对于数十万中国外向型企业来说，在销售收入屡创新高的同时，也要考虑提高企业的信息化管理水平的问题，邮件是外向型企业与外商交流沟通的主要桥梁，如何在这一环节上做得更好呢？
　　
　　邮件管理问题众多
　　
　　外贸行业有着跟其他行业不同的显著特点，贸易性质多样化、产品结构多样化、业务流程多样化，这些特点决定了外贸行业在邮件管理上很难实现标准化控制。
　　在大多数纯贸易、来料加工及加工型企业中，邮件管理方面往往存在一些问题。大量来往邮件无法有效整理和分析，询价和报价历史信息没有统一管理，仅靠outlook无法做到按照客户、联系人的要求对项目、报价、合同、服务请求分别归档，导致客户资源浪费。
　　企业参加展会，获取的大量询盘和客户资料，因缺乏有效和持续的跟踪和挖掘，造成商业机会流失。大量外贸邮件分散于企业员工个人邮箱中，企业高层、部门主管无法及时了解员工联系客户状况，只能通过口头汇报、邮件抄送方式了解跟进情况。
　　人员流失，完全交接难，重要邮件遗漏，造成客户资源流失。新员工业务不熟练，企业的销售经验无法有效地在内部传递。业务逐年增长，报价、订单流程通过e-mail发送缺乏有效合理的内部控制手段，业务风险增加。
　　
　　解惑之道
　　
　　往来邮件，统一存储 将所有进出公司的邮件统一存储，尽量在员工个人电脑上不留下任何客户信息。客户来源、联系方式、等级、行业、信用、公司性质、联系人名片等资料统一记录，与客户来往邮件实现自动归档，统一存储。
　　跟进提醒，提高效率 对于需要发出的邮件、需要继续跟进客户的联系记录等,设置下次联系时间,最好运用提醒工具，提醒跟进人员及时处理,避免客户资源浪费。另外，对于公司新进员工，要求其外发邮件需先提交给部门经理或老业务员审核，便于其更快地熟悉业务，也避免由于新人业务生疏造成公司不必要的损失。
　　邮件群发，做好推广 通过群发邮件，做好新产品推广和参展通知。在之前建立客户档案时就需要做好客户信息详细记录，方便按地区、行业、产品需求等分类，使宣传更轻松。
　　业务检查，全面掌控 管理者随时检查业务员工作情况，能及时查看与客户来往工作邮件等重要信息，全面快速掌控客户跟进、业务拓展情况。
　　
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　　恩特外贸邮件管理系统是一套以邮件为中心的管理系统，适用于所有纯外贸以及工贸结合的公司。该系统可有效解决邮件散落、流失、丢弃等浪费问题；改善客户信息分散、联系过程无记录可查等状况。另外，历史邮件可以快速导入。foxmail、outlook等系统邮件，只要将邮件格式转化为.eml,就可以轻松批量导入恩特邮件管理系统，延续邮件的正常使用