论文部分内容阅读
摘要:学生档案是学生思想道德文化素养、科技能力、社会工作能力和身体状况等综合素质的集中反映。大众化的高等教育,必然给高校学生档案管理工作提出新的要求。当前高校的学生档案管理工作中还存在诸多问题,建立规范的档案管理制度,建设专业化的管理队伍,采取现代化管理手段,创新学生档案管理的工作方法,是新形势下高校档案管理工作的有效方法。
关键词:高校 学生档案 管理
中图分类号:G472 文献标识码:A文章编号:1673-1875(2008)04-120-02
高校学生档案是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及今后选拔、任用、考核的主要依据。它不仅包括学生的简历、成绩报表、鉴定评语,还包括学生的奖惩材料、三好学生和优秀学生干部登记表、健康体检表、党、团组织材料等。它是教学活动和社会实践的直接产物,是学生求知与探索的真实记录。当前,随着我国高等教育的发展迅猛,高校大学生成倍增长,给高校学生档案管理工作带来全新的挑战,新形势下,如何更好的做好高等教育大众化背景下的学生档案工作是当前高校档案管理研究的新课题。
一、高校学生档案的重要性
学生档案是学生个人成长中人事档案的重要组成部分。它以独特的形式和内容,在学生队伍的建设中发挥着无可替代的作用,越来越引起人们的关注。高校学生在学生管理中的主体地位,决定了抓好学生队伍建设,是办好一所大学的关键。而学生管理又与高校学生档案管理密切相联。高校学生档案真实地记载了一个学生从高中到大学学习期间的德、智、体、美、劳等方面的情况,反映了每一位学生学习成绩优劣、水平高低、能力大小,既方便又实用,不论在质方面还是量方面都有较强的可比性,为学生入党、就业等方面都提供了具有科学性和准确性的依据。避免了凭印象、听反映、靠关系等弊端。高校学生档案的建立,对充分调动学生的积极性,培养学生的竞争意识,激励学生奋发向上,不断进取,以丰硕的成果来书写自己的历史,充实了自己学生时代的档案,起到积极的促进作用,使学生队伍的整体素质得到提高。
二、高校学生档案的特点
一是丰富性。高校学生档案的内容十分丰富,它包含了学生在校期间的各种表现及相关情况,如:学生登记表、留级、休学、入党、入团、奖惩材料等。二是过渡性。高校学生档案材料反映的是学生在校学习的过程,以及伴随这一过程而产生的品德表现和身体健康状况等,如:有的学生因考试作弊而受到处分,后来由于表现较好又处分不归档;有的学生从休学到复学等,这些变化都要及时做好记录,这是今后形成完整档案的基础,因此具有过渡性。三是周期性。高校学生档案随学生毕业就业而去,在学校仅存放3～4 年,或者最长不超过6年。学制越长,学生在校时间也越长,学生档案流动的周期就长,相反,学制越短,学生在校时间就越短,学生档案就流动得较快。可见,学制决定了学生档案的周期性。四是私密性。每份档案都记载了学生的很多个人情况,如家庭情况、成绩记载、奖惩情况等,这些都属于个人隐私,在一定的范围内需要保密,所以,一定要按有关规定进行管理,以免出现不必要的麻烦。五是频繁性。根据实际工作经验,学生档案在高校档案中利用非常频繁,学生报考研究生、参加就业、出国留学、参军、报考公务员等,均需利用在校期间的档案。六是多样性。就生源而言,主要来源于三类学生:即普高生、中职生、“3+2”转入学生。而且,许多院校出于多种考虑,纷纷从外省市生源市场争夺优质生源,使得学生的来源地更加丰富。生源地区的多样性和差异性决定了高校学生档案的多样性。
三、高校学生档案的主要内容
