基于财务共享模式下的企业费用报销研究

来源 :科学与财富 | 被引量 : 0次 | 上传用户:hengheng5251984
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  摘 要:随着我国经济的不断发展,企业竞争越激烈传统财务模式弊端愈发显现,现代企业经营管理对财务工作提出了更高的要求。费用报销是业财会工作的重要组成部分,传统费用报销程序效率低、成本高、易出错、透明度低,严重影响员工参与积极性。对于企业而言,无法进行及时有效的全流程管理,无法充分利用报销数据,是企业管理中一大痛点。
  本文以每刻报销产品进行研究,从每刻报销的服务模式与特点入手,探究其如何利用 SaaS 平台解决企业报销难题,分析其核心竞争力。利用财务共享体系,构建适应企业发展需要的财务平台解决包括报销在内问题,实现企业管理的降本增效,促进财务更好地服务于企业管理。
  关键词:SaaS;费用报销;财务共享;每刻报销
  引 言
  在企业信息化过程中,管理费用报销往成为一个盲点,严重的时候就可能成为“水桶效应”中那块最短的板。一个企业无论身处何种行业,其规模大小、实力强弱,管理费用报销都是其需要解决的问题。费用报销管理优化是企业降低成本、增加效率的重要方面,帮助企业优化运营、专注于核心业务,受到越来多企业的关注。
  其SaaS(软件即服务)作为云计算的一种形式,帮助企业变革管理模式,构建业财一体化财务共享体系,实现更大的收益。利用 SaaS云平台建立财务共享服务中心,将易于标准化、能够规范处理的报销业务整合到一个系统进行记录、处理,为此提供了解决方案。相比于企业独立建立财务共享服务中心, SaaS云平台成本更低、更加专业,企业无需前期投入,还可以共享其他先进的管理经验,具有快速部署、经验共享、费用低廉的优势,帮助企业加强管理规避风险。
  1公司概况
  1.1 公司简介
  杭州每刻科技有限公司成立于2015年6月,是杭州的一家互联网公司。作为中国领先的差旅及费用管理SaaS厂商,为企业提供差旅预定、费用报销管理、全流程费用管控服务。
  每刻科技专注于大中型企业的费用管理,主打产品是SaaS云产品“每刻报销”,帮助大中型集团企业、大型跨国企业在建立或改善财务共享中心运营的过程中,将先进的費用管理理念和最佳实践带给企业,助其提升费用管理成熟度。到目前为止,有数十家大型的集团性企业选择了每刻报销,其中不乏像大华股份、亚士创能、亚厦股份、欣旺达、天合光能、苏达美等优秀的上市公司。
  公司运用云计算、大数据等先进技术,在企业费用管理领域不断进行业务创新,旨在全面提升企业费用管理的能力,为企业的费用管理降本增效,“让报销不再烦恼”。
  1.2 每刻报销产品简述
  杭州每刻科技有限公司旗下的每刻报销SaaS产品基于财务共享服务理念,聚合移动互联网、云计算、大数据来解决大中型企业的费用报销及管理问题,目的在于为企业提供专业、安全、便捷的费用管理方案。每刻报销公司推出企业云报销服务,通过生态链大循环全面提升报销服务体验,通过引入第三方消费平台、企业内部管理信息系统、银行和第三方支付平台等来降低企业费用采购成本,提高费用采购和审批审核的效率。
  每刻报销产品主要为中小企业提供消费、报销、审批、财务审核、出纳支付、入账以及费用分析和管理环节服务,解决报销问题。每刻报销的功能包括提供普通的对私报销、对公报销和事前申请等项目。目前每刻报销已经与多家知名互联网公司和银行签订合约,包括滴滴出行、携程商旅、招商银行、中国银行等,共同为企业提供更加快速便捷的报销服务。
  1.3 每刻报销战略定位
  每刻报销主要服务于管理维度更为复杂、管理要求高的大中型企业集团,每刻能针对不同企业的具体情况 ,在平台上通过配置来满足相应的报销审批流程、费用管理及核算要求。每刻报销平台目前服务于30多家大中型企业,其中有多家上市公司及 “走出去 ”的企业集团 ,客户包括大华股份 、赛伯乐投资、海利生物、纳思教育、实创装饰等等。
  每刻深知企业客户在报销方面的需求和痛点,洞悉行业发展趋势变更。每刻针对不同行业、管理模式的大中小企客户,提供基于不同消费场景、符合费控规则、满足企业偏好的专业产品和服务,帮助企业实现智能费控,直接降低企业采购成本,同时让费用合规透明,最终为企业增效降本,达成可观的系统使用收益。
