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档案是历史文化的积淀，它真实可靠地反映时代的发展进程，揭示社会发展特别是文化演进的轨迹，昭示着未来社会发展的趋势。随着计算机和网络技术的出现与普遍应用，电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案工作造成了很大的冲击，档案的电子化已呈现出强大的发展趋势。而档案中的艺术档案则是传承文化艺术的重要载体，是国家档案工作的重要组成部分。艺术档案由于自身的特殊性及载体的丰富性特点，使得它的电子化及新的电子档案的产生、转化、移交、归档、管理和利用就更为复杂困难，而新的电子版的艺术档案也都需要在互联网、专用网和局域网环境下才能使用、交流。尽管艺术档案的电子信息化是大势所趋，但在目前现实条件下，要全部实现艺术档案信息电子化管理还存在有许多问题。
一、首先是艺术档案管理工作观念和领导管理理念上的急待提高
艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究及社会文化工作中形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。新时期档案工作观念的提高主要包括两个部分：一是各级档案部门领导者的现代管理意识和知识水平的提高，一是档案员工作意识和工作能力的提高。领导的工作意识、决策水平和重视程度，决定着档案工作的发展速度和发展水平。由于目前文艺团体和艺术单位的体制问题导致一些单位的艺术档案室人员知识水平相对较低、设备陈旧、没有经费、处境十分困难。很多珍贵的艺术档案资料面临日渐损毁的严峻局面，对它们进行抢救已经是迫在眉睫。随着高科技的迅猛发展，社会已经进入到一个以电子化、信息化、网络化和数字化为主体的新时代，以电子信息为核心的高科技已经深入影响到了人们的生活、学习和工作的方方面面。档案进行电子化、信息化管理是社会发展的必然要求。如何做好艺术档案工作，更好的为文化事业服务，是目前摆在每个领导和专业档案员面前的主要问题，档案管理由传统向新型的转变也给档案工作和档案员带来了新的挑战和发展契机。所以，必须要转变观念，加强对档案工作重要性的认知，不能还停滞在档案室可有可无，档案员是保管员、服务员的原有水平和工作理念上，改变现有的有机构、不完整；有人员、不专业的工作局面，加大教育投入，顺应时代的发展变化，与时俱进，才能适应新形势下档案工作的新要求。目前，“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业管理者要注意发展动向，超前拿出对策，使档案信息电子化能顺利地与最先进技术接轨，为将来档案事业的发展打下良好的基础。
二、加强艺术档案信息管理人员知识结构和能力水平的整体提高，共同实现相关部门职能的交融集成
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形势存储于特定介质上的档案，是由电子文件转换而来的。在电子档案中全部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都是由计算机完成。因此电子档案也被称为“机读档案”或“数字式档案”。办公自动化、无纸化事物的出现，使档案的生成和存贮方式发生很大变化。文件的起草、签发、催办、归档等运作过程是在计算机和通讯线路中进行的。同时，因为电子档案是非直读性档案，它的产生依赖于电子环境，因而也必须借助于计算机才能使用，在利用方式上与纸质载体档案有很大差异。与传统档案相比，电子档案具有动态、开放、高效的特征。所以，档案的电子化是现代档案发展的必然趋势，更是社会信息化进程中的必然要求。可见，推进艺术档案电子化、信息化，艺术档案员的工作能力和认识程度即档案、信息处理复合型人才就成为了关键。艺术档案管理人员的素质水平直接影响到艺术档案电子信息化的工作水平。这就要求档案员除了要具备较高的知识层次和专业基础知识外，还需要重点提高计算机知识及实际操作能力。只有这样，才能积极应对档案工作的新变化和新需求。由于艺术档案较之其他档案，在载体形式和存贮空间上更为丰富多样，文字、图表、影像、多媒体、声音应有尽有，它的电子化形成及转化对档案员要求就会更高更难一些。在这个过程中除了要掌握一般的电子文件档案的形成、下载、传输及管理、存贮技术外，还要掌握一些其他的相关技能：如图片档案和具备良好视听效果的音像档案是艺术档案的特色收藏，也是艺术档案的重点和主要构成部分。在音像档案的电子化过程中，除了要产生新的电子形式的音响档案外，还要将原有珍贵的音像档案进行电子化，以延长它们的艺术寿命。这就要求艺术档案员同时还要具备基本的录制、刻录、编辑、翻拍、扫描、编目和保管等相应的工作能力和技术。这不仅需要有较大的经济投人，更重要的是要求档案员要提高相关专业知识技能，及时进行知识的更新，培养实际操作能力，努力使自己成为复合型的档案管理人才。
三、缺乏统一的艺术档案的电子化管理软件系统和完善的共享机制
