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摘要：随着办公自动化的普及，在办公业务的实际工作中，如红头文件、工作报告、通知、会议组成人员名单、工作总结等等，一般都要求以Microsoft Word文档格式制作成电子文稿并打印。有些常用文稿只需按照其固定格式完成即可，有些文稿没有规范的格式，可根据实际需要进行编辑，但都要符合文稿主题突出、格式规范美观等原则。
关键词：办公文件；Word；操作技巧
中图分类号：TP317.2 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09-0000-02
Word是Microsoft Office办公套装软件中使用频率最高、功能最强的一个文字处理软件，它可以处理日常的办公文档，排版，处理数据，建立表格，还可以做简单的网页，并且通过其他软件还可以直接发传真等，能满足普通人的绝大部分日常办公的需求，极大的方便了文稿的编辑，可以高效率、高水平的处理各种办公文件、商业资料以及学术论文等。因此，它也是目前最常用的文字处理软件，其常用功能就能很好地满足普通文稿的处理需要。作为办公室工作人员，不需要掌握太多的计算机知识，只要能熟练运用Word就可编排出符合要求的文稿。
最近单位要召开“第四十一届春季田径运动会暨自治区经济和信息化委员会第一届职工运动会”，组委会给各部门下发了一个《有关事项说明》的Word打印文件，此文件标题不突出、段落设置不统一、编号不对齐，尤其是组委会成员名单，更是“层次不齐”，视觉效果差，阅读也不方便。由此，我觉得作为办公室的工作人员，有必要认真学习和掌握Word的基本操作方法及其操作技巧，因为在建立电子文稿时，有些格式通过Word的基本操作方法去做是非常繁琐或很难实现，常需借助Word自带的功能或一些操作技巧去完成。下面就运用Word编写办公文件时需要了解和掌握的一些方法做简单的小结。
一、页面设置
编写文件前，不要急于录入文本，先要进行页面设置，因为在后期更改纸张大小时，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入和编辑文本时看到页面中的内容和排版是否合适，避免再作修改。
具体的设置方法是：第一步，通过“文件”菜单的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。第二步，在“页边距”选项卡下设置纸张的边距、方向、页码范围；在“纸张”选项卡下设置纸张的大小；在“版式”选项卡下设置页眉和页脚以及页面的对齐方式；在“版式”选项卡下设置页眉和页脚以及页面的对齐方式；在“文档网格”选项卡下设置每行字符数、每页行数、文字排列方向。最后按下“确定”按钮即可。
二、文本的录入
录入文本时，采用默认设置。当文本输入到右侧边界时，Word会自动插入一个“软回车”，使光标到下一行左边界处，不必按Enter键，当要产生一个新段落时，利用Enter键加入“硬回车”符来完成。在输入文本过程中，不要出现“空格”字符，不要对输入文本做任何编辑操作，只有输入文本工作完成后再对文本进行编辑操作。这样做就是为了减少在文本编辑过程中出现的不必要的麻烦。
三、字符的格式设置
字符的格式设置非常简单，通过打开“格式”菜单的“字体”对话框即可完成。但是，我们经常要对编辑好的文档做一些修改，用Word的基本操作方法比较麻烦，需要使用Word的一些操作技巧，这样可达到事半功倍的效果。
[例1]整个文档的排版工作完成了，只是要重新调整文档中二级标题的字体，用“格式刷”就较繁琐，因为其它内容不作修改。而用“选择格式相似的文本”命令来操作就很快捷，操作方法也很简单，将光标定位在任意一个二级标题处，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择格式相似的文本”命令，格式相同的文本将同时选中，随后再进行字体设置即可。字体设置方法是通过“格式”工具栏或打开“格式”菜单的“字体”对话框去重新设置。
[例2]编辑好的文档通常要通过“打印预览”去看整体效果。有一个编辑好的文档，通过“打印预览”感觉到整篇文档的字号偏大，效果不太好，需要整体缩小字号。运用Word的基本操作方法修改是件费时的工作，因为各级标题以及正文的字号各不相同，如果采用按下键盘组合键的方法很快就可完成。
