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【摘 要】 人事档案，它是社会公共信息中非常重要的组成部分之一。对人事档案进行有效的管理是一个人力资源开发机构工作的重点。而档案行政管理部门在人事档案管理中又有着重要的作用。但就现阶段我国的人事档案管理以及档案行政管理部门的工作来看，依旧存在着很多的不足。本文就将对人事档案管理的相关问题进行分析探讨。
【关键词】 档案行政管理；人事；问题；措施
人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的宝贵历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的发展历程。一直以来执行的是随人走制度，比较真实的客观记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩等方面的材料。现阶段，随着我国对人事制度的不断改革，人们对人事管理的重要性认识也更加深入。人事管理作为人力资源工作的重要组成部分，它受到的研究和关注度也越来越多。那么怎样管好人事档案、把人事工作做好，以此来满足我国当前的国内新的发展趋势也就变得特别重要。但现在我国人事档案在管理方法等环节上仍是问题频出，这就要求我们去及时的进行解决和完善。
1、人事档案的定义和特点
1.1人事檔案的定义。人事档案是我国人事管理制度中的一项重要内容，它主要记录企业人员的基本信息、思想品德、工作情况、主要经历等个人情况的文件材料。它也是每个员工的身份、资历、学历等各方面的证明，一般与自己的个人薪资待遇、社会保障、及其他福利待遇等紧密联系着，具有一定的法律效用，它作为记载员工人生轨迹的一个重要依据，在日常工作中的个人转正、社会保障的办理、职称的申报以及开相关的证明时，都得进行查看使用。
1.2人事档案的特点
1.2.1全面性。人事档案主要是记录每个人的履历，其中不仅包括有个人的基本信息、政治面貌、成长和学习经历以及个人的思想表现、政治理念等等信息，还包括以往单位对自己的知识、能力的鉴定或考评。所以可以说人事档案它能包罗万象，记载着个人的成长史和思想发展史等等。一份合理的人事档案它能够展现个人的基本情况及个人发展状况等等，它是个人信息的存储库，可以全面的反应一个人，所以具有一定的全面性。
1.2.2真实性。人事档案作为企事业单位对人才录用、干部选拔的重要依据有着非常关键得作用。所以说必须要保证材料的真实性，真实的对个人基本信息和主要经历等做记录登记，给用人提供真实可靠的选人依据。保证企事业单位其他各工作的顺利进行。
1.2.3机密性。上一点说到人事档案具有全面性，也就是说它的内容涉及面较广。其中包括个人的功、过等诸多情况，有的资料还从侧面一定的反映着一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报但不能给其他人说起的内心隐私等等。所以说人事档案它属于党和国家的机密，有关文件规定任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，也不可自主的向社会无条件地提供查询等服务，就算是人事档案管理机构的工作人员也是不能查阅自己和他人的人事档案的。
1.2.4变动性。也就是说人事档案在建立好以后，它的内容不是一成不变的，可以随着个人人生道路的不断延伸，再不断的形成一些反映新时期状况的新文件材料。这也就要求我们做人事档案管理工作是必须注意做好它的更新工作，对新材料的及时收集补充，保证档案与员工实际情况的时间差最小化。比如对人事档案的打孔装订，以此来方便有关人员能随时的对新材料进行补充。
2、人事档案管理中存在的问题
2.1重视不够。在人事档案管理的具体工作中，依旧存在着有很多的相关领导以及职工对于人事档案管理在认识上的一些误区，他们大多认为人事档案管理工作就是在具体工作中保管的事务性工作，所以说对于人事档案管理只要不丢失就可以，在具体的人事档案管理中能及时的查档就可以。因此他们就会在具体的工作中忽视人事档案管理工作，最终导致在人事档案管理过程中很多的档案问题得不到解决。