高校学生档案主要是通过学生的思想状况、个人经历、学业状况水平、学历学位授予、工作能力及身体素质等内容, 为用人单位提供用人信息和选人依据的。一是思想状况方面。包括中学、大学阶段的鉴定材料、政审材料和入团、入党材料, 能够历史地反映出学生的思想政治素质;二是个人经历方面。是指小学至大学各个阶段的履历、自传性材料, 这些个人经历的原始记录则能反映学生的成长历程;三是学业状况及水平方面。真实地反映了中学、大学阶段各门功课的考试、考察成绩;四是论文、研究成果, 学历、学位授予情况。这些材料能反映出学生的专长及其在某专业方面所达到的程度;五是工作能力及身体素质方面。比如军训、社会实践和各种社团活动的总结、鉴定、奖励材料是反映学生的体质、体能、健康、诚信的一手材料。因此, 新形势下, 高校学生管理工作必须高度重视学生入学环节和毕业环节的重要信息,这不仅是学生身份的保障,也是当今社会多元化市场选人用人的基础。
四、做好高校学生档案管理工作的有效途径
1、逐步推进学生档案管理工作的现代化和信息化。随着招生规模的扩大,学生档案数量将逐年增加。高校学生档案管理人员要充分利用新技术、新设备,采用以电子计算机为核心的现代技术,有计划地形成网络,有步骤、有程序地把学生档案分类存档,逐步实现学生档案管理的标准化、规范化。对学生的学籍、考籍等多项信息进行数字管理,实现存储信息与网上阅卷、网上录取和学业证书的链接及数据处理, 实现学生档案的网上查阅和利用, 为用人单位提供最简捷、最准确的毕业生档案信息, 开辟基础教育、高校招生、人才培养过程和用人单位与高校档案管理工作之间的信息通道, 搭建档案利用工作的信息平台, 把电子档案和纸介档案合理地结合起来, 收集各种形式的原始文件资料, 丰富高校学生档案的形式和内容。具体操作是:学生在校时,及时把每个学生可以规范化的档案材料录入计算机,并对录入的信息进行维护与更新。日常工作中可运用计算机进行学生个人信息的查询、统计、服务,提高档案管理工作的准确性和高效性。这样不仅有利于档案的规范化和科学管理,还有利于档案信息的开发和利用。
2、扩大档案材料收集范围, 确保高校学生档案的真实性。学生档案管理人员要在现有档案材料收集范围的基础上,要扩大收集范围,充实档案内容。如反映学生道德品质、思想素质方面的材料(即诚信材料,为他人服务的材料,军训情况的材料,生活作风方面的材料,考试有无违纪行为材料) ;如学生组织能力方面的材料(即参加社团活动的材料,班干部、学生会干部工作情况的材料,学校大型活动的材料) ;如反映学生实践能力的材料(即参加三下乡活动材料,毕业设计实习的鉴定材料,勤工俭学材料等)等,这些都应归入学生档案,从而丰富学生档案的内容,立体地,全面地反映出学生的发展情况,使学生档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据。客观、公正、公平地收集、审查、整理有关材料,杜绝不真实、不合格的新生入学档案, 促使基础教育学生档案管理模式不断走向合理化;建立学生档案信息反馈制度, 收集校内其他部门对学生档案和社会各界对毕业生档案的意见或建议, 积极创新管理范式, 提高学生档案的真实性和完整性。
3、改革高校学生档案管理体制, 完善学生档案管理。随着档案管理网络化、智能化开展, 必须提高档案的现代化管理水平。首先,明确学生档案管理工作的重要性, 提高学生档案管理地位,将学生档案纳入综合管理, 制定相关文件, 加大宣传力度, 实现学生档案管理制度化、科学化。其次, 稳定档案管理队伍, 提高工作人员素质。设立专职学生档案员, 增强档案专业人员的责任感、使命感和业务素质, 提高学生档案工作人员的待遇, 使他们热爱和安心自己的工作, 不断培养和提高管理工作水平, 充分发挥应有的作用。第三, 引进和培养一批具有开拓创新意识、政治思想素质高、法制观念强、专业知识和外语水平过硬、计算机技术和信息处理能力强的复合型人才, 在档案管理部门的统一领导下, 有计划地组织学生档案管理人员参加档案编研工作。通过档案编研学习完整的人事档案专业系统理论, 使高校的学生档案管理工作真正做到集中、高效、快捷、准确, 并能起到规范化、信息化、系统化的作用。
