论文部分内容阅读
摘要：建筑施工建设项目档案记录着企业的发展历程，同时也可以反映建筑行业运行状况。本文从一个项目档案管理者的角度对建筑施工企业在工程项目档案管理中的一些要求及方法进行了阐述。
关键词：建筑企业；档案管理；项目档案
Abstract: the construction project archives record the history of the development of enterprises. At the same time can also reflect the operation status of construction industry. This article from a project archives management talk about building construction enterprises in the project archives management of the requirements and methods, for reference.
Keywords: construction enterprise; archives management; project archives
中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：
1、提供档案材料是施工企业的责任和义务
根据我国《建筑法》和《合同法》的相关规定，建设单位与施工企业签署的施工承包合同中，均有要求施工单位移交施工档案的条款，而施工企业也往往将编制施工档案所需要的费用纳入了工程报价中。因此建筑工程发包、承包双方从法律的角度形成了一种权利和义务关系，即在一定的期限内，承包单位不但要向业主提供合格的产品——建筑物，而且还必须提供‘产品生产说明书’——施工档案。显然施工企业没有提供施工档案或者施工档案質量低劣，即属违约行为，业主可以追究经济责任，包括扣除保证金、工程款等。因此，施工企业加强施工档案工作，向建设单位(业主)提供准确、完整、系统的档案材料，是一种责任和义务。
2、项目施工档案对建设单位和施工企业具有重要的意义
项目施工档案无论是对建设单位或是施工企业都具有很重要的意义。对于建设单位而言，一个工程项目施工完成，经验收后，由建设单位接受。在建设单位或其托管单位履行管理职责时，工程竣工档案对于该项目建设成果的申报、建设项目财务总决算、工程日后的维修护理、出现质量事故时的责任分析等都是必不可少的。而对于施工企业，施工档案的信息资源价值显得更为突出。一个项目的施工档案往往对其他项目的施工组织设计、施工方案的编制、成本控制、质量控制、施工管理等过程起到依据、参考、借鉴甚至套用作用，如我所在的单位在1998年承接了某高层建筑大厦工程，施工过程中累积了大量的比较完善的施工档案，从中得到了很多宝贵的经验，成为以后超高层建筑的依据和参考。因此从施工档案本身价值来讲，无论对于建设单位还是施工单位都具有重要的意义。
3、施工档案在施工过程中进行控制的要求
施工档案不能在工程收尾阶段才去做，施工档案主要形成在施工过程中，它是对施工过程中的文件材料的收集、整理和归档，因此要将施工档案工作纳入施工过程的控制中，还要重点做好以下几方面的工作：
3.1尽早联系，统一标准
由于许多施工单位，特别是大型施工企业实施跨地区、跨行业甚至跨国界经营，尽管就施工企业本身而言，都有着较完备的档案立卷归档制度和档案管理制度，但在建筑项目施工档案编制过程中，归档内容、标准和归档要求往往是以建设单位或建设地域的多元化，结果必然是对项目施工档案要求各不相同。归档内容、各种表格式样、案卷外观要求、移交档案套数各不相同，施工单位显得很被动。因此，现在的施工企业在进行施工档案编制过程中普遍有一种感觉，那就是标准不统一，工作被动。鉴于此，标准的统一显得尤为重要。而在现在的条件下，比较可行的措施是，施工单位进场后，应尽早与建设单位档案部门或建设当地城建档案管理部门联系，确定该项目的施工档案归档范围和归档要求，以便在施工过程中有针对性地开展工作，同时避免日后返工或重复劳动。施工项目部总工程师应督促此项工作的落实。
3.2落实人员，完善制度
