探析高校二级学院行政管理人员执行力的提升

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  摘要:高校二级学院作为高等教育事业改革确立的介于高校、系两级之间,集教学、行政管理、应用科研、实训指导为一体的组织机构,是具体落实高校创学理念和贯彻上级教育方针政策的执行部门。其行政管理人员的执行能力水平直接影响高校二级学院的整体工作效率与发展水平。而目前我国高校二级学院行政管理人员执行力不强现状日趋严重,制约了高校各项工作健康有序发展,所以,本文站在探索角度,结合笔者多年在校工作经验,寻求提升行政管理人员执行力的有效途径,以此提高二级学院行政管理的执行效果,确保高校建設水平更进一层。
  关键词:高校二级学院行政管理;行政管理人员;执行力;提升策略
  当今我国高校二级学院伴随高校整体规模的发展不断扩张,教职工和学生的数量逐年增加,高校二级学院行政管理工作必然要适应这一变化需要提升执行力。可是在实际工作中,我国各高校二级学院的行政管理人员执行力不足现象十分普遍,为切实落实贯彻上级战略部署,促进高校二级学院教育教学水平,提升二级学院行政管理人员的执行力极为必要。
  一、执行力定义及高校二级学院执行力内涵
  1、执行力的定义
  贯彻决策、实现目标及蓝图的关键是执行力要强。而广义上的执行力可以从个人和团队两方面定义。个人方面:执行力即把个人想要完成的事做成功的能力。就是以行动去落实个人想法,从而获得行为结果保质保量完成任务的能力。团队层面:执行力就是团队组织结构的下级贯彻组织上级的战略意图、决策和方针,完成上级安排工作部署预定目标的操作及实践能力。也就是落实组织高层战略决策,执行命令,将目标转化为成果,得以实现的能力。这一过程是系统化的工程,是行政管理优化的过程,其核心是将组织高层的管理理念、规划、战略决策和部署具体实施到位的能力。其执行成效通过执行精准性、执行满意率和执行速度来判定。
  2、高校二级学院执行力的内涵
  高校二级学院作为相对独立的管理层,其行政管理上涵盖了学院专业建设、人事管理、组织结构管理、学生管理、科研管理、会务管理、文件信息管理、校企合作以及财务运行等方面内容。当前,高校二级学院行政管理人员的主要执行力有如下方面:第一层面,是高校二级学院的中层管理者执行上级行政部署、党委决策的能力。第二层面,是高校二级学院管理者带领内部行政管理人员和全体教师,于行政管理涵盖各方面内容的实施上表现的具体能力。
  二、高校二级学院行政管理人员执行力高低的重要性
  高校二级学院行政管理人员执行力高低直接关系高校二级学院整体工作效率和发展水平的高低。高校二级学院的发展必然是持久向前的发展,面对发展机遇时高校会应对发展调整发展战略方案,以迎合发展速度和要求,这就需要行政管理人员针对调整后的工作方案充分去落实,只有执行力到位,方可确保高校二级学院工作稳步向前。提高行政管理人员执行力的核心是:行政管理人员能够快速、高效、最大限度的贯彻高校二级学院既定方案,而且还可根据形势变化,强化行政管理机构建设,在工作中大胆创新勇于改革。高校二级学院行政管理部门不同,管理人员的职责也不相同,部门间相互配合是提升执行力的关键。行政管理人员执行能力十分重要,主要体现在如下三方面:
  1、行政管理人员执行力高低决定学院工作的稳定性
  行政管理人员在高校二级学院的建设发展过程中发挥着举足轻重的作用,他们不仅是高校二级学院决策的执行者,更是高校领导层的助手,他们活跃在高校二级院校的不同部门是高校各部门沟通交流的纽带。行政管理人员涉及学校建设工作的方方面面:沟通师生关系,联系上下级部门,协调兄弟院校、校企单位工作等,其执行能力高低决定高校内外,高校上下工作的稳定运行。
  2、行政管理人员执行力高低决定学院团队的凝聚力
  行政管理人员的工作执行力高低关系到学院工作运作的成效,行政管理人员在工作中履行职能,能够统筹协调学院各项工作,执行力高则学院团队建设能力高,各项工作落实速度就快,整个学院的教职工就能够凝聚在一起,以行政管理为核心共同提升业务能力,打造优秀的高素质教师团队,齐心协力建设好院校。
