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Excel有强大的数据处理能力，相信常用Excel的你能够了解到。Excel还有一个特别好的功能就是自动生成图表，鼠标轻点某个按钮就可生成饼状图、柱状图、折现图和散点图等。
相信很多人都在使用这样的功能。但是如果你想让你的图表看起来更为专业，就应该慎用这种自动生成的功能，原因很简单，Excel自动生成的图表有许多先天性的缺陷，对于专业人士而言，这样的图表在他们面前就好像山寨产品一样，使你的图表表现力大打折扣。
Excel默认生成的表格问题多多，下面一一为你剖析。
布局松散
Excel默认图表的布局太过松散，空间利用率不高，这不仅仅是美观的问题，松散的图表还会占用更多的版面，你把材料送给客户或者老板看的时候，要是稀稀拉拉的一两个图表霸占了将近整页的A4纸，他们对报告的第一印象就难免大打折扣，连版面都那么不用心，里面的内容可信吗？
举个例子，图1是某电脑公司2011年的电脑销售图表，用Excel自动生成的方式生成一幅柱状图，图柱默认的间距过大，整个图表显得不紧凑。
我们只需要进行相关的修改，得到的效果使版面更为紧凑，主题更突出（图2）。
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如何让柱状图表看起来更紧凑
将鼠标置于图标区，点击鼠标右键，打开“数据系列格式选项”，选择“选项”项，在弹出的对话框中将“分间距离”的默认值从150调整为适当数值，本例子调整至80，确定即可。
小提示
本文的制表工具均为Excel 2003版本。
除了让布局更为紧凑之外，修改后的图表还有一个好处，就是阅读者读图表时，视线不用长距离地移动，就能清楚了解图表中各个项目的含义。而阅读Excel默认布局的图表时，视线经常要在图表左右来回跳跃。当每天都要看很多图表的时候，谁都会对这种眼球马拉松运动深恶痛绝，你的老板也不例外。所以我们在做图表时应该尽量让布局紧凑，减少阅读者的负担。
缺少副标题
五官长得好不好，影响的顶多是人帅不帅、漂不漂亮，但是五官要是少了那么一官，给人的感觉就很诧异了。人是这样，图表也是同样的道理。Excel默认图表之所以会给人以不专业的感觉，就是缺少一些专业图表所需要的元素。
那么专业图表所需要的完整元素有哪些呢？
主标题、副标题、绘图区、图例和脚注（图3）。原则上除了图例在某些时候可以不用之外，其他元素都是必不可少的。
而Excel自动默认的图表没有副标题和脚注。
副标题是Excel默认图表所缺少的第一元素，我们来分析一下副标题的意义。我们知道，每个图表都有一个明确的主题，告诉读者一个事实或者观点，例如，销售额从3月份开始稳定增长，第二季度产品C的销量答复超过产品A和产品B，这些都是明确的主题。
但是只有主题是不够的，在销售额从三月份开始稳定增长这一主题中，什么产品的销售额？哪里的市场？哪一年度的销售额？我们有必要在图表中告诉读者更为详细的信息，这就是副标题的意义。
销售额从三月份开始稳定增长
─金星VOD系统2012年上半年华南区销售业绩。
这样的图表标题，带给观众的信息显然更加完整。我们再来看几个从流行财经周刊上摘取的一些图表标题。
自备土地建筑物的负责人逐年下降
─7-Eleven连锁店各类合约店铺的比例
俄罗斯外汇重度依赖石油
─俄罗斯外债、外汇与油价走势
主标题表达图表的主题，副标题提供背景资料和补充信息，这是现代流行的商务图表的标题风格。让人不解的是，Excel默认图表里居然没有副标题，甚至连插入副标题的功能都没有提供。
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如何给Excel默认图表加入副标题
主标题是在图表默认生成过程中“标题”选项里输入相关的内容，但是Excel的标题选项中没有看到副标题的添加位置，该如何添加？
将鼠标点中图表区域中的标题部分，随即看到激活的标题框，回车，光标转到下一行，输入副标题，此时副标题的字号与主标题一样大，刷黑副标题部分，点击鼠标右键，在弹出的对话框中字体、字号项选择恰当的字号，确定（图4）。
缺少脚注
除了副标题，Excel默认图表还缺少一个重要的元素─脚注。
脚注位于图表的底部，用来对图表做必要的补充，包括图表的相关背景资料、图表中出现的内容的解释说明、图表的数据来源以及图表的作者信息等等。脚注非常重要，却又是制作图表时最容易忽略的部分，我们判断一个图表是否专业，其中一项就是看它有没有脚注。99%的商务图表都有脚注，而99%的普通图表都没有脚注。
即使没有其他内容需要用到脚注，至少你得标上图表数据来源，这是你的图表说服力的基础。你去跟老板说，我们的产品已经占据了80%的市场份额，老板当然很高兴听到这样的消息，但他一定会问你，这个80%是怎么来的，是经销商的反馈、独立咨询机构调研结果、网上调查问卷的结果，还是你自己自吹自擂？总之你必须告诉你的读者，图表的数据从哪里来，他才能判断你的结论是否可信。
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如何给Excel默认图表加上脚注
1.选择绘图区域，将鼠标置于下边缘处，当指针变为双箭头时，向上拖拽腾出可容纳标题的空间。
2．选择“图表→图表选项”，选择“标题”项，打开对话框，在“分类（x）轴”项输入脚注，确定，即可完成脚注的添加。
3.调整脚注的位置，本例置于图表的左下侧（图5）。
