教育培训机构内部控制体系创新研究

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  【摘 要】 在职业教育高速发展的新时期,教育培训机构的培训模式出现新特点的情况下,传统的内部控制面临着不能适应教育培训机构发展的困境,可通过对内部控制体系目标设定的创新和要素的完善,达到适应教育培训机构长远、快速、健康发展的要求。
  【关键词】 COSO理论; 教育培训机构; 内部控制体系
  在现代科技和信息技术高度发达的新时期,知识更新换代的速度大幅度提高,促使大量的在职教育培训机构应运而生,新的案例式、研讨式、社会实践式、情景体验式教学已成为这些教育培训机构的主要培训模式,教育培训机构对资源的占用和消耗方式发生了深刻变化。传统的以资产保全和防范舞弊为主要目标的内部控制建设,已经不适应教育培训机构的发展要求,急需通过制度创新,建立一个以应对各种挑战,确保实现战略目标,提高运营效率,化解财务及违规风险,使教育培训机构在市场竞争中处于优势地位而发挥有效作用的内部控制体系。
  一、内部控制的理论基础及政策指引
  现代内部控制理论的研究和实践经历了内部牵制、会计与管理控制、内部控制要素结构、COSO理论和萨班斯法案五个阶段。目前,我国理论和实务界多关注于对COSO理论的研究和实践,尤其是我国政府颁布的内部控制规范,引入了COSO理论的主要成果。
  (一)COSO整体框架理论
  1992年美国COSO(The Committee of Sponsoring Organizations of The National Commission of Fraudulent Financial Reporting)发布的《内部控制——整体框架》(Internal Control-Integrated Framework)法案将内部控制定义为:由企业董事会、经理阶层和其他员工实施的,为运营的效率、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。具体内容包括控制环境(control environmental)、风险管理(risk assessment)、控制活动(control activity)、信息沟通(information and communication)和监督(monitor)五个要素。强调全员参与的思想,重视内部控制的“责任”和“风险”,以及内部控制与管理过程的融合。
  (二)我国内部控制规范引入了COSO理论
  2008年我国企业内部控制标准委员会制定并印发的《企业内部控制规范》和2010年发布的《企业内部控制配套指引》提出内部控制是企业董事会、监管层、管理层及员工实施的旨在保证内部控制制度相关信息披露内容的真实、准确、完整以及战略目标的实现,而对公司战略制定和经营活动中存在的风险予以管理的相关制度安排,强调在实现控制目标的过程中,企业建立与实施有效的内部控制,应当包括环境、风险、控制过程、信息与沟通、监督等五要素。2011年,财政部在《行政事业单位内部控制规范》(征求意见稿)中称:本规范所称内部控制,是指单位为实现控制目标,通过制定一系列制度、实施相关措施和程序,对经济活动的风险进行防范和管控的动态过程。目标包括:合理保证单位经济活动合法合规、资产安全完整、财务信息真实准确,提高各项公共服务的效率和效果;要素包括:内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及内部监督。
  显然,我国的企业和行政事业单位两个内部控制规范都引入了美国COSO的内部控制整体框架理论。
  二、教育培训机构传统的内部控制建设
  当前,教育培训机构在内部控制建设方面,主要以防范舞弊和财产保全为目标,以财务收支控制、会计核算控制、资产保全控制为主要内容,多采用制度约束和流程规范、岗位牵制的方法。主要体现在:
  (一)财务收支环节制度和流程的建设
  大多数教育培训机构通过建立收费管理制度和流程,加强了对学员培训费收入环节的控制,防止收费人员对培训收入的挪用、隐瞒,确保教育培训机构的收入完整,也重视对日常培训活动支出的管理和控制,为了加强经济责任,建立了经费支出的审批制度,根据支出金额的大小,由各级管理层按相应权限审批后才能支付。在管理条件比较好的教育培训机构,甚至实现了培训项目组式管理制度,实现了权责利的统一,节约了培训成本。这些制度和流程,都是针对财务收支环节的内部控制活动。
