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摘 要:高校档案是教学评估的重要基础,而高校评估又促进了档案工作的建设。本文就高校档案与高校评估二者的关系展开讨论,并指出高校评估所反映出来的档案建设工作的一些问题以及如何解决这些问题,提出笔者的几点看法。
关键词:高校档案 评估 关系 问题 建设
中图分类号:G6 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)11(b)-0240-01
高校档案是集党政管理、教育教学、科研、财务、仪器设备等为一体的综合档案体系,是衡量高一所高校办学层次以及教学质量的重要依据。高校评估是国家对高校实行的监督与考核,它是衡量高校办学质量的综合评价,有利于推动高校教育教学设施的完善、办学水平和教育教学质量的提高。高校档案是高校评估不可或缺的材料,在高校的各项评估工作中发挥着关键的作用。近年来,教育教学、科研以及校园文明建设等项目的评估工作的广泛开展,使得高校档案评估工作的建设日益引起各高校的关注和重视。
1 高校档案建设与高校评估的辩证关系
1.1 高校档案是评估的依据
1.1.1 档案具有作为查考凭证的功能
一档案是历史的原始记录,是最可靠的材料。它能真实地反映一所高校的历史全貌,尤其是那些历史标记正是学校历史的最有力的证明。二是高校档案能为高校评估工作的进行提供较为系统的资料。各类的档案都能完整地反映了一定时期内的演变过程,而高校评估的复杂程序、结构体系等就决定了需要借助大规模的档案材料进行调查分析,以作出更为客观、全面的评价。
1.1.2 档案具有作为参考依据的功能
高校评估强有力的依据就是档案材料。高校档案是记载了高校各项活动中具有实用价值的文字、声像、图表等材料,既有对历史活动经过的记录,又有对在活动中人们的思想发展与经验教训的标记,它能够给评估单位一个客观、公正的材料以进行评估。
1.1.3 档案有宣传教育的作用
档案包含的信息资源以及它所具有的原始性、客观公正性,能为学校开展优良传统教育、思想道德教育等提供很好的素材。
1.2 高校评估促进档案工作的建设
首先,评估有利于提高档案工作的地位,增强全员的档案意识。评估材料的收集与整理是迎评工作的重点。面对评估的新形势,能促使高校领导以及全体员工充分意识到档案工作的重要性,真正在思想和行动上更好地配合档案部门的工作。
其次,通过评估,可以有效地激活全校的档案工作,使档案的价值得以充分地体现。虽然高等教育的发展督促高校档案工作的进行,但是档案工作仍然未受到足够的重视。通过评估,激发了高校全体上下对档案工作的积极性和工作热情,并在活动中切实体会到档案在评估中的作用,有利于档案部门工作的顺利开展。
再次,通过高校评估,有利于丰富档案馆藏、提升档案管理水平与质量。各种评估活动的大力展开,有利于档案基础知识的广泛普及以及对各类档案材料的收集、整理与归档工作的支持,使得档案重要性得到宣传,还更新了大量的档案、丰富了档案馆藏。
2 评估档案建设管理中存在的主要问题
2.1 档案管理意识不强
近年来,档案管理人员还普遍存在着档案服务意识淡薄的现象,如只在库房做常规性的接收、鉴定、整理、归档与保管等的工作,很少能够深入到各部门进行档案重要性的宣传。而且由于对档案业务知识培训不够,造成档案管理人员相应的知识结构不具备,严重影响到档案建设工作的有效进行。
评估档案管理主要存在着以下不良现象:一是一些单位在档案材料的归档阶段未能有足够的重视,出现了档案材料严重积压的现象,等到了评估通知下来,才投入大量人力、财力、物力进行突击处理,形成了被动的局面,对正常工作带来了冲击。二是一些学校只注重整理评估工作所需的材料,对评估工作整个过程的材料收集、整理未能重视;还有一些高校由于之前没有进行分类保管,造成教学评估档案无法完整地保存,这都会给高校的评估工作带来不良影响。
2.2 档案制度建设不完善
制度建设不配套,造成教学部门与档案管理部门之间缺乏有效的沟通,大多认为档案收集、管理应是档案部门去进行而教学部门主要是负责教学,这导致教学档案分类、整理缺乏关联性。档案管理没有切实可行的制度,缺乏完备的档案标准化体系,有诸多内容未能纳入规范化,以致于出现了档案整理不规范、材料不归档、材料漏归档以及多数档案都按习惯存放的现象较多。
2.3 档案管理手段较为落后
目前,对评估档案管理工作大多高校主要采用的是传统的手工管理、内向管理及被动服务的方式,工作效率低、信息资源开发滞后,不能很好地满足评估工作对档案信息的要求。
3 评估档案建设工作的加强