  每刻报销旨在 “让有信用的人报销更快 、更方便 ”。每刻科技的首创——信用体系将会对企业的报销带来革命性变化,中国将进入“全员自觉、规范报销”的新模式。解决在传统报销模式中,员工与财务经常因合规性,沟通不足或信任缺乏而导致报销流程冗长、过程体验差的痛点。每刻力于全面提升企业费用管理的能力,为降本增效。
  2 每刻报销产品模式
  2.1 事前(消费申请+预算申请)
  每刻报销软件不仅连接了企业内部各个系统而且还连接了外部的各个平台。报销平台已经与企业内部主流的 ERP 系统完成了对接,例如 NC 系列,金蝶 K3,EAS,Oracle,SAP 等财务软件,而且还与差旅出行的平台实现对接,例如携程,滴滴,高铁管家等第三方差旅出行消费平台。
  企业员工在准备差旅出行前,首先在每刻报销软件中输入身份信息和出差地点信息进行差旅申请;之后,待申请通过后,即可在实现对接的消费平台上进行飞机票、火车票以及酒店的预定,从而完成差旅的事先预定。在提交差旅申请和预定时,平台会根据相应企业的执行体系自动实现行程管理、差旅管理和预算锁定。
  这就实现了用云平台系统来帮助企业进行完成消费申请和预算申请,大大减轻了财务人员人工操作的困难,提高了财务人员人工操作的效率。
  2.2 事中(预定采购+费控规则)
  在每刻报销软件中提交消费申请,锁定预算申请之后,企业员工出差可以
  直接从每刻报销软件中进入第三方消费平台消费,或者可以通过商务卡来进行   消费,因为报销软件与主流的网银或资金系统(如招商银行、CBS、九恒星等)
  全面打通对接。
  消费完成后这些金额数据会自动同步导入软件中,保障了这些消费数据的透明、真实、有效,同时企业还可以时刻关注员工的差旅消费是否在既定的预算之中,防止企业员工弄虚作假。报销平台还将相应企业的差旅及费控规则内化于软件系统之中,因为不同的企业实施不同的费用执行体系,企业一般利多维费控原则,根据时间的维度、城市的维度、职位的维度等不同费用类型制定相应的预算标准。
  因此系统在处理所有的报销流程和费用时都可以标准化起来,尽量减少企业因沟通产生的内耗,提高企业内部管理效率,减轻财务的工作压力,提升了员工报销费用流程的透明化,也能让员工对自己的报销行为有了更多前置的了解。
  2.3 事后(费用报销+费用标准控制+预算扣减)
  企业员工差旅结束后进行费用报销时,在软件的费用列表中勾选所需费用,然后创建报销单,同时系统可以自动为员工计算补贴。
  员工进行差旅费用报销时,系统会自主与报销申请单关联,根据企业的差旅初始时既定的预算额度与费控规则对员工出差的消费数据进行预算的校验与费控规则的校验,然后进行成本的分摊,辅助核算具体的每笔差旅费用。之后,每刻报销软件会将相关的差旅报销费用自动导入企业的财务系统中,财务人员就通过系统进行业务审批和财务审核,大大提高审核的效率。最后,通过财务审核的报销单,授权企业出纳人员对报销款实现批量支付,自动完成支付凭证的生成。
  同时,企业也可以通过系统中报表模块,直接与支付凭证对接,而且 SaaS云平台天然就是一个大数据平台,系统中会记录所有的费用数据,企业管理者可以获取全面的费用数据来进行报表的分析。
  员工差旅费用报销实现了自动一体化全流程费用报销管理,提高财务审批审核的效率,同时也缩短了财务审批的周期,优化了企业内部管理的结构,为企业节省了经营管理成本,提升了企业经营管理的效率。
  3 每科报销产品特点
  3.1 完善全流程管控
  报销系统通过对报销全流程的有效管理并与企业现有财务系统、预算系统相结合,帮助企业提高费用报销及资金支付效率,降低运营和管理成本。
  系统帮助企业梳理和建立完善的費控体系,实现经常性费用、专项费用的报销流程优化改造。全流程管控主要分为对公业务流程管控、对私业务流程管控两大类。对私业务实现了从采购申请、合同审批开始,到发票信息收集、关联供应商的对公付款、审核支付,最后进行费用分析的全流程管控;对公业务实现了从出差借款申请、预订机票酒店,到发票信息收集、关联客户和项目的费用报销、审核支付,最后生成记账凭证的全流程管控,实现点、线、面、体的立体全面管控。
  3.2 实现多维费用控制