操作方法：先选定整篇文档，然后通过按下“Ctrl+[”或“Ctrl+Shift+>”快捷組合键即可完成。其中，按下一次“Ctrl+[” 或“Ctrl+Shift+>”组合键可缩小一个字号，按下一次“Ctrl+]”或 “Ctrl+Shift+<”组合键可增大一个字号。
因此，对字符的格式设置，除了要掌握最基本的操作方法外，还是要多总结和学习，掌握一些操作技巧，以便提高工作效率。
四、段落的格式设置
（一）“首行缩进”的设置
我们在使用Word编写文档时，习惯将段落的首行前面空两个字符，这样容易分辨段落、方便阅读，也会显得更加整齐、美观。有的人习惯用几个空格（或空白字符V1）来进行首行缩进，一般不建议这样做，因为有时候空格键有偏差，会导致各个段落缩进量不同，还有是文本在经过多次复制、修改后会出现空格多余、缺少现象，不利于文档的后期处理。
其实，在Word中有一个既方便又快捷的方法可实现每个段落前面空两个字符，即“首行缩进”功能。。
操作方法：第一步，文本录入结束后，选中要缩进的段落或者直接选中全文；第二步，通过“格式”菜单或单击鼠标右键，打开“段落”对话框； 第三步，在段落对话框窗口的“缩进和间距”选项卡下面的“特殊格式”选项下选择“首行缩进”，“度量值”设置为2个字符，段落的对齐方式为“两端对齐”；最后，选择“确定”即可。
因此，对于段落的格式设置，我们要掌握Word的自动功能，进而取代较麻烦的手工操作。
（二）Word自动功能的使用与设置
Word中的自动功能虽然强大，但是，有些自动功能使用起来反而容易出现问题，所以，我们不仅要学会如何使用它，还要学会如何取消它。比如在使用Word的自动编号功能过程中，有时会出现文本的编号错乱现象，这时最好是取消Word的自动编号功能，进行手操作。 取消方法：
1.选中操作对象，按下“Ctrl+ Z”组合键即可取消。
2.通过“工具”菜单的“自动更正选项”命令打开“自动更正”对话框，在“键入时自动套用格式”选项卡下取消对“自动编号列表”复选框的选择，最后单击“确定”按钮即可。
（三）Word中文字对齐的方法
Word格式设置中提供的文字对齐方式有“两端对齐”、“居中对齐”、“左对齐”、“右对齐”和“分散对齐”，这几种对齐方式只是用于常规操作。利用Word处理文字时，有时要求字数不等的多行文字两端严格对齐，但在操作过程中却经常出现对不齐的现象，而单纯用Word格式设置中提供的文字对齐方式，不容易实现这个要求。以下几种方法可轻松解决这一问题。
1.首先选中字数不等的两行或更多行文字，执行“分散对齐”操作，然后拖动“首行缩进”和“右缩进”，直到符合要求为止。
2.首先选中字数不等的两行文字，通过“格式”菜单打开“调整宽度”对话框，在“新文字宽度”中输入文字宽度（文字宽度的度量值为“字符”），字符值的多少以两行文字中字符数最多的为准，然后通过拖动“左缩进”来调整文字到符合要求的位置。
3.运用表格进行设置的效果也很好。具体的操作方法是：第一步，选中字数不等的两行或更多行文字，通过“表格”菜单的“转换”命令，打开“文本转换成表格”对话框，将文本转换成表格，这是一个一列多行的表格。第二步，调整列的宽度，以适合字符数最多的一行为标准，然后选中整列后执行“分散对齐”操作。第三步，选中整个表格将其移动到合适的位置。最后，通过“格式”菜单的“边框和底纹”命令打开“边框和底纹”对话框，将表格的所有框线设置为“无”即可。
五、打印预览
Word具有所见即所得的功能，用户用Word软件编写的文档，通过“文件”菜单的“打印预览”命令使得打印效果在屏幕上一目了然。因此，整个文档编辑完成后，要通过“打印预览”感受整体效果。另外，页面排版反映了文档的整体外观，打印预览又能够及时发现问题或不足，这样就可以有针对性的进行修改，最终编排出清晰、美观的版面。
六、结束语
在使用过程中，我们不难发现，Word的操作界面直观、友好，提供了丰富多彩的工具；可以进行文字、图形、图像、声音、动画等多媒体混排；自動化功能强大，提高了文档编辑的正确性，为用户节省了大量的时间；它的文件转换兼容性也很强，这为Word软件和其它软件的信息交换提供了极大的方便；另外，Word 还有制表功能、模板和向导功能、帮助功能，等等。而文档写作是一个不断修改的过程，需要我们熟练掌握Word的基本操作技能和操作技巧，了解Word的各种功能，这样就可以极大的节约文档的排版时间，提高工作效率。
参考文献：
[1]曾华.论信息系统集成的实施,计算机应用,1997:3-5
[2]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略,计算机应用研究会,2000（7）:47－50
