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[摘 要] 2008年9月开始实施的教育部27号令《普通高等学校档案管理办法》是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献。针对以往档案管理存在的不足,要认真学习理解档案法规,规范档案管理,为学院科学发展服务。
[关键词] 高等学校 档案管理 以法治档 科学发展
1 对档案工作的认识
档案和档案工作是社会进步的产物。人类进入文明社会以来,由于文字和文字书写材料的出现,产生了文件,并以此作为人们相互联系、记载事物、表达意志、交流信息的工具。文件反映了当时当地的各种情况,是历史的见证,多数文件对于今后的活动具有凭证价值和情报价值。所以,当文件在现实活动中使用以后,人们便有意识地加以收藏起来。这种作为历史记录保存起来,以备日后查考的各种各样文件就称为档案。档案书写历史、传承历史、记忆历史,不具有再生性,其基本性质是原始性,是历史的真凭实证,是第一手的参考材料。曾任北京大学校长的蔡元培认为,档案是历史研究最应该珍视的直接材料,明确指出:“信史是要从档案中考核出来的”；“史料愈间接愈不可靠”,“坚实的事实只能得之于最下层的史实中”。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在,预见未来,做到对历史负责,为现实服务,替未来着想。
随着高校的发展,历史的沿伸,高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,就形成了高校的档案。高校的档案不仅记载着学院的昨天,反映了发展的今天,而且为学院明天的利用提供有力保障,是发掘历史、开创未来的思想宝库和智慧源泉,是认识把握高校客观规律的重要依据。高校的档案工作是高等学校重要的基础性工作,也是其他部门所不能代替的。不能想象,如果学院的发展有活动无记载,领导干部为官一任、师生员工教学数载没有一点记忆留传后人;股东建校有投资却没有合同协议或有合同协议而随手丢弃;教学、公寓楼盖好了,试验设备运行了,却没有相应的信息作为技术支撑;有课堂教学,没有校园文化熏陶;学生毕业了,缺失档案却无记录查证,这样没有健全规范的档案和档案工作的学校又怎能谈得上以人为本、全面协调可持续发展?又如何能构建民主法治、公平正义、安定有序的社会主义和谐校园?
2 对档案法规的学习理解
由教育部和国家档案局2008年8月发布的教育部27号令《普通高等学校档案管理办法》(以下简称《管理办法》),分为总则、机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布、条件保障、奖励与处罚、附则七章,共四十三条。《管理办法》进一步明确了新时期高校档案工作的管理体制机制,突出了新时期高校档案工作的内涵建设,明确了11类档案材料的归档范围,指明了新时期高校档案服务体系建设的方向,是国家为促进高等教育又好又快发展作出的一项重要举措,是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献。
《管理办法》指出:高校档案工作由高等学校校长领导,分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作,要将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。这说明档案工作虽然效益滞后,但仍是一把手工程。《管理办法》同时也明确规定:“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。”《管理办法》强调:“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”。“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”。
3 规范档案管理,为学院科学发展服务
3.1 档案管理以往的不足
今年是我院组建10周年,在学院10年发展辉煌成绩的同时,我们也看到了学院档案工作的差距和不足。与学院的教学管理相比,档案管理比较薄弱。建院之初,学院工作的重点在扩大招生和提高教育、教学质量上,由于投入有限,满足日常的教学工作已属不易,往往无暇顾及档案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文书档案、教学活动环节中形成的教学档案,以及一些试验室、实训基地等工程建设过程中形成的工程设备等档案都分散保管在相关人员的手中。10年间学院领导、教工多有变动,人才流动比较频繁,一些历史档案因人员变动无交接,有的因电脑损坏而丢失,造成了需要保管的材料不齐,需存档的资料流失,致使重大活动原始记录和照片缺失,为评估验收、年鉴编辑、校庆利用等带来困难。也直接影响和制约了学院的发展。
《管理办法》强调:“学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。”“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。”
