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摘要：会计档案是对经济业务的重要记载和经济决策的重要参考，国有事业单位是国家档案的重要组成部门。为正常发挥会计档案的作用，建立会计档案是重要的会计业务程序。2013年张家口市档案局对卫生事业单位的档案管理进行两次检查指导，现状严峻，对会计人员进行档案管理专题培训。文章就实际工作中会计人员整理会计档案存在的问题提出一些措施建议。
关键词：事业单位；档案；管理
一、引言
1998年8月21日财政部、国家档案局以财会〔1998〕32号《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》，是单位管理会计档案的法定依据。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证类，原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；会计账簿类，总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他账簿；财务报告类，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；其他类，银行存款余额调节表、银行对账单，工资表、票据存根、会计人员交接表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
每一个组织从事经济活动必定持有会计凭据，用以记载反映分析财务活动，是财务工作者履行职责的书面记录，是有关部门了解掌握监督经济状况的载体。由会计资料到会计档案有必不可少的程序，实现整洁真实、完整正确、有效有序登记的档案管理制度是重要的一项会计工作。
二、目前事业单位会计档案管理存在的问题
（一）无档案室专门保管
一个单位必须配置专门的中心档案室，统一集中管理单位的人事、文书、会计、业务等档案，不允许档案在形成部门长期存放。档案室不能堆放杂物，不能做生活区域，放置防鼠药、防虫药、远离潮湿、防水淹、采取防尘措施，保持室内清洁，照明设施有效，配备矮梯手电用具。钥匙由档案管理部门设专人保管。
（二）档案室落满灰尘，常年无人使用，档案纸箱中存放，无保管设施
有的单位档案室灰尘厚重；档案在纸箱中存放，没有卷柜档案柜，一旦发生水患资料毁于一旦。
（三）档案室成为老鼠“乐园”
有的单位档案室老鼠成患，木卷柜、资料被毁掉，大小老鼠上蹿下跳。
（四）内容不完整，差错明显
会计档案中缺少重要的必要的资料。业务合同的复印件，会议决定，单位发放职工收入银行结算记录，最后环节审签空白，凭证号不连续，记账凭证与原始凭证金额不符，存在明显差错等。房改、基建档案无处可寻。封皮填写不完整。经管人员一览表、账薄目录空白。
（五）装订不整齐不牢固不美观
有的装订只管左上角对齐装订，装订处其它位置不装，原始凭证幅面不齐；有的原始凭证漏出多余记账凭证幅面；有的装订凭证右侧参差不齐；有的装订后不粘封皮；有的从凭证合中抽出时，原始凭证掉落；有的原始凭证不整理就装订起来，无关多余的混在其中。不整理，不修剪，根本谈不上美观。
（六）档案管理人员缺乏专业知识，查阅登记制度执行不严肃
档案部门对各类档案没有统一管理，主要依靠形成档案的部门各管自己的“三分地”，档案管理人员对各类档案情况不了解，档案室成为只是集中分类存放之处，对档案内容未能集中管理，档案信息未能集中掌握熟悉，导致长期以来档案的查阅成为各部门的事情，档案管理人员只负责保管门、柜钥匙，开门锁门，事前未登记，事中未跟随，事后未检查。
三、加强事业单位会计档案管理的措施建议
