澳大利亚昆士兰州数字文件管理策略

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  摘要本文从澳大利亚昆士兰州的数字档案管理背景出发,介绍了昆士兰州政府电子文件管理机制的特色,即将电子文件管理自顶向下地逐层纳入到电子政务、政府信息管理和文件管理的整体之中。
  关键词昆士兰州数字文件逐层纳入 管理策略
  
  昆士兰州(Queensland State)位于澳大利亚大陆东北部,是澳大利亚面积第二大、人口第三多的州。作为该州文件、档案的主管部门,昆士兰州档案馆(Queensland State Archives,文中简称QSA)成立于1992年,目前隶属于州政府公共事业部。如同其他国家、地区一样,该州数字文件管理包括传统载体档案数字化和原生性电子文件管理两个方面。其中电子文件管理是重点。
  昆士兰州档案数字化的工作从影像类档案起步,2008年昆士兰影像项目启动,它是一个提供QSA馆藏资源数字化图像利用的引导性项目,目前共有4000多件重要馆藏档案,主要是照片文件,进行了数字化,并通过“昆士兰影像”专门网站提供在线利用。①
  
  图1昆士兰州电子文件管理机制
  QSA目前尚未接收电子文件,政府机构是州内电子文件的实际管理主体,档案部门进行宏观调控和监督。从2006年开始,QSA开始“数字档案馆”的合作研究项目,以最终接收保管具有永久保存价值的电子文件。笔者通过邮件咨询了解到,该项目仍处于研究阶段。为了夯实数字档案馆建设的基础,昆士兰州将当下的工作重点放在政府机关电子文件管理工作的引导和规范上。该州采用自顶向下的逐层纳入机制,如图1所示。首先文件管理纳入电子政务,档案馆在政府电子政务体制中占重要位置;其次文件管理纳入政府信息管理,档案馆参与政府信息管理政策的制定;最后电子文件管理纳入文件管理,制定了统一的文件保管框架。
  
  一、文件管理纳入电子政务
  
  昆士兰州主要通过两种途径将文件管理纳入电子政务建设的整体:第一,通过将文件管理纳入政府信息管理而纳入电子政务之中(文章第二部分将详细介绍),第二,主要通过体制层面QSA与其他信息化主管部门的协调合作来实现。QSA与当地其他信息化管理机构有不同的职能分工,并保持密切的业务联系。
  昆士兰州各信息化管理机构及其基本职能如下:
  1. 信息主管办公室QGCIO(Queensland Government Chief Information Office):为信息管理提供总的战略领导、支持与建议。
  2. 技术主管办公室QGCTO(Queensland Government Chief Technology Office):2006年组建于政府技术服务提供商——CITEC内部,为政府和机构提供ICT事宜的领导、合作、管理和指南,用技术支撑提供高质量的ICT服务,与政府的战略事业目标相一致,确保其有效性并满足全体公众的需求。
  QGCTO与QGCIO工作联系密切,QGCTO确保政府对技术及其应用软件的投资最优以满足信息管理和整合服务提供的成果,合作将带来兼容的、标准化的ICT系统以提高效率和连通。
  3. 信息产业局(Information Industries Bureau):发展信息通信技术(ICT)产业并开发其效能为公民提供经济、环境和社会利益。
  4. 信息委员会OIC(Office of Information Commissioner):根据《2009年知情权法案》建立的一个独立机构,主要为促进政府信息的利用。
  5. 政府战略信息与信息通信技术委员会(The Strategic Information and ICT Board):该委员会于2005年建立,负责提供建议、签署信息管理和ICT行动的战略性指示。
  6. QSA:QSA通过文件管理参与到电子政务。电子环境下的政府业务日益复杂,电子政务的实施导致信息生成和存储量急剧增长,电子文件信息的规模、程度和复杂性更强调进行有效的文件管理。
  电子政务是现代政府工作与信息网络技术相结合的产物,管理与技术同等重要。QSA是政府战略信息与信息通信技术委员会的成员,是其下信息管理分会的牵头单位,协同其他部门为信息管理提供政策和指南服务,拓展了自身的传统职能空间,涉及信息系统技术和电子政务的基础设施,则由ICT等部门来负责。可以说,QSA与其他信息化管理部门共同致力于推动电子政务建设。
  