  3、行政管理人员执行力高低决定学院整体素质的提升
  行政管理工作十分重要,管理的内容繁多,层次复杂,职能不一。主要体现在调节处理好上级领导与下级部门、教师之间,教师与学生之间各种关系。行政管理人影执行力的高低,决定了上述关系调节控制的好坏,决定了学院整体素质的提升,充分发挥高校二级学院行政管理作用,能够促使高校学院可持续发展。
  三、高校二级学院行政管理人员执行能力现存突出问题
  1、重教育轻管理,执行力建设重视度低
  重视教育和轻视管理的问题并不仅仅表现在高校二级学院行政管理人员团队建设方面,还体现在两级管理模式的定位等方面。两级管理模式的实施要求高校二级学院需要承担起部分管理工作的责任,然而部分高校二级学院并没有认识到管理中心集中到自身所带来的责任和影响,存在重视团队建设,忽视或者轻视行政管理人员执行力建设及培训等,导致高校二级学院行政管理人员数量缺失、素质和能力难以提升,业务水平和管理理念与高校二级学院行政管理人员岗位要求严重不符等。
  目前绝大多数高校对二级学院的管理缺乏系统性定位,管理方式仍偏于传统,对二级学院建设的特殊性、独立性、可持续性等的把控不全面,忽视二级学院行政人员执行力建设对高校教学、校园建设等的作用和影响,导致高校在针对二级学院行政管理人员队伍的当前管理中,管理方式多流于形式,管理结构不全面,管理方式不合理,管理指导意见缺乏针对性,并不能对高校二级学院行政管理人员执行力提升提供引导和监督作用。
  2、辅助执行制度不完善,两级执行文化存在差异
  高校二级学院行政管理人员执行力应用的前提是决策及思考,任何执行力的应用成效,归根结底都是需要人来落实。然而,高校二级学院行政管理人员所在的组织机构和功能不够健全、各工作小组和工作委员会等参与民主决策的机构不够完善,现有部门之间沟通不足、权责不清,工作汇总方法和分解路径缺失,导致高校二级学院行政管理人员很难借力其他部门,完成本职工作等。另一方面高校二级学院行政管理人员执行力能否被验证,需要高校二级学院行政管理相关政策、制度等作为基础保障。但是部分高校及二级学院在行政管理方面的制度存在朝令夕改、缺乏实践契合性等诸多问题,导致高校二级学院行政管理人员很难有据可依,使部分策略或方案很难被及时执行。由于高校二级学院行政管理受制于高校,二级学院与高校在行政管理方面出现的理念分歧、行为习惯和价值观差异、校园文化及氛围对执行政管理人员执行力的影响差异等,都会为高校二级学院行政管理人员的日常工作带来难度,尤其是在不同专业背景下的高校二级学院文化氛围不同的前提下。   比如一些高校管理者认为行政管理的对象是人、事、物,管理等于掌权,做好管理就等于做领导,故而服务意识不浓,“官本位”思想强烈。部分二级院校或者高校管理者沉溺于应酬或各类学术交流,难以意识到高校二级学院行政管理人员的执行力提升需求。当学校行政管理标准不断降低时,随着科层结构的横向扩展,形式主义和官僚主义逐渐抬头,行政部门推卸责任、缺乏配合的情况,严重阻碍了高校二级学院行政管理人员执行力的提升,降低了工作风险和工作效率。一旦高校二级学院行政管理人员工作中出现问题或者新问题,难以及时调整和补救。
  3、行政管理人员综合素质不高,针对性奖惩措施缺乏
  高校二级学院行政管理人员在方案执行的过程中,因工作态度及自身能力等,有可能存在主观臆断、自主降低执行标准、执行延误、执行过当,甚至导致方案执行完全走样等问题。部分高校二级学院行政管理人员过度追求执行速度,忽视团队配合的需求,缺乏大局观念,影响了方案执行的最终成效。导致此类问题出现的原因,除高校二级学院行政管理人员有可能存在思想意识、服务能力等不足外,还包含沟通不畅、角色模糊、主动创新意识缺乏等诸多问题。
  高校二级学院行政管理部门是行政管理人员最容易受到影响的直接环境。只有将学院发展与行政管理人员的自身职业发展有效融合起来,并为其制定针对性的奖惩、激励制度,保障制度的落实,才能从行政管理人员的关注点上真正提升高校二级学院行政管理人员对工作创新、契合校园文化和实际需求等的关注。这意味着仅依靠口号、文件等并不能保障高校二级学院行政管理人员执行力提升及
