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[摘 要]声像档案是以影像、声音为主记录原始材料的载体，但其具有规格不统一、不易保存等特点，使档案管理工作存在很大的难度。本文就声像档案管理中存在的问题进行分析，并提出管理措施。
[关鍵词]声像档案；档案管理
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）20-0493-01
1、声像档案资料的收集
企业的声像档案收集工作主要由各业务部门如生产、建设、营业、政工、工会等部门完成，属于多门拍摄，随机性强。另外，由于目前声像档案载体材料成本较高，属于“账外”档案，声像档案的收集部门往往从个人工作实际需要出发，对声像资料任意处置任意摆放，因而容易造成声像档案损伤或丢失、多次复制使用而失效等问题。纵使各收集部门将档案送往档案室存档，有时也由于档案管理部门对拍摄时间、内容及说明等不够明确，造成归档工作处于被动。因此，对企业的声像档案进行规范管理非常必要。声像档案的收集工作可以从收集的范围、时间、要求等多个方面进行规范，完善声像档案管理工作。
（一）收集范围
（1）反映本企业主要职能活动、工作成果和问题的声像资料；
（2）反映本企业在国际、国家、行业、系统中获得重大奖项的声像资料；
（3）各级领导人和著名人物参加的与本企业有关的重大活动的声像资料；
（4）本企业组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；
（5）涉及本企业和本企业所在系统的声像资料；
（6）其它单位、组织和个人形成的与本企业有关的重要声像资料；
（7）其它具有保存价值的声像资料。
（二）收集时间
声像档案资料应在形成后随立档部门其它载体形态的档案同时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。档案部门应做好及时接收工作，同时还应注意随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
（三）收集要求
（1）录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失。
（2）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件。
（3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
（四）声像档案资料的征集
档案部门有责任随时征集重要声像资料。在征集的声像资料中，凡涉及国家和企业所在系统重大事件的，应向上级单位档案管理部门报送目录。
2、企业声像档案管理存在的主要问题
由于企业继承了传统的机关单位档案管理工作的特点，其档案管理主要集中在纸质档案和电子档案的管理工作上，声像档案管理工作相对发展缓慢。近年来，随着新媒体的发展和利用，企业开始逐步发展和重视声像档案的管理工作，但由于起步较晚，还存在着一些问题：
（一）企业声像档案硬件设备不够普及
企业中，声像硬件设备缺乏的现象普遍存在，即便有设备的企业也存在着设备老化和设备利用不合理、不合规范的现象。绝大部分企业和单位并未形成规范的声像硬件设备使用管理制度。
（二）企业声像档案的形成缺乏专业性和规范性
大多数企业的声像档案的形成都是由非专业工作人员或未经过系统培训的工作人员完成的，这些工作人员普遍专业工龄短、缺乏专业知识及技能。这使得企业的声像档案在质量上存在很大欠缺，而且由于没有合理的管理制度约束，使得档案资料同时欠缺规范性。
（三）企业中声像档案的认识误区
有些人不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而对于在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，则认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。
此外，一些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，将部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存，随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
（四）企业中声像档案管理较为混乱
（1）档案管理制度不完善，声像档案没有集中统一管理。在笔者的调查中，公司内大部分单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
（2）声像档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。如果不及时按要求归档，日后就是摄录人员自己也难以追忆齐全和准确。而相当一部分单位存在原始录音（像）资料反复使用，没有进行必要的备份工作。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，不愿交档案部门保管。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
（3）保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有少部分企业设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，而大多数企业都将声像档案存放在文件柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存条件。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
（4）声像档案收集渠道不畅，声像档案匮乏。由于很多企业对声像档案重视程度不够，导致资料的收集产生了诸多瓶颈，很多资料从源头就开始流失，造成了企业原始档案必然缺失。
3、加强企业声像档案管理工作的应对措施
（一）加强领导，强化声像档案意识。
档案工作不仅仅是档案管理部门的事，也是企业各部门乃至各员工的事，因此应积极争取领导的重视和支持，将声像档案工作纳入企业工作计划、规划，列入领导议事日程，加大经费投入，确保足够的人力、物力、资源的配备。从而从根本上加强企业的声像档案管理工作基础。
（二）制定企业声像档案管理办法，狠抓制度落实
要改变企业声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案管理部门统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有；对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定；永久、长期保存的声像档案应定期向档案管理部门移交等等。在此基础上要狠抓落实，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）分类指导，注重业务技术培训。
针对声像档案管理现状，档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。要注重声像档案业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。同时，针对不同部门的现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。在开发利用上下功夫，在管理、建章立制上加强指导和监督，要限期建档，不留死角，逐步规范管理。
（四）结合企业实际情况，创造声像档案保管条件，力求做到妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防光、防震、防火等。目前一般企业对声像档案的保存条件普遍不符合要求，短时间内都配齐专柜或专室又不现实。结合实际，笔者认为应努力创造条件，力求妥善保管才是当务之急。在困难较大的情况下可以同上级领导和主管部门沟通，尽可能地完善保管条件。
（五）疏通企业声像档案的收集渠道，做到形式多样，全面撒网
要实现企业声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也是必要的。可以固定渠道和临时渠道相结合，打开资料收集的窗口。同时加强企业职工为档案管理部门提供声像资料的意识，与物质奖励相结合，从而进一步完善企业声像档案的收集工作。
4、结束语