学院2001年曾任命了各部门的兼职档案人员。几年来,机构调整,人员变化,兼职档案人员未及时明确和交接。实际执行中,学院各部门管理人员定员有限,一般要身兼几职,而归档工作比较繁锁,耗费时间,在其他管理工作任务重的情况下,归档工作、归档时间往往被拖延推后。在负责收集、保管工作中形成的材料时,收集和整理质量达不到要求,不能严格按档案管理的要求规范操作,归档文件缺失签发单、定稿批件或附件的现象时有发生,有的部门干脆把归档工作交由未经培训的勤工助学学生进行,归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求得不到保证。有的主管领导档案管理意识不强,强调检查不够,部门立卷制度执行不力,影响了档案的完整与安全维护。实际工作中在档案利用服务时常常为查找缺失的档案资料耗费不少时间精力,档案管理时感被动和无奈,也深感做好档案工作任重道远。
3.2 档案管理发展改进的方向
3.2.1 加强宣传,提高认识,明确职责,落实责任
1)档案管理工作是一项长期性和基础性的工作,档案管理部门要加强对档案工作的宣传力度,使更多的人了解档案工作的内容、性质及档案利用产生的效用,提高对档案工作的认识,按照《档案法》的规定,实行档案集中统一管理,在工作过程中自觉增强档案管理的责任意识。
2)领导重视,把档案管理工作纳入学院整体发展规划之中,加强专兼职档案队伍建设。按照《管理办法》要求:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平”。积极组织学习参观,促进兼职档案人员按章办事,做好档案的收集、整理、检查、归档工作,对成绩突出的人员进行表彰奖励,使档案工作的规范化、制度化得以贯彻执行。
3.2.2 加强档案信息化建设,不断提高档案管理工作水平
当今,信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富,与能源、材料资源同等重要,在经济社会资源结构中具有不可替代的地位,已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点。在新的资源观下,档案作为作息资源的重要组成部分,档案和档案工作的价值也更加受到重视。《管理办法》强调“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。学院应加快引进档案管理软件,积极建立档案管理电子化管理平台,以网络的方式加以连接。对于学院重大活动中产生的声像资料,兼职档案人员可通过网络、光盘及时上传档案管理系统。借阅者在授权范围内,足不出户,通过网络便能快捷地查阅一些档案的电子文稿,调阅相关活动的照片,档案资源得以共享。充分运用信息化技术手段,由计算机完成档案的检索、统计工作,档案管理方式由传统的手工管理逐步向现代化、信息化管理方式转变,逐步做到纸质档案和电子档案同时归档,为利用者快速、准确、便捷地提供信息,提升档案服务的质量,不断提高档案管理水平。
信息时代的日新月异,给我们带来的既是机遇也是挑战。档案管理工作是一个默默无闻的工作,档案工作对落实科学发展观、构建社会主义和谐校园正显现出不可或缺的重要意义。档案工作要适应时代发展的需求,档案管理人员也必须与时俱进,不断充实提高自我。我们相信,有领导的重视和支持,有广大教职工的理解和参与,大家共同努力,学院档案事业的发展,必将大有可为,明天一定会更好。
[关键词] 高等学校 档案管理 以法治档 科学发展
1 对档案工作的认识
档案和档案工作是社会进步的产物。人类进入文明社会以来,由于文字和文字书写材料的出现,产生了文件,并以此作为人们相互联系、记载事物、表达意志、交流信息的工具。文件反映了当时当地的各种情况,是历史的见证,多数文件对于今后的活动具有凭证价值和情报价值。所以,当文件在现实活动中使用以后,人们便有意识地加以收藏起来。这种作为历史记录保存起来,以备日后查考的各种各样文件就称为档案。档案书写历史、传承历史、记忆历史,不具有再生性,其基本性质是原始性,是历史的真凭实证,是第一手的参考材料。曾任北京大学校长的蔡元培认为,档案是历史研究最应该珍视的直接材料,明确指出:“信史是要从档案中考核出来的”；“史料愈间接愈不可靠”,“坚实的事实只能得之于最下层的史实中”。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在,预见未来,做到对历史负责,为现实服务,替未来着想。
随着高校的发展,历史的沿伸,高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,就形成了高校的档案。高校的档案不仅记载着学院的昨天,反映了发展的今天,而且为学院明天的利用提供有力保障,是发掘历史、开创未来的思想宝库和智慧源泉,是认识把握高校客观规律的重要依据。高校的档案工作是高等学校重要的基础性工作,也是其他部门所不能代替的。不能想象,如果学院的发展有活动无记载,领导干部为官一任、师生员工教学数载没有一点记忆留传后人;股东建校有投资却没有合同协议或有合同协议而随手丢弃;教学、公寓楼盖好了,试验设备运行了,却没有相应的信息作为技术支撑;有课堂教学,没有校园文化熏陶;学生毕业了,缺失档案却无记录查证,这样没有健全规范的档案和档案工作的学校又怎能谈得上以人为本、全面协调可持续发展?又如何能构建民主法治、公平正义、安定有序的社会主义和谐校园?