目前各地不同程度地开始借助计算机进行艺术档案管理工作，但由于没有统一的既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，缺乏统一要求与指导，造成了目录分类标准、文件格式和存贮格式不统一。有的地方使用图书分类标准的软件，有的使用档案局系统推荐的综合性档案管理软件，有的甚至使用普通办公软件。而艺术档案中，电子版影音资料的存储格式就有CD、MP3、WAV、WMV、RM、VCD、DVD、MPEG、AVI、MOV等：照片资料存储格式有GIF、JPG、PNG、LDF、PSD、TIFF等，种类繁多，而且在播放程序上还需要安装不同的播放器才能使用。缺乏通用和统一管理应用软件系统，给艺术档案的资源共享、网络上的互联互通都造成很大困难。各地区档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，目标规划也仅着眼于某一区域或某个专业系统，规范性、开发性、服务性、共享性较差，无法全面实施、全面推广，制约了档案的信息电子化发展，使档案的价值根本无法体现。为此，尽快出台、制定统一的供艺术档案管理使用的数据软件及交换系统，成为了目前艺术档案电子信息化工作的当务之急。
四、新型电子档案在技术保护、分类方法、使用等方面存在有一定的安全问题
以前艺术档案制定的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展方面考虑。随着科学技术的进步、文化艺术事业的发展，艺术档案亦趋向系统化、制度化、数字化、规范化，越来越多的归档文件是以磁盘、光盘、硬盘的形式出现。现行的档案管理、分类方法、著录方法及有关规定已不能完全适应目前的工作需要，急待提高。同时，在电子档案的形成、存贮和共享利用等各个环节中，还存在着各种类型、各种层次的安全问题。在网络环境下，数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题也十分突出，主要表现在数字档案网络化应用、基础环境的技术方案、应用系统和设备故障等四个方面。无论是哪一方面出现问题，都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的存贮状态，这样会造成很大的损失和危害。所以在具体工作环境中，首先要建立电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、科室增设、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案的遗散，确保档案资料的完整、安全。总之在艺术档案的电子化过程中要充分考虑到系统的安全和应急措施、数据的异地备份等管理策略，确保档案数据的真实性和稳定性。
综上所述，尽管艺术档案电子信息化的建设和发展还存在有很多的困难和问题，但是档案信息的馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势仍然是未来档案发展的主方向和必然趋势。所以我们要提高认识，增强档案管理工作的责任感和紧迫感，积极推进艺术档案电子信息化，顺应时代发展需要，更好的为文化事业服务。
一、首先是艺术档案管理工作观念和领导管理理念上的急待提高
艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究及社会文化工作中形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。新时期档案工作观念的提高主要包括两个部分：一是各级档案部门领导者的现代管理意识和知识水平的提高，一是档案员工作意识和工作能力的提高。领导的工作意识、决策水平和重视程度，决定着档案工作的发展速度和发展水平。由于目前文艺团体和艺术单位的体制问题导致一些单位的艺术档案室人员知识水平相对较低、设备陈旧、没有经费、处境十分困难。很多珍贵的艺术档案资料面临日渐损毁的严峻局面，对它们进行抢救已经是迫在眉睫。随着高科技的迅猛发展，社会已经进入到一个以电子化、信息化、网络化和数字化为主体的新时代，以电子信息为核心的高科技已经深入影响到了人们的生活、学习和工作的方方面面。档案进行电子化、信息化管理是社会发展的必然要求。如何做好艺术档案工作，更好的为文化事业服务，是目前摆在每个领导和专业档案员面前的主要问题，档案管理由传统向新型的转变也给档案工作和档案员带来了新的挑战和发展契机。所以，必须要转变观念，加强对档案工作重要性的认知，不能还停滞在档案室可有可无，档案员是保管员、服务员的原有水平和工作理念上，改变现有的有机构、不完整；有人员、不专业的工作局面，加大教育投入，顺应时代的发展变化，与时俱进，才能适应新形势下档案工作的新要求。目前，“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业管理者要注意发展动向，超前拿出对策，使档案信息电子化能顺利地与最先进技术接轨，为将来档案事业的发展打下良好的基础。
二、加强艺术档案信息管理人员知识结构和能力水平的整体提高，共同实现相关部门职能的交融集成
