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[摘 要]伴随着信息时代和知识经济时代的到来，高校档案工作面临新的机遇和挑战。高校档案涉及学校行政、文书、学生信息等大量具有保存价值的各种载体资料，其建设和发展直接影响到学校和师生的切身利益。因此，面对新形势，高校档案工作应该迎头赶上，在服务创新中求发展，充分运用信息化技术，积极拓展档案管理的广度和深度，不断促进高校档案管理现代化。本文分析了高校档案管理的信息化建设的措施。
[关键词]高校；档案管理；信息化建设
中图分类号：G647.24；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）09-0337-01
信息化时代，高校档案工作也在不断进行着自身的信息化建设。实现档案信息化管理是当前高校档案办公自动化的必然趋势，也是提升该项工作服务效率的关键所在。
1 高校档案信息化管理的现状
1.1 高校管理者对信息化档案建设不够重视
由于高校自身职能使然，教学科研被放在重中之重的位置，相比较而言，档案管理成为“冷部门”，资金、人员的投入非常薄弱，导致许多高校档案管理硬件设备滞后、信息化手段不高、从业人员专业化水平低、劳动强度大，这些问题都制约了高校档案工作的可持续发展，与新时期档案工作的新形势不相适应，在高校的进一步发展中没有起到积极的辅助作用。
1.2 人员专业技能和素质有待提升
高校档案管理信息化建设需要一支专业技能水平高、综合素质优良的人才队伍。但是，在研究中发现，一些高校的档案管理人才队伍综合素质不高、专业技能水平较低，当前信息化建设过程中需要的网页设计、数据筛选、传媒通信技术等知识与技能掌握不足。信息化、网络化领域的专业人才不足，档案管理技能缺乏，在一定程度上制约了高校档案管理信息化建设的步伐。
1.3 档案信息资源共享水平不高
高校档案管理信息只有在有效的共享、开发基础上，才能真正发挥其价值。档案信息化建设应努力提升高校档案信息资源的共享程度，让需要档案信息的学生、教师、科研人员以及后勤服务人员等，能够及时查询到所需信息。档案信息资源共享程度不高，一方面与档案管理信息化水平低、管理机制落后有关，另一方面也反映出高校档案管理资源共享理念淡薄，过于强调档案信息资源的保存，而不注意开发和对外开放。
2 高校档案管理信息化建设的对策
2.1 人才建设，打造一支高素质档案管理人才队伍
第一，档案管理人员要与时俱进，具备档案信息化管理理念，努力摒弃重藏轻用的传统档案管理思想，要不断学会借助信息化技术完成各项档案管理工作，以提升该项工作的信息化水平，而且在服务中，要改变传统的服务习惯与服务态度，变被动服务为主动服务，来满足新时期高校乃至社会对该项工作的服务需求；第二，高校相关部门应该不断对人才队伍进行相关专业知识的培训，例如通过讲座、研讨会、继续教育甚至学术交流的方式来不断提升档案管理人员的综合素质。尤其要注重对信息化技术和档案学专业知识这两方面的培训，要让工作人员起码具备最基本的信息搜集、筛选、交流、输出、加工等专业信息技术能力，并掌握档案管理工作的最基本步骤、其重点内容与该项工作具体价值；第三，要不断完善规章制度，明确工作人员的工作任务、工作目的，并建设工作激励机制和福利待遇机制，以激发工作人员的工作积极性、学习积极性；第四，要打造一支以管理人才为中心，以信息化技术人才为主体，以综合型人才为基础的高校档案信息化管理工作精英人才团队，从而为新时期高校档案信息化建设提供优质化、结构合理化的人才资源。
2.2 加大投入，配置信息化软硬件设备
高校档案管理的内容众多、信息量巨大，如学生的入学档案、成绩档案、教师档案、学生毕业档案等，管理如此庞大的档案信息资源，在推进信息化建设方面需要高校加大投入，投入相应资金添置计算机、扫描仪、扫描软件、刻录机、数码相机等相关数码设备，改善信息化硬件设施，从而促进高校档案信息化工作的发展。与此同时，为实现档案馆、档案室在业务上相互衔接，便于机读档案目录和电子档案的移交，还要进一步开发适用的档案管理软件，提高档案管理软件的使用率。以硬件为载体，以软件为驱动，加快高校档案管理信息化建设的步伐。
2.3 安全技术，加强数字化档案的网络安全保障
数字化档案资料保存于电子设备，并通过网络输送，在为社会公众提供高效便捷服务的同时也存在一系列隐患。特别是在信息技术高速发展的形势下，必须保证数字化档案在保存和输送过程中的安全性，防止恶意攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统不被破坏。在技术上，也需实施切实可行的网络安全策略，采用严格的准入制度和管理权限，结合高校自身的网络技术优势建立起切实有效的防护措施。
2.4 科学评价，做好高校档案信息服务评价工作