[3]单振华.中文版Word2003实例与操作[M].航空工业出版社,2010
[4]杨秀芳.新编计算机应用基础[M].天津科学技术出版社,2008
[5]杨振山,龚沛曾.大学计算机基础[M].高等教育出版社,2004
关键词：办公文件；Word；操作技巧
中图分类号：TP317.2 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09-0000-02
Word是Microsoft Office办公套装软件中使用频率最高、功能最强的一个文字处理软件，它可以处理日常的办公文档，排版，处理数据，建立表格，还可以做简单的网页，并且通过其他软件还可以直接发传真等，能满足普通人的绝大部分日常办公的需求，极大的方便了文稿的编辑，可以高效率、高水平的处理各种办公文件、商业资料以及学术论文等。因此，它也是目前最常用的文字处理软件，其常用功能就能很好地满足普通文稿的处理需要。作为办公室工作人员，不需要掌握太多的计算机知识，只要能熟练运用Word就可编排出符合要求的文稿。
最近单位要召开“第四十一届春季田径运动会暨自治区经济和信息化委员会第一届职工运动会”，组委会给各部门下发了一个《有关事项说明》的Word打印文件，此文件标题不突出、段落设置不统一、编号不对齐，尤其是组委会成员名单，更是“层次不齐”，视觉效果差，阅读也不方便。由此，我觉得作为办公室的工作人员，有必要认真学习和掌握Word的基本操作方法及其操作技巧，因为在建立电子文稿时，有些格式通过Word的基本操作方法去做是非常繁琐或很难实现，常需借助Word自带的功能或一些操作技巧去完成。下面就运用Word编写办公文件时需要了解和掌握的一些方法做简单的小结。
一、页面设置
编写文件前，不要急于录入文本，先要进行页面设置，因为在后期更改纸张大小时，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入和编辑文本时看到页面中的内容和排版是否合适，避免再作修改。
具体的设置方法是：第一步，通过“文件”菜单的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。第二步，在“页边距”选项卡下设置纸张的边距、方向、页码范围；在“纸张”选项卡下设置纸张的大小；在“版式”选项卡下设置页眉和页脚以及页面的对齐方式；在“版式”选项卡下设置页眉和页脚以及页面的对齐方式；在“文档网格”选项卡下设置每行字符数、每页行数、文字排列方向。最后按下“确定”按钮即可。
二、文本的录入
录入文本时，采用默认设置。当文本输入到右侧边界时，Word会自动插入一个“软回车”，使光标到下一行左边界处，不必按Enter键，当要产生一个新段落时，利用Enter键加入“硬回车”符来完成。在输入文本过程中，不要出现“空格”字符，不要对输入文本做任何编辑操作，只有输入文本工作完成后再对文本进行编辑操作。这样做就是为了减少在文本编辑过程中出现的不必要的麻烦。
三、字符的格式设置
字符的格式设置非常简单，通过打开“格式”菜单的“字体”对话框即可完成。但是，我们经常要对编辑好的文档做一些修改，用Word的基本操作方法比较麻烦，需要使用Word的一些操作技巧，这样可达到事半功倍的效果。
[例1]整个文档的排版工作完成了，只是要重新调整文档中二级标题的字体，用“格式刷”就较繁琐，因为其它内容不作修改。而用“选择格式相似的文本”命令来操作就很快捷，操作方法也很简单，将光标定位在任意一个二级标题处，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择格式相似的文本”命令，格式相同的文本将同时选中，随后再进行字体设置即可。字体设置方法是通过“格式”工具栏或打开“格式”菜单的“字体”对话框去重新设置。
[例2]编辑好的文档通常要通过“打印预览”去看整体效果。有一个编辑好的文档，通过“打印预览”感觉到整篇文档的字号偏大，效果不太好，需要整体缩小字号。运用Word的基本操作方法修改是件费时的工作，因为各级标题以及正文的字号各不相同，如果采用按下键盘组合键的方法很快就可完成。
操作方法：先选定整篇文档，然后通过按下“Ctrl+[”或“Ctrl+Shift+>”快捷組合键即可完成。其中，按下一次“Ctrl+[” 或“Ctrl+Shift+>”组合键可缩小一个字号，按下一次“Ctrl+]”或 “Ctrl+Shift+<”组合键可增大一个字号。
因此，对字符的格式设置，除了要掌握最基本的操作方法外，还是要多总结和学习，掌握一些操作技巧，以便提高工作效率。