  三、文件管理纳入政府信息管理
  
  文件管理是广义的信息管理的重要组成部分,是政府信息管理的重要内容,电子文件管理的复杂性也模糊了传统的文件管理和广义上的信息管理领域之间的界限。信息管理相关机构相互合作以共同承担责任并解决复杂问题成为趋势所需,档案馆负责文件管理的政策、指南、标准的制定和监督,并与相关部门保持密切的业务联系,参与到政府信息管理政策框架的制定中,为信息管理提供政策和指南服务。
   1. 政府信息管理战略性框架
  2009年9月28日由信息主管办公室、QSA、信息委员会、战略信息与信息通讯技术委员会信息管理分会和其他机构合作开发了“昆士兰州政府信息管理战略性框架”,促成该框架的主要原因是2008年8月昆士兰州信息自由法的修订。确保政府信息的质量、可靠性和完整性是确保有效决策、高效服务的关键,因此,一个全面的覆盖整个政府的战略性信息政策,是实现开放、负责和参与式政府实现的必要条件。
  该框架涵盖所有信息和信息管理要素的政策框架,旨在推动政府信息的管理和开发利用。该框架由信息原则(透明、可信赖、保护隐私、公平公正、有价值、可管理),信息政策(正规管理信息、主动例行开放信息、信息政策与原则相匹配)以及信息管理政策框架和信息管理行动计划三个层次构成。其中文件管理是信息管理政策框架的一部分,须确保文件处理满足法律和法规的要求。②
  根据《2002年公共文件法》,QSA负责为政府当局提供战略性信息管理和文件保管事宜的咨询和支持服务。2008年9月,QSA馆长继续担任政府战略信息和信息通讯技术委员会信息管理分会的主席,以此开展了一系列改进信息管理的活动,协助制定昆士兰州政府信息管理的战略方向。另外承担了信息管理技能缺乏的研究,组织了国家信息管理技能峰会,提高决策者的信息管理价值意识,促进对信息管理的投入和开发。国家信息管理技能峰会后,QSA制定了信息管理技能行动计划,是政府信息管理行动计划的重要组成部分,还总结了政府在信息管理中面临的挑战,制定了五年战略规划。③
   2.文件保管评估框架
  政府信息是战略资产,需要恰当地规划、管理和利用。有效的文件和信息管理支撑着知情权的改革,是问责性政府的核心基础。文件保管评估框架是提高政府当局信息管理实践的有效工具。
  2008年8月昆士兰州政府发布《信息利用权:回应昆士兰州信息自由法案修订》,指明了昆士兰州政府提高公众利用政府信息和提高信息管理水平的责任,同时增强了QSA改善政府文件保管实践的关键性地位。因此,2009年7月QSA制定了新的文件保管评估框架,涵盖了一系列改进政府文件保管实践的策略,提高政府当局对其自身文件保管工作的监控和审计。政府当局负责进行年度调查来收集文件保管基础数据,进行自我评估和内部审计,了解自身文件保管实施的水平及存在的差距;QSA负责对调查数据进行分析,实施评估和外部审计,为改进政府机构的文件保管实践提供进一步的建议意见。重要的是,该框架下的战略和政策预期能够促进政府当局文件保管实践的持续提高。④
  根据《2002年公共文件法》,QSA要对政府机构的文件保管情况做年度报告,2008年度报告显示政府当局日益认识到文件保管的重要性,并将其视为业务活动的核心职责之一。
  