高校档案信息服务评价工作能有效保障高校档案信息化管理工作的服务质量。因此高校应该建立一个科学化档案信息管理工作服务评价机制。具体措施是，第一，高校要明确服务标准，界定自己的具体服务内容和服务权限；第二，要实现服务流程的清晰化、高效化；第三，要为自身的服务制度提供保障，要为自己的各项服务制度提供合法性以及可操作性的依据；第四，实现自身服务行为及时性、系统性；第五，实现服务方式多元化、合法化；第六，建立规范化、客观化服务满意度评价制度。
2.5 平台建设，注重高校档案系统建设及服务延伸
首先，建设基础平台。要不断加大对其基础设施的投资，不断添加和更新硬、软件设施，例如购置计算机，架设网络，采购图像识别、复印机、数码相机等物件，除此之外还要购买或者自行开发一些先进的档案信息化管理软件程序，来提升该项工作的信息化水平。值得注意的是，在基础管理平台建设中，要确保档案管理系统与高校档案办公自动化系统实现无缝对接，以使得平常各部门对各种信息资料的处理工作与高校档案管理工作对接起来。当然还要做好平台系统的安全维护工作，以保证档案信息资源的完善性、客观性、安全性。其次，建设档案信息资源的社会共享服务平台。具体做法是要不断更新和优化服務内容，从而满足社会各界的需求，如主动为一些合作企业推荐优秀的学生信息档案资源等。同时还应该逐渐建设起电话咨询、网络资源共享，甚至是上门服务等服务平台项目。当然还要借助信息化网络平台，不断建设自身的各种资源数据库，从而方便对档案资源的检索，提升其服务质量。再次，建设更广泛的档案信息资源管理共享网络。如何研究单位、合作企业、其他高校等建立一个网络资源共享平台，从而让高校的档案信息资源分享到社会信息网络中，这不但能提升其利用率，延伸其服务，也有利于对其进行资源优化与开发。
3 结语
档案管理的任务和目的是要科学管理档案资源，实现档案信息的高效流转，提高档案资源的利用价值。高校档案管理是为学校日常教学、科研等服务的基础工作，在当前互联网信息化水平不断提升的情况下，应找准信息化建设的方向和思路，引进现代化化管理系统和档案管理软件，实现档案管理由传统管理方式，向现代信息化、数字化、智能化管理方式的转变，从而不断提升高校档案管理的效率。
参考文献
[1] 邢建民.数字化时代高校档案管理信息化建设模式初探[L].中国管理信息化，2017.
[2] 陈勇.高校档案管理信息化建设中的问题分析及对策研究[J].才智，2017.
[3] 解咏晋.教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J].知识经济，2016.
[4] 郑彩云，向少华.基于大数据的高校档案管理信息化建设探讨[J].开封教育学院学报，2016.
[关键词]高校；档案管理；信息化建设
中图分类号：G647.24；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）09-0337-01
信息化时代，高校档案工作也在不断进行着自身的信息化建设。实现档案信息化管理是当前高校档案办公自动化的必然趋势，也是提升该项工作服务效率的关键所在。
1 高校档案信息化管理的现状
1.1 高校管理者对信息化档案建设不够重视
由于高校自身职能使然，教学科研被放在重中之重的位置，相比较而言，档案管理成为“冷部门”，资金、人员的投入非常薄弱，导致许多高校档案管理硬件设备滞后、信息化手段不高、从业人员专业化水平低、劳动强度大，这些问题都制约了高校档案工作的可持续发展，与新时期档案工作的新形势不相适应，在高校的进一步发展中没有起到积极的辅助作用。
1.2 人员专业技能和素质有待提升
高校档案管理信息化建设需要一支专业技能水平高、综合素质优良的人才队伍。但是，在研究中发现，一些高校的档案管理人才队伍综合素质不高、专业技能水平较低，当前信息化建设过程中需要的网页设计、数据筛选、传媒通信技术等知识与技能掌握不足。信息化、网络化领域的专业人才不足，档案管理技能缺乏，在一定程度上制约了高校档案管理信息化建设的步伐。
1.3 档案信息资源共享水平不高
高校档案管理信息只有在有效的共享、开发基础上，才能真正发挥其价值。档案信息化建设应努力提升高校档案信息资源的共享程度，让需要档案信息的学生、教师、科研人员以及后勤服务人员等，能够及时查询到所需信息。档案信息资源共享程度不高，一方面与档案管理信息化水平低、管理机制落后有关，另一方面也反映出高校档案管理资源共享理念淡薄，过于强调档案信息资源的保存，而不注意开发和对外开放。
2 高校档案管理信息化建设的对策
2.1 人才建设，打造一支高素质档案管理人才队伍
