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电子病案是指将传统的纸质病案完全电子化，并超越纸质病案的管理模式，记录病人全部医疗过程的原始资料。电子病案不仅包括了纸质病案的所有内容，而且包括影像视频信息。其资料的完整性、数据处理速度、病案资源共享、辅助诊疗支援、统计分析等均是纸质病案无法比拟的。电子病案应用于医院日常管理，为医、教、研、防提供各种信息和数据资料，它是信息技术和网络技术在医疗领域应用中的必然产物，是医院计算机网络化管理的必然趋势，是医院数字化的重要组成部分。
档案登记备份工作包括二项内容：一是登记认证。由档案行政管理部门对本地区有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记，以加强档案监管并确定移交备份范围，在登记时借助一定技术和管理手段获取档案认证信息，并在必要时以可信第三方身份提供可靠论证。二是安全备份。由设在各级国家综合档案馆的电子文件和数字档案登记备份中心，集中对区域内经过登记论证的电子文件和数字档案进行备份，并在发生安全事故时提供数据恢复服务。
一、目前电子病案主要存在的问题
（一）证据保全不够 病案不仅是医护人员在处理医疗护理过程中的原始记录，也是病人住院期间疾病诊断治疗、护理过程中形成的历史记录，更是司法取证和处理医疗纠纷的原始凭证。由于电子病案是用计算机生成的住院病案，以数据的形式存储，临床医师或护士如果出于某种目的，需要改动或伪造电子病案的部分内容，可以完全做到不留任何痕迹。由于电子病案的易改动性，一旦发生医疗纠纷，电子病案作为法律证据很难取信于法律和民众。
（二）信息安全不够 电子病案的安全保护工作要比纸制病案复杂。表现在：1、信息技术快速更新对电子病案信息的影响。数字产品更新换代速度很快，新产品不断推出，旧的存贮技术不断被替代，会造成原载体上的信息无法顺利读取。2、计算机系统本身的脆弱对电子病案信息的影响。电子病案信息的数据录入通过输入设备和输入系统进行的，极易被篡改或由于疏忽而输入错误信息。电子病案信息在联机状态时，很容易受到网络黑客的攻击，文件信息遭到破坏或丢失，造成无法挽回的损失。3、计算机病毒对电子病案信息的危害。计算机病毒对电子病案信息攻击的速度极快、危害极大，如果不采取强有力的防范措施，有可能使存贮的电子病案信息全部丢失或者造成患者个人隐私的泄露。
二、解决电子病案证据保全及信息安全的措施
（一）必须加强电子病案安全管理。在管理层面上，对医师等级权限进行设置。通过权限设置加以控制，对查阅、输入和修改电子病案应要有严格的分级授权。同时加大对医护人员的法律培训工作，切实保障电子病案的真实性、有效性、合法性，以避免不必要的法律纠纷及额外经济负担。从文件层面设计，病案文件应以加密格式保存。对病案文件进行编辑和修改必须通过专用编辑器来完成，既能保证电子病案及其模板的完整性，又能有效保护患者的隐私。从系统层面要求，应建立安全日志，记录医师登陆和退出时间、打开文件、书写、保存、签字等操作。电子病案书写及修改的详细时间，应由计算机自动生成，且不允许修改。
（二）建立第三方监管机构，必要时以可信第三方身份提供可靠论证。将电子病案信息登记认证、数据备份移交于档案行政管理部门（国家综合档案馆）管理，从根本上解决了电子病案的安全性、真实性等问题，保障电子病案的合法及有效性。在发生医患纠纷时由档案登记备份中心及时提供档案可靠性认证服务，在灾害发生或人为损毁档案数据时及时由档案登记中心提供数据恢复服务。
三、电子病案登记备份的方法
（一）医院自行登记备份
电子病案对患者来说是诊疗的全部记录，对医护人员来说是确诊的依据，所以它的安全问题就显得十分重要。病案作为民事、刑事活动的法律文件，按照《中华人民共和国电子签名法》、《电子文件归档与管理规范》有关规定，电子病案在民事、刑事活动中不具有法律效力，所以目前只能采取纸质病案和电子病案双轨制管理方法。各病区医生、护士的电子病案记录要进行实时自行电脑备份和安全管理。每天出入院病人的电子病案信息要及时完成，认真核对，随时备份，电子病案信息数据应自动备份于医院的病历档案室及医院计算机中心的服务器上。出院病人的电子病案信息及时打印，形成一封完整的纸质病历档案，并由医生、护士、科主任、护士长等审核签字，病历质控员把关，整理、登记后移交到病历档案室。医护人员在做好日常备份和安全管理工作的同时，要加强数据的审查和日常管理，确保备份数据的安全性。