  四、电子文件管理纳入文件管理
  
  电子文件与传统纸质文件有着不同的特点和管理方法,但从文件管理角度看,其管理原则是一致的,昆士兰州将电子文件管理纳入整个文件管理体系。
   1. 法规标准层面的纳入
  昆士兰州2002年7月1日发布《2002年公共文件法》。该部法律的主要目的是为了当代和后代的利益,确保昆士兰州的公共文件以一种可用的形式形成、保管、管理和保存。其中“公共文件”是指政府当局接收和形成的,以任何形式记录的,为开展业务活动提供决策和行动依据的信息,是政府的共同记忆。该法案涵盖了所有的公共文件,不管其形成、捕获、管理、保存和利用的技术或载体如何。该法案为QSA履行电子文件管理职责提供了法律依据。
  2001年11月,该州发布标准《IS 41:技术依赖性文件管理》,作为既有标准《IS40:文件保管》的补充和扩展,提供十条关于电子及其他技术依赖性文件管理的强制性原则,包括齐全准确原则,证据完整性原则,集成管理原则,获取利用原则,保持原始生成形式原则,业务人员共担责任原则,业务系统中嵌入文件保管功能原则,范围原则,记录电子文件的结构原则,以及在不破坏证据完整性前提下能对电子文件进行修改的原则。
  2006年,QSA开展相关调查,83%的政府机构认为IS41可以纳入IS40,因为他们认为电子文件和传统文件的保管原则是一致的,所以多数机构希望能有一个总的规范所有类型文件管理的政策,而不是许多规范性文件。2009年6月30日IS41被废除,其内容被归入修订版的IS40中。2009年6月修订版的IS40涵盖了所有形式的文件,包括电子的和其他技术依赖性形式(如视听文件)。各种类型的电子文件,如电子邮件、在线资源等,都需要像纸质文件一样,依照《2002年公共文件法》和《IS40:文件保管》的规定进行合理管理。
   2. 统一的文件保管政策框架
  随着《2002年公共文件法》的实施,昆士兰州形成了一个新的公共文件管理框架。作为文件保管的领导机关,QSA负责制定和实施整个政府范围内的文件保管政策框架,该框架包括一套标准、政策、指南和工具,以确保政府信息生成、管理、处置、保管和检索的持续性,使政府当局将文件保管建设成为其业务运转的一个系统性组成部分。昆士兰州政府文件保管政策框架为全政府提供了一套战略性和操作性的工具,来协助目标的达成。
  为了对政府电子文件管理提供高水平的指导方针和建议,QSA在2006年6月制定“政府电子文件管理政策框架讨论文件”,从政府当局收集反馈信息,明确其需要什么样的政策、建议和实践指导来帮助其提高电子文件的管理水平。纵览来自98个政府机构的反馈信息,为适应电子文件管理需求而进行文件保管政策框架的扩展得到了强烈支持。
  (图中列出了根据反馈信息可能研制的新指南和政策,同时也包含目前已有的电子文件管理政策建议。注:斜体字表示尚未出台。)⑤
  在电子文件管理方面政府机构急切需要QSA提供的政策、技术和实践层面的建议,包括电子文件的长期保管、数字签名、元数据、企事业单位内容管理、业务系统文件管理、数据库管理、电子文件管理系统(eDRMS)、电子邮件管理等问题,其中70%多的机构需要上述所有方面的建议。对于电子文件的持续可用,34%的被调查单位对其电子文件将来的可用性没有信心,甚至指出目前一些电子文件已经因技术过时不可利用。相反,53%对自身利用电子文件的能力相当有信心,他们认为未来的可用性是建立在实施eDRMS基础上的,但不可忽视eDRMS不能管理机构内的全部电子文件,也不能应对技术过时问题。
  根据收集上来的政府机构反馈意见,QSA制定了新框架,电子环境下文件管理一系列的政策和指南将被纳入到扩展后的文件保管政策框架下。如图2所示。
  QSA还与澳大利亚境内、澳大拉西亚数字文件保管动议(ADRI)项目的其他档案和文件保管机构及国际上的其他档案机构合作,持续开展研究电子文件管理和保存办法,确保电子文件管理和保存项目遵从国家和国际文件保管最佳实践,为政府机构提供政策、指南和工具。
  
  注释
  ① QSA Annual Report of 200607.[EB/OL].
  http://www.archives.qld.gov.au/publications/AnnualReport2006_07.pdf.[2010-01-16].
  QSA Annual Report of 200809. [EB/OL].
  http://www.archives.qld.gov.au/publications/AnnualReport2008_09.pdf.[2010-01-16].
  ② 除了文件管理,政府信息管理政策框架还包括信息管理、信息资产管理、信息资产利用管理、知识管理、数据管理和信息安全。政府信息管理行动计划包括信息管理技能行动计划、信息管理协同工作行动计划和信息安全行动计划。
  ③ Queensland Government Information Management Strategic Framework..[EB/OL].
  http://www.qgcio.qld.gov.au/SiteCollectionDocuments/Architecture and Standards/QGEA 2.0/Information Management/Information Management Strategic Framework.pdf. [2009-11-27]
  ④ Recordkeeping Assessment Framework. [EB/OL].
  http://www.archives.qld.gov.au/downloads/recordkeeping_assess_framework_july09.pdf. [2009-11-29]
  ⑤ e-government Policy Framework for Electronic Records Management. [EB/OL].
  http://www.archives.qld.gov.au/downloads/policies/e-GovtPolicyFrameworkForERM.pdf. [2009-11-28].
  作者单位:中国人民大学信息资源管理学院
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