4、完善学生档案管理制度,规范档案材料的收集整理工作。高校学生档案从新生建档、归档到转递,经手部门多,工作量大,要保证学生档案材料产生过程的连续性,必须建立一套完整的学生档案管理制度,统一规范,有章可循。首先,建立严格的档案登记、转递制度。新生入校时,管理人员要其认真登记、整理、核实档案,仔细查看档案材料是否齐全。大学生毕业时,档案将转向社会,此时除了准确、及时地转递档案外,还应建立严格的转递手续,使每一份档案都有去处可查。其次,建立档案材料的收集补充、定期移交归档制度。明确归档材料的内容、标准、渠道和时间,确保档案内容的真实准确、全面系统,使学生档案管理工作规范、有序地进行。再次,制定学生档案管理制度、借阅制度。学生档案要专人管理、分门别类专柜存放,便于查找或补充。严格档案借阅登记手续,防止损毁、丢失或造假。制度的建立健全和严格执行将可以杜绝假档案、假文凭的出现。
5、利用高校学生管理人员, 充实高校学生档案管理队伍。专职档案管理队伍始终是高校学生档案管理的主力军, 因此要对他们进行具有针对性的继续教育,使他们不断接受最新档案知识和高等教育专业知识,提高他们的档案管理与编研能力。与此同时,由于高校人才培养过程中,文件资料是随机形成的,如果由专职档案管理人员随时收集显然不够现实。而高校学生管理人员几乎组织或参与高校学生的一切活动,是高校学生教育管理的专业队伍,具有丰富的学生教育管理经验,也是利用学生档案提高管理水平和增强工作针对性的最大人群,因此,可以对他们进行必要的档案专业知识和技能培训,聘请他们作为兼职学生档案管理人员,既可以实现文件资料的跟踪收集,又可以壮大高校学生档案管理队伍。
参考文献:
[1]刘新蓉,等.学生档案管理中存在的问题及对策[J].西安交通大学学报(社会科学版),2005,6.
[2]徐频.高校学生档案的现代功能及其实现[J].天府新论,2006,(3).
关键词:高校 学生档案 管理
中图分类号:G472 文献标识码:A文章编号:1673-1875(2008)04-120-02
高校学生档案是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及今后选拔、任用、考核的主要依据。它不仅包括学生的简历、成绩报表、鉴定评语,还包括学生的奖惩材料、三好学生和优秀学生干部登记表、健康体检表、党、团组织材料等。它是教学活动和社会实践的直接产物,是学生求知与探索的真实记录。当前,随着我国高等教育的发展迅猛,高校大学生成倍增长,给高校学生档案管理工作带来全新的挑战,新形势下,如何更好的做好高等教育大众化背景下的学生档案工作是当前高校档案管理研究的新课题。
一、高校学生档案的重要性
学生档案是学生个人成长中人事档案的重要组成部分。它以独特的形式和内容,在学生队伍的建设中发挥着无可替代的作用,越来越引起人们的关注。高校学生在学生管理中的主体地位,决定了抓好学生队伍建设,是办好一所大学的关键。而学生管理又与高校学生档案管理密切相联。高校学生档案真实地记载了一个学生从高中到大学学习期间的德、智、体、美、劳等方面的情况,反映了每一位学生学习成绩优劣、水平高低、能力大小,既方便又实用,不论在质方面还是量方面都有较强的可比性,为学生入党、就业等方面都提供了具有科学性和准确性的依据。避免了凭印象、听反映、靠关系等弊端。高校学生档案的建立,对充分调动学生的积极性,培养学生的竞争意识,激励学生奋发向上,不断进取,以丰硕的成果来书写自己的历史,充实了自己学生时代的档案,起到积极的促进作用,使学生队伍的整体素质得到提高。