第一，档案管理人员要与时俱进，具备档案信息化管理理念，努力摒弃重藏轻用的传统档案管理思想，要不断学会借助信息化技术完成各项档案管理工作，以提升该项工作的信息化水平，而且在服务中，要改变传统的服务习惯与服务态度，变被动服务为主动服务，来满足新时期高校乃至社会对该项工作的服务需求；第二，高校相关部门应该不断对人才队伍进行相关专业知识的培训，例如通过讲座、研讨会、继续教育甚至学术交流的方式来不断提升档案管理人员的综合素质。尤其要注重对信息化技术和档案学专业知识这两方面的培训，要让工作人员起码具备最基本的信息搜集、筛选、交流、输出、加工等专业信息技术能力，并掌握档案管理工作的最基本步骤、其重点内容与该项工作具体价值；第三，要不断完善规章制度，明确工作人员的工作任务、工作目的，并建设工作激励机制和福利待遇机制，以激发工作人员的工作积极性、学习积极性；第四，要打造一支以管理人才为中心，以信息化技术人才为主体，以综合型人才为基础的高校档案信息化管理工作精英人才团队，从而为新时期高校档案信息化建设提供优质化、结构合理化的人才资源。
2.2 加大投入，配置信息化软硬件设备
高校档案管理的内容众多、信息量巨大，如学生的入学档案、成绩档案、教师档案、学生毕业档案等，管理如此庞大的档案信息资源，在推进信息化建设方面需要高校加大投入，投入相应资金添置计算机、扫描仪、扫描软件、刻录机、数码相机等相关数码设备，改善信息化硬件设施，从而促进高校档案信息化工作的发展。与此同时，为实现档案馆、档案室在业务上相互衔接，便于机读档案目录和电子档案的移交，还要进一步开发适用的档案管理软件，提高档案管理软件的使用率。以硬件为载体，以软件为驱动，加快高校档案管理信息化建设的步伐。
2.3 安全技术，加强数字化档案的网络安全保障
数字化档案资料保存于电子设备，并通过网络输送，在为社会公众提供高效便捷服务的同时也存在一系列隐患。特别是在信息技术高速发展的形势下，必须保证数字化档案在保存和输送过程中的安全性，防止恶意攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统不被破坏。在技术上，也需实施切实可行的网络安全策略，采用严格的准入制度和管理权限，结合高校自身的网络技术优势建立起切实有效的防护措施。
2.4 科学评价，做好高校档案信息服务评价工作
高校档案信息服务评价工作能有效保障高校档案信息化管理工作的服务质量。因此高校应该建立一个科学化档案信息管理工作服务评价机制。具体措施是，第一，高校要明确服务标准，界定自己的具体服务内容和服务权限；第二，要实现服务流程的清晰化、高效化；第三，要为自身的服务制度提供保障，要为自己的各项服务制度提供合法性以及可操作性的依据；第四，实现自身服务行为及时性、系统性；第五，实现服务方式多元化、合法化；第六，建立规范化、客观化服务满意度评价制度。
2.5 平台建设，注重高校档案系统建设及服务延伸
首先，建设基础平台。要不断加大对其基础设施的投资，不断添加和更新硬、软件设施，例如购置计算机，架设网络，采购图像识别、复印机、数码相机等物件，除此之外还要购买或者自行开发一些先进的档案信息化管理软件程序，来提升该项工作的信息化水平。值得注意的是，在基础管理平台建设中，要确保档案管理系统与高校档案办公自动化系统实现无缝对接，以使得平常各部门对各种信息资料的处理工作与高校档案管理工作对接起来。当然还要做好平台系统的安全维护工作，以保证档案信息资源的完善性、客观性、安全性。其次，建设档案信息资源的社会共享服务平台。具体做法是要不断更新和优化服務内容，从而满足社会各界的需求，如主动为一些合作企业推荐优秀的学生信息档案资源等。同时还应该逐渐建设起电话咨询、网络资源共享，甚至是上门服务等服务平台项目。当然还要借助信息化网络平台，不断建设自身的各种资源数据库，从而方便对档案资源的检索，提升其服务质量。再次，建设更广泛的档案信息资源管理共享网络。如何研究单位、合作企业、其他高校等建立一个网络资源共享平台，从而让高校的档案信息资源分享到社会信息网络中，这不但能提升其利用率，延伸其服务，也有利于对其进行资源优化与开发。
3 结语
档案管理的任务和目的是要科学管理档案资源，实现档案信息的高效流转，提高档案资源的利用价值。高校档案管理是为学校日常教学、科研等服务的基础工作，在当前互联网信息化水平不断提升的情况下，应找准信息化建设的方向和思路，引进现代化化管理系统和档案管理软件，实现档案管理由传统管理方式，向现代信息化、数字化、智能化管理方式的转变，从而不断提升高校档案管理的效率。
参考文献
[1] 邢建民.数字化时代高校档案管理信息化建设模式初探[L].中国管理信息化，2017.
[2] 陈勇.高校档案管理信息化建设中的问题分析及对策研究[J].才智，2017.
[3] 解咏晋.教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J].知识经济，2016.
[4] 郑彩云，向少华.基于大数据的高校档案管理信息化建设探讨[J].开封教育学院学报，2016.