（一）会计人员保证档案完整性， 对归档会计资料必须检查内容，使用专用笔记本
会计审核人员检查会计资料要求内容完整正确，资料页整洁整齐，折叠匀称，可使用笔记本对过程加以记录。装订凭证岗在具体装订过程发现一些错误，例如：缺少相关人员签字、短缺重要凭证、明细科目明显错误、错误地更正差错等，不能视而不见。政府集中采购的必须附采购方式同意书；固定资产需有资产管理部门入库单，单位内部固定资产编号必填；每张记账凭证原始凭证张数不能不填；月工资表已在每月记账凭证中附有一份，年终仍然需要将各月工资表按顺序装订在一起，按序标明页码；银行对账单、调节表。各户银行对账单必须与单位财务编制的调节表装订存放在一起，按序标明页码；财政缴款书存根、往来票据存根、收费票据存根。应按照编号排序，作废的要联次完整粘贴并注明。未用而作废的用剪子将监制章绞缺。填写完整封皮，带孔打印式的附一张封皮并且必须装订成册。建议攒一些复印纸包装盒装这些存根。盒外面用大头笔记录年份、种类、各类数量等内容； 财务部门负责计算社保费的，尤其职工住房公积金、职工基本医疗保险费两项在统一变更基数后年度内就不做变动，两份计算表要保留完整； 房改售房全部资料应分类排序，如测算表、协议书、会计资料主要有会计凭证和账簿及专用票据，装订后单独装档案盒。房改售房资金已按财务制度要求并到单位的统一账户内，引起该项资金变动会计资料归入日常会计凭证业务中；基建项目会计资料应单独装订装档案盒。经办基建账财务人员将会计资料整理完整后，分类装订存放在档案盒中，注明资料名称，页数，交给负责整理会计档案的人员，单独填写《会计档案登记表》，与会计档案一起保存。月报表、审计报告、决算表等其他常规报表。年终需要将各月会计报表按顺序装订在一起，按序标明页码。会计师事务所的审计报告、年度决算报表分别要单独存放，按年排序放置于档案盒内；日报表。日常业务中有大量的采购入库，频次数量品种较多，依据日报表汇总制作记账凭证，所以也要按日排序按月装订另存保管；单位职工银行卡信息表。职工使用统一办理的银行卡，领卡签字表要在会计档案中保存。
会计装订人员即使检查出差错，可以肯定仍有未发现的，要根本解决这类问题需要严格的制单、复核和稽核岗位。建议整理会计档案的人员准备一个专用笔记本，把日常的整理工作进行提纲式记录，摘录重要事项，发现问题重点记，问题解决做补记。
（二）会计人员保证档案整洁性，对归档会计资料装订前的必要整理 1. 会计人员配合协作：日常财务工作各岗位形成的资料都是会计档案的重要内容，经管人员是会计资料的第一责任人，把经手的资料整理完整，如果零乱地交接就很容易混乱。比如收费人员每用完一本票据就要排号填封皮，作废票据做到正确处理，活页票据要装订好；复核人员严密筛出差错，要求制单人员当月正确更正；制单人员原始凭证初步整理粘贴整齐有序；装订人员及时收集归整资料等等。日常工作中财务人员的一点一滴的整理基础，才最终有利于会计档案整体工作顺利完成，体现了财务人员相互配合协作的良好职业道德。
2. 必备内容
打印科目汇总表，填写凭证封皮、账簿封皮、经管人员一览表、目录，一本账簿连续标明页码等。作废的记账凭证，应在科目汇总表中有标注。
3. 幅面
将凭证中多余的空白部分用裁纸刀剪掉，与记账凭证幅面相符，过大的幅面需要折回，在装订侧不能折死角便于将来翻开查看，平时内部的自制凭证注意左侧留足装订之处。如：工资表、考勤表、出入库通知单等。对于过薄的原始凭证，其后要附一张空白凭证纸保护，在每册凭证的最后原始凭证后最好附一张空白凭证。有撕裂的原始凭证需要背面粘贴。对内容较少的原始凭证，以空白凭证幅面作为参考标准，要求统一。 幅面较小的原始凭证，要注意放在其记账凭证的最前面并粘贴在一张空白凭证上，粘贴位置要一致。
4. 清洁