2 对档案法规的学习理解
由教育部和国家档案局2008年8月发布的教育部27号令《普通高等学校档案管理办法》(以下简称《管理办法》),分为总则、机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布、条件保障、奖励与处罚、附则七章,共四十三条。《管理办法》进一步明确了新时期高校档案工作的管理体制机制,突出了新时期高校档案工作的内涵建设,明确了11类档案材料的归档范围,指明了新时期高校档案服务体系建设的方向,是国家为促进高等教育又好又快发展作出的一项重要举措,是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献。
《管理办法》指出:高校档案工作由高等学校校长领导,分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作,要将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。这说明档案工作虽然效益滞后,但仍是一把手工程。《管理办法》同时也明确规定:“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。”《管理办法》强调:“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”。“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”。
3 规范档案管理,为学院科学发展服务
3.1 档案管理以往的不足
今年是我院组建10周年,在学院10年发展辉煌成绩的同时,我们也看到了学院档案工作的差距和不足。与学院的教学管理相比,档案管理比较薄弱。建院之初,学院工作的重点在扩大招生和提高教育、教学质量上,由于投入有限,满足日常的教学工作已属不易,往往无暇顾及档案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文书档案、教学活动环节中形成的教学档案,以及一些试验室、实训基地等工程建设过程中形成的工程设备等档案都分散保管在相关人员的手中。10年间学院领导、教工多有变动,人才流动比较频繁,一些历史档案因人员变动无交接,有的因电脑损坏而丢失,造成了需要保管的材料不齐,需存档的资料流失,致使重大活动原始记录和照片缺失,为评估验收、年鉴编辑、校庆利用等带来困难。也直接影响和制约了学院的发展。
《管理办法》强调:“学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。”“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。”
学院2001年曾任命了各部门的兼职档案人员。几年来,机构调整,人员变化,兼职档案人员未及时明确和交接。实际执行中,学院各部门管理人员定员有限,一般要身兼几职,而归档工作比较繁锁,耗费时间,在其他管理工作任务重的情况下,归档工作、归档时间往往被拖延推后。在负责收集、保管工作中形成的材料时,收集和整理质量达不到要求,不能严格按档案管理的要求规范操作,归档文件缺失签发单、定稿批件或附件的现象时有发生,有的部门干脆把归档工作交由未经培训的勤工助学学生进行,归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求得不到保证。有的主管领导档案管理意识不强,强调检查不够,部门立卷制度执行不力,影响了档案的完整与安全维护。实际工作中在档案利用服务时常常为查找缺失的档案资料耗费不少时间精力,档案管理时感被动和无奈,也深感做好档案工作任重道远。
3.2 档案管理发展改进的方向
3.2.1 加强宣传,提高认识,明确职责,落实责任
1)档案管理工作是一项长期性和基础性的工作,档案管理部门要加强对档案工作的宣传力度,使更多的人了解档案工作的内容、性质及档案利用产生的效用,提高对档案工作的认识,按照《档案法》的规定,实行档案集中统一管理,在工作过程中自觉增强档案管理的责任意识。
2)领导重视,把档案管理工作纳入学院整体发展规划之中,加强专兼职档案队伍建设。按照《管理办法》要求:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平”。积极组织学习参观,促进兼职档案人员按章办事,做好档案的收集、整理、检查、归档工作,对成绩突出的人员进行表彰奖励,使档案工作的规范化、制度化得以贯彻执行。
3.2.2 加强档案信息化建设,不断提高档案管理工作水平
当今,信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富,与能源、材料资源同等重要,在经济社会资源结构中具有不可替代的地位,已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点。在新的资源观下,档案作为作息资源的重要组成部分,档案和档案工作的价值也更加受到重视。《管理办法》强调“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。学院应加快引进档案管理软件,积极建立档案管理电子化管理平台,以网络的方式加以连接。对于学院重大活动中产生的声像资料,兼职档案人员可通过网络、光盘及时上传档案管理系统。借阅者在授权范围内,足不出户,通过网络便能快捷地查阅一些档案的电子文稿,调阅相关活动的照片,档案资源得以共享。充分运用信息化技术手段,由计算机完成档案的检索、统计工作,档案管理方式由传统的手工管理逐步向现代化、信息化管理方式转变,逐步做到纸质档案和电子档案同时归档,为利用者快速、准确、便捷地提供信息,提升档案服务的质量,不断提高档案管理水平。
信息时代的日新月异,给我们带来的既是机遇也是挑战。档案管理工作是一个默默无闻的工作,档案工作对落实科学发展观、构建社会主义和谐校园正显现出不可或缺的重要意义。档案工作要适应时代发展的需求,档案管理人员也必须与时俱进,不断充实提高自我。我们相信,有领导的重视和支持,有广大教职工的理解和参与,大家共同努力,学院档案事业的发展,必将大有可为,明天一定会更好。