在建筑企业中，公司和分公司都有相对固定的组织机构和工作生活场所，一般都设有档案机构，配备了专职档案人员，而项目部由于队伍的流动性和工作的单一性，往往不设档案机构和档案人员。这样一来，就出现了作为施工企业档案主体的施工档案生产地无人管理
档案，施工档案的编制多由工程技术人员或其他临时人员完成，质量必然得不到保证。因此落实人员，完善档案管理制度就显得尤为重要，为了搞好项目部的档案工作，在项目部人员构成中，项目经理应明确指定专门人员负责项目施工过程中文件材料的收集、整理、归档工作，其工作直接接受项目技术负责人指导。项目部要根据工程竣工验收要求和与建设单位确认的原则，建立文件材料归档制度，明确项目部各有关部门在文件材料归档工作中的职责，提出归档材料的质量要求。项目部可以采取经济手段督促档案工作的开展。做到奖罚分明，层层把关。
3.3循序渐进，确保质量
档案工作是一项循序渐进的工作，它是由工程开工到竣工验收并交付使用的全过程的工作。作为施工单位，在其队伍进场时，施工准备阶段就已经产生了大量文件材料，如施工组织设计、工程开工报告、图纸会审记录、施工预算书等。随着施工的进展，文件材料的量会越来越大，加上有些建设项目工程长达数年，如果不及时编制施工档案，将很难保证质量。为了保证施工档案的质量，应当采取循序渐进、分部实施的办法。即当某一分部或分项工程完工后，其产生的文件材料便可作为一个相对独立的单元进行整理、归档。同时，当一项采购活动完成、一批试验内容结束后，相关的材质证明、试验材料应当立即整理完好，交专职人员集中保管。而业务联系单、会议纪要和其他一些管理性文件可以按月度、季度或每半年集中。这样分步实施，一方面有利于质量把关（如发现文件材料本身有质量问题、没有履行签名手续、字迹材料不符合要求、内容有缺损等可以及时发现、及时修正）；另一方面，又不至于因为文件材料大量积压在各部门而出现丢失现象，同时还能减少工程收尾时集中编制竣工资料的工作量。
结束语：工程档案资料可以直接反映工程质量的好坏，对参建单位及整个城市规划都具有重要意义。作为施工企业，一定要重视档案工作，将其纳入项目管理体系，制定相关的制度和措施，落实责任人，循序渐进、分部整理，确保档案的真实、有效、及时和完整。
关键词：建筑企业；档案管理；项目档案
Abstract: the construction project archives record the history of the development of enterprises. At the same time can also reflect the operation status of construction industry. This article from a project archives management talk about building construction enterprises in the project archives management of the requirements and methods, for reference.
Keywords: construction enterprise; archives management; project archives
中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：
1、提供档案材料是施工企业的责任和义务
根据我国《建筑法》和《合同法》的相关规定，建设单位与施工企业签署的施工承包合同中，均有要求施工单位移交施工档案的条款，而施工企业也往往将编制施工档案所需要的费用纳入了工程报价中。因此建筑工程发包、承包双方从法律的角度形成了一种权利和义务关系，即在一定的期限内，承包单位不但要向业主提供合格的产品——建筑物，而且还必须提供‘产品生产说明书’——施工档案。显然施工企业没有提供施工档案或者施工档案質量低劣，即属违约行为，业主可以追究经济责任，包括扣除保证金、工程款等。因此，施工企业加强施工档案工作，向建设单位(业主)提供准确、完整、系统的档案材料，是一种责任和义务。
2、项目施工档案对建设单位和施工企业具有重要的意义