  (二)会计核算和资金资产保全的监督及控制
  会计核算尤其是培训成本的核算,是教育培训机构高度重视的关键环节,加强对学员餐饮、住宿以及日常培训活动支出的核算,及时、准确地反映培训活动中各类支出的变动情况,使教育培训机构管理层能够精确掌握培训活动的成本信息,以加强对成本的控制。同时,也为了防止在日常管理和培训项目开发等活动中资金浪费和损失,加强对资金的核算和监督,及时、准确地反映管理和培训项目开发活动中的资金使用情况,确保资金的安全完整,建立了对保障教育培训活动正常开展的教育培训设施、设备以及各类实物资产的保全性制度,如固定资产账务和实物管理相分离制度,定期清查盘点、领用和报废审批等制度,确保实物资产的安全完整。
  三、教育培训机构传统的内部控制建设存在的问题
  教育培训机构传统的内部控制建设已经越来越不适应竞争和发展的需要,主要体现在目标单一,要素不完善。单一目标的内部控制建设难以推动教育培训机构的长远快速发展,要素不完善的内部控制活动难以产生良好的效果,这是教育培训机构内部控制建设当前存在的主要问题。
  (一)内部控制目标单一
  教育培训机构传统的内部控制建设主要以财产保全和防范舞弊为目的,集中于财务领域和资产管理方面,针对的是财务人员及财物资金的保管人员,目标过于单一,难以同企业及公益性非营利组织一样,完成战略目标、运营效率目标、财务目标及树立良好的社会公众形象,实现经济及社会效益。   1.缺乏总体战略目标的控制
  教育培训机构发展的终极目标是什么,培训的价值体现在哪里,要通过总体战略和一系列的运营目标来实现。大多数教育培训机构虽然从管理的角度制定了战略目标,但缺乏确保战略目标实现的内部控制体系,从而导致教育培训活动不能紧紧围绕战略目标,实现终极使命。体现在部分教育培训机构在教育培训活动中缺乏计划和目标,不能科学规划教学培训项目,在培训对象的选择上仅仅考虑当前的经济利益,缺乏分层次培养各类优秀人才的目标计划,更忽视了打造高素质优秀人才的终极使命,从而不能够合理分配教学培训资源,也不能将核心和优势培训资源集中于高端人才的教育和培训上,难以产出具有品牌影响力的培训成果。
  2.缺乏运营效率目标的控制
  在许多教育培训机构中,缺乏对教育培训质量和效果的考核和控制,尤其是新的研讨式、案例式、情景体验式、社会实践式教学存在方法不成熟、质量和效果有待提高的问题。也有一些教育培训机构,缺乏对运营成果的控制,在日常培训活动中,对新型的培训模式,如现场体验、社会实践式教学成本的核算和控制,缺乏成熟的方法,使教育培训资源的使用缺乏效率,培训成本的增长相比培训收入较快,运营成果不断降低。
  3.缺乏财务信息及合规性目标的控制
  部分教育培训机构存在财务信息失真和违反法律法规的情况,如利用教育培训机构的设施和资源,从事旅游、休闲和度假等超出教育培训范围的活动,主要的财务收支业务发生在非教育培训方面。此外,还有一些委托培训的单位,通过教育培训机构为参加培训人员提供额外福利,并从教育培训经费中开支。这些情况的存在,使教育培训机构为委托培训单位提供违规服务,并违规进行财务处理。
  (二)内部控制要素存在缺陷
  长期以来,教育培训机构在内部控制要素方面也存在着缺陷。主要体现在以下几个方面:
  1.忽视内部环境的建设
  大多数教育培训机构着眼于培训项目开发、培训活动开展等日常运营方面的工作,缺乏对内部环境的建设,体现在管理层缺乏创造培训价值的意识,也缺乏对培训从业人员职业素质和操守的培养,使教育培训师的素质和道德难以持续提高,难以满足培养优秀行业人才的需求,使部分教育培训机构难以承担社会责任。这是当前缺乏高端的、具有广泛影响力的优质教育培训机构的主要原因。也有许多教育培训机构在教育培训内容的设计和开发上比较片面,注重对学员技能的培训,缺乏对学员行业道德和职业操守的教育培训,难以培养出行业高端的优秀人才。这些问题,都要教育培训机构通过内部环境和文化建设,来提高自身素质和内涵予以解决。
  2.缺乏风险控制机制