折回时大量相同幅面的同类原始凭证不能一起折，必须每一张地折且要均匀。对于空白处有污染的凭证，如油污等不能直接装订，要单独上下各放压一张干净纸，反复几次更换后把油污去掉。凭证上粘有无关的它物的要揭起拿掉，不能带钉书钉回形针大头针线绳等装订。
5. 装订厚度均匀
尽量保留适当的装订厚度和均匀平整，如，差费报销单、过路过桥费等所附原始单据较多时，该册内装订的凭证不要过多。在出纳人员报销时要求报销人员要粘贴牢固均匀，不要粘贴过厚。
6. 相关人员签字完整
凭证、封皮相关人员签字完整。 若有漏装订的凭证，则所在册凭证封皮上必须注明“含x月x号凭证”字样，同时在发生册注明“x号凭证装订在 x月 x号凭证之后”，使用双向标记方式标注。
（三）会计人员保证档案装订的牢固性，不松动，要安全使用装订机
装订附封皮，封皮填完整，装订用线绳，横竖都过线，页数很重要，缺少就不是档案了。账薄不能有空页，打印账薄时偶尔夹带的空页要注明“此页空白”划对角线以示无效，装订处加盖公章，装订好的资料必须入档案盒保存。装订人员要注意使用装订机的安全，注意钻头松动，接电插线板的长度，以防拖拌。装订时有一些纸末儿，建议在装订机下垫一份报纸，在墙角放一份报纸，纸末儿磕在这张报纸上，不装时把两处报纸上的末儿聚拢叠成一个纸包，拔下电源后装订机放置在安全之处。装订中有些纸张硬盒等边缘很锋利，容易伤到装订人员的手部，经常有划伤出血，要多加小心。
（四）会计档案由财务部门移交单位档案管理部门制度
当年形成会计档案在会计年度结束后在财务部门留存一年，期间要上锁，钥匙专人保管。财务人员查阅后及早放回原处。在财务部门保存期满应交单位的档案管理部门保管。财务人员填写《会计档案登记表》，此表财务和档案部门各留一份。 以档案盒为单位仔细登记，表头主要内容有柜号、案卷号、目录号、案卷内容、期间、张数等内容。切记一定填写柜号，因为需查阅时财务人员首先查看留存的此表，钥匙的编号与铁柜号一致，铁柜号标签可以更新但一定不要变更数字。档案室门、铁柜钥匙由档案管理部门保管，财务人员切忌保管这两把钥匙。
《会计档案移交清册》是由财务部门移交档案部门时双方的交接表，主要内容有年度、档案内容、册数、张数、财务部门移交签字、档案部门接收签字、交接日期等内容。此表财务和档案部门各留一份，可以按移交内容分大类填写。一般单位档案室大多使用五节铁皮柜装会计档案，财务人员在入档时最好把存根类和日报类放置在最底层，账簿类放在第一层，报表类和工资表及计算表等放在第二层，第三、四层放置一个年度的会计凭证，每层放半年。档案管理人员要认真察对清点档案登记的各类数量。
（五）档案人员加强保护档案的意识，各类档案信息集中管理，严肃查阅登记制度
单位档案部门对档案信息全盘掌握，跟踪服务，保护档案的安全。各类档案是代表单位的某方面的真实记载，不能仅停留在内部各部门管理的水平高度，必须加强档案信息集中统一管理，配备档案专业技术人员，保证单位各类档案信息的完整和安全，提高档案信息的利用效率，科学管理档案。为与上级档案部门及当地档案行政管理部门交接销毁单位档案后续工作做好扎实基础。移交档案部门后需查阅时，必须登记《会计档案查阅登记表》，外部相关单位查阅必须凭据证明，经单位主管领导同意后登记《会计档案查阅登记表》，档案部门与财务人员联系，找到相关档案提供给对方当场查看，不能带离本单位。对方提供的证明由档案部门保存好。严禁未登记查阅档案的违规操作。
参考文献：
[1]叶伟.谈事业单位会计档案管理工作[J].知识经济，2011（10）.
[2]周晓萍.会计档案管理中存在的问题及对策[J].现代商业，2011（06）.
[3]韩爱国.对会计档案保管工作的难点及解决方案的探讨[J].中国总会计师，2011（03）.