3.1 提高档案意识,提升工作素质
首先,要深入宣传教,将档案的归档意识深入到全员的内心,从而内化为自觉的行动。领导要带头并做好全校师生的思想工作,克服错误认识,用新眼光来审视档案工作的价值,切實提高档案在人们心中的地位。其次,要不断提高档案工作人员素质,优化档案工作的人力资源。高校应有计划、有针对性的对档案人员进行教育培训和指导,加强档案业务知识、规律以及方法的学习,从人力、财力、物力上给予很好地保证,实现知识结构与工作技能的同步发展。
3.2 加强档案制度建设,完善长效机制
加强档案制度建设,制定统一的档案管理标准,学校档案部门可以负责统一管理、监督指导评估档案材料,采用问题分类法进行评估档案分类,并强化文件材料在内容等方面的联系。
还要建立档案自评自建的长效机制。要成立有效的档案监控机构,制定切实可行、具体详细、易于被监控人员接受的监控方案,促进对档案管理工作的改革。此外,还应强化对档案形成的检查和监控工作,及时发现问题、及时解决问题,尽可能地避免积压问题而最终进行仓促解决。通过形成自评、自查、整改、自建的长效机制,以自我驱动力推动档案工作不断向前发展。
3.3 采用先进的档案管理手段
随着现代化技术的飞速发展以及信息时代的到来,现代化的档案信息管理系统的开发对加快高校档案的信息化、网络化建设发挥着至关重要的作用。一是应建立较为完备的档案信息数据库,保证档案信息资源库的质量及优良的网络环境,不断提高计算机对档案信息采集、检索、传输等的工作力度,实现档案数据的共享与交换,为使用者获得更多的、更广泛的档案信息提供方便。二是依托于校园网,建立信息化校园。随着档案数字化的建设的开展以及高校校园网的产生,档案部门的工作范围逐步地扩大,而校园网络上的有关教学的电子文件的管理就是其工作的重要部分。档案工作人员除了要做好纸质文件的归档工作外,还应进行电子文档归档,形成一个档案信息的产生、传递、存储与利用相结合的校园网络信息系统,切实提高评估档案信息的管理效率。
参考文献
[1] 王宝兰.从教学评估谈高校档案管理的可持续发展[J].哈尔滨职业技术学院学报,2010(2).
[2] 赵莉.浅议高校教学水平评估对高校档案工作的影响[J].中国商界(上半月), 2010(7).
[3] 陈海军.论高校档案与教学评估的辩证关系[J].文化建设,2009(48).
[4] 周洁.谈高校评估与高校档案的相互影响[J].浙江工商职业技术学院学报,2008,7(3).
关键词:高校档案 评估 关系 问题 建设
中图分类号:G6 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)11(b)-0240-01
高校档案是集党政管理、教育教学、科研、财务、仪器设备等为一体的综合档案体系,是衡量高一所高校办学层次以及教学质量的重要依据。高校评估是国家对高校实行的监督与考核,它是衡量高校办学质量的综合评价,有利于推动高校教育教学设施的完善、办学水平和教育教学质量的提高。高校档案是高校评估不可或缺的材料,在高校的各项评估工作中发挥着关键的作用。近年来,教育教学、科研以及校园文明建设等项目的评估工作的广泛开展,使得高校档案评估工作的建设日益引起各高校的关注和重视。
1 高校档案建设与高校评估的辩证关系
1.1 高校档案是评估的依据
1.1.1 档案具有作为查考凭证的功能
一档案是历史的原始记录,是最可靠的材料。它能真实地反映一所高校的历史全貌,尤其是那些历史标记正是学校历史的最有力的证明。二是高校档案能为高校评估工作的进行提供较为系统的资料。各类的档案都能完整地反映了一定时期内的演变过程,而高校评估的复杂程序、结构体系等就决定了需要借助大规模的档案材料进行调查分析,以作出更为客观、全面的评价。
1.1.2 档案具有作为参考依据的功能
高校评估强有力的依据就是档案材料。高校档案是记载了高校各项活动中具有实用价值的文字、声像、图表等材料,既有对历史活动经过的记录,又有对在活动中人们的思想发展与经验教训的标记,它能够给评估单位一个客观、公正的材料以进行评估。
1.1.3 档案有宣传教育的作用
档案包含的信息资源以及它所具有的原始性、客观公正性,能为学校开展优良传统教育、思想道德教育等提供很好的素材。
1.2 高校评估促进档案工作的建设
首先,评估有利于提高档案工作的地位,增强全员的档案意识。评估材料的收集与整理是迎评工作的重点。面对评估的新形势,能促使高校领导以及全体员工充分意识到档案工作的重要性,真正在思想和行动上更好地配合档案部门的工作。