（二）到指定的档案行政管理部门登记备份
1、登记认证根据《通知》精神，医院在自行登记备份的基础上，病历档案室每年按一定时间（如每年的三月底）将前一年的电子病案信息数据移交到档案行政管理部门（国家综合档案馆）登记备份中心办理档案登记备份工作，按规定填报《电子文件和数字档案登记备份管理表》、《电子公文登记目录明细表》、《电子文件和数字档案移交、接收检验登记表》，按上级档案行政管理部门的要求做好登记备份的各项工作。其中报送的载体（数据包）登记信息中需要包含备份数据的“数字指纹”，这可有效防止人为篡改电子病案信息。
2、数据备份 按照备份的内容，电子病案信息必须进行全备份（对所有电子病案数据进行备份）。因为电子病案是法律文书，是司法取证、医学鉴定、医疗纠纷处理、社会保险、保险理赔等民事、刑事活动的原始凭证。按照备份的对象，包括软件和电子病案信息。其中软件和信息可考虑全部备份，以便于系统发生特大事故时能够迅速还原。按照备份途径分，可分为：（1）在线专线备份，医院和档案行政部门的登记备份中心可通过租用专用的高速网络，并在两端分别配备相应的网络设备、加密设备、数据复制软件等软硬设备，通过高速网络传输电子病案信息系统备份数据至档案登记备份中心的存储器中。（2）离线备份，采用一次写光盘或磁盘等存储介质脱机保存后再移交档案行政管理部门的登记备份中心保管。按照时间，可以每日一备、每周一备、每月一备、每年一备等。
3、安全保密 医院在登记备份电子病案信息数据时，应负责备份数据的真实性、完整性和安全性。备份数据在传输过程中一定要进行加密，医院与档案行政管理部门的登记备份中心要求签订安全保密合同。登记备份中心应综合运用各种安全策略，采用合适加密方式，保护网内的数据文件、口令和控制信息，保护网上传输的数据。应用访问控制技术保证电子病案信息不被非法使用和非法访问，对网络上的各种攻击进行识别和鉴别。部署高性能防火墙、防病毒网，阻止网络黑客的访问，有效防范计算机病毒入侵，保障电子病案信息数据处理安全畅通。
档案登记备份工作包括二项内容：一是登记认证。由档案行政管理部门对本地区有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记，以加强档案监管并确定移交备份范围，在登记时借助一定技术和管理手段获取档案认证信息，并在必要时以可信第三方身份提供可靠论证。二是安全备份。由设在各级国家综合档案馆的电子文件和数字档案登记备份中心，集中对区域内经过登记论证的电子文件和数字档案进行备份，并在发生安全事故时提供数据恢复服务。
一、目前电子病案主要存在的问题
（一）证据保全不够 病案不仅是医护人员在处理医疗护理过程中的原始记录，也是病人住院期间疾病诊断治疗、护理过程中形成的历史记录，更是司法取证和处理医疗纠纷的原始凭证。由于电子病案是用计算机生成的住院病案，以数据的形式存储，临床医师或护士如果出于某种目的，需要改动或伪造电子病案的部分内容，可以完全做到不留任何痕迹。由于电子病案的易改动性，一旦发生医疗纠纷，电子病案作为法律证据很难取信于法律和民众。
（二）信息安全不够 电子病案的安全保护工作要比纸制病案复杂。表现在：1、信息技术快速更新对电子病案信息的影响。数字产品更新换代速度很快，新产品不断推出，旧的存贮技术不断被替代，会造成原载体上的信息无法顺利读取。2、计算机系统本身的脆弱对电子病案信息的影响。电子病案信息的数据录入通过输入设备和输入系统进行的，极易被篡改或由于疏忽而输入错误信息。电子病案信息在联机状态时，很容易受到网络黑客的攻击，文件信息遭到破坏或丢失，造成无法挽回的损失。3、计算机病毒对电子病案信息的危害。计算机病毒对电子病案信息攻击的速度极快、危害极大，如果不采取强有力的防范措施，有可能使存贮的电子病案信息全部丢失或者造成患者个人隐私的泄露。
