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摘要：高校已逐步意识到办公自动化是提升行政办公效率的重要手段之一，许多新建本科院校正在推广使用协同办公系统。本文以龙岩学院协同办公系统建设为例，理清在推广系统过程中遇到的问题，寻求在高校中更好地推广使用办公自动化的策略。
关键词：协同办公系统；高校推广
中图分类号：G646 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）023-000-01
协同办公系统即office automation，通常被简称为OA，是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公。随着计算机技术、互联网建设及信息化工程的飞速发展，OA管理系统经历了多阶段的革新和本质性的突破。从20世纪80年代为实现文字处理的单机版办公自动化；到20世纪90年代以局域网和关系数据库技术为基础、将工作流作为中心的办公自动化系统；再到21世纪初期以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化；在2010年以后又进入了新的阶段，把办公自动化系统作为整个组织内部信息化的入口和平台，形成跨功能多系统的全面信息和流程整合。[1]
龙岩学院作为新建地方本科院校，于2015年初引进协同办公系统，现正在全校范围内推广运行OA协同办公系统。该系统由学校与江苏金智教育信息股份有限公司共同开发，包含了个人办公、日程安排、公文管理、通知公告、请假管理、会议管理、党委会和校长办公会管理等部分，同时还可以公布学校周历、领导日程，并设有站内邮箱。这些设置基本涵盖了高校行政管理的各个方面。另外，技术开发公司还配备了苹果系统、安卓系统两款移动终端应用软件。学校为了更好地推广协同办公系统，在各部门、各学院设置了OA秘书，协助本单位相关业务的开展，并承担本单位大部分OA流转的工作。
一、在推广OA协同办公系统中遇到的问题
1.传统办公习惯的干扰
过去公文传递主要依靠人工，办公室主任或者综合科工作人员只需定期到传达室领取文件，交给部门领导即可。传统的做法不需要相关工作人员事先处理文件。而OA系统对OA秘书的要求比较高，必须认真阅读收到的文件，对其做出基本判断，比如说推送给哪位领导，可否在单位全体职工中传阅等。对此相关人员常常有畏难情绪，导致流程中的小问题却拖住了流转的行程。少部分教职工仍不能熟练使用电脑，对新生事物有所排斥，不愿意使用OA系统。
2. OA秘书职责不明确，影响系统流程的正常运转
在系统推广的初期，仅仅对OA秘书进行技术上的培训，对其工作职责并没有作出明确规定。在实际操作过程中，有些OA秘书认为流程复杂，有的步骤并非自己的工作，或者可以随意简化流程，将文件一传了之。因此，相关人员在处理OA时会出现推诿责任，办理不及时，传阅不到位等现象。
3.缺乏协同办公系统相关管理制度
在协同办公系统推广使用过程中，行政管理流程在校内各部门学院之间发生作用，越来越多需要协调整合的关系显露出来，急需出台一套保障系统高效有序运行的管理制度。
二、促进OA系统高效有序运行的对策
1.领导支持，系统推广使用的前提
龙岩学院校领导已充分认识到OA协同办公系统对改革我校行政管理的重要意义，大力支持在全校范围内推广系统的使用。特别是分管校领导率先学习使用OA系统办公，在试运行阶段给予了重要支持，确保了系统的顺利推行。
2.循序渐进，实现系统推广新模式
学校在正式运行协同办公系统之前，实行双轨制，即纸质公文与电子公文试运行同时流转，时间长达一个学期。双轨制的最大优势是在保持办公流程正常运行的同时，逐步在实际运用过程中完善系统流转的不稳定、不适应的流程，从而将系统调试到最佳状态，努力把问题基本消除在试运行阶段。一个学期过后，学校果断取消纸质流转，全面使用OA系统代替原有的纸质公文流转。通过实际操作使用OA系统，及时发现系统存在的问题，不断完善系统流程设计。通过党政办、信息网络中心与技术开发公司的通力合作，OA系统总体平稳有序。
3.统筹协调，责任分工，切实加强与部门之间的沟通与联系
协同办公系统的建设，不是一个人或一个部门的事，必须得到各职能部门、二级学院和教职工的积极配合。党政办公室负责协同办公系统用户注册、权限管理、流程督查监控，以及推广的各项工作；信息网络中心和技术开发公司给予技术、人员等方面的支持和帮助；各二级单位OA秘书要主动学习OA系统的使用、简单故障的排除，培训并带动本单位领导、科室积极使用系统，同时对所在单位的其他用户进行内部培训。
4.组织培训学习，切实做好系统使用培训工作
党政办牵头开展系统的推广工作，主要通过集体培训、座谈交流等方式开展。首先，党政办派出专人对校领导进行了“一对一”的培训，确保校领导人人都会使用OA系统。其次，党政办先后组织两次OA秘书集体培训，对系统的流程设计、各个模块的使用进行了详细讲解。随后，在全校完全使用协同办公系统一段时间后，又派出工作人员深入各单位了解OA使用情况，汇总用户意见和建议，反复与技术开发公司协调沟通加以改进。
5.建章立制，规范系统运行管理
自协同办公系统进入学校行政管理系统中以来，党政办在充分搜集用户意见和建议的基础上，草拟了OA协同办公系统运行管理办法并提交学校审核，对相关部门的工作职责，系统运行的用户权限、流程设置、督查流程、安全责任进行了明确的规定，同时规定了OA秘书工作职责，明确了电子公文与纸质公文具有同等效力。
参考文献：
[1]叶涵敏.对OA协同办公系统应用于高校管理的思考[J].产业与科技论坛，2015（16）.
