部分都满足了利用者的需求，但也有大约20％的查档者查不到所需的档案资料，其主要原因是馆藏档案资料还不够全面，不能满足社会的全部需要。因此，需要进一步丰富馆藏，加强档案资源建设，尽可能地满足社会各方面对档案信息资源的利用需求。对机关事业单位的档案收集进馆并不困难，而随着文化建设和百姓对档案资源需求量的不断增大，笔者认为应着重加大对文化建设和民生相关的档案资源的征集。第一，把重要企业尤其是破产企业以及涉及职工利益的个人档案也列入接收进馆之列，以弥补企业破产后，职工办理退休等事项时缺少档案依据。第二，加强对历史档案特别是对研究本地区历史文化有重大价值的档案的征集。张家口曾经是察哈尔的首府所在地，但人们想利用察哈尔时期形成的档案来到张家口档案馆却无档可查。为了弥补这点缺失，一方面把散存在社会和民间的历史档案征集进馆，另一方面对在异地档案馆保存的历史档案建立备份或数据库，真正实现档案资源的共享。