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摘要：随着数字校园的推进，中小学校档案数字化管理是必然的发展方向。本文结合重庆市永川中学校档案管理信息系统的开发和应用，阐述了中小学校纸质档案与数字化档案一体化管理整体解决方案，重点阐述了档案管理信息系统及基于该系统的档案管理流程，对中小学校档案管理具有一定的现实意义。
关键词：中小学校；档案管理；数字化；信息系统
中图分类号：G434 文献标识码：A 论文编号：1674-2117（2018）20-0081-04
引言
学校档案是学校发展过程的真实记录，是学校文化传承和创新的宝贵财富，是师生发展的原始依据。沿用传统手工、纸质方式管理档案存在着查阅不便捷、原件易损伤、无备份、管理重组难度大、统计不准确、著录不规范等问题。随着计算机在学校的普及，信息记录的主要方式已由原来的笔写文字变成电子文档。大量电子文档既给档案管理提出了新的要求，同时又为档案数字化带来了极大的便利。为改变档案管理方式，提高管理效率，重庆市永川中学校经技术可行性和业务可行性分析论证后，将中小学校档案数字化管理作为校级科研课题进行立项研究。在学校信息技术人员和档案管理人员的共同努力下，学校自主开发出了中小学校档案管理信息系统，经过一年多的使用和逐步完善，最终形成了纸质档案和电子档案一体化的档案管理整体解决方案。
管理信息系统开发
1.架构与技术
（1）硬件系统结构
硬件具体包括Web服务器、数据库服务器各一台（两者也可集中在一台服务器上），用户计算机若干。对于档案业务部门可根据条件选配高速扫描仪、绞边机和打印机等相关设备。硬件系统结构如图1所示。
（2）软件系统结构
采用B/S（Browser/Server）架构设计，在服务器上配置安装，通过浏览器访问，无客户端数量限制。运用asp.net和MS SQL Serve数据库技术，按数据层、业务层、表示层三层架构开发。
2.主要模块与功能
（1）系统配置模块
该模块主要实现系统参数设置、角色权限管理、用户管理、字典维护、日志管理、数据备份、在线用户管理等功能，以及积分管理、界面风格设置、个人信息管理等辅助功能。采用开放式设计，是整个系统的基础。仅学校的系统管理员具有本模块权限，具体通过菜单[系统配置]中的提示来操作（如下页图2）。
（2）案卷类别管理模块
主要实现正式案卷类别和专题案卷类别的建立、浏览、排序修改移动、分类实时统计等功能。采用树形目录结构，层次关系一目了然。本模块需要学校档案管理员权限，具体操作为[系统配置]-[类别管理]。
（3）案卷管理模块
本系统的核心部分主要实现案卷的分类别分期限著录编辑、查询浏览、归盒归档、转换标识和电子文件打印等功能。
案卷的著录编辑包括设置提示、默认值和校验的标题、检索词、文号、备注、页数等输入类项目，类别、保管期限、电子文档等选择类项目，年度编号、统编号、全宗号、立卷人、立卷部门、立卷时间、审核人、审核时间等，并由系统在相应阶段自动生成类项目，简化操作、保障规范。具体操作为：[案卷管理]→[新建案卷]（如图3）。
案卷的查询浏览可分类查询和可自定义查询。可查项目几乎包括了案卷的所有属性，使用者可根据单一属性查询，也可使用属性组合查询，查询结果以列表的形式显示案卷的关键信息（如图4），使用者可进一步浏览案卷的属性和电子文档的内容，进而保障查询浏览灵活快捷。其他功能支持电子文档、案卷属性、案卷标识的显示打印，以及案卷预归盒、专题归档等操作。
案盒管理模块主要实现案盒的分年度分期別建立编辑、查询浏览、排序编号，验收归室（如图5），以及案盒封面、卷内目录和盒脊内容自动生成打印等功能（如下页图6）。
专题档案模块实现根据需要将案卷多次逻辑组档，形成各专题档案并自生成专题档案封面和卷内目录，提供专题档案封卷内目录和案卷的在线浏览各纸质资料打印（如下页图7）。
借阅登记模块实现档案借阅利用登记功能，可用于案卷的借还利用管理（如下页图8）。
3.安全保密设计
网络环境下的电子档案管理最主要的软肋在于保密和安全，对其威胁有如下两方面的分析和预案。
①对于因硬软件可能造成的数据丢失或破坏，本系统主要采取以下防范措施：
a.纸质和电子档案“双套制”，这是解决电子档案安全问题的根本措施。
b.数据集中存贮，定期异机备份，可通过加强数据库服务器管理，利用MS SQL Server备份功能实现。
②对于非法访问可能带来的保密和安全隐患主要采取了以下防范措施：
a.访问控制：系统设置了系统管理员、档案管理员、部门用户三类角色并分别授权，通过登录模块对用户身份进行识别和控制，保证其仅能访问授权部分信息。系统还可设置访问范围，可限定局域网或指定IP的用户访问。对安全性要求特别高的可以选配基于硬件的登录身份认证锁。
b.操作记录：通过日志文件记录登录用户操作，管理员可分析用户操作行为。
c.入侵检测：预先设定对网络数据流中的潜在的入侵、攻击及滥用等方面进行自动检测，使得网络具有入侵保护能力，如设置了专门的SQL注入检测程序等。
d.数据加密：如用户密码等关键信息采用了MD5加密技术，增加系统及数据的安全性和保密性。
业务流程再造