企业档案工作地位重要，做好企业档案工作任务艰巨、责任重大。因此，进一步解放思想，求真务实，扎实工作，开拓进取，推动企业档案工作科学发展，为经济跨越式发展做出新的更大的贡献！
[关鍵词]声像档案；档案管理
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）20-0493-01
1、声像档案资料的收集
企业的声像档案收集工作主要由各业务部门如生产、建设、营业、政工、工会等部门完成，属于多门拍摄，随机性强。另外，由于目前声像档案载体材料成本较高，属于“账外”档案，声像档案的收集部门往往从个人工作实际需要出发，对声像资料任意处置任意摆放，因而容易造成声像档案损伤或丢失、多次复制使用而失效等问题。纵使各收集部门将档案送往档案室存档，有时也由于档案管理部门对拍摄时间、内容及说明等不够明确，造成归档工作处于被动。因此，对企业的声像档案进行规范管理非常必要。声像档案的收集工作可以从收集的范围、时间、要求等多个方面进行规范，完善声像档案管理工作。
（一）收集范围
（1）反映本企业主要职能活动、工作成果和问题的声像资料；
（2）反映本企业在国际、国家、行业、系统中获得重大奖项的声像资料；
（3）各级领导人和著名人物参加的与本企业有关的重大活动的声像资料；
（4）本企业组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；
（5）涉及本企业和本企业所在系统的声像资料；
（6）其它单位、组织和个人形成的与本企业有关的重要声像资料；
（7）其它具有保存价值的声像资料。
（二）收集时间
声像档案资料应在形成后随立档部门其它载体形态的档案同时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。档案部门应做好及时接收工作，同时还应注意随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
（三）收集要求
（1）录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失。
（2）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件。
（3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
（四）声像档案资料的征集
档案部门有责任随时征集重要声像资料。在征集的声像资料中，凡涉及国家和企业所在系统重大事件的，应向上级单位档案管理部门报送目录。
2、企业声像档案管理存在的主要问题
由于企业继承了传统的机关单位档案管理工作的特点，其档案管理主要集中在纸质档案和电子档案的管理工作上，声像档案管理工作相对发展缓慢。近年来，随着新媒体的发展和利用，企业开始逐步发展和重视声像档案的管理工作，但由于起步较晚，还存在着一些问题：
（一）企业声像档案硬件设备不够普及
企业中，声像硬件设备缺乏的现象普遍存在，即便有设备的企业也存在着设备老化和设备利用不合理、不合规范的现象。绝大部分企业和单位并未形成规范的声像硬件设备使用管理制度。
（二）企业声像档案的形成缺乏专业性和规范性
大多数企业的声像档案的形成都是由非专业工作人员或未经过系统培训的工作人员完成的，这些工作人员普遍专业工龄短、缺乏专业知识及技能。这使得企业的声像档案在质量上存在很大欠缺，而且由于没有合理的管理制度约束，使得档案资料同时欠缺规范性。
（三）企业中声像档案的认识误区
有些人不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而对于在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，则认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。
此外，一些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，将部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存，随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
（四）企业中声像档案管理较为混乱
（1）档案管理制度不完善，声像档案没有集中统一管理。在笔者的调查中，公司内大部分单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
（2）声像档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。如果不及时按要求归档，日后就是摄录人员自己也难以追忆齐全和准确。而相当一部分单位存在原始录音（像）资料反复使用，没有进行必要的备份工作。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，不愿交档案部门保管。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
（3）保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有少部分企业设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，而大多数企业都将声像档案存放在文件柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存条件。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
（4）声像档案收集渠道不畅，声像档案匮乏。由于很多企业对声像档案重视程度不够，导致资料的收集产生了诸多瓶颈，很多资料从源头就开始流失，造成了企业原始档案必然缺失。
3、加强企业声像档案管理工作的应对措施
（一）加强领导，强化声像档案意识。
档案工作不仅仅是档案管理部门的事，也是企业各部门乃至各员工的事，因此应积极争取领导的重视和支持，将声像档案工作纳入企业工作计划、规划，列入领导议事日程，加大经费投入，确保足够的人力、物力、资源的配备。从而从根本上加强企业的声像档案管理工作基础。
（二）制定企业声像档案管理办法，狠抓制度落实
要改变企业声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案管理部门统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有；对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定；永久、长期保存的声像档案应定期向档案管理部门移交等等。在此基础上要狠抓落实，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）分类指导，注重业务技术培训。
针对声像档案管理现状，档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。要注重声像档案业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。同时，针对不同部门的现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。在开发利用上下功夫，在管理、建章立制上加强指导和监督，要限期建档，不留死角，逐步规范管理。
（四）结合企业实际情况，创造声像档案保管条件，力求做到妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防光、防震、防火等。目前一般企业对声像档案的保存条件普遍不符合要求，短时间内都配齐专柜或专室又不现实。结合实际，笔者认为应努力创造条件，力求妥善保管才是当务之急。在困难较大的情况下可以同上级领导和主管部门沟通，尽可能地完善保管条件。
（五）疏通企业声像档案的收集渠道，做到形式多样，全面撒网
要实现企业声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也是必要的。可以固定渠道和临时渠道相结合，打开资料收集的窗口。同时加强企业职工为档案管理部门提供声像资料的意识，与物质奖励相结合，从而进一步完善企业声像档案的收集工作。
4、结束语
企业档案工作地位重要，做好企业档案工作任务艰巨、责任重大。因此，进一步解放思想，求真务实，扎实工作，开拓进取，推动企业档案工作科学发展，为经济跨越式发展做出新的更大的贡献！