2.2管理人员配置不足。在人事档案管理中，对于其管理是一项专业性、政治性以及机密性很强的工作。所以在人事档案管理中相关的人事档案材料需要专人管理，实现其单独的存放。但是就目前人事档案管理现状来看，由于很多的人事管理人员编制不足，但是具体的人事档案管理工作量不仅大，所以就存在人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职，再加上在人事档案管理的人员变动比较频繁，管理水平不高、方法比较落后，因此严重影响了档案管理水平。
2.3人事档案材料不全。在具体的人事档案管理工作中，还存在着人事档案短缺，材料内容不完整等问题，比如在人事档案管理中的履历表、年度考核表、工资、表彰、处分等材料不全，填写项目不完整。其原因主要包括有：档案管理部门工作人员责任心不强，没有认真及时的到各部门、科室收集应该归档的档案材料，导致收集档案材料不全，有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时将材料进行鉴别归档，对档案材料内容未认真审核，造成内容残缺不全。相关的职工对人事档案的认识不足。他们填写像履历表、年度考核表等类似的表格时，有的人能省则省甚至不填写，敷衍了事，有的材料如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，认为由自己保管更安全，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理人员。
3、档案行政管理部门在人事档案管理中的现状
在具体的人事档案管理中，档案行政管理部门的制度建设方面依旧存在着不足。在我国人事档案的管理中，干部档案和相关的职工档案是一个非常重要的组成部分，并且通过依照相关的规范要求以及其他的人事管理制度对其进行管理以及规范。然而由于干部档案和相关的职工档案的管理主要是对个人的身份进行划分，所以干部档案和相关的职工档案的管理存在着很大的问题，比如：条块分割的现象。与此同时，在人事档案管理中，档案行政管理部门在监管中存在着缺位的现象。
4、强化人事档案管理的措施 4.1强化档案管理人员的业务水平。在人事档案信息的管理工作中，管理者处在一个主导地位。所以要想提高人事档案的管理水平就首先要大力的加强管理队伍建设，注重工作人员专业技能的培训和考核，着重提高企业档案人员的业务水平和管理水平。档案工作人员首先应该自己明确任务，努力提高自身素质，自觉的做好人事档案的收集整理工作，保证人事档案信息资源管理工作的顺利开展。
4.2实现人事档案信息的利用与共享。在管理过程中努力实现人事档案信息的利用与共享，是現在社会大背景下的管理需求。它能使管理者及时的掌握生产情况，为他们做出新的决策提供必要的依据。采用微机管理技术，利用人事档案中的各种信息进行管理。通过微机管理来改变目前人事档案管理落后的现状，提高管理的效率，同时利用人事档案中的信息，协助内部管理，使人事档案在接收、移交、查阅、保密、整理装订等环节都做到细致有效的管理。
4.3强化人事档案的信息化。随着我国社会科技水平的不断发展，人事档案管理的信息化将是一个必然的发展趋势。就现在来说我国的人事档案的信息化管理依旧存在很多的问题。这要求我们在以后的发展中必须加强信息化管理的力度，做到从档案的收集、归档到后期的运用等各方面的改善，摒弃以往传统落后的管理方式，实行电子化的运行模式，统筹规划，并且在这个基础上及时的发现解决问题，努力建立一个全面的信息化管理系统，这也将是人事档案管理发展中所有工作人员不断追求的目标。
4.4人事档案管理的“三化”。人事档案管理的“三化”主要指的是标准化、规范化和现代化。其中标准化是人事档案管理发展的必经之路，主要体现在载体、管理工作等的标准化，它是档案管理中做到数字化等的核心问题；规范化是实现人事档案管理现代化的基础，主要是改变档案书写管理不规范、装订不整齐等问题，这主要应该制定严格的规章制度来约束；现代化是人事档案管理的主要发展目标。
综上所述，人事档案的有效管理是一项比较复杂又特别重要的工作，我们在以后的工作中一定要结合以往的实际经验，紧跟时代步伐，不断的运用科学的管理模式将其做好。以此来保证各企事业单位人事档案管理的有效发展以及其整体企业的快速发展和国民经济的不断提升。
参考文献：
[1]高小丽.档案行政管理部门在人事档案管理中的作用[J].人力资源管理，2014，01：164-165.