  费用控制一直是许多企业头疼的问题。住宿和交通的成本控制比较复杂,手工检验的成本较高。在大型企业业务、众多子公司、众多差旅人员的情况下,很难对不同级别、不同项目、不同部门的差旅人员进行精细化管理。报销平台的多维收费控制功能,可以从多个方面对管控进行微观管理,从根源上保护企业的政策要求,帮助企业实现差旅标准的自动控制与验证。多维费控功能是基于时间的维度、城市的维度及职位的维度,根据不同的费用类型制定标准,实施平面级管控。对于出差陪同人员,平台也设置了多种费控标准,满足精细化管理需求。
  针对费用额度,报销系统支持费用关联申请,以及实时费用与申请费用的互相锁定,通过消费申请进行额度管控。员工编辑费用报销时,可添加关联申请,进行额度管控,实现费用报销全程监控,违规费用自动告警,缩短报销审核周期[5]。
  3.3 做到公私分明
  报销平台支持在对公报销单据和个人报销中分摊费用,实现精细化核算。以业务招待为例,填写完报销单提交后,选择费用分摊,系统会根据设定的报销标准,分析业务招待所属部门、人员职位、人员级别等信息,自动计算企业与个人所需要承担的比例与金额,提高了财务部门核算的效率。
  部分企业存在私车公用的情况,其目的在于节约资金,但其中涉及到补贴问题。补贴缺少可靠依据,使得私车公用补贴问题难以解决。报销系统的私车公用功能则解决了这一问题——员工在系统中选择出发和到达时即可自动获取行驶路径和里程数,作为第三方平台依据,根据公司补贴政策可以自动计算出私车公用金额。
  3.4 提升财务信息安全性
  作为企业风险规避体系中的重要组成部分,财务共享中心的建设不仅极大地提升企业自身的财务信息利用效率,还有利于提升企业财务信息的安全性。随着财务共享平台的建设,使得原本低效的财务信息收集和利用流程发生了翻天覆地的变化,也在很大程度上促进了企业的业务发展。由于服务端(财务共享中心)和客户端(成员单位)相互独立,使得财务信息的安全性和准确性能够得到切实保障。
  4 每刻报销产品问题
  4.1 业务流程尚未标准化
  每刻科技建设财务共享平台的初衷是为了节约成本以及对业务提供服务和支持从而达到提高客户企业运营效率的目的。每刻科技在共享中心初建期为了能把客户公司并入到共享中心来从而获得客户提供的服务费,一开始就会跟客户签协议,服务质量必须高,财务处理速度必须快,这时候的财务共享中心更像是一个数据加工工厂或者代理记账公司。但是,财务共享建设前期需要对业务流程进行梳理和流程标准化再造。财务共享中心真正的价值是提高企业运营效率而不仅仅只是对业务提供高质量的服务。所以要在集团快速并购之前就把能完成业务标准化和流程再造,这样才能从容接纳后面新接进来的公司。
  4.2 信息系统整合程度不高
  每刻报销系统集中处理那些原分散在不同业务单元的财务核算业务,其需要通过信息化平台向业务单元提供跨地区和跨部门的服务,为了保证及时有效地提供服务,一套整合程度高的财务信息系统显得尤为重要。在财务共享服务模式下,系统要处理大量的业务数据,并将其转换为财务数据,财务数据、业务数据必须能够在各系统间实现及时地流转和交互,以达到数据的共享共用,否则会极大降低运营效率和财务共享服务的实施成效。因此,财务共享服务模式下的信息系统,不仅要财务系统间、业务系统间关联和数据交互,实现纵向一体化,而且要财务与业务的系统关联和数据交互,实现横向一体化。   4.3 会计信息化人才匮乏
  由于财务共享是整个信息时代的一场转型和变革,财务共享中心并没有完全普及,很多人还处于摸索的状态。市场上既懂会计业务又懂信息化的复合型人才相对匮乏。尤其是既能够了解企业的管理流程同时又对整个信息系统的运行、规划、维护、控制、管理把握很准的高级复合型人才非常匮乏。比如SAP顾问这样的岗位,市场上这样的人才的供给和输出并不多。人才的匮乏造成财务和IT之间沟通与合作起来困难,IT人员无法对业务进行快速响应从而对业务起到支持作用。财务业务流程的再造和变革跟信息化的变革无法同步。
  5 研究总结
  本文通过对每刻科技旗下 SaaS云端报销系统每刻报销研究发现,在信息化技术快速更新发展,财务人员专业素质提高,企业模式转向财务共享中心的潮流下,现代企业通过规范管理标准,改变管理模式,推动流程再造,从而构建业财一体化模式下的财务共享中心。企业结合自身实际情况,梳理公司业务流程,将业务数据与财务整合分析,构建异构共享的数据库系统,实施公司财务与业务系统的对接与多系统间信息的共享,从而提升企业经营管理效率,增强企业核心竞争力,促进企业价值最大化实现。
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