1.划分对象层次，调整管理重心
档案管理对象分案卷、案盒、案柜、案室四个层次，其中核心业务是案卷，改变以前以盒为单位立卷的方式，实行“一件一卷，一卷一号”。
2.明确业务范围，理顺业务流程
关键词：中小学校；档案管理；数字化；信息系统
中图分类号：G434 文献标识码：A 论文编号：1674-2117（2018）20-0081-04
引言
学校档案是学校发展过程的真实记录，是学校文化传承和创新的宝贵财富，是师生发展的原始依据。沿用传统手工、纸质方式管理档案存在着查阅不便捷、原件易损伤、无备份、管理重组难度大、统计不准确、著录不规范等问题。随着计算机在学校的普及，信息记录的主要方式已由原来的笔写文字变成电子文档。大量电子文档既给档案管理提出了新的要求，同时又为档案数字化带来了极大的便利。为改变档案管理方式，提高管理效率，重庆市永川中学校经技术可行性和业务可行性分析论证后，将中小学校档案数字化管理作为校级科研课题进行立项研究。在学校信息技术人员和档案管理人员的共同努力下，学校自主开发出了中小学校档案管理信息系统，经过一年多的使用和逐步完善，最终形成了纸质档案和电子档案一体化的档案管理整体解决方案。
管理信息系统开发
1.架构与技术
（1）硬件系统结构
硬件具体包括Web服务器、数据库服务器各一台（两者也可集中在一台服务器上），用户计算机若干。对于档案业务部门可根据条件选配高速扫描仪、绞边机和打印机等相关设备。硬件系统结构如图1所示。
（2）软件系统结构
采用B/S（Browser/Server）架构设计，在服务器上配置安装，通过浏览器访问，无客户端数量限制。运用asp.net和MS SQL Serve数据库技术，按数据层、业务层、表示层三层架构开发。
2.主要模块与功能
（1）系统配置模块
该模块主要实现系统参数设置、角色权限管理、用户管理、字典维护、日志管理、数据备份、在线用户管理等功能，以及积分管理、界面风格设置、个人信息管理等辅助功能。采用开放式设计，是整个系统的基础。仅学校的系统管理员具有本模块权限，具体通过菜单[系统配置]中的提示来操作（如下页图2）。
（2）案卷类别管理模块
主要实现正式案卷类别和专题案卷类别的建立、浏览、排序修改移动、分类实时统计等功能。采用树形目录结构，层次关系一目了然。本模块需要学校档案管理员权限，具体操作为[系统配置]-[类别管理]。
（3）案卷管理模块
本系统的核心部分主要实现案卷的分类别分期限著录编辑、查询浏览、归盒归档、转换标识和电子文件打印等功能。
案卷的著录编辑包括设置提示、默认值和校验的标题、检索词、文号、备注、页数等输入类项目，类别、保管期限、电子文档等选择类项目，年度编号、统编号、全宗号、立卷人、立卷部门、立卷时间、审核人、审核时间等，并由系统在相应阶段自动生成类项目，简化操作、保障规范。具体操作为：[案卷管理]→[新建案卷]（如图3）。
案卷的查询浏览可分类查询和可自定义查询。可查项目几乎包括了案卷的所有属性，使用者可根据单一属性查询，也可使用属性组合查询，查询结果以列表的形式显示案卷的关键信息（如图4），使用者可进一步浏览案卷的属性和电子文档的内容，进而保障查询浏览灵活快捷。其他功能支持电子文档、案卷属性、案卷标识的显示打印，以及案卷预归盒、专题归档等操作。
案盒管理模块主要实现案盒的分年度分期別建立编辑、查询浏览、排序编号，验收归室（如图5），以及案盒封面、卷内目录和盒脊内容自动生成打印等功能（如下页图6）。
专题档案模块实现根据需要将案卷多次逻辑组档，形成各专题档案并自生成专题档案封面和卷内目录，提供专题档案封卷内目录和案卷的在线浏览各纸质资料打印（如下页图7）。
借阅登记模块实现档案借阅利用登记功能，可用于案卷的借还利用管理（如下页图8）。
3.安全保密设计
网络环境下的电子档案管理最主要的软肋在于保密和安全，对其威胁有如下两方面的分析和预案。
①对于因硬软件可能造成的数据丢失或破坏，本系统主要采取以下防范措施：
a.纸质和电子档案“双套制”，这是解决电子档案安全问题的根本措施。
b.数据集中存贮，定期异机备份，可通过加强数据库服务器管理，利用MS SQL Server备份功能实现。
②对于非法访问可能带来的保密和安全隐患主要采取了以下防范措施：
a.访问控制：系统设置了系统管理员、档案管理员、部门用户三类角色并分别授权，通过登录模块对用户身份进行识别和控制，保证其仅能访问授权部分信息。系统还可设置访问范围，可限定局域网或指定IP的用户访问。对安全性要求特别高的可以选配基于硬件的登录身份认证锁。
b.操作记录：通过日志文件记录登录用户操作，管理员可分析用户操作行为。
c.入侵检测：预先设定对网络数据流中的潜在的入侵、攻击及滥用等方面进行自动检测，使得网络具有入侵保护能力，如设置了专门的SQL注入检测程序等。
d.数据加密：如用户密码等关键信息采用了MD5加密技术，增加系统及数据的安全性和保密性。
业务流程再造
1.划分对象层次，调整管理重心
档案管理对象分案卷、案盒、案柜、案室四个层次，其中核心业务是案卷，改变以前以盒为单位立卷的方式，实行“一件一卷，一卷一号”。
2.明确业务范围，理顺业务流程