[2]郭海珍.浅谈人事档案管理[J].品牌（下半月），2014，Z1：50.
[3]张同芹.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].科技致富向导，2013，30：203.
【关键词】 档案行政管理；人事；问题；措施
人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的宝贵历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的发展历程。一直以来执行的是随人走制度，比较真实的客观记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩等方面的材料。现阶段，随着我国对人事制度的不断改革，人们对人事管理的重要性认识也更加深入。人事管理作为人力资源工作的重要组成部分，它受到的研究和关注度也越来越多。那么怎样管好人事档案、把人事工作做好，以此来满足我国当前的国内新的发展趋势也就变得特别重要。但现在我国人事档案在管理方法等环节上仍是问题频出，这就要求我们去及时的进行解决和完善。
1、人事档案的定义和特点
1.1人事檔案的定义。人事档案是我国人事管理制度中的一项重要内容，它主要记录企业人员的基本信息、思想品德、工作情况、主要经历等个人情况的文件材料。它也是每个员工的身份、资历、学历等各方面的证明，一般与自己的个人薪资待遇、社会保障、及其他福利待遇等紧密联系着，具有一定的法律效用，它作为记载员工人生轨迹的一个重要依据，在日常工作中的个人转正、社会保障的办理、职称的申报以及开相关的证明时，都得进行查看使用。
1.2人事档案的特点
1.2.1全面性。人事档案主要是记录每个人的履历，其中不仅包括有个人的基本信息、政治面貌、成长和学习经历以及个人的思想表现、政治理念等等信息，还包括以往单位对自己的知识、能力的鉴定或考评。所以可以说人事档案它能包罗万象，记载着个人的成长史和思想发展史等等。一份合理的人事档案它能够展现个人的基本情况及个人发展状况等等，它是个人信息的存储库，可以全面的反应一个人，所以具有一定的全面性。
1.2.2真实性。人事档案作为企事业单位对人才录用、干部选拔的重要依据有着非常关键得作用。所以说必须要保证材料的真实性，真实的对个人基本信息和主要经历等做记录登记，给用人提供真实可靠的选人依据。保证企事业单位其他各工作的顺利进行。
1.2.3机密性。上一点说到人事档案具有全面性，也就是说它的内容涉及面较广。其中包括个人的功、过等诸多情况，有的资料还从侧面一定的反映着一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报但不能给其他人说起的内心隐私等等。所以说人事档案它属于党和国家的机密，有关文件规定任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，也不可自主的向社会无条件地提供查询等服务，就算是人事档案管理机构的工作人员也是不能查阅自己和他人的人事档案的。
1.2.4变动性。也就是说人事档案在建立好以后，它的内容不是一成不变的，可以随着个人人生道路的不断延伸，再不断的形成一些反映新时期状况的新文件材料。这也就要求我们做人事档案管理工作是必须注意做好它的更新工作，对新材料的及时收集补充，保证档案与员工实际情况的时间差最小化。比如对人事档案的打孔装订，以此来方便有关人员能随时的对新材料进行补充。
2、人事档案管理中存在的问题
2.1重视不够。在人事档案管理的具体工作中，依旧存在着有很多的相关领导以及职工对于人事档案管理在认识上的一些误区，他们大多认为人事档案管理工作就是在具体工作中保管的事务性工作，所以说对于人事档案管理只要不丢失就可以，在具体的人事档案管理中能及时的查档就可以。因此他们就会在具体的工作中忽视人事档案管理工作，最终导致在人事档案管理过程中很多的档案问题得不到解决。
2.2管理人员配置不足。在人事档案管理中，对于其管理是一项专业性、政治性以及机密性很强的工作。所以在人事档案管理中相关的人事档案材料需要专人管理，实现其单独的存放。但是就目前人事档案管理现状来看，由于很多的人事管理人员编制不足，但是具体的人事档案管理工作量不仅大，所以就存在人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职，再加上在人事档案管理的人员变动比较频繁，管理水平不高、方法比较落后，因此严重影响了档案管理水平。