四、段落的格式设置
（一）“首行缩进”的设置
我们在使用Word编写文档时，习惯将段落的首行前面空两个字符，这样容易分辨段落、方便阅读，也会显得更加整齐、美观。有的人习惯用几个空格（或空白字符V1）来进行首行缩进，一般不建议这样做，因为有时候空格键有偏差，会导致各个段落缩进量不同，还有是文本在经过多次复制、修改后会出现空格多余、缺少现象，不利于文档的后期处理。
其实，在Word中有一个既方便又快捷的方法可实现每个段落前面空两个字符，即“首行缩进”功能。。
操作方法：第一步，文本录入结束后，选中要缩进的段落或者直接选中全文；第二步，通过“格式”菜单或单击鼠标右键，打开“段落”对话框； 第三步，在段落对话框窗口的“缩进和间距”选项卡下面的“特殊格式”选项下选择“首行缩进”，“度量值”设置为2个字符，段落的对齐方式为“两端对齐”；最后，选择“确定”即可。
因此，对于段落的格式设置，我们要掌握Word的自动功能，进而取代较麻烦的手工操作。
（二）Word自动功能的使用与设置
Word中的自动功能虽然强大，但是，有些自动功能使用起来反而容易出现问题，所以，我们不仅要学会如何使用它，还要学会如何取消它。比如在使用Word的自动编号功能过程中，有时会出现文本的编号错乱现象，这时最好是取消Word的自动编号功能，进行手操作。 取消方法：
1.选中操作对象，按下“Ctrl+ Z”组合键即可取消。
2.通过“工具”菜单的“自动更正选项”命令打开“自动更正”对话框，在“键入时自动套用格式”选项卡下取消对“自动编号列表”复选框的选择，最后单击“确定”按钮即可。
（三）Word中文字对齐的方法
Word格式设置中提供的文字对齐方式有“两端对齐”、“居中对齐”、“左对齐”、“右对齐”和“分散对齐”，这几种对齐方式只是用于常规操作。利用Word处理文字时，有时要求字数不等的多行文字两端严格对齐，但在操作过程中却经常出现对不齐的现象，而单纯用Word格式设置中提供的文字对齐方式，不容易实现这个要求。以下几种方法可轻松解决这一问题。
1.首先选中字数不等的两行或更多行文字，执行“分散对齐”操作，然后拖动“首行缩进”和“右缩进”，直到符合要求为止。
2.首先选中字数不等的两行文字，通过“格式”菜单打开“调整宽度”对话框，在“新文字宽度”中输入文字宽度（文字宽度的度量值为“字符”），字符值的多少以两行文字中字符数最多的为准，然后通过拖动“左缩进”来调整文字到符合要求的位置。
3.运用表格进行设置的效果也很好。具体的操作方法是：第一步，选中字数不等的两行或更多行文字，通过“表格”菜单的“转换”命令，打开“文本转换成表格”对话框，将文本转换成表格，这是一个一列多行的表格。第二步，调整列的宽度，以适合字符数最多的一行为标准，然后选中整列后执行“分散对齐”操作。第三步，选中整个表格将其移动到合适的位置。最后，通过“格式”菜单的“边框和底纹”命令打开“边框和底纹”对话框，将表格的所有框线设置为“无”即可。
五、打印预览
Word具有所见即所得的功能，用户用Word软件编写的文档，通过“文件”菜单的“打印预览”命令使得打印效果在屏幕上一目了然。因此，整个文档编辑完成后，要通过“打印预览”感受整体效果。另外，页面排版反映了文档的整体外观，打印预览又能够及时发现问题或不足，这样就可以有针对性的进行修改，最终编排出清晰、美观的版面。
六、结束语
在使用过程中，我们不难发现，Word的操作界面直观、友好，提供了丰富多彩的工具；可以进行文字、图形、图像、声音、动画等多媒体混排；自動化功能强大，提高了文档编辑的正确性，为用户节省了大量的时间；它的文件转换兼容性也很强，这为Word软件和其它软件的信息交换提供了极大的方便；另外，Word 还有制表功能、模板和向导功能、帮助功能，等等。而文档写作是一个不断修改的过程，需要我们熟练掌握Word的基本操作技能和操作技巧，了解Word的各种功能，这样就可以极大的节约文档的排版时间，提高工作效率。
参考文献：
[1]曾华.论信息系统集成的实施,计算机应用,1997:3-5
[2]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略,计算机应用研究会,2000（7）:47－50
[3]单振华.中文版Word2003实例与操作[M].航空工业出版社,2010
[4]杨秀芳.新编计算机应用基础[M].天津科学技术出版社,2008
[5]杨振山,龚沛曾.大学计算机基础[M].高等教育出版社,2004