项目施工档案无论是对建设单位或是施工企业都具有很重要的意义。对于建设单位而言，一个工程项目施工完成，经验收后，由建设单位接受。在建设单位或其托管单位履行管理职责时，工程竣工档案对于该项目建设成果的申报、建设项目财务总决算、工程日后的维修护理、出现质量事故时的责任分析等都是必不可少的。而对于施工企业，施工档案的信息资源价值显得更为突出。一个项目的施工档案往往对其他项目的施工组织设计、施工方案的编制、成本控制、质量控制、施工管理等过程起到依据、参考、借鉴甚至套用作用，如我所在的单位在1998年承接了某高层建筑大厦工程，施工过程中累积了大量的比较完善的施工档案，从中得到了很多宝贵的经验，成为以后超高层建筑的依据和参考。因此从施工档案本身价值来讲，无论对于建设单位还是施工单位都具有重要的意义。
3、施工档案在施工过程中进行控制的要求
施工档案不能在工程收尾阶段才去做，施工档案主要形成在施工过程中，它是对施工过程中的文件材料的收集、整理和归档，因此要将施工档案工作纳入施工过程的控制中，还要重点做好以下几方面的工作：
3.1尽早联系，统一标准
由于许多施工单位，特别是大型施工企业实施跨地区、跨行业甚至跨国界经营，尽管就施工企业本身而言，都有着较完备的档案立卷归档制度和档案管理制度，但在建筑项目施工档案编制过程中，归档内容、标准和归档要求往往是以建设单位或建设地域的多元化，结果必然是对项目施工档案要求各不相同。归档内容、各种表格式样、案卷外观要求、移交档案套数各不相同，施工单位显得很被动。因此，现在的施工企业在进行施工档案编制过程中普遍有一种感觉，那就是标准不统一，工作被动。鉴于此，标准的统一显得尤为重要。而在现在的条件下，比较可行的措施是，施工单位进场后，应尽早与建设单位档案部门或建设当地城建档案管理部门联系，确定该项目的施工档案归档范围和归档要求，以便在施工过程中有针对性地开展工作，同时避免日后返工或重复劳动。施工项目部总工程师应督促此项工作的落实。
3.2落实人员，完善制度
在建筑企业中，公司和分公司都有相对固定的组织机构和工作生活场所，一般都设有档案机构，配备了专职档案人员，而项目部由于队伍的流动性和工作的单一性，往往不设档案机构和档案人员。这样一来，就出现了作为施工企业档案主体的施工档案生产地无人管理
档案，施工档案的编制多由工程技术人员或其他临时人员完成，质量必然得不到保证。因此落实人员，完善档案管理制度就显得尤为重要，为了搞好项目部的档案工作，在项目部人员构成中，项目经理应明确指定专门人员负责项目施工过程中文件材料的收集、整理、归档工作，其工作直接接受项目技术负责人指导。项目部要根据工程竣工验收要求和与建设单位确认的原则，建立文件材料归档制度，明确项目部各有关部门在文件材料归档工作中的职责，提出归档材料的质量要求。项目部可以采取经济手段督促档案工作的开展。做到奖罚分明，层层把关。
3.3循序渐进，确保质量
档案工作是一项循序渐进的工作，它是由工程开工到竣工验收并交付使用的全过程的工作。作为施工单位，在其队伍进场时，施工准备阶段就已经产生了大量文件材料，如施工组织设计、工程开工报告、图纸会审记录、施工预算书等。随着施工的进展，文件材料的量会越来越大，加上有些建设项目工程长达数年，如果不及时编制施工档案，将很难保证质量。为了保证施工档案的质量，应当采取循序渐进、分部实施的办法。即当某一分部或分项工程完工后，其产生的文件材料便可作为一个相对独立的单元进行整理、归档。同时，当一项采购活动完成、一批试验内容结束后，相关的材质证明、试验材料应当立即整理完好，交专职人员集中保管。而业务联系单、会议纪要和其他一些管理性文件可以按月度、季度或每半年集中。这样分步实施，一方面有利于质量把关（如发现文件材料本身有质量问题、没有履行签名手续、字迹材料不符合要求、内容有缺损等可以及时发现、及时修正）；另一方面，又不至于因为文件材料大量积压在各部门而出现丢失现象，同时还能减少工程收尾时集中编制竣工资料的工作量。
结束语：工程档案资料可以直接反映工程质量的好坏，对参建单位及整个城市规划都具有重要意义。作为施工企业，一定要重视档案工作，将其纳入项目管理体系，制定相关的制度和措施，落实责任人，循序渐进、分部整理，确保档案的真实、有效、及时和完整。