2.3人事档案材料不全。在具体的人事档案管理工作中，还存在着人事档案短缺，材料内容不完整等问题，比如在人事档案管理中的履历表、年度考核表、工资、表彰、处分等材料不全，填写项目不完整。其原因主要包括有：档案管理部门工作人员责任心不强，没有认真及时的到各部门、科室收集应该归档的档案材料，导致收集档案材料不全，有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时将材料进行鉴别归档，对档案材料内容未认真审核，造成内容残缺不全。相关的职工对人事档案的认识不足。他们填写像履历表、年度考核表等类似的表格时，有的人能省则省甚至不填写，敷衍了事，有的材料如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，认为由自己保管更安全，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理人员。
3、档案行政管理部门在人事档案管理中的现状
在具体的人事档案管理中，档案行政管理部门的制度建设方面依旧存在着不足。在我国人事档案的管理中，干部档案和相关的职工档案是一个非常重要的组成部分，并且通过依照相关的规范要求以及其他的人事管理制度对其进行管理以及规范。然而由于干部档案和相关的职工档案的管理主要是对个人的身份进行划分，所以干部档案和相关的职工档案的管理存在着很大的问题，比如：条块分割的现象。与此同时，在人事档案管理中，档案行政管理部门在监管中存在着缺位的现象。
4、强化人事档案管理的措施 4.1强化档案管理人员的业务水平。在人事档案信息的管理工作中，管理者处在一个主导地位。所以要想提高人事档案的管理水平就首先要大力的加强管理队伍建设，注重工作人员专业技能的培训和考核，着重提高企业档案人员的业务水平和管理水平。档案工作人员首先应该自己明确任务，努力提高自身素质，自觉的做好人事档案的收集整理工作，保证人事档案信息资源管理工作的顺利开展。
4.2实现人事档案信息的利用与共享。在管理过程中努力实现人事档案信息的利用与共享，是現在社会大背景下的管理需求。它能使管理者及时的掌握生产情况，为他们做出新的决策提供必要的依据。采用微机管理技术，利用人事档案中的各种信息进行管理。通过微机管理来改变目前人事档案管理落后的现状，提高管理的效率，同时利用人事档案中的信息，协助内部管理，使人事档案在接收、移交、查阅、保密、整理装订等环节都做到细致有效的管理。
4.3强化人事档案的信息化。随着我国社会科技水平的不断发展，人事档案管理的信息化将是一个必然的发展趋势。就现在来说我国的人事档案的信息化管理依旧存在很多的问题。这要求我们在以后的发展中必须加强信息化管理的力度，做到从档案的收集、归档到后期的运用等各方面的改善，摒弃以往传统落后的管理方式，实行电子化的运行模式，统筹规划，并且在这个基础上及时的发现解决问题，努力建立一个全面的信息化管理系统，这也将是人事档案管理发展中所有工作人员不断追求的目标。
4.4人事档案管理的“三化”。人事档案管理的“三化”主要指的是标准化、规范化和现代化。其中标准化是人事档案管理发展的必经之路，主要体现在载体、管理工作等的标准化，它是档案管理中做到数字化等的核心问题；规范化是实现人事档案管理现代化的基础，主要是改变档案书写管理不规范、装订不整齐等问题，这主要应该制定严格的规章制度来约束；现代化是人事档案管理的主要发展目标。
综上所述，人事档案的有效管理是一项比较复杂又特别重要的工作，我们在以后的工作中一定要结合以往的实际经验，紧跟时代步伐，不断的运用科学的管理模式将其做好。以此来保证各企事业单位人事档案管理的有效发展以及其整体企业的快速发展和国民经济的不断提升。
参考文献：
[1]高小丽.档案行政管理部门在人事档案管理中的作用[J].人力资源管理，2014，01：164-165.
[2]郭海珍.浅谈人事档案管理[J].品牌（下半月），2014，Z1：50.
[3]张同芹.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].科技致富向导，2013，30：203.