二、高校学生档案的特点
一是丰富性。高校学生档案的内容十分丰富,它包含了学生在校期间的各种表现及相关情况,如:学生登记表、留级、休学、入党、入团、奖惩材料等。二是过渡性。高校学生档案材料反映的是学生在校学习的过程,以及伴随这一过程而产生的品德表现和身体健康状况等,如:有的学生因考试作弊而受到处分,后来由于表现较好又处分不归档;有的学生从休学到复学等,这些变化都要及时做好记录,这是今后形成完整档案的基础,因此具有过渡性。三是周期性。高校学生档案随学生毕业就业而去,在学校仅存放3～4 年,或者最长不超过6年。学制越长,学生在校时间也越长,学生档案流动的周期就长,相反,学制越短,学生在校时间就越短,学生档案就流动得较快。可见,学制决定了学生档案的周期性。四是私密性。每份档案都记载了学生的很多个人情况,如家庭情况、成绩记载、奖惩情况等,这些都属于个人隐私,在一定的范围内需要保密,所以,一定要按有关规定进行管理,以免出现不必要的麻烦。五是频繁性。根据实际工作经验,学生档案在高校档案中利用非常频繁,学生报考研究生、参加就业、出国留学、参军、报考公务员等,均需利用在校期间的档案。六是多样性。就生源而言,主要来源于三类学生:即普高生、中职生、“3+2”转入学生。而且,许多院校出于多种考虑,纷纷从外省市生源市场争夺优质生源,使得学生的来源地更加丰富。生源地区的多样性和差异性决定了高校学生档案的多样性。
三、高校学生档案的主要内容
高校学生档案主要是通过学生的思想状况、个人经历、学业状况水平、学历学位授予、工作能力及身体素质等内容, 为用人单位提供用人信息和选人依据的。一是思想状况方面。包括中学、大学阶段的鉴定材料、政审材料和入团、入党材料, 能够历史地反映出学生的思想政治素质;二是个人经历方面。是指小学至大学各个阶段的履历、自传性材料, 这些个人经历的原始记录则能反映学生的成长历程;三是学业状况及水平方面。真实地反映了中学、大学阶段各门功课的考试、考察成绩;四是论文、研究成果, 学历、学位授予情况。这些材料能反映出学生的专长及其在某专业方面所达到的程度;五是工作能力及身体素质方面。比如军训、社会实践和各种社团活动的总结、鉴定、奖励材料是反映学生的体质、体能、健康、诚信的一手材料。因此, 新形势下, 高校学生管理工作必须高度重视学生入学环节和毕业环节的重要信息,这不仅是学生身份的保障,也是当今社会多元化市场选人用人的基础。
四、做好高校学生档案管理工作的有效途径
1、逐步推进学生档案管理工作的现代化和信息化。随着招生规模的扩大,学生档案数量将逐年增加。高校学生档案管理人员要充分利用新技术、新设备,采用以电子计算机为核心的现代技术,有计划地形成网络,有步骤、有程序地把学生档案分类存档,逐步实现学生档案管理的标准化、规范化。对学生的学籍、考籍等多项信息进行数字管理,实现存储信息与网上阅卷、网上录取和学业证书的链接及数据处理, 实现学生档案的网上查阅和利用, 为用人单位提供最简捷、最准确的毕业生档案信息, 开辟基础教育、高校招生、人才培养过程和用人单位与高校档案管理工作之间的信息通道, 搭建档案利用工作的信息平台, 把电子档案和纸介档案合理地结合起来, 收集各种形式的原始文件资料, 丰富高校学生档案的形式和内容。具体操作是:学生在校时,及时把每个学生可以规范化的档案材料录入计算机,并对录入的信息进行维护与更新。日常工作中可运用计算机进行学生个人信息的查询、统计、服务,提高档案管理工作的准确性和高效性。这样不仅有利于档案的规范化和科学管理,还有利于档案信息的开发和利用。
