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摘要：为提高行政查房的实际效果，必须强化院办的管理职能。该文结合医院管理实践，明确了院办在行政查房中的职能，肯定了行政查房取得的实效，并对我院行政查房进行了反思。
关键词：行政查房；院办；职能
中图分类号： R197.3 文献标识码：B 文章编号：1005-0515（2013）3-108-01
行政查房是医院管理的常规性工作，是临床科室与职能科室之间面对面交流，加强科室建设的有效形式，是院长带领分管副院长、职能部门负责人深入临床科室调查研究、检查指导、及时发现问题和解决问题的有效途径。办公室作为医院的综合管理和协调部门，承担着行政查房的组织、协调、督办等职能，对确保行政查房取得实效起着关键性的重要作用。我院自2007年以来坚持开展行政查房工作，在此期间，办公室的管理职能不断得到强化，成为上情下达、下情上达的纽带，在确保医院各系统高效、安全运行中起到参谋和保障作用。
1院办在行政查房中的职能
1.1 明确查房目的
医院行政查房目的就是要通过现场检查，了解各科室贯彻落实医院年度目标和近期中心工作的实际情况，发现问题，给予指导，提出具体解决办法，以促进医院提高服务质量，保障年度目标的实现。因此，院办在行政查房中所承担的职能都是围绕此目的展开的。
1.2 公布查房细则
根据院长办公会议意见，办公室拟定行政查房细则，并在全院范围公示。其中行政查房的内容包括医疗质量指标、科室管理现状、医疗服务举措以及近期中心工作的完成情况，力求简洁、明了，让全院职工一目了然。
1.3 制定查房计划
按照每1-2周检查一个科室的进程，制定行政查房计划表，排定各科室检查的具体时间。在制定查房计划的过程中，要充分与领导和各科室沟通，一经排定，严格执行。每次行政查房前一周，办公室要将查房的具体安排表交给院领导及各职能科室，明确查房时间、地点、议程等，并要求职能科室分条线在院领导查房当日前完成对本次检查临床科室的情况摸底和材料准备，内容包括医疗质量管理、服务举措、顾客满意度等方面的情况。
1.4 妥善组织查房
根据日程安排，办公室提前通知所查科室的科主任、职能科室和院领导，由科主任通知相关人员（护士长、主诊医生、医护骨干等）参加。查房时先由科室汇报近期主要工作，内容包括工作效益和效率、规章制度尤其是核心制度执行情况、人才培养及专科建设情况、基础管理及质量管理情况、职业道德建设情况、科室工作的创新以及取得的成效等。然后由职能科室反馈摸底中发现的主要问题，提出具体的指导意见和整改措施。最后由院领导针对科室工作情况进行综合分析和评价，所涉及的问题能现场定夺的立即给予答复。办公室认真做好查房记录。
1.5 查房情况反馈与问题解决跟进
及时反馈查房情况和督办需要解决的问题是办公室的重要职能，也是避免行政查房形式主义和走过场的关键环节。办公室必须在查房后3日内以书面形式将查房发现的问题、院部对科室所提问题的解答及提出的要求向科室反馈，要求科室向全科人员传达。同时，针对需要整改的问题提出整改意见书，请科室限期整改。由于查房中科室提出的问题大多需要一定时间、条件才能解决，这就需要在查房后密切关注，及时跟进，为此，我院设计了行政查房决定事项督办单，经院长签字审核后，交有关职能科室办理，限期反馈，以确保发现问题的及时解决。同时，我院将临床科室整改情况和职能科室解决问题情况纳入绩效考核，由办公室根据实际情况进行评分，以督促问题的整改和解决。
2 我院行政查房取得的实效
2.1 及时解决问题
我院2009年～2011年共进行行政查房41次，解决各类问题59个，得到了一线临床医技科室的好评。
2.2 科室质量问题得到及时整改
我院在2009年～2011年的行政查房中共发放整改意见书19张，发现的问题均得到及时有效的整改，全面提升了各科室服务质量。