  四、高校二级学院行政管理人员执行力提升策略
  1、明确执行力提升要求,强化执行力引导培训
  高校在教育改革中的重点与地位的改变会影响二级学院,同样,高校管理方式、思想、执行要求等的变化也如是。从提升高校二级学院行政管理人员执行力的要求入手,建议高校及高校的二级学院明确行政管理与时俱进性、契合性的要求、作用、影响,立足二级学院、高校的当前、未来发展趋势、要求、需要等,调整行政管理措施与手段,提升人员执行力与服务意识。可使用人本位的工作理念调研行政管理人员的需求,并将其归为高校二级学院行政管理人员执行力提升方案制定的依据。
  在重视高校二级学院行政管理人员执行力培训方面,建议高校使用校内交流、外聘请等方式增加培训的专业性,引导高校二级学院行政管理人员自主对比和分析自身执行力在执行力要求方面存在的差异,可使用内部定期召开座谈会等方式,增加教师内部的沟通与交流,帮助高校二级学院行政管理人员学会合理调配、使用时间,做好勤沟通和善协调的资助工作,勤思考、勤学习,借助学习与培训不断充实自己的大脑,并努力合并碎片化时间强化自我培训等。
  2、完善辅助执行制度,缩小两级执行文化差异
  首先,要完成各项任务统一规范、分阶段执行的目标。建议高校二级學院抓紧调查民众思想波动情况及对行政管理人员工作的判断情况。其次,要明确目标与其他目标的关系,明确任务的达成最低限度及要求,明确的截止日期及数据等。行政管理人员需要明确自身权责,可按照岗位胜任力要求、标准设立良好的上传下达的沟通系统及信息传递系统。为缩小两级分化管理对行政管人员管理的影响,建议自上而下的统一构建校园文化、校园气氛,力争为行政管理人员提供更为完善的决策指挥体系、执行服务体系、监督指导系统、信息反馈系统及执行力绩效考核系统和提升执行力的氛围、环境等。
  比如通过建立学生评教系统、教师评学生系统、各类座谈会等来收集有效信息,构建班级反馈制度、师生信息员制度等为招生、教改、教材及师资的与管理决策执行相关的依据。再比如强化行政管理人员专业知识、组织能力、领导能力等培训。二级学院要按照学校和学院工作建立综合行政管理人员培训长效机制,最终达到提高综合行政管理人员执行力的目的。这意味着,弱化高校与二级学院执行力文化的差异性是统一强化高校二级学院行政管理人员执行力培训的重要基础,不能忽视。
  3、提升行政管理人员综合素质,完善奖惩措施
  综合行政管理人员的教育培训工作是提高综合行政管理人员的素质和能力的重要工作。只有提高他们的政治素质,让他们做好工作总结,不断反思工作中存在的问题和缺陷,及时纠正和解决问题,才能从源头上加强他们的服务意识。比如要求其坚定“以人为本”的原则,灵活的开展行政工作。介于二级学院综合行政管理人员负责的工作内容比较广泛,综合行政管理人员要处理好这些工作内容,必须规范工作方法与流程。综合行政管理人员要明确执行力在行政工作中的重要性,在开展工作之前,首先要明确自己的工作职责。
  提升高校二级学院行政管理人员执行力和综合素质,除构建必要的执行力针对性绩效考核做鞭策、监督外,还需要将着力点放在如何激发行政管理人员工作主动性、服务积极性问题。尤其是科学合理的执行力绩效考核体系的构建,更需要高校领导者依赖于其个人经验、决策水平。可借助加大各部门之间的协调等方式,走可持续发展道路,即借助校内教学培训能力的培训要求,强化行政管理人员的自我学习及自我引导能力等。
  在完善奖惩措施方面,建议构建正确的用人导向,可按照二级学院及高校的特征,强化执行中奖惩措施的针对性。比如科学设立考核目标,强化标准、程序等,保障考核工作的公正公平合理,严禁杜绝任何影响高校二级学院行政管理人
  综上所述,高校二级学院行政管理人员的执行力高低影响高校行政管理工作的整体水平,探索如何提升行政管理人员执行力的相关策略是为高校二级学院适应教育改革,实现可持续发展的必然需要,提升行政管理人员执行力才能真正让高校二级学院发挥出管理作用,体现出其价值所在。
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