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形势存储于特定介质上的档案，是由电子文件转换而来的。在电子档案中全部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都是由计算机完成。因此电子档案也被称为“机读档案”或“数字式档案”。办公自动化、无纸化事物的出现，使档案的生成和存贮方式发生很大变化。文件的起草、签发、催办、归档等运作过程是在计算机和通讯线路中进行的。同时，因为电子档案是非直读性档案，它的产生依赖于电子环境，因而也必须借助于计算机才能使用，在利用方式上与纸质载体档案有很大差异。与传统档案相比，电子档案具有动态、开放、高效的特征。所以，档案的电子化是现代档案发展的必然趋势，更是社会信息化进程中的必然要求。可见，推进艺术档案电子化、信息化，艺术档案员的工作能力和认识程度即档案、信息处理复合型人才就成为了关键。艺术档案管理人员的素质水平直接影响到艺术档案电子信息化的工作水平。这就要求档案员除了要具备较高的知识层次和专业基础知识外，还需要重点提高计算机知识及实际操作能力。只有这样，才能积极应对档案工作的新变化和新需求。由于艺术档案较之其他档案，在载体形式和存贮空间上更为丰富多样，文字、图表、影像、多媒体、声音应有尽有，它的电子化形成及转化对档案员要求就会更高更难一些。在这个过程中除了要掌握一般的电子文件档案的形成、下载、传输及管理、存贮技术外，还要掌握一些其他的相关技能：如图片档案和具备良好视听效果的音像档案是艺术档案的特色收藏，也是艺术档案的重点和主要构成部分。在音像档案的电子化过程中，除了要产生新的电子形式的音响档案外，还要将原有珍贵的音像档案进行电子化，以延长它们的艺术寿命。这就要求艺术档案员同时还要具备基本的录制、刻录、编辑、翻拍、扫描、编目和保管等相应的工作能力和技术。这不仅需要有较大的经济投人，更重要的是要求档案员要提高相关专业知识技能，及时进行知识的更新，培养实际操作能力，努力使自己成为复合型的档案管理人才。
三、缺乏统一的艺术档案的电子化管理软件系统和完善的共享机制
目前各地不同程度地开始借助计算机进行艺术档案管理工作，但由于没有统一的既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，缺乏统一要求与指导，造成了目录分类标准、文件格式和存贮格式不统一。有的地方使用图书分类标准的软件，有的使用档案局系统推荐的综合性档案管理软件，有的甚至使用普通办公软件。而艺术档案中，电子版影音资料的存储格式就有CD、MP3、WAV、WMV、RM、VCD、DVD、MPEG、AVI、MOV等：照片资料存储格式有GIF、JPG、PNG、LDF、PSD、TIFF等，种类繁多，而且在播放程序上还需要安装不同的播放器才能使用。缺乏通用和统一管理应用软件系统，给艺术档案的资源共享、网络上的互联互通都造成很大困难。各地区档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，目标规划也仅着眼于某一区域或某个专业系统，规范性、开发性、服务性、共享性较差，无法全面实施、全面推广，制约了档案的信息电子化发展，使档案的价值根本无法体现。为此，尽快出台、制定统一的供艺术档案管理使用的数据软件及交换系统，成为了目前艺术档案电子信息化工作的当务之急。
四、新型电子档案在技术保护、分类方法、使用等方面存在有一定的安全问题
以前艺术档案制定的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展方面考虑。随着科学技术的进步、文化艺术事业的发展，艺术档案亦趋向系统化、制度化、数字化、规范化，越来越多的归档文件是以磁盘、光盘、硬盘的形式出现。现行的档案管理、分类方法、著录方法及有关规定已不能完全适应目前的工作需要，急待提高。同时，在电子档案的形成、存贮和共享利用等各个环节中，还存在着各种类型、各种层次的安全问题。在网络环境下，数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题也十分突出，主要表现在数字档案网络化应用、基础环境的技术方案、应用系统和设备故障等四个方面。无论是哪一方面出现问题，都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的存贮状态，这样会造成很大的损失和危害。所以在具体工作环境中，首先要建立电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、科室增设、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案的遗散，确保档案资料的完整、安全。总之在艺术档案的电子化过程中要充分考虑到系统的安全和应急措施、数据的异地备份等管理策略，确保档案数据的真实性和稳定性。
综上所述，尽管艺术档案电子信息化的建设和发展还存在有很多的困难和问题，但是档案信息的馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势仍然是未来档案发展的主方向和必然趋势。所以我们要提高认识，增强档案管理工作的责任感和紧迫感，积极推进艺术档案电子信息化，顺应时代发展需要，更好的为文化事业服务。