2.3职能科室满意度得到提升
在我院2011年临床科室对职能科室的满意度调查中，对职能科室满意度平均97.6分，对办公室满意度达到99.4分。2009年以来，办公室在年终先进科室评比中，得票数均高居全院第一位。
3 对我院行政查房的反思
3.1严格执行与灵活调整计划是行政查房顺利开展的前提
我院近年业务量快速增长、人力资源不足，临床工作和管理工作均超负荷运转，难免会因院领导、各职能科室和临床科室遇到特殊情况而要对年初制定的行政查房计划进行调整。这时，办公室要充分发挥协调职能，对原计划进行灵活调整，报院长批准后执行，同时要协调好各部门的工作。
3.2反馈与考核机制的建立是行政查房取得实效的关键
刚开展行政查房的2007年，由于没有建立反馈与考核机制，一些无法当场解决的问题因缺少督办，事后往往不了了之，临床科室对行政查房的作用产生怀疑，部分职能科室也抱着走过场的心理应付，致使行政查房的效果大打折扣，造成老问题次次提，新问题难解决的低效局面。2009年以后，办公室强化了反馈机制，同时加强对临床科室和职能科室的绩效考核，从而促使各相关部门对存在问题的整改和督查到位。
3.3沟通指导与考评相结合是行政查房得到认可的保证
工作开展好坏主要取决于工作方法是否得当。办公室工作贯穿于行政查房的各个阶段，是连结领导、职能科室、临床医技科室的纽带，任何一个环节出现问题都可能影响查房效果。因此，充分沟通、真诚指导、合理考评是处理问题的原则和方法。尤其是注重与临床科室沟通，让他们珍惜这种与院领导、职能科室面对面交流的机会，不能仅着眼于通过查房为本科室添置了多少设备、引进了多少人才，要从帮助科室改进工作，提高医疗服务质量的角度认识行政查房积的极作用。职能部门在督办时要注意方式方法，本着服务临床，帮助解决问题的态度与科室沟通，在规定时限即将到来之前要再次提示催办，语气要缓和，态度要明确，一旦在规定时间内未完成则要奖惩分明，严格考评，避免类似情况再次出现。
参考文献
[1]苏颖奇，徐惠英.医院行政查房的实践与体会[J].江苏卫生事业管理，2006，17（1）：35-36.
关键词：行政查房；院办；职能
中图分类号： R197.3 文献标识码：B 文章编号：1005-0515（2013）3-108-01
行政查房是医院管理的常规性工作，是临床科室与职能科室之间面对面交流，加强科室建设的有效形式，是院长带领分管副院长、职能部门负责人深入临床科室调查研究、检查指导、及时发现问题和解决问题的有效途径。办公室作为医院的综合管理和协调部门，承担着行政查房的组织、协调、督办等职能，对确保行政查房取得实效起着关键性的重要作用。我院自2007年以来坚持开展行政查房工作，在此期间，办公室的管理职能不断得到强化，成为上情下达、下情上达的纽带，在确保医院各系统高效、安全运行中起到参谋和保障作用。
1院办在行政查房中的职能
1.1 明确查房目的
医院行政查房目的就是要通过现场检查，了解各科室贯彻落实医院年度目标和近期中心工作的实际情况，发现问题，给予指导，提出具体解决办法，以促进医院提高服务质量，保障年度目标的实现。因此，院办在行政查房中所承担的职能都是围绕此目的展开的。
1.2 公布查房细则
根据院长办公会议意见，办公室拟定行政查房细则，并在全院范围公示。其中行政查房的内容包括医疗质量指标、科室管理现状、医疗服务举措以及近期中心工作的完成情况，力求简洁、明了，让全院职工一目了然。
1.3 制定查房计划
按照每1-2周检查一个科室的进程，制定行政查房计划表，排定各科室检查的具体时间。在制定查房计划的过程中，要充分与领导和各科室沟通，一经排定，严格执行。每次行政查房前一周，办公室要将查房的具体安排表交给院领导及各职能科室，明确查房时间、地点、议程等，并要求职能科室分条线在院领导查房当日前完成对本次检查临床科室的情况摸底和材料准备，内容包括医疗质量管理、服务举措、顾客满意度等方面的情况。