  许多教育培训机构素质参差不齐,在市场竞争中难以生存,主要原因是在制定长远的发展目标、形成具有核心竞争能力的培训内容体系、培养能力素质过硬的培训师队伍、提高教育培训质量和效果、创造教育培训价值、遵循教育培训行业法律法规、形成良好的教育培训品牌影响力方面,缺乏必要的机制。这些是导致教育培训机构难以生存发展的主要风险,应通过风险控制机制予以重点防范。
  3.内部控制活动不完善
  教育培训机构只局限于对财务活动、资金和资产管理活动进行以制度约束和流程规范、岗位牵制为主要方法的内部控制,不能解决教育培训机构软硬件建设、教育培训内容体系开发、教育培训项目组织管理等方面工作绩效目标和重大经济业务的内部控制问题。在教育培训设施设备的建设和采购上,存在制度不完善、流程不规范的问题,使部分管理人员有机会利用漏洞谋求不正当利益;教育培训机构在培训内容的开发上,缺乏有力措施确保不偏离既定的内容和方向;在培训组织管理中,出现职责不清、责任不明的情况,一些工作中出现了扯皮、推诿和摩擦的现象,造成学员满意度的降低;在培训后勤服务保障中,出现了资源浪费甚至个别舞弊的情况,使培训服务保障成本上升。
  4.缺乏信息反馈和监督机制
  目前许多教育培训机构对行业发展的最新情况缺乏有效的信息反馈机制,致使在参与外部市场竞争过程中难以取得优势。在发展过程中,缺乏信息反馈机制,使保障教育培训活动按照既定的使命和战略目标进行的控制措施产生的效果不能得到及时反馈。在教育培训活动中,缺乏信息反馈机制,无法通过学员了解教学质量和效果。在教育培训机构建设和教育培训组织管理、服务保障方面,缺乏信息反馈机制,对各项活动是否规范、有序开展无法及时了解。因此,难以监督内部控制活动是否正常持续进行,对教育培训活动中出现的新情况、新问题难以识别,也就不能及时发现问题,堵塞漏洞,修订和完善内部控制措施。
  四、基于COSO理论的教育培训机构内部控制体系创新
  教育培训机构内部控制体系创新以目标设定为导向,要素完善为抓手,将战略、运营、财务和合规性目标作为教育培训机构内部控制体系建设的目标,通过完善教育培训机构的控制环境、风险管理、控制活动、信息反馈及监督五要素来实现。
  (一)教育培训机构内部控制目标设定的创新
  教育培训机构内部控制体系构建的目标设定,以确保实现战略和业务目标、提高运营效率、确保财务信息真实可靠、遵循法律法规及政策为主要内容。
  1.设定实现战略的内部控制目标
  教育培训机构战略目标的实现,是关系到教育培训创造行业价值,实现使命的首要目标。主要通过三方面目标的设定来实现:(1)建立战略目标管理体系。从科研开发、培训实施、服务保障、人才支持等各个方面,对教育培训机构实现核心培训理念的目标进行详细描述,并分解到管理和实施的各个模块。(2)建立阶段性教育培训规划目标。针对阶段目标,建立分层次、分重点的行业优秀人才培养计划和目标。(3)制定各个教育培训业务方面的工作目标,提高工作的规划性、创造性和主动性,促使日常培训工作紧紧围绕创造培训价值,培养行业优秀人才展开。
  2.设定提高运营效率的内部控制目标   教育培训机构不断提高运营效率,以优质的培训内容、精细化的学员服务保障体系、较低的培训成本,吸引更多具有发展潜力的高端人才参加在职培训,对教育培训机构本身的发展也具有推动作用。运营效率目标的设定包含以下方面:(1)设定培训质量考核目标体系,不断加强对研讨式、案例式等教学质量和效果的评估,提高培训效果和质量。(2)设定成本管理目标,制定对培训项目组织管理、服务保障的成本考核目标,尤其是对情景体验式、实践式等新型教学模式的成本考核,降低培训成本。
  3.设定确保财务和业务活动遵循法律法规的内部控制目标
  良好的财务秩序和遵循法律法规,可以有效地保障财务信息真实可靠,也可以确保培训组织管理、服务保障等业务活动规范、健康开展。主要有以下内容:(1)制定遵循行业法规及政策的目标。遵循教育培训管理部门的行业规范和监管要求,按照管理部门许可的从业范围从事日常业务活动,按照许可的收支项目进行财务收支。(2)建立财务及合规性控制目标。在培训内容体系开发、培训机构建设、培训组织管理和服务保障等活动中,依照法律法规进行财务收支,并规范招投标、重点项目采购及合同签订的程序,完善相关管理制度,确保经济业务和财务信息真实可靠、合规合法。
  (二)教育培训机构内部控制体系各要素的构建和完善
  教育培训机构内部控制缺陷的完善,以控制环境、风险管理、控制活动、信息反馈与监督五个要素为主要内容,对促进内部控制体系有效运行、确保内部控制目标实现的五个方面进行优化。