2、扩大档案材料收集范围, 确保高校学生档案的真实性。学生档案管理人员要在现有档案材料收集范围的基础上,要扩大收集范围,充实档案内容。如反映学生道德品质、思想素质方面的材料(即诚信材料,为他人服务的材料,军训情况的材料,生活作风方面的材料,考试有无违纪行为材料) ;如学生组织能力方面的材料(即参加社团活动的材料,班干部、学生会干部工作情况的材料,学校大型活动的材料) ;如反映学生实践能力的材料(即参加三下乡活动材料,毕业设计实习的鉴定材料,勤工俭学材料等)等,这些都应归入学生档案,从而丰富学生档案的内容,立体地,全面地反映出学生的发展情况,使学生档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据。客观、公正、公平地收集、审查、整理有关材料,杜绝不真实、不合格的新生入学档案, 促使基础教育学生档案管理模式不断走向合理化;建立学生档案信息反馈制度, 收集校内其他部门对学生档案和社会各界对毕业生档案的意见或建议, 积极创新管理范式, 提高学生档案的真实性和完整性。
3、改革高校学生档案管理体制, 完善学生档案管理。随着档案管理网络化、智能化开展, 必须提高档案的现代化管理水平。首先,明确学生档案管理工作的重要性, 提高学生档案管理地位,将学生档案纳入综合管理, 制定相关文件, 加大宣传力度, 实现学生档案管理制度化、科学化。其次, 稳定档案管理队伍, 提高工作人员素质。设立专职学生档案员, 增强档案专业人员的责任感、使命感和业务素质, 提高学生档案工作人员的待遇, 使他们热爱和安心自己的工作, 不断培养和提高管理工作水平, 充分发挥应有的作用。第三, 引进和培养一批具有开拓创新意识、政治思想素质高、法制观念强、专业知识和外语水平过硬、计算机技术和信息处理能力强的复合型人才, 在档案管理部门的统一领导下, 有计划地组织学生档案管理人员参加档案编研工作。通过档案编研学习完整的人事档案专业系统理论, 使高校的学生档案管理工作真正做到集中、高效、快捷、准确, 并能起到规范化、信息化、系统化的作用。
4、完善学生档案管理制度,规范档案材料的收集整理工作。高校学生档案从新生建档、归档到转递,经手部门多,工作量大,要保证学生档案材料产生过程的连续性,必须建立一套完整的学生档案管理制度,统一规范,有章可循。首先,建立严格的档案登记、转递制度。新生入校时,管理人员要其认真登记、整理、核实档案,仔细查看档案材料是否齐全。大学生毕业时,档案将转向社会,此时除了准确、及时地转递档案外,还应建立严格的转递手续,使每一份档案都有去处可查。其次,建立档案材料的收集补充、定期移交归档制度。明确归档材料的内容、标准、渠道和时间,确保档案内容的真实准确、全面系统,使学生档案管理工作规范、有序地进行。再次,制定学生档案管理制度、借阅制度。学生档案要专人管理、分门别类专柜存放,便于查找或补充。严格档案借阅登记手续,防止损毁、丢失或造假。制度的建立健全和严格执行将可以杜绝假档案、假文凭的出现。
5、利用高校学生管理人员, 充实高校学生档案管理队伍。专职档案管理队伍始终是高校学生档案管理的主力军, 因此要对他们进行具有针对性的继续教育,使他们不断接受最新档案知识和高等教育专业知识,提高他们的档案管理与编研能力。与此同时,由于高校人才培养过程中,文件资料是随机形成的,如果由专职档案管理人员随时收集显然不够现实。而高校学生管理人员几乎组织或参与高校学生的一切活动,是高校学生教育管理的专业队伍,具有丰富的学生教育管理经验,也是利用学生档案提高管理水平和增强工作针对性的最大人群,因此,可以对他们进行必要的档案专业知识和技能培训,聘请他们作为兼职学生档案管理人员,既可以实现文件资料的跟踪收集,又可以壮大高校学生档案管理队伍。
参考文献:
[1]刘新蓉,等.学生档案管理中存在的问题及对策[J].西安交通大学学报(社会科学版),2005,6.
[2]徐频.高校学生档案的现代功能及其实现[J].天府新论,2006,(3).