1.4 妥善组织查房
根据日程安排，办公室提前通知所查科室的科主任、职能科室和院领导，由科主任通知相关人员（护士长、主诊医生、医护骨干等）参加。查房时先由科室汇报近期主要工作，内容包括工作效益和效率、规章制度尤其是核心制度执行情况、人才培养及专科建设情况、基础管理及质量管理情况、职业道德建设情况、科室工作的创新以及取得的成效等。然后由职能科室反馈摸底中发现的主要问题，提出具体的指导意见和整改措施。最后由院领导针对科室工作情况进行综合分析和评价，所涉及的问题能现场定夺的立即给予答复。办公室认真做好查房记录。
1.5 查房情况反馈与问题解决跟进
及时反馈查房情况和督办需要解决的问题是办公室的重要职能，也是避免行政查房形式主义和走过场的关键环节。办公室必须在查房后3日内以书面形式将查房发现的问题、院部对科室所提问题的解答及提出的要求向科室反馈，要求科室向全科人员传达。同时，针对需要整改的问题提出整改意见书，请科室限期整改。由于查房中科室提出的问题大多需要一定时间、条件才能解决，这就需要在查房后密切关注，及时跟进，为此，我院设计了行政查房决定事项督办单，经院长签字审核后，交有关职能科室办理，限期反馈，以确保发现问题的及时解决。同时，我院将临床科室整改情况和职能科室解决问题情况纳入绩效考核，由办公室根据实际情况进行评分，以督促问题的整改和解决。
2 我院行政查房取得的实效
2.1 及时解决问题
我院2009年～2011年共进行行政查房41次，解决各类问题59个，得到了一线临床医技科室的好评。
2.2 科室质量问题得到及时整改
我院在2009年～2011年的行政查房中共发放整改意见书19张，发现的问题均得到及时有效的整改，全面提升了各科室服务质量。
2.3职能科室满意度得到提升
在我院2011年临床科室对职能科室的满意度调查中，对职能科室满意度平均97.6分，对办公室满意度达到99.4分。2009年以来，办公室在年终先进科室评比中，得票数均高居全院第一位。
3 对我院行政查房的反思
3.1严格执行与灵活调整计划是行政查房顺利开展的前提
我院近年业务量快速增长、人力资源不足，临床工作和管理工作均超负荷运转，难免会因院领导、各职能科室和临床科室遇到特殊情况而要对年初制定的行政查房计划进行调整。这时，办公室要充分发挥协调职能，对原计划进行灵活调整，报院长批准后执行，同时要协调好各部门的工作。
3.2反馈与考核机制的建立是行政查房取得实效的关键
刚开展行政查房的2007年，由于没有建立反馈与考核机制，一些无法当场解决的问题因缺少督办，事后往往不了了之，临床科室对行政查房的作用产生怀疑，部分职能科室也抱着走过场的心理应付，致使行政查房的效果大打折扣，造成老问题次次提，新问题难解决的低效局面。2009年以后，办公室强化了反馈机制，同时加强对临床科室和职能科室的绩效考核，从而促使各相关部门对存在问题的整改和督查到位。
3.3沟通指导与考评相结合是行政查房得到认可的保证
工作开展好坏主要取决于工作方法是否得当。办公室工作贯穿于行政查房的各个阶段，是连结领导、职能科室、临床医技科室的纽带，任何一个环节出现问题都可能影响查房效果。因此，充分沟通、真诚指导、合理考评是处理问题的原则和方法。尤其是注重与临床科室沟通，让他们珍惜这种与院领导、职能科室面对面交流的机会，不能仅着眼于通过查房为本科室添置了多少设备、引进了多少人才，要从帮助科室改进工作，提高医疗服务质量的角度认识行政查房积的极作用。职能部门在督办时要注意方式方法，本着服务临床，帮助解决问题的态度与科室沟通，在规定时限即将到来之前要再次提示催办，语气要缓和，态度要明确，一旦在规定时间内未完成则要奖惩分明，严格考评，避免类似情况再次出现。
参考文献
[1]苏颖奇，徐惠英.医院行政查房的实践与体会[J].江苏卫生事业管理，2006，17（1）：35-36.