二、解决电子病案证据保全及信息安全的措施
（一）必须加强电子病案安全管理。在管理层面上，对医师等级权限进行设置。通过权限设置加以控制，对查阅、输入和修改电子病案应要有严格的分级授权。同时加大对医护人员的法律培训工作，切实保障电子病案的真实性、有效性、合法性，以避免不必要的法律纠纷及额外经济负担。从文件层面设计，病案文件应以加密格式保存。对病案文件进行编辑和修改必须通过专用编辑器来完成，既能保证电子病案及其模板的完整性，又能有效保护患者的隐私。从系统层面要求，应建立安全日志，记录医师登陆和退出时间、打开文件、书写、保存、签字等操作。电子病案书写及修改的详细时间，应由计算机自动生成，且不允许修改。
（二）建立第三方监管机构，必要时以可信第三方身份提供可靠论证。将电子病案信息登记认证、数据备份移交于档案行政管理部门（国家综合档案馆）管理，从根本上解决了电子病案的安全性、真实性等问题，保障电子病案的合法及有效性。在发生医患纠纷时由档案登记备份中心及时提供档案可靠性认证服务，在灾害发生或人为损毁档案数据时及时由档案登记中心提供数据恢复服务。
三、电子病案登记备份的方法
（一）医院自行登记备份
电子病案对患者来说是诊疗的全部记录，对医护人员来说是确诊的依据，所以它的安全问题就显得十分重要。病案作为民事、刑事活动的法律文件，按照《中华人民共和国电子签名法》、《电子文件归档与管理规范》有关规定，电子病案在民事、刑事活动中不具有法律效力，所以目前只能采取纸质病案和电子病案双轨制管理方法。各病区医生、护士的电子病案记录要进行实时自行电脑备份和安全管理。每天出入院病人的电子病案信息要及时完成，认真核对，随时备份，电子病案信息数据应自动备份于医院的病历档案室及医院计算机中心的服务器上。出院病人的电子病案信息及时打印，形成一封完整的纸质病历档案，并由医生、护士、科主任、护士长等审核签字，病历质控员把关，整理、登记后移交到病历档案室。医护人员在做好日常备份和安全管理工作的同时，要加强数据的审查和日常管理，确保备份数据的安全性。
（二）到指定的档案行政管理部门登记备份
1、登记认证根据《通知》精神，医院在自行登记备份的基础上，病历档案室每年按一定时间（如每年的三月底）将前一年的电子病案信息数据移交到档案行政管理部门（国家综合档案馆）登记备份中心办理档案登记备份工作，按规定填报《电子文件和数字档案登记备份管理表》、《电子公文登记目录明细表》、《电子文件和数字档案移交、接收检验登记表》，按上级档案行政管理部门的要求做好登记备份的各项工作。其中报送的载体（数据包）登记信息中需要包含备份数据的“数字指纹”，这可有效防止人为篡改电子病案信息。
2、数据备份 按照备份的内容，电子病案信息必须进行全备份（对所有电子病案数据进行备份）。因为电子病案是法律文书，是司法取证、医学鉴定、医疗纠纷处理、社会保险、保险理赔等民事、刑事活动的原始凭证。按照备份的对象，包括软件和电子病案信息。其中软件和信息可考虑全部备份，以便于系统发生特大事故时能够迅速还原。按照备份途径分，可分为：（1）在线专线备份，医院和档案行政部门的登记备份中心可通过租用专用的高速网络，并在两端分别配备相应的网络设备、加密设备、数据复制软件等软硬设备，通过高速网络传输电子病案信息系统备份数据至档案登记备份中心的存储器中。（2）离线备份，采用一次写光盘或磁盘等存储介质脱机保存后再移交档案行政管理部门的登记备份中心保管。按照时间，可以每日一备、每周一备、每月一备、每年一备等。
3、安全保密 医院在登记备份电子病案信息数据时，应负责备份数据的真实性、完整性和安全性。备份数据在传输过程中一定要进行加密，医院与档案行政管理部门的登记备份中心要求签订安全保密合同。登记备份中心应综合运用各种安全策略，采用合适加密方式，保护网内的数据文件、口令和控制信息，保护网上传输的数据。应用访问控制技术保证电子病案信息不被非法使用和非法访问，对网络上的各种攻击进行识别和鉴别。部署高性能防火墙、防病毒网，阻止网络黑客的访问，有效防范计算机病毒入侵，保障电子病案信息数据处理安全畅通。