[4]徐波.如何规范会计档案管理工作[J].中国管理信息化，2014（18）.
[5]黄焕敏.行政事业单位会计档案管理存在的问题[J].合作经济与科技，2014（02）.
（作者单位：张家口市中心血站）
关键词：事业单位；档案；管理
一、引言
1998年8月21日财政部、国家档案局以财会〔1998〕32号《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》，是单位管理会计档案的法定依据。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证类，原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；会计账簿类，总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他账簿；财务报告类，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；其他类，银行存款余额调节表、银行对账单，工资表、票据存根、会计人员交接表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
每一个组织从事经济活动必定持有会计凭据，用以记载反映分析财务活动，是财务工作者履行职责的书面记录，是有关部门了解掌握监督经济状况的载体。由会计资料到会计档案有必不可少的程序，实现整洁真实、完整正确、有效有序登记的档案管理制度是重要的一项会计工作。
二、目前事业单位会计档案管理存在的问题
（一）无档案室专门保管
一个单位必须配置专门的中心档案室，统一集中管理单位的人事、文书、会计、业务等档案，不允许档案在形成部门长期存放。档案室不能堆放杂物，不能做生活区域，放置防鼠药、防虫药、远离潮湿、防水淹、采取防尘措施，保持室内清洁，照明设施有效，配备矮梯手电用具。钥匙由档案管理部门设专人保管。
（二）档案室落满灰尘，常年无人使用，档案纸箱中存放，无保管设施
有的单位档案室灰尘厚重；档案在纸箱中存放，没有卷柜档案柜，一旦发生水患资料毁于一旦。
（三）档案室成为老鼠“乐园”
有的单位档案室老鼠成患，木卷柜、资料被毁掉，大小老鼠上蹿下跳。
（四）内容不完整，差错明显
会计档案中缺少重要的必要的资料。业务合同的复印件，会议决定，单位发放职工收入银行结算记录，最后环节审签空白，凭证号不连续，记账凭证与原始凭证金额不符，存在明显差错等。房改、基建档案无处可寻。封皮填写不完整。经管人员一览表、账薄目录空白。
（五）装订不整齐不牢固不美观
有的装订只管左上角对齐装订，装订处其它位置不装，原始凭证幅面不齐；有的原始凭证漏出多余记账凭证幅面；有的装订凭证右侧参差不齐；有的装订后不粘封皮；有的从凭证合中抽出时，原始凭证掉落；有的原始凭证不整理就装订起来，无关多余的混在其中。不整理，不修剪，根本谈不上美观。
（六）档案管理人员缺乏专业知识，查阅登记制度执行不严肃
档案部门对各类档案没有统一管理，主要依靠形成档案的部门各管自己的“三分地”，档案管理人员对各类档案情况不了解，档案室成为只是集中分类存放之处，对档案内容未能集中管理，档案信息未能集中掌握熟悉，导致长期以来档案的查阅成为各部门的事情，档案管理人员只负责保管门、柜钥匙，开门锁门，事前未登记，事中未跟随，事后未检查。
三、加强事业单位会计档案管理的措施建议
（一）会计人员保证档案完整性， 对归档会计资料必须检查内容，使用专用笔记本