  1.控制环境的构建和完善
  控制环境的构建和完善,主要由以下几方面完成:(1)抓培训理念的建设,树立教育培训创造价值的观念,树立打造行业优秀人才的意识。通过不断对内部教育培训师的职业道德、操守进行培养,使教育培训师拥有行业最优秀的技能、最先进的理念,并通过教育培训活动将这些技能和理念传输给学员,实现教育培训机构成为推动行业发展“加油站”的功能。(2)重视对管理员工职业能力素质和道德操守的培训、考核及奖惩,提高员工胜任能力和道德及诚信意识,在培训对象的选择上坚持标准,在培训组织管理、服务保障活动中坚持制度和规定。(3)通过优化培训内容结构,做到技能培训和职业操守、道德的培训并重,以先进的培训文化,在改善和重塑职业行为及行业风气中发挥重要作用。
  2.建立风险管理机制
  教育培训机构在建立风险管理机制方面,主要通过以下几个方面来实现:(1)提高风险意识,尤其是对支撑长远发展的核心理念和文化缺乏的风险要高度重视。(2)加强风险管理,建立培训项目风险管理机制。在对各类风险进行研究和分析的基础上,列出所有影响教育培训机构核心竞争能力的形成、教育培训质量和运营成果的提高、财务信息真实可靠及遵循法律法规的潜在风险,对这些风险进行动态监测。(3)建立教育培训机构风险追溯机制。将上述风险,从产生的后果、条件、特征及征兆倒推到产生的根源,采取补救措施消除隐患和堵塞漏洞,将产生风险的根源和诱因消除在萌芽状态。
  3.健全控制活动和措施
  通过对教育培训机构软硬件建设,教育培训内容体系开发,教育培训项目组织管理等活动中采购及合同、项目预算及财务、工程建设、后勤服务等具体业务进行详细描述和分析,列举存在的漏洞和关键控制点,制定系统、详尽的控制方法和流程。主要有:(1)教育培训设施设备建设和采购的内部控制活动。通过制度和程序控制措施,规范建设项目的申报、决策、实施等环节,尤其是重大采购项目,需要建立以制度规范、程序控制、岗位分离为主要措施的内部控制规范,确保在重大项目的招投标、重大合同的签订中有严格的制度、程序,并由不同的岗位实施。(2)教育培训内容开发上的内部控制活动。通过目标责任控制、检查分析控制等措施,加强培训内容体系开发活动的目标责任考核和检查分析,确保教育培训内容体系的开发紧紧围绕实现教育培训机构核心培训理念的目标进行,对偏离目标的活动及时进行纠正。(3)培训组织管理中的内部控制活动。通过组织控制、授权审批等控制活动,使教育培训机构内部职能完善,在培训组织管理的日常事项中,责任清楚、权利明确,在非日常事项中也有合理的授权机制。
  4.构建信息反馈和监督机制
  建立信息管理机制,对外部行业发展的最新动态和内部运行的最新情况进行密切关注,并通过信息管理职能部门及时收集和反馈给教育培训机构的管理层。主要有以下几方面:(1)外部信息反馈机制。收集、整理行业最新成果,反馈给教育培训研究部门,作为教育培训内容改革和更新的素材,及时将最新成果运用到教育培训内容中。(2)内部运行信息的反馈机制。通过建立战略目标信息管理系统、运营信息管理系统、财务信息系统、违反法律法规及政策信息管理系统,将教育培训活动是否按照既定的使命和战略目标进行,教育培训的质量和效果是否提高,教育培训组织管理、服务保障是否高效、规范、有序开展等信息反馈给管理层。(3)内部控制活动的监督机制。通过对内外部信息的准确掌握,及时有效地监督内部控制活动是否正常持续进行,对教育培训活动中出现的新情况、新问题及时识别,发现问题,堵塞漏洞,不断修订和完善内部控制措施。
  五、结束语
  通过对教育培训机构内部控制体系建设创新的研究,使各类在职教育培训机构从文化和制度安排上,摆脱传统内部控制意识的影响,不断与COSO所倡导的全员参与、过程融合的理念相趋近,推动教育培训机构更好发展,更快地与国际接轨。
  【参考文献】
  [1] COSO.Internal Control-Integrated Framework[S].1992.
  [2] 财政部,等.企业内部控制规范[M].北京:中国财政经济出版社,2010.
  [3] 财政部,等.行政事业单位内部控制规范(征求意见稿)[S].2011.
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