除了这些，Excel默认图表还有很多小问题，比如所用的文字及色彩搭配不当、绘图区与其他部分的比例不协调等，种种因素加在一起，让你的Excel默认图表构成了“山寨”脸孔，而我们要做的，就是赶快给这样的脸孔进行整容。
相信很多人都在使用这样的功能。但是如果你想让你的图表看起来更为专业，就应该慎用这种自动生成的功能，原因很简单，Excel自动生成的图表有许多先天性的缺陷，对于专业人士而言，这样的图表在他们面前就好像山寨产品一样，使你的图表表现力大打折扣。
Excel默认生成的表格问题多多，下面一一为你剖析。
布局松散
Excel默认图表的布局太过松散，空间利用率不高，这不仅仅是美观的问题，松散的图表还会占用更多的版面，你把材料送给客户或者老板看的时候，要是稀稀拉拉的一两个图表霸占了将近整页的A4纸，他们对报告的第一印象就难免大打折扣，连版面都那么不用心，里面的内容可信吗？
举个例子，图1是某电脑公司2011年的电脑销售图表，用Excel自动生成的方式生成一幅柱状图，图柱默认的间距过大，整个图表显得不紧凑。
我们只需要进行相关的修改，得到的效果使版面更为紧凑，主题更突出（图2）。
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如何让柱状图表看起来更紧凑
将鼠标置于图标区，点击鼠标右键，打开“数据系列格式选项”，选择“选项”项，在弹出的对话框中将“分间距离”的默认值从150调整为适当数值，本例子调整至80，确定即可。
小提示
本文的制表工具均为Excel 2003版本。
除了让布局更为紧凑之外，修改后的图表还有一个好处，就是阅读者读图表时，视线不用长距离地移动，就能清楚了解图表中各个项目的含义。而阅读Excel默认布局的图表时，视线经常要在图表左右来回跳跃。当每天都要看很多图表的时候，谁都会对这种眼球马拉松运动深恶痛绝，你的老板也不例外。所以我们在做图表时应该尽量让布局紧凑，减少阅读者的负担。
缺少副标题
五官长得好不好，影响的顶多是人帅不帅、漂不漂亮，但是五官要是少了那么一官，给人的感觉就很诧异了。人是这样，图表也是同样的道理。Excel默认图表之所以会给人以不专业的感觉，就是缺少一些专业图表所需要的元素。
那么专业图表所需要的完整元素有哪些呢？
主标题、副标题、绘图区、图例和脚注（图3）。原则上除了图例在某些时候可以不用之外，其他元素都是必不可少的。
而Excel自动默认的图表没有副标题和脚注。
副标题是Excel默认图表所缺少的第一元素，我们来分析一下副标题的意义。我们知道，每个图表都有一个明确的主题，告诉读者一个事实或者观点，例如，销售额从3月份开始稳定增长，第二季度产品C的销量答复超过产品A和产品B，这些都是明确的主题。
但是只有主题是不够的，在销售额从三月份开始稳定增长这一主题中，什么产品的销售额？哪里的市场？哪一年度的销售额？我们有必要在图表中告诉读者更为详细的信息，这就是副标题的意义。
销售额从三月份开始稳定增长
─金星VOD系统2012年上半年华南区销售业绩。
这样的图表标题，带给观众的信息显然更加完整。我们再来看几个从流行财经周刊上摘取的一些图表标题。
自备土地建筑物的负责人逐年下降
─7-Eleven连锁店各类合约店铺的比例
俄罗斯外汇重度依赖石油
─俄罗斯外债、外汇与油价走势
主标题表达图表的主题，副标题提供背景资料和补充信息，这是现代流行的商务图表的标题风格。让人不解的是，Excel默认图表里居然没有副标题，甚至连插入副标题的功能都没有提供。
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如何给Excel默认图表加入副标题
主标题是在图表默认生成过程中“标题”选项里输入相关的内容，但是Excel的标题选项中没有看到副标题的添加位置，该如何添加？
将鼠标点中图表区域中的标题部分，随即看到激活的标题框，回车，光标转到下一行，输入副标题，此时副标题的字号与主标题一样大，刷黑副标题部分，点击鼠标右键，在弹出的对话框中字体、字号项选择恰当的字号，确定（图4）。
缺少脚注
除了副标题，Excel默认图表还缺少一个重要的元素─脚注。
脚注位于图表的底部，用来对图表做必要的补充，包括图表的相关背景资料、图表中出现的内容的解释说明、图表的数据来源以及图表的作者信息等等。脚注非常重要，却又是制作图表时最容易忽略的部分，我们判断一个图表是否专业，其中一项就是看它有没有脚注。99%的商务图表都有脚注，而99%的普通图表都没有脚注。
即使没有其他内容需要用到脚注，至少你得标上图表数据来源，这是你的图表说服力的基础。你去跟老板说，我们的产品已经占据了80%的市场份额，老板当然很高兴听到这样的消息，但他一定会问你，这个80%是怎么来的，是经销商的反馈、独立咨询机构调研结果、网上调查问卷的结果，还是你自己自吹自擂？总之你必须告诉你的读者，图表的数据从哪里来，他才能判断你的结论是否可信。
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如何给Excel默认图表加上脚注
1.选择绘图区域，将鼠标置于下边缘处，当指针变为双箭头时，向上拖拽腾出可容纳标题的空间。
2．选择“图表→图表选项”，选择“标题”项，打开对话框，在“分类（x）轴”项输入脚注，确定，即可完成脚注的添加。
3.调整脚注的位置，本例置于图表的左下侧（图5）。
除了这些，Excel默认图表还有很多小问题，比如所用的文字及色彩搭配不当、绘图区与其他部分的比例不协调等，种种因素加在一起，让你的Excel默认图表构成了“山寨”脸孔，而我们要做的，就是赶快给这样的脸孔进行整容。