关键词：协同办公系统；高校推广
中图分类号：G646 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）023-000-01
协同办公系统即office automation，通常被简称为OA，是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公。随着计算机技术、互联网建设及信息化工程的飞速发展，OA管理系统经历了多阶段的革新和本质性的突破。从20世纪80年代为实现文字处理的单机版办公自动化；到20世纪90年代以局域网和关系数据库技术为基础、将工作流作为中心的办公自动化系统；再到21世纪初期以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化；在2010年以后又进入了新的阶段，把办公自动化系统作为整个组织内部信息化的入口和平台，形成跨功能多系统的全面信息和流程整合。[1]
龙岩学院作为新建地方本科院校，于2015年初引进协同办公系统，现正在全校范围内推广运行OA协同办公系统。该系统由学校与江苏金智教育信息股份有限公司共同开发，包含了个人办公、日程安排、公文管理、通知公告、请假管理、会议管理、党委会和校长办公会管理等部分，同时还可以公布学校周历、领导日程，并设有站内邮箱。这些设置基本涵盖了高校行政管理的各个方面。另外，技术开发公司还配备了苹果系统、安卓系统两款移动终端应用软件。学校为了更好地推广协同办公系统，在各部门、各学院设置了OA秘书，协助本单位相关业务的开展，并承担本单位大部分OA流转的工作。
一、在推广OA协同办公系统中遇到的问题
1.传统办公习惯的干扰
过去公文传递主要依靠人工，办公室主任或者综合科工作人员只需定期到传达室领取文件，交给部门领导即可。传统的做法不需要相关工作人员事先处理文件。而OA系统对OA秘书的要求比较高，必须认真阅读收到的文件，对其做出基本判断，比如说推送给哪位领导，可否在单位全体职工中传阅等。对此相关人员常常有畏难情绪，导致流程中的小问题却拖住了流转的行程。少部分教职工仍不能熟练使用电脑，对新生事物有所排斥，不愿意使用OA系统。
2. OA秘书职责不明确，影响系统流程的正常运转
在系统推广的初期，仅仅对OA秘书进行技术上的培训，对其工作职责并没有作出明确规定。在实际操作过程中，有些OA秘书认为流程复杂，有的步骤并非自己的工作，或者可以随意简化流程，将文件一传了之。因此，相关人员在处理OA时会出现推诿责任，办理不及时，传阅不到位等现象。
3.缺乏协同办公系统相关管理制度
在协同办公系统推广使用过程中，行政管理流程在校内各部门学院之间发生作用，越来越多需要协调整合的关系显露出来，急需出台一套保障系统高效有序运行的管理制度。
二、促进OA系统高效有序运行的对策
1.领导支持，系统推广使用的前提
龙岩学院校领导已充分认识到OA协同办公系统对改革我校行政管理的重要意义，大力支持在全校范围内推广系统的使用。特别是分管校领导率先学习使用OA系统办公，在试运行阶段给予了重要支持，确保了系统的顺利推行。
2.循序渐进，实现系统推广新模式
学校在正式运行协同办公系统之前，实行双轨制，即纸质公文与电子公文试运行同时流转，时间长达一个学期。双轨制的最大优势是在保持办公流程正常运行的同时，逐步在实际运用过程中完善系统流转的不稳定、不适应的流程，从而将系统调试到最佳状态，努力把问题基本消除在试运行阶段。一个学期过后，学校果断取消纸质流转，全面使用OA系统代替原有的纸质公文流转。通过实际操作使用OA系统，及时发现系统存在的问题，不断完善系统流程设计。通过党政办、信息网络中心与技术开发公司的通力合作，OA系统总体平稳有序。
3.统筹协调，责任分工，切实加强与部门之间的沟通与联系
协同办公系统的建设，不是一个人或一个部门的事，必须得到各职能部门、二级学院和教职工的积极配合。党政办公室负责协同办公系统用户注册、权限管理、流程督查监控，以及推广的各项工作；信息网络中心和技术开发公司给予技术、人员等方面的支持和帮助；各二级单位OA秘书要主动学习OA系统的使用、简单故障的排除，培训并带动本单位领导、科室积极使用系统，同时对所在单位的其他用户进行内部培训。
4.组织培训学习，切实做好系统使用培训工作
党政办牵头开展系统的推广工作，主要通过集体培训、座谈交流等方式开展。首先，党政办派出专人对校领导进行了“一对一”的培训，确保校领导人人都会使用OA系统。其次，党政办先后组织两次OA秘书集体培训，对系统的流程设计、各个模块的使用进行了详细讲解。随后，在全校完全使用协同办公系统一段时间后，又派出工作人员深入各单位了解OA使用情况，汇总用户意见和建议，反复与技术开发公司协调沟通加以改进。
5.建章立制，规范系统运行管理
自协同办公系统进入学校行政管理系统中以来，党政办在充分搜集用户意见和建议的基础上，草拟了OA协同办公系统运行管理办法并提交学校审核，对相关部门的工作职责，系统运行的用户权限、流程设置、督查流程、安全责任进行了明确的规定，同时规定了OA秘书工作职责，明确了电子公文与纸质公文具有同等效力。
参考文献：
[1]叶涵敏.对OA协同办公系统应用于高校管理的思考[J].产业与科技论坛，2015（16）.