会计审核人员检查会计资料要求内容完整正确，资料页整洁整齐，折叠匀称，可使用笔记本对过程加以记录。装订凭证岗在具体装订过程发现一些错误，例如：缺少相关人员签字、短缺重要凭证、明细科目明显错误、错误地更正差错等，不能视而不见。政府集中采购的必须附采购方式同意书；固定资产需有资产管理部门入库单，单位内部固定资产编号必填；每张记账凭证原始凭证张数不能不填；月工资表已在每月记账凭证中附有一份，年终仍然需要将各月工资表按顺序装订在一起，按序标明页码；银行对账单、调节表。各户银行对账单必须与单位财务编制的调节表装订存放在一起，按序标明页码；财政缴款书存根、往来票据存根、收费票据存根。应按照编号排序，作废的要联次完整粘贴并注明。未用而作废的用剪子将监制章绞缺。填写完整封皮，带孔打印式的附一张封皮并且必须装订成册。建议攒一些复印纸包装盒装这些存根。盒外面用大头笔记录年份、种类、各类数量等内容； 财务部门负责计算社保费的，尤其职工住房公积金、职工基本医疗保险费两项在统一变更基数后年度内就不做变动，两份计算表要保留完整； 房改售房全部资料应分类排序，如测算表、协议书、会计资料主要有会计凭证和账簿及专用票据，装订后单独装档案盒。房改售房资金已按财务制度要求并到单位的统一账户内，引起该项资金变动会计资料归入日常会计凭证业务中；基建项目会计资料应单独装订装档案盒。经办基建账财务人员将会计资料整理完整后，分类装订存放在档案盒中，注明资料名称，页数，交给负责整理会计档案的人员，单独填写《会计档案登记表》，与会计档案一起保存。月报表、审计报告、决算表等其他常规报表。年终需要将各月会计报表按顺序装订在一起，按序标明页码。会计师事务所的审计报告、年度决算报表分别要单独存放，按年排序放置于档案盒内；日报表。日常业务中有大量的采购入库，频次数量品种较多，依据日报表汇总制作记账凭证，所以也要按日排序按月装订另存保管；单位职工银行卡信息表。职工使用统一办理的银行卡，领卡签字表要在会计档案中保存。
会计装订人员即使检查出差错，可以肯定仍有未发现的，要根本解决这类问题需要严格的制单、复核和稽核岗位。建议整理会计档案的人员准备一个专用笔记本，把日常的整理工作进行提纲式记录，摘录重要事项，发现问题重点记，问题解决做补记。
（二）会计人员保证档案整洁性，对归档会计资料装订前的必要整理 1. 会计人员配合协作：日常财务工作各岗位形成的资料都是会计档案的重要内容，经管人员是会计资料的第一责任人，把经手的资料整理完整，如果零乱地交接就很容易混乱。比如收费人员每用完一本票据就要排号填封皮，作废票据做到正确处理，活页票据要装订好；复核人员严密筛出差错，要求制单人员当月正确更正；制单人员原始凭证初步整理粘贴整齐有序；装订人员及时收集归整资料等等。日常工作中财务人员的一点一滴的整理基础，才最终有利于会计档案整体工作顺利完成，体现了财务人员相互配合协作的良好职业道德。
2. 必备内容
打印科目汇总表，填写凭证封皮、账簿封皮、经管人员一览表、目录，一本账簿连续标明页码等。作废的记账凭证，应在科目汇总表中有标注。
3. 幅面
将凭证中多余的空白部分用裁纸刀剪掉，与记账凭证幅面相符，过大的幅面需要折回，在装订侧不能折死角便于将来翻开查看，平时内部的自制凭证注意左侧留足装订之处。如：工资表、考勤表、出入库通知单等。对于过薄的原始凭证，其后要附一张空白凭证纸保护，在每册凭证的最后原始凭证后最好附一张空白凭证。有撕裂的原始凭证需要背面粘贴。对内容较少的原始凭证，以空白凭证幅面作为参考标准，要求统一。 幅面较小的原始凭证，要注意放在其记账凭证的最前面并粘贴在一张空白凭证上，粘贴位置要一致。
4. 清洁
折回时大量相同幅面的同类原始凭证不能一起折，必须每一张地折且要均匀。对于空白处有污染的凭证，如油污等不能直接装订，要单独上下各放压一张干净纸，反复几次更换后把油污去掉。凭证上粘有无关的它物的要揭起拿掉，不能带钉书钉回形针大头针线绳等装订。