其次,通过评估,可以有效地激活全校的档案工作,使档案的价值得以充分地体现。虽然高等教育的发展督促高校档案工作的进行,但是档案工作仍然未受到足够的重视。通过评估,激发了高校全体上下对档案工作的积极性和工作热情,并在活动中切实体会到档案在评估中的作用,有利于档案部门工作的顺利开展。
再次,通过高校评估,有利于丰富档案馆藏、提升档案管理水平与质量。各种评估活动的大力展开,有利于档案基础知识的广泛普及以及对各类档案材料的收集、整理与归档工作的支持,使得档案重要性得到宣传,还更新了大量的档案、丰富了档案馆藏。
2 评估档案建设管理中存在的主要问题
2.1 档案管理意识不强
近年来,档案管理人员还普遍存在着档案服务意识淡薄的现象,如只在库房做常规性的接收、鉴定、整理、归档与保管等的工作,很少能够深入到各部门进行档案重要性的宣传。而且由于对档案业务知识培训不够,造成档案管理人员相应的知识结构不具备,严重影响到档案建设工作的有效进行。
评估档案管理主要存在着以下不良现象:一是一些单位在档案材料的归档阶段未能有足够的重视,出现了档案材料严重积压的现象,等到了评估通知下来,才投入大量人力、财力、物力进行突击处理,形成了被动的局面,对正常工作带来了冲击。二是一些学校只注重整理评估工作所需的材料,对评估工作整个过程的材料收集、整理未能重视;还有一些高校由于之前没有进行分类保管,造成教学评估档案无法完整地保存,这都会给高校的评估工作带来不良影响。
2.2 档案制度建设不完善
制度建设不配套,造成教学部门与档案管理部门之间缺乏有效的沟通,大多认为档案收集、管理应是档案部门去进行而教学部门主要是负责教学,这导致教学档案分类、整理缺乏关联性。档案管理没有切实可行的制度,缺乏完备的档案标准化体系,有诸多内容未能纳入规范化,以致于出现了档案整理不规范、材料不归档、材料漏归档以及多数档案都按习惯存放的现象较多。
2.3 档案管理手段较为落后
目前,对评估档案管理工作大多高校主要采用的是传统的手工管理、内向管理及被动服务的方式,工作效率低、信息资源开发滞后,不能很好地满足评估工作对档案信息的要求。
3 评估档案建设工作的加强
3.1 提高档案意识,提升工作素质
首先,要深入宣传教,将档案的归档意识深入到全员的内心,从而内化为自觉的行动。领导要带头并做好全校师生的思想工作,克服错误认识,用新眼光来审视档案工作的价值,切實提高档案在人们心中的地位。其次,要不断提高档案工作人员素质,优化档案工作的人力资源。高校应有计划、有针对性的对档案人员进行教育培训和指导,加强档案业务知识、规律以及方法的学习,从人力、财力、物力上给予很好地保证,实现知识结构与工作技能的同步发展。
3.2 加强档案制度建设,完善长效机制
加强档案制度建设,制定统一的档案管理标准,学校档案部门可以负责统一管理、监督指导评估档案材料,采用问题分类法进行评估档案分类,并强化文件材料在内容等方面的联系。
还要建立档案自评自建的长效机制。要成立有效的档案监控机构,制定切实可行、具体详细、易于被监控人员接受的监控方案,促进对档案管理工作的改革。此外,还应强化对档案形成的检查和监控工作,及时发现问题、及时解决问题,尽可能地避免积压问题而最终进行仓促解决。通过形成自评、自查、整改、自建的长效机制,以自我驱动力推动档案工作不断向前发展。
3.3 采用先进的档案管理手段
随着现代化技术的飞速发展以及信息时代的到来,现代化的档案信息管理系统的开发对加快高校档案的信息化、网络化建设发挥着至关重要的作用。一是应建立较为完备的档案信息数据库,保证档案信息资源库的质量及优良的网络环境,不断提高计算机对档案信息采集、检索、传输等的工作力度,实现档案数据的共享与交换,为使用者获得更多的、更广泛的档案信息提供方便。二是依托于校园网,建立信息化校园。随着档案数字化的建设的开展以及高校校园网的产生,档案部门的工作范围逐步地扩大,而校园网络上的有关教学的电子文件的管理就是其工作的重要部分。档案工作人员除了要做好纸质文件的归档工作外,还应进行电子文档归档,形成一个档案信息的产生、传递、存储与利用相结合的校园网络信息系统,切实提高评估档案信息的管理效率。
参考文献
[1] 王宝兰.从教学评估谈高校档案管理的可持续发展[J].哈尔滨职业技术学院学报,2010(2).
[2] 赵莉.浅议高校教学水平评估对高校档案工作的影响[J].中国商界(上半月), 2010(7).
[3] 陈海军.论高校档案与教学评估的辩证关系[J].文化建设,2009(48).
[4] 周洁.谈高校评估与高校档案的相互影响[J].浙江工商职业技术学院学报,2008,7(3).