5. 装订厚度均匀
尽量保留适当的装订厚度和均匀平整，如，差费报销单、过路过桥费等所附原始单据较多时，该册内装订的凭证不要过多。在出纳人员报销时要求报销人员要粘贴牢固均匀，不要粘贴过厚。
6. 相关人员签字完整
凭证、封皮相关人员签字完整。 若有漏装订的凭证，则所在册凭证封皮上必须注明“含x月x号凭证”字样，同时在发生册注明“x号凭证装订在 x月 x号凭证之后”，使用双向标记方式标注。
（三）会计人员保证档案装订的牢固性，不松动，要安全使用装订机
装订附封皮，封皮填完整，装订用线绳，横竖都过线，页数很重要，缺少就不是档案了。账薄不能有空页，打印账薄时偶尔夹带的空页要注明“此页空白”划对角线以示无效，装订处加盖公章，装订好的资料必须入档案盒保存。装订人员要注意使用装订机的安全，注意钻头松动，接电插线板的长度，以防拖拌。装订时有一些纸末儿，建议在装订机下垫一份报纸，在墙角放一份报纸，纸末儿磕在这张报纸上，不装时把两处报纸上的末儿聚拢叠成一个纸包，拔下电源后装订机放置在安全之处。装订中有些纸张硬盒等边缘很锋利，容易伤到装订人员的手部，经常有划伤出血，要多加小心。
（四）会计档案由财务部门移交单位档案管理部门制度
当年形成会计档案在会计年度结束后在财务部门留存一年，期间要上锁，钥匙专人保管。财务人员查阅后及早放回原处。在财务部门保存期满应交单位的档案管理部门保管。财务人员填写《会计档案登记表》，此表财务和档案部门各留一份。 以档案盒为单位仔细登记，表头主要内容有柜号、案卷号、目录号、案卷内容、期间、张数等内容。切记一定填写柜号，因为需查阅时财务人员首先查看留存的此表，钥匙的编号与铁柜号一致，铁柜号标签可以更新但一定不要变更数字。档案室门、铁柜钥匙由档案管理部门保管，财务人员切忌保管这两把钥匙。
《会计档案移交清册》是由财务部门移交档案部门时双方的交接表，主要内容有年度、档案内容、册数、张数、财务部门移交签字、档案部门接收签字、交接日期等内容。此表财务和档案部门各留一份，可以按移交内容分大类填写。一般单位档案室大多使用五节铁皮柜装会计档案，财务人员在入档时最好把存根类和日报类放置在最底层，账簿类放在第一层，报表类和工资表及计算表等放在第二层，第三、四层放置一个年度的会计凭证，每层放半年。档案管理人员要认真察对清点档案登记的各类数量。
（五）档案人员加强保护档案的意识，各类档案信息集中管理，严肃查阅登记制度
单位档案部门对档案信息全盘掌握，跟踪服务，保护档案的安全。各类档案是代表单位的某方面的真实记载，不能仅停留在内部各部门管理的水平高度，必须加强档案信息集中统一管理，配备档案专业技术人员，保证单位各类档案信息的完整和安全，提高档案信息的利用效率，科学管理档案。为与上级档案部门及当地档案行政管理部门交接销毁单位档案后续工作做好扎实基础。移交档案部门后需查阅时，必须登记《会计档案查阅登记表》，外部相关单位查阅必须凭据证明，经单位主管领导同意后登记《会计档案查阅登记表》，档案部门与财务人员联系，找到相关档案提供给对方当场查看，不能带离本单位。对方提供的证明由档案部门保存好。严禁未登记查阅档案的违规操作。
参考文献：
[1]叶伟.谈事业单位会计档案管理工作[J].知识经济，2011（10）.
[2]周晓萍.会计档案管理中存在的问题及对策[J].现代商业，2011（06）.
[3]韩爱国.对会计档案保管工作的难点及解决方案的探讨[J].中国总会计师，2011（03）.
[4]徐波.如何规范会计档案管理工作[J].中国管理信息化，2014（18）.
[5]黄焕敏.行政事业单位会计档案管理存在的问题[J].合作经济与科技，2014（02